1. TỔNG QUAN VỀ WORD
Word là cách nói ngắn gọn của từ Word Processor (Phần mềm xử lý văn bản).quá
trình xử lý văn bản gồm hai giai đoạn chính:Soạn thảo (Editing) và xử lý
(Processing).Soạn thảo văn bản là công việc rất thường gặp trong văn phòng là
công việc nhàm chán khi người ta còn dùng máy đánh chữ (Typewrite) để thực
hiện.
Với máy đánh chữ, mỗi lần bạn gõ một phím thì lập tức một ký tự được in ra
giấy.Muốn canh lề phải thực hiện bằng tay.Một văn bản đã được tạo xong,nếu phát
hiện lỗi thì bạn phải gõ lại từ đầu.
Với máy vi tính là word,văn bản chỉ thề hiện ra trên màn hình và hiệu chính.Mỗi
khi bạn gõ đến cuối hàng, chế độ Wordwrap sẽ tự động mang trọn từ (Word)
xuống hàng và sắp xếp từ trong khuôn khổ các mức canh lề (Margin) đã được khai
báo trước đó.Khi phát hiện lỗi, bạn có thể chỉnh sửa cho tới khi cảm thấy thật ưng
ý thì mới in ra giấy.
Ngoài ra với những công cụ (Tools) xử lý văn bản như chỉnh sửa, chia cột, tạo ký
tự DropCap,…cùng với rất nhiều công cụ đồ họa làm cho Word trở thành người
bạn đồng hành không thể thiếu của người thư ký văn phòng.
Nguyên tắc soạn thảo văn bản
Các dấu:phẩy (,), chấm (.),chấm phẩy (;),…phải liền kề với ký tự cuối cùng (không
được cách khoảng trống).
Như thế này mới đúng,bạn xem câu sau.
Như thế này là sai,sửa lại như câu trên.
Muốn sang đoạn khác bạn bấm phím <Enter>.Các đoạn nên cách nhau một khoảng
và được thực hiện bằng định dạng đoạn (Paragraph),phân cách với đoạn trên
(Before),phân cách vời đoạn dưới(After)…
Khi tiến hành nhập văn bản yêu cầu phải gõ nhanh,chính xác một vài kinh nghiệm
co thề giúp chúng ta thực hiện nhanh văn bản:

2. 1.Hạn chế gõ sai vi khi gõ sai phải tốn nhiều thời gian quay lại sửa các từ sai thành
đúng,thời gian cho việc gõ từ sai bằng ba lần nhập từ đúng. Đề khắc phục điều này
khi nhập văn bản nên chọn một phong chữ rõ ràng,dễ đọc và khi nhập mới văn bản
nên co quan niệm rằng:”nhập văn bản chậm mà đúng còn hơn nhanh mà sai”
2.Không nên vừa nhập vừa định dạng,khi nhập văn bản 2 tay bạn đang bận rộn trên
các phím định vị,còn khi trình bày định dạng văn bản của bạn không cao.Cho nên
chúng ta nhập văn bản trước rồi sau đó định dạng sau.Trong khi nhập văn bản cũng
cần chú ý đến nguyên tắc về các dấu ngắc trong câu (dấu , . ; : ? !), trước các dấu
này không có khoảng trắng và phía sau nó phải có một khoảng trắng mà thôi.
3.Tập đánh máy nhanh bằng các chương trình tập đánh máy như:stamina, Typing
Tutor, Mario Typing,Rapid Typing,…