Alfresco Day Vienna 2015 - Alfresco im Einsatz - unsere Kunden berichten: Fraport, Kai Stephan, Consultant, AirITSystems GmbH

1. Projekt FRAdoc 2020
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei der
Fraport AG
Wien, 01.12.2015
Kai Stephan
AirITSystems GmbH

2. Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
 Fraport auf einen Blick
 Projekt FRAdoc 2020
Einführung eines
Dokumentenmanage-
mentsystems
 Praxisbeispiele
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3. Unsere Historie
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Vom Flughof Manager 1924...
...zum Manager internationaler Drehkreuze und Airports.
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4. 2001 waren wir der erste deutsche
Airport-Betreiber, der an die Börse
ging
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Unsere Aktionärsstruktur:
31,35
20,02
34,91
4,902,99
8,452,88
Lazard Asset
Management
LLC
Taube Hodson Stonex
Partners Limited
Artio Global
Investors
Stadtwerke
Frankfurt Holding
Free
Float
Hessen
Stand: 11.11.2015
Deutsche Lufthansa AG3,00
RARE
Infrastructure
Limited
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5. Wachstum verantwortlich
gestalten: Unsere strategische
Ausrichtung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Wachstumschancen
nutzen
Wirtschaftlichkeit
verbessern
Kundenzufriedenheit
steigern
Nachhaltigkeit
sichern
Investitionen realisieren
Agenda 2015
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6. Umsatzträger sind unsere
Kerngeschäftsfelder
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Umsätze im Gesamtkonzern nach Segmenten 2014
Aviation Ground
Handling
External
Activities &
Services
Retail &
Real Estate
884,2 Mio. Euro
37,0% 27,2% 19,1% 16,7%
649,3 Mio. Euro 456,2 Mio. Euro 398,5 Mio. Euro
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7. Bei uns greifen die Prozesse
perfekt ineinander
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Innovations-
management/
Technologie-
entwicklung
Airport Retailing
Flugbetrieb Terminalbetrieb
Sicherheits-
dienstleistungen
Immobilien- und
Flächenvermarktung
Parkraumvermietung
Flugzeugservices
Frachtabfertigung
Gepäckservice
Passagierdienste
Aviation Non-Aviation Ground-Handling
Grundstücke und
Erschließung,
Immobilienentwicklung
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8. Frankfurt Airport – Zahlen und
Fakten
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
– 21 km2 Fläche
– bis zu 94 Flugbewegungen/Std.
– 2 Start- und Landebahnen
– 1 Startbahn, 1 Landebahn
– 2 Fluggast-Terminals und
– 1 AIRail Terminal (Fernbahnhof)
– 154 Gates; 204 Positionen
– AirCargo Gleisanschluss
An einem Tag*:
– 158.000 Passagiere
– 78.000 Stück Abfluggepäck
– 5.800 Tonnen Cargo
– 397 Züge an den Flughafen-
Bahnhöfen (Fahrplan 2010)
*durchschnittliche Angaben aus 2012
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9. Von FRA starten 107 Airlines zu
weltweit 295 Zielen in 107 Ländern
Verbindungen wöchentlich / Ziele
Passagierflüge Sommerflugplan 2013
basierend auf Flughafen-Koordination/Sabre,
Stand 25.03.13, bearbeitet von UEW-MF
Nordamerika
356 / 30
Afrika
200 / 35
Nahost
202 / 15
Fernost
289 / 35
Westeuropa
2.221 / 102 Osteuropa
633 / 42
Deutschland
676 / 14
FRA
Lateinamerika
89 / 22
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 9

10. 200 Mio. Passagiere, 13 Flughäfen,
1 Airport Manager
Frankfurt Airport Burgas Airport Varna Airport
Cairo International Airport
Aéroport International Blaise Diagne, Dakar
Xi´an Xianyang International AirportKing Abdulaziz Internation Airport, Jeddah
Flughafen Hannover-Langenhagen
Antalya AirportIndira Gandhi International Airport, Delhi
Jorge Chávez International Airport, Lima
King Khalid International Airport, Riad
Pulkovo International Airport, St. Petersburg
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 10

