nZoom е гъвкава софтуерна платформа, която се настройва според конкретните нужди и изисквания на всяка компания. nZoom оптимизира процесите във Вашата организация като улеснява обработката на документооборота; подобрява координацията между служители, отдели, офиси; прави автоматични справки; проследява отношенията с клиенти и прочее.

2. Модул Контрагенти – добавяне на различните типове контрагенти – служители, доставчици, партньори, клиенти и пр. и описването на всеки един тип контрагент с данни за контакти, допълнителна информация (спрямо типа контрагент), обекти и лица за контакти (при юридическите лица). Възможност за поставяне на тагове на контрагенти зададени от потребителя, например „изряден”, “VIP” и пр.

3. Модул Съобщения – потребител с необходимите права може да изпрати на друг потребител или потребители от различни отдели съобщения, които могат да съдържат както текст, така и link-ове, картинки и пр. Този модул може да се използва като система за новини, табло за съобщения, фирмени заповеди и пр. като съобщенията се категоризират и архивират след дефиниран период от време

4. Модул Календар – корпоративен календар с права за видимост на събития по потребител. Възможност за „лични” събития, напомняния, повтаряеми събития, изпращане на покани за срещи към външни за системата лица

5. Модул Задачи – Определяне на тип, приоритет, участници, проект, контрагент, краен срок и пр. Система от коментари към задачи

6. Модул Проекти – срокове, фази на проекти, екипи по работа на проекти, свързване на проекти със задачи, документи, събития. Бюджетиране на изразходени средства, време по проект

7. Модул Документи – възможност за параметризиране на произволни документи в системата и включването им в различни бизнес процеси на организацията. В системата има предифиниране документи като: Молба за отпуск, Командировъчни листове, Заявка за консумативи, Заявка за разход и пр. Всеки един документ ще може да се разпечатва на фирмена бланка на клиента. Въз основа на изискванията към документооборота за конкретния проект, системата може да бъде конфигурирана. Системата разделя документите на три типа – входящи, изходящи и вътрешни, като за всеки един тип документ се определя неговия тип и брояч (как системата да му дава входящ, изходящ или вътрешен номер). Стандартно за всеки един регистриран документ има възможност да му се оказват срок на валидност (за оферти, договори и пр.) и срок на обработка. Системата има възможност не само да регистрира документи, но и да генерира документи, както и да превръща един тип документи в друг (например от оферта която е със статус може да се направи договор или поръчка) като цялата обща информация между двата документа се запазва. Генерираните документи могат да се създават в PDF формат, като конкретната форма зависи изцяло от бланките на конкретния клиент – потребителят може сам да създава шаблони в HTML формат, които nZoom да използва.

8. Модул справки – в зависимост от информацията, която се архивира от системата, тя може да генерира справки, които да правят различни разрези на събраните данни.

9. Отчитане на време – в nZoom има система за отчитане на времето на потребителите в системата по обработка на документи, изпълнение на задачи или работа по проекти. Отчета на работа дава следните две основни предимства – всеки един служител който поема дадена задача/ документ има възможност да разбере кой какво е работил по нея преди това и мениджърът на фирмата има справка за изразходеното време по клиенти, проекти и служители за произволен отрязък от време.

10. Автоматизирани действия – въз основа на бизнес процесите в една организация, nZoom може да извършва самостоятелно поредица от действия. Например при подадена молба за отпуск, системата да назначи документа на прекия ръководител на служителя или при изтичането на срок на договор автоматично да планира телефонно обаждане на отговорника на клиента за уговаряне на среща за продължаването на документа. Чрез автоматизираните действия nZoom ускорява значително ясно дефинираните процеси и отменя служителите при спазването на конкретни процедури и правила.

