Perwujudan Inovasi IQ-RAM menggunakan pendekatan serampang dua mata iaitu untuk memberi kemudahan kepada kakitangan Unit Pendaftaran dan juga kepada orang awam. Sistem IQ-RAM ini berkonsepkan “carian” yang menggunakan aplikasi Microsoft Access sebagai medium pangkalan data untuk penyimpanan maklumat. Ianya memudahkan pengesanan hakmilik yang telah disimpan untuk pencapaian semula.

2. I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
2013
2013
Kandungan
1.0 AhliJawatankuasaIQ-RAM
1
2.0 RingkasanEksekutif
2
2.1PerwujudanSistem
3
3.0 SebelumInovasi
4
3.1 PengeluaranHakmilikSebelumInovasi
5
4.0 SelepasInovasi
6
4.1 PengeluaranHakmilikSelepasInovasi
7
5.0 Perbandingan
8-9
6.0 KeselamatanData danPerekodan
10
7.0 HasildanOutcome Dari Inovasi
11-13
8.0 Lampiran
14-15

3. I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
2013
2013
1.0 AHLI JAWATANKUASA IQ-RAM
IQ-RAM
PENASIHAT
Ybrs Dr. Zulkapli
bin Mohamed
Tuan Haji Mior
Mohamad Jamil
bin Mior Zakaria
En. Mohamad
Iqram bin Zainal
En. Mohd Khusairi
bin Yunos
En. Mohd Ikram
bin Ahmad
En. Muhammad
Amin bin Safie
Pn Rosiah binti
Darus
En Adi Asrul bin
Mohamad Jainy
En. Hasnur Hadi
bin Rafles
Pn. Hajar binti
Shahrum
KREW-KREW
En. Ahmad Roslan
bin Mohd Tahir
Jawatankuasa IQ-RAM terdiri dari 10 orang krew yang diketuai oleh Yang
Berusaha Dr. Zulkapli bin Mohamed sebagai Penasihat. Krew yang dibentuk ini
terdiri dari pegawai-pegawai atasan sehinggalah kepada Pembantu Tadbir.
1

4. I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
2013
2013
Gambarajah 8.2
INOVASI IQ-RAM
Paparan yang digunakan untuk merekod data/maklumat DHKK
(Menu Petugas Bilik Kebal Unit Pendaftaran)
INOVASI IQ-RAM
IQ-RAM
Paparan muka bagi hakmilik yang akan dikeluarkan
Gambarajah 8.3
2.0 RINGKASAN EKSEKUTIF
Unit Pendaftaran Hakmilik Pejabat Daerah dan Tanah Kuala Kangsar
adalah unit yang bertanggungjawab Mengurus, menyimpan dan
mengemaskini dokumen-dokumen penting kerajaan bagi Daftar
Hakmilik. Unit ini berperanan untuk menerima dan mendaftarkan
dokumen-dokumen yang membabitkan pemilikan dan kepentingan
atas hakmilik tanah khususnya mengenai rekod pemilikan, suratcara
urusan, pelbagai suratcara dan lain-lain dokumen urusan berdaftar.
Sebarang perubahan atau pindaan atas hak milik akan direkodkan.
Tiga urusan telah di klasifikasikan sebagai keutamaan, iaitu
pendaftaran urusniaga (pindahmilik, gadaian, melepaskan gadaian,
pajakan, ismen dan sebagainya), bukan urusniaga (kaveat, turunmilik
akibat kematian/pusaka dan lain-lain) dan juga pendaftaran yang
melibatkan nota, pengeluaran hakmilik sambungan dan juga
pengeluaran hakmilik baru.
Aspek penyimpanan dan penyerahan semula hakmilik kepada tuan
tanah dengan cara yang cepat, cekap dan berkesan adalah faktor yang
mendorong inovasi IQ-RAM di laksanakan. Lazimnya, setelah proses
pendaftaran, hakmilik akan disimpan di dalam bilik kebal.
Penambahan ruangan perlu untuk menyimpan kesemua hakmilik
berkenaan. Setelah hakmilik disimpan, proses pencarian perlu untuk
penyerahan semula. Persoalannya, dimana, lambat atau cepatnya satu
hakmilik itu diperolehi seringkali timbul. Penyimpanan yang teratur
dan bersistematik akan memudahkan pergerakan rekod keluar masuk
hakmilik.
2 15