11. Über 80.000 Beschäftigte bilden
die „International Community“
der Airport City
*inklusive THE SQUAIRE und Gateway Gardens
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 11

12. Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
 Fraport auf einen Blick
 Projekt FRAdoc 2020
Einführung eines
Dokumentenmanage-
mentsystems
 Praxisbeispiele
Seite 12

13. Hintergrund des Projekts
FRAdoc 2020
Verlust zentraler Büroorganisations-
strukturen
• durch die Entwicklung moderner
Büko-Systeme und deren Einführung
bei Fraport
• durch aufbauorganisatorische
Festlegungen und Fokussierung auf
Segmentsteuerung, im Rahmen des
Börsengangs.
führte zu einem heterogenen Umgang
mit Geschäftsdokumenten bei
Fraport
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 13

14. Hintergrund des Projekts
FRAdoc 2020
Diese Entwicklung wurde
aufgezeigt anhand:
• von Ergebnissen aus internen
Audits,
• von Hinweisen in
Revisionsberichten und
• eigene Wahrnehmungen
(Vorstand, Führungskräfte und
Mitarbeiter)
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 14

15. Ergebnisse aus Vorprojekt
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 15
Hohe Aufwände durch redundante Papierprozesse
• Obwohl elektronische Ablösung einfach möglich wäre
Ungeregelte E-Mail-Ablage
• Mangelnde Revisionssicherheit
• Papier-Ausdruck von E-Mail
• keine fachliche Ablagemöglichkeit
Organisatorische Mängel
• Fehlende Regelungen trotz „Regelungsdickicht“
• Dezentrale oder fehlende Regelungen, persönliche
Ablagen
“Fürstentümer“
• Bereichsspezifische Umsetzungen ohne Rücksicht auf
Anforderungen anderer, ebenfalls betroffener Bereiche.
• Ergebnis: teure Systemvielfalt
Zu viele Insellösungen
• Viele Einzellösungen zur Dokumentenablage
• Mangel an IT-Schnittstellen zwischen den Systemen
zum Dokumenten- und Datenaustausch, dadurch hoher
manueller Aufwand
 Project FRAdoc 2020

16. Projektziele FRAdoc 2020
Die Fraport verfolgt - hinsichtlich
des Dokumenten Managements
die folgenden strategischen Ziele:
• Sicherstellen der Compliance im
Dokumenten Management
• Steigerung der Effektivität und
Effizienz des Dokumenten
Managements
• Schaffung geeigneter
Rahmenbedingungen und die
Bereitstellung von Hilfsmitteln
(„Hilfe zur Selbsthilfe“).
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Leitsatz:
„Gebt der Vernunft eine Chance“
Seite 16

17. Projektziele FRAdoc 2020
Unterstützung des vollständigen Lebenszyklus eines
Dokuments
• Erfassung (Capture / Creation
/ Collaboration)
• Verwaltung (Manage)
• Speicherung (Store)
• Ausgabe (Deliver)
• Bewahrung (Preserve)
• Zerstörung (Terminate)
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 17