11. Външен достъп – системата поддържа така наречените портални потребители – това са хора, които трябва да имат достъп до част от информацията в системата, но не са служители на компанията, която използва nZoom. Порталните потребители ще могат да добавят документи в системата, следят тяхното развитие (ако са подали заявка или оплакване, например), да четат коментари и задачи (които са зададени към тях и са портални), както и да извършват различни справки (например просрочени фактури). Предпоставки За да започне работата по проектиране и адаптиране на системата е необходимо: Техническо задание Точно описание на елементите, по които ще трябва да се анализира информацията Екип от Ваша страна за уточняването на процесите, които системата ще обхване Човешки ресурс за подготовка на номенклатурната база в системата Ръководител екип, който да има правомощията за взимане на решения за начина, по който процесите ще протичат в рамките на nZoom За да започне работа на системата е необходима следната техническа инфраструктура: Сървър под Windows за nZoom с хардуерно резервиране на информацията (RAID масив) и UPS защита, VPN връзка между отдалечените обекти и централния офис Забележка: При необходимост, БГ Сервиз ООД може да окаже помощ при проектирането и / или изграждането на необходимата инфраструктура. Услугите са предмет на допълнителен договор. Срокове и етапи Срокът варира спрямо изискванията на клиента и подробностите при доизясняването на конкретните модели на работа. Най-бързото внедряване на системата при малка компания е за 45 дни. При по-големи проекти е възможно процесът до продължи до над 6 месеца. Етапите на внедряването на системата ще протекат както следва: Начален Етап – подготовка за системата. Сформират се екипи от двете страни, ръководители, идентифицират се ключови потребители. Описват се всички процеси, документи, полета. Уточнява се начинът на работа и правата на потребителите. Дефиниране на справките, необходими за анализ на данните, събирани в системата. Алфа Тест – на сървър на БГСервиз се създава демо-версия на информационната система, конфигурирана спрямо параметрите, уточнени в Началния етап. Бета Тест – доработките към системата, които са необходими за осъществяването на специфичната за фирмата- поръчител работа се включват към демонстрационната версия. Към този етап е необходимо да са налични всички номенклатури в системата. Разиграват се тестови сценарии, за да се установи дали тя е конфигурирана спрямо изискванията. Финализират се печатните форми на системата. Обучение – приетата от ключовите потребители система се инсталира на сървър на компанията. Започва обучението на потребителите със системата. Бюджет nZoom не е готово решение, а се разработва според изискванията на клиента. Цената му се формира според желаните от фирмата- поръчител функции, които софтуерът трябва да изпълнява. Конкретният бюджет за внедряване на информационна система се калкулира въз основа на фактори като : Брой конкурентни лиценза за работа с nZoom Доработки на системата спрямо изискванията в Техническото задание Описание на всички типове документи и техните елементи в системата Изготвяне на определен брой печатни бланки за конкретните документи Изготвяне на желания брой справки в системата Инсталация и конфигуриране на системата (върху вече инсталирана и конфигурирана операционна система) Обучение (в кои градове, колко часове и пр.) Go-Live поддръжка при стартирането на проекта SaaS Алтернатива на придобиване на информационната система nZoom е предоставянето на софутера като услуга (Software as a Service). Софтуер като услуга (накратко SaaS) представлява концепция, която дава възможност да се ползва дадено софтуерно решение, като единствените разходи за това са фиксиран месечен наем. Приложение не става собственост на компанията, която го използва. При прекратяване на договора за ползване, доставчикът на софтуер експортира натрупаните до момента данни в предварително договорен формат. SaaS е една от най-бързо развиващите се течения сред софтуерните платформи, като сред компаниите, които предлагат подобна услуга вече е и Microsoft. Компанията предлага Office пакета си с месечен наем, а скоро се очаква Microsoft Live портала да предлага срещу месечна такса офис среда през Интернет. Един от най-популярните доставчици на решения за управление на взаимоотношенията с клиенти – SalesForce - работи изцяло по този бизнес модел. Сред плюсовете на подобно решение са: Ниски първоначални инвестиции по внедряване на решението Ползване на пълните услуги по поддръжка, която конкретния доставчик предлага Ползване на последната версия на софтуера Без допълнителни разходи за системно администриране на системата Към тези предимства, БГСервиз включва в пакета по ползване на nZoom като възможността разработката на допълнителни модули към настоящия софтуер отново не е свързана с първоначални инвестиции, а с повишаване на месечната такса. Първоначалното внедряване – обучения, изготвяне на персонални ръководства се заплащат допълнително. Сред минусите на подобно решение е необходимостта фирмена информация да стои на сървър извън локалната мрежа на потребителя – сървър на БГСервиз и необходимостта от закупуване на допълнително дисково пространство когато се изпълни зададената квота. Допълнителни разходи Във връзка с внедряването на nZoom има следните позиции, които са потенциален източник на разходи и НЕ СЕ включват в бюджета по закупуване на системата: Закупуване на компютърна техника Инсталиране и конфигуриране на допълнителна техника Разработка на допълнителна функционалност спрямо изисквания на фирмата-поръчител Изготвянето на схеми на бизнес процесите от страна на БГСервиз Изготвяне на ръководства за работа със системата Поддръжка Следпродажбената поддръжка е ключова услуга, която ще подсигури коректното използване на системата и ще даде възможност да се разшири нейния обхват на дейност. Поради спецификата на nZoom, предмет на текущата поддръжка ще бъдат и дейности по изготвяне / редактиране на печатни бланки, дефиниране на нови бизнес процеси и типове документи и други. Ето кратък списък на основните ползи от абонаментната поддръжка: Консултации, хелпдеск услуги на потребителите; Добавяне на допълнителни полета за типовете документи; Помощ при редактиране на шаблони в системата; Поддръжка и отстраняване на проблемите с базата данни; Архивиране и възстановяване на базата данни; Безплатно получаване на новите версии на закупените модули на софтуера; Преференциални цени при закупуване на нови по функционалност модули Услугата е налична в работни дни от понеделник до петък от 09:00 до 18:00 часа без официалните празници. Независимо дали сте избрали или не схема за текуща поддръжка, БГСервиз ООД поема безсрочен ангажимент за отстраняване на бъгове в текущата версия на продукта и до 2 години при използване на стара версия на софтуера (след въвеждане на нова версия на използване). Всички открити дефекти и несъответствия в софтуера открити в упоменатите срокове ще бъдат отстранявани безплатно. За нас БГСервиз ООД е специализирана в предоставяне на B2B услуги в областта на информационните технологии. Основана през 2002г. в България, компанията се фокусира върху обслужване на малкия и среден бизнес, както и проектиране, изработка и поддръжка на специализирани ИТ системи. Портфолиото ни съдържа решения за хотелиерския и кетъринг бизнес и продукти на утвърдени производители в областта на офис автоматизацията и сигурността. Стремежът към качествено и навременно изпълнение на поетите ангажименти и индивидуалното отношение към всеки един клиент ни спечели постоянно нарастваща клиентска база и трицифрен ръст на оборотите четвърта година поред. През 2004г. БГСервиз ООД отвори първия си регионален офис във Варна, а през 2005г. търговски и развоен офис в София. За да отговорим на нуждата от национално покритие на нашите услуги, през 2008 г. открихме клон в Пловдив и предвиждаме през 2009г. да започнем работа и в Бургас. Нашият екип е ключът към успеха ни. Опитът, натрупан по време на изпълнение на проекти, комбинирани с инвестиции в сертификати, вътрешни обучения и семинари ни позволяват да предложим на клиентите си решения, базирани на най-модерните технологии, които да оптимизират дейността им и да намалят оперативните разходи. Мисията на БГСервиз ООД е да подпомогне бизнеса в ефективното използване на Информационните Технологии, като по този начин компаниите увеличат своята производителност и подобрят финансовите си показатели. За целта фирмата предлага своята компетенция от етапа на одит на съществуващата структура, през внедряване или разработка на решения до поддръжката и обучението на персонала. Референтна Листа Air Trade Centre BulgariaИздателство Булвест 2000Air ViaИнтеза заключващи системи BBIL Centre СофияИнс ЕкспресF&B ManagementКЛОК БСInternational Human ResourcesКнауф БългарияLiving in BulgariaКонсулта Рисоринг БългарияPartyFoodКонсултим Рикрутмънт & СелекшънPartyService Консултим Хюмън Кепитъл БългарияАксент консултингКръпов и ВарадиновАгрекс ТрейдингМАГ АдвъртайзингАдвокатска кантора Адриана ЧерневаМагазини Senza & Senza HomeБилдинг КонсултМагазин VerrsusБГ Имоти Магазини MANGOБД ТурсМагазини SelamoreБелкантоМикромет АДБерета ТрейдингМитници ВарнаБизнес Хотел ВарнаОрбилекс Болкан Кепитъл МениджмънтРено Нисан БългарияБони ХолдингСениБългария ТермСС КонсултингБългериън Пропърти МениджмънтСън МедияВасир (осветителни тела Орион)Тангра АВВрати ЕООДТуристическа Агенция МейкомсВИП ТрейдингТекомВП и ВКРУстоиГ.Т.Т. ИнжинерингХавле АрматуренГабровски ОсветлениеХотел ЕкспоГолд Телеком АД Хотел Естрея Св. Константин и ЕленаДакс 96Хотел Марина Ризорт Палас – Златни ПясъциДивелъпмънт Кепитъл МениджмънтХотел Holiday InnДиматекс БългарияХотел ЕвропаДосев Импекс ООДХотел КремиковциЕкстериор дизайнХотел Серенити БейЕлис ГеЦентър за академични изследванияЕтиКомЦентър за развитие на предприемачествотоЕм Комплект 33Чернева и партньори (Адвокатска Кантора)ИнхомФарма СуисИздателство АнубисЯнос Консулт