5. I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
2013
2013
Gambarajah 8.0
Gambarajah 8.1
INOVASI IQ-RAM
IQ-RAM
Paparan muka Kiosk yang digunakan dir uangan kaunter
INOVASI IQ-RAM
IQ-RAM
Paparan muka alert di dalam Bilik Kebal
8.0 LAMPIRAN
2.1 PERWUJUDAN SISTEM
Perwujudan Inovasi IQ-RAM menggunakan pendekatan serampang dua
mata iaitu untuk memberi kemudahan kepada kakitangan Unit
Pendaftaran dan juga kepada orang awam. Sistem IQ-RAM ini
berkonsepkan “carian” yang menggunakan aplikasi Microsoft Access
sebagai medium pangkalan data untuk penyimpanan maklumat. Ianya
memudahkan pengesanan hakmilik yang telah disimpan untuk
pencapaian semula.
INOVASI IQ-RAM
Orang
Awam
Kakitangan
SERAMPANG 2 MATA
Dalaman - Inovasi kaedah
perekodan & penyimpanan
hakmilik/geran di dalam bilik kebal
Kaunter - Inovasi kaedah
pengeluaran hakmilik/geran
kepada pelanggan
Gambarajah 2.1
14 3
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M

6. I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
2013
2013
3.0 SEBELUM INOVASI
SEBELUM INOVASI
1 2 3 4
Penyimpanan
DHKK dikelaskan
kepada setiap
mukim &
dipecahkan
kepada jenis
hakmilik -
(GM/PM/HSM).
Penyimpanan
Manual.
100-200 kotak
Fail/Folder
Plastik
diguna pakai.
Kos yang tinggi.
Ruangan yang
luas
Senarai hakmilik
di labelkan di
muka depan
folder.Catatan
Dibuat setiap
Kali DHKK
dimasuk atau
dikeluarkan.
Penggunaan
kertas yang
banyak.
Melibatkan
pergerakkan yang
banyak antara
Kakitangan.
(Kaunter &
Petugas Bilik
Kebal)
-Ulang alik
-Tanggapan
negatif orang
awam
Gambarajah 3.0
Hakmilik keluaran dikelaskan kepada mukim-mukim yang disimpan di
dalam kotak –kotak fail atau folder. Pada bahagian luarnya disenaraikan
kandungan yang tersimpan didalamnya. Ruangan penyimpanan ini
menjadi lebih besar sekiranya hakmilik tersebut tidak dituntut dalam
tempoh yang telah ditetapkan. Penggunaan kotak fail yang dianggarkan
100 hingga 200 kotak perlu disimpan mengikut senarai mukim yang
terlibat. Begitu juga dengan kecepatan pencarian sesuatu hakmilik.
Proses pencariannya mengambil masa dan perlu disemak pada setiap
kotak atau folder untuk mencari satu-satu hakmilik yang dikehendaki.
Dari segi perhubungan pula, pergerakan petugas kaunter agak rumit
kerana mereka terpaksa berulang alik ke bilik geran setiap kali hendak
mengambil hakmilik yang diperlukan. Walaupun masa yang diambil oleh
petugas kaunter ke bilik geran tidak lama, ini akan menyebabkan
kaunter dibiarkan kosong. Menimbulkan persepsi yang kurang baik dan
tidakmenyenangkan kepada pelanggan yang datang berurusan.
Sistem IQ-RAM dapat menerapkan penggunaan ICT kepada kakitangan
dan orang awam. Inovasi yang diwujudkan menggunakan sistem
pangkalan data berpusat bagi merekod setiap Dokumen Hakmilik
Keluaran yang telah didaftarkan. Para petugas kaunter akan
memaklumkan kepada petugas dibilik kebal mengenai hakmilik yang
dikehendaki dengan menggunakan Sistem IQ-RAM. Inovasi juga telah
menyediakan satu Kiosk yang membolehkan pelanggan menginputkan
sendiri hakmilik yang dikehendaki sebelum hakmilik tersebut
diserahkan.
f) Penerapan ICT kepada kakitangan dan orang awam
4 13

7. I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
2013
2013
Setibanya di kaunter pendaftaran, pelanggan akan mengambil
nombor giliran dan menunggu nombor dipanggil oleh petugas
kaunter. Setelah nombor dipanggil, pelanggan akan menyerahkan
resit/bukti penyampaian atau notis 5F untuk mendapatkan hakmilik
yang berkenaan. Kerani kaunter akan menyerahkan notis/resit
tersebut kepada petugas di dalam bilik kebal. Petugas bilik kebal
akan mendapatkan hakmilik yang berkenaan di dalam folder dan
mencatat catatan keluar di folder yang berkenaan. Petugas bilik
kebal seterusnya menyerahkan semula hakmilik tersebut kepada
kerani kaunter. Setelah mendapat hakmilik, kerani kaunter akan
merekodkan penyerahan kepada pelanggan melalui Sistem SPTB,
buku jurnal dan Sistem Selamat.
Gambarajah 3.1
3.1 PENGELUARAN HAKMILIK SEBELUM INOVASI
PENGELUARAN HAKMILIK
SEBELUM INOVASI
Geran yang
dikehendaki
diperolehi, dicatat
keluar &
diserahkan semula
ke kaunter
Notis/Resit yang
diterima diserahkan
kepada Petugas
dalam bilik kebal.
Rekod penyerahan
(Jurnal/Selamat)
Pelanggan
Kaunter
Bilik Kebal
Kaunter
Pelanggan datang
ambil nombor,
bawa Notis 5F/
Resit
Selepas inovasi, penyimpanan hakmilik keluaran direkodkan di dalam
sistem sebelum disimpan menggunakan sampul surat yang ditandakan
secara bersiri di dalam kotak di bilik kebal. Pencarian untuk setiap
hakmilik keluaran tersebut dapat dilakukan dengan pantas dengan
penggunaan sistem yang dibangunkan dan petugas bilik kebal akan
merujuk kepada sampul surat tersebut untuk mendapatkan hakmilik
keluaran yang dikehendaki.
b) Penjimatan masa
Inovasi yang dilaksanakan dapat memenuhi kehendak pelanggan di
mana Sistem IQ-RAM dapat mempercepat dan mempermudahkan
urusan pencarian pengeluaran hakmilik secara terus dari kaunter ke
bilik geran.
c) Kepuasan pelanggan
Penggunaan Sistem IQ-RAM merupakan satu inovasi dalam kaedah
penyampaian perkhidmatan awam di Pejabat Daerah Tanah Kuala
Kangsar. Penggunaan ICT mempercepatkan lagi proses pengeluaran
hakmilik keluaran kepada pelanggan.
d) Pemantapan ‘Delivery System’
Penggunaan Sistem IQ-RAM merupakan satu inovasi dalam kaedah
penyampaian perkhidmatan awam di Pejabat Daerah Tanah Kuala
Kangsar. Penggunaan ICT mempercepatkan lagi proses pengeluaran
hakmilik keluaran kepada pelanggan.
e) Motivasi / kebolehan mencipta
12 5

8. I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
2013
2013
4.0 SELEPAS INOVASI
Gambarajah 4.0
Inovasi yang dilaksanakan dapat mempercepat dan memudahkan
urusan pencarian pengeluaran hakmilik secara terus dari kaunter ke
bilik geran. Inovasi yang diwujudkan menggunakan sistem pangkalan
data berpusat bagi merekod setiap Dokumen Hakmilik Keluaran yang
telah didaftarkan. Penyediaan Kiosk membolehkan orang
awam/pelanggan menginput sendiri hakmilik yang dikehendaki
sebelum hakmilik tersebut diserahkan dan secara tidak langsung
pergerakan kerani kaunter dapat dikurangkan. Dari segi pengurusan
hakmilik, penyimpanannya menjadi lebih komprehensif kerana setiap
hakmilik direkod sebelum disimpan dalam sampul surat yang telah
diubahsuai. Setiap sampul ditandakan dengan nombor siri yang akan
dikitar semula setiap kali hakmilik keluaran dikeluarkan.
SELEPAS INOVASI
1 2 3 4
Penyimpanan
DHKK direkodkan
ke dalam Sistem
Pangkalan Data/
Sistem Berpusat
IQ-RAM
Pengunaan
sampul
surat sebagai
medium
penyimpanan.
Kotak yang
diubahsuai
sebelum
disusun pada
rak
Kebolehcapaian
DHKK cepat ,
mudah.
Pergerakkan
Petugas Kaunter
dikurangkan.
Sebelum inovasi, hakmilik keluaran dikelaskan kepada mukim-mukim
yang disimpan di dalam kotak –kotak fail atau folder.
Penggunaan kotak fail atau folder diperlukan dengan kuantiti yang
banyak bagi menampung hakmilik keluaran yang belum dikutip
berjumlah lebih kurang 6000 hakmilik. Kos pembelian kotak fail
atau folder dapat dikurangkan dengan penggunaan Sistem IQ-RAM
di mana penggunaan sampul surat digunakan bagi medium
penyimpanan dan kotak yang diubahsuai disusun di dalam rak dan
dikitar semula penggunaannya.
Gambarajah 7.0
7.0 HASIL DAN “OUTCOME” DARI INOVASI
OUTCOME DARI INOVASI
1. Penjimatan Kos
6. Penerapan ICT
Kakitangan & Orang
Awam
5. Motivasi /
Kebolehan
mencipta
4. Pemantapan
“Delivery System” 3. Kepuasan Pelanggan
2. Penjimatan Masa
(40 minit kpd 2
minit)
a) Penjimatan kos
6 11

9. I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
2013
2013
4.1 PENGELUARAN HAKMILIK SELEPAS INOVASI
Gambarajah 4.1
Inovasi yang dilaksanakan dapat mempercepat dan memudahkan
urusan pencarian pengeluaran hakmilik secara terus dari kaunter ke
bilik geran. Inovasi yang diwujudkan menggunakan sistem pangkalan
data berpusat bagi merekod setiap Dokumen Hakmilik Keluaran yang
telah didaftarkan. Penyediaan Kiosk membolehkan orang
awam/pelanggan menginput sendiri hakmilik yang dikehendaki
sebelum hakmilik tersebut diserahkan dan secara tidak langsung
pergerakan kerani kaunter dapat dikurangkan. Dari segi pengurusan
hakmilik, penyimpanannya menjadi lebih komprehensif kerana setiap
hakmilik direkod sebelum disimpan dalam sampul surat yang telah
diubahsuai. Setiap sampul ditandakan dengan nombor siri yang akan
dikitar semula setiap kali hakmilik keluaran dikeluarkan.
IQ-RAM
Kiosk
Server (Bilik Kebal)
LAN
Pelanggan Input:
1. Nombor
Hakmilik/Geran
2. Mukim
Sistem alert
penghantaran
maklumat
DHKK di
hantar ke
kaunter
Ketua Pembantu
Tadbir Pendaftaran
6.0 KESELAMATAN DATA DAN PEREKODAN
Gambarajah 6.0
Dari segi ciri-ciri keselamatan data, backup IQ-RAM disalin dengan
menggunakan Google Cloud Backup yang dilakukan pada setiap hari.
Melalui kaedah ini, maklumat hakmilik dapat diperolehi semula
sekiranya kerosakan sistem berlaku. Rekod pengeluaran hakmilik yang
dikeluarkan boleh dicapai semula melalui “Log keluar” yang dapat
dijana melalui SistemIQ-RAM.
CLOUD BACKUP
* Backup menggunakan google drive secara manual
10 7

10. I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
I
N
O
V
A
S
I
I
Q
-
R
A
M
2013
2013
Gambarajah 4.0
Inovasi yang dilaksanakan telah memberi impak yang besar kepada Unit
Pendaftaran khususnya dalam tatacara pengurusan hakmilik dan sistem
penyampaian perkhidmatan kepada orang awam. Hasil dari
pelaksanaan Inovasi, ruangan penyimpanan hakmilik boleh di
minimumkan dari 100 -200 kotak kepada 20-30 kotak sahaja. Secara tak
langsung, penjimatan kos juga dapat dikurangkan. Jika dahulu kotak
atau folder digunakan untuk menyimpan hakmilik, kini sampul surat
yang boleh dikitar semula digunakan. Masa pencarian hakmilik
dipendekkan dari 30-40 minit kepada 2-3 minit untuk mencapai semula
hakmilik yang telah simpan. Penggunaan tenaga manusia dapat
dikurang hasil dari terciptanya Sistem IQ-RAM.
5.0 PERBANDINGAN
PERBANDINGAN
Ruangan Kos Masa Guna Tenaga
Sebelum
Selepas
Bil
30~40 minit
2~3 minit
100~200 kotak
20-30 kotak
2~3 orang
1 orang
Rm 500~1000
(kotak)
Rm 50~150
(sampul)
Gambarajah 5.1
GAMBARAN SEBELUM INOVASI
Penggunaan
folder mengikut
mukim untuk
setiap
hakmilikyang
disimpan.
Sebarang urusan
perlu dicatatkan
di luar folder
untuk rujukan.
GAMBARAN SELEPAS INOVASI
Penggunaan sampul surat
yang disirikan dengan
nombor folio.
Setiap sampul disusun dalam
kotak yang telah diubah suai
sebelum disimpan pada rak.
8 Gambarajah 5.2 9