18. Prinzipien des DMS
Elektronik statt Papier*
– Elektronische Geschäftsdokumente gelten als Original
– Interne Verwendung von elektronischen Unterschriften
– Vermeidung von Hybridakten und Medienbrüchen
– Keine Redundanzen im Dokumentenbestand
– Schaffung von Möglichkeiten zum frühen zentralen und dezentralen Scan
– Was nicht zwingend benötigt wird, wird weggeworfen
Prozessverantwortung impliziert Dokumentenverantwortung
– Es gibt keine geteilte Geschäftsprozessverantwortung
– Zu unterstützende Geschäftsprozesse sind klar geregelt
– Verantwortung für Ablage liegt beim Geschäftsprozessverantwortlichen
– Eindeutigkeit des Bearbeiters (Empfänger / Ersteller)
Geringe Anzahl zentraler Vorgaben
– Gemeinsame Basis für die Definition eigener Regelungen
– Regelungskonflikte zwischen Bereichen werden durch zentrale Organisationseinheit moderiert
– Vorgabe allgemeingültiger Schutzklassen für Dokumente
– Notwendigkeit einer geeigneten Kategorisierung von Dokumenten
– Vorgabe zu verwendender Hilfsmittel (inkl. IT)
Geschäftsdokumente sind Eigentum der Fraport AG
– Für die Arbeit notwendige Dokumente stehen allen zur Verfügung
– Größtmögliche Transparenz für alle (es wird nicht explizit berechtigt, sondern Rechte explizit entzogen)
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
* Wesentliche Voraussetzung für das „mobile Büro“
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19. 3-Säulen-Strategie FRAdoc 2020
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 19
SkyDoc
(Alfresco)
SkyDoc
(Alfresco)
Alfresco adressiert ...
• die identifizierten
Compliance-Risiken, für die
sich AWARO und SAP nicht
eignen;
• die Notwendigkeit eines
effizienten Dokumenten
Managements bei
zunehmender Bedeutung
von elektronischen
Dokumenten sowie
• die zunehmende
Bedeutung mobiler und
verteilter Arbeitsabläufe
SAPSAP
SAP adressiert ...
das Dokumenten
Management für
Prozesse, die in SAP
abgebildet sind
(bestehende und
zukünftige)
AWAROAWARO
AWARO adressiert ...
das Dokumenten-
Management und die
Prozessabbildung für
Bauprojekte und die
Objektdokumentation
(IFM-DOC)

20. Zusammenspiel zentraler und
dezentraler Verantwortung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Allgemeingültige Vorgaben
Hilfsmittel
prozessbezogene
Regelungen
... ... ...
prozessbezogene
Hilfsmittel /
Lösungen
... ...
Dezentrale
Verantwortung
(durchzentraleOE
unterstützt)
Zentrale
Verantwortung
Es wird zentral ein Rahmen vorgegeben, der im Wesentlichen aus Vorgaben
und Hilfsmitteln besteht. Innerhalb dieses Rahmens treffen die
Prozessverantwortlichen Regelungen für das Dokumenten Management in
ihrem Verantwortungsbereich. Außerdem legen Sie fest, welche Hilfsmittel
wie einzusetzen sind.
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21. Erfolgsfaktoren von FRAdoc 2020
Schrittweises Vorgehen, zusammen mit den
Bereichen, orientiert an deren konkreten
Bedarfen, sichert den nachhaltigen Erfolg!
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 21

22. • Kontinuierliche Entwicklung
von Produktfeatures
(Teamablage)
• Parallele Umsetzung von
mehreren Teilprojekten
Agile Entwicklung
(basierend auf Scrum)
Agile Entwicklung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 22
Anspruch:
SkyDoc wird entwickelt mit und für den Kunden

23. Allgemeine Infos über Skydoc
(Alfresco @ Fraport)
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
• Administration
• Zentralisierte Systemverwaltung
• Dezentralisierte Site-
Administration
• 99% der Sites basieren auf dem
gleichen Standard (inkl.
Erweiterungen)
• Eigenentwicklungen für spezielle
Anforderungen (Teilprojekte)
• Dimension
• Anzahl der Sites: > 650
• Anzahl der User: > 5.000
• Anzahl Dokumente: > 2.2 Mio
• Datenvolumen: ~ 3 tb
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24. Verwendete Technologien
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Komponenten:
• Alfresco Enterprise 4.2.4
• Alfresco Records Management 2.2.1
• Modul Site-Gruppen-Berechtigungen
• Facetten Suche
Zugangsvarianten:
• Alfresco Share (skydoc.fraport.de)
• WebDav
• E-Mail Manager (Testphase)
• Angepasste Alfresco iOS-App
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25. Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
 Fraport auf einen Blick
 FRAdoc Einführung eines
Dokumentenmanage-
mentsystems
 Praxisbeispiele
Seite 25

26. Bestandsdokumentation der
Gepäckförderanlage
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 26

27. Teamablage – Ablösung
Netzlaufwerke und Insellösungen
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 27

28. Vorbereitung, Protokollierung und
Verteilung der Vorstandssitzungen
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 28

29. Unterschriftenverwaltung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 29

30. Vorbereitung, Protokollierung und
Verteilung der Aufsichtsratssitzungen
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 30

31. Unterstützung der Flughafen-
Zertifizierung gemäß EASA
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 31

32. Gerichtsaktenverwaltung und
Teamablage der Rechtsabteilung
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 32

33. Elektronische
Langzeitarchivierung mit RM
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 33

34. Ausblick
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 34
• Beteiligungsmanagement
• Vertragsmanagement
• Teamprojekt mit der Universität
Mannheim zum Thema
Barrierefreiheit (DMS für
sehbehinderte Menschen)
• Roll-out Outlook Anbindung
• Upgrade auf Alfresco 5.x
• Deaktivierung WebDav
• Umsetzung dokumentenbasierter
Prozesse mit Activiti

35. Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit!
Präsentationstitel, Datum (einfügen: Menü ANSICHT > KOPF- UND FUßZEILE)
Seite 35
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Kai Stephan
AirITSystems GmbH
c/o Fraport AG
Seniorberater Collaboration Solutions
k.stephan@flughafen-frankfurt.de
k.stephan@airitsystems.de
+49 69 690 22021

36. Schutzklassen
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Klasse Merkmal Beispiele
Zulässige
Ablageumgebung
1
Weder aufbewahrungswürdig, noch -
pflichtig, Aufbewahrung im Ermessen des
Mitarbeiters
– Eigene Zeiterfassungen
– Temporäre
Arbeitsdokumente
– Lokale Ablage
– Persönliche E-Mail-
Umgebung
2
Weder aufbewahrungswürdig, noch -
pflichtig, sollte aber trotzdem aufbewahrt
werden. Kein großer Schaden, wenn dies
nicht passiert.
– Interne Korrespondenz
– Protokolle – Zentrale File-Server
3 Aufbewahrungswürdig, Aufbewahrung
aufgrund Fraport-Regularien
– Externe Absprachen
– Bauakten
– Notfalldokumentation
– Vertrauliche Unterlagen
– AWARO
– DMS (neu)
4
Aufbewahrungspflichtig, gesetzliche
Regularien
– Buchungsbelege,
Rechnungen
– Ausschreibungsunterlagen
– Verträge
– SAP/SER
– DMS (neu)
Seite 36

37. Gestaltungsfreiheit vs. Schutzklasse
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015
Gestaltungsfreiheit
für Prozess-
verantwortliche
hoch
niedrig
SK2 SK3 SK4
Schutz-
klasse
SK1
Je höher die Schutzklasse, desto
geringer die Freiheit des
Prozessverantwortlichen bei der
Ausgestaltung des Dokumenten
Managements.
Seite 37

38. Zukünftiges Arbeiten mit Dokumenten (1/2)
• Der Benutzer kann alle Dokumente auf einfache Weise so ablegen, dass sie ihrer
Schutzklasse entsprechend aufbewahrt werden
• Der Benutzer findet alle durch ihn abgelegten oder für ihn relevanten Dokumente
zuverlässig und schnell wieder, unabhängig davon, wie die Aufbewahrung realisiert ist
• Der Benutzer hat ausschließlich auf Dokumente Zugriff, die für ihn freigegeben sind
• Der Benutzer arbeitet im Wesentlichen unter Verwendung ihm bekannter Applikationen
und ohne seine gewohnten Arbeitsabläufe fundamental zu ändern
• Alternativ: Der Benutzer arbeitet in Zukunft in einer Portalumgebung, in der alle
Dokumentenerzeugenden/-verarbeitenden Applikationen nahtlos integriert sind
• Der Benutzer benötigt für die Arbeit mit Dokumenten keine Kenntnisse der eingesetzten
Speichersysteme/-technologien
Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015 Seite 38

39. Zukünftiges Arbeiten mit Dokumenten (2/2)
• Für alle Dokumente stehen, unabhängig von Applikation sowie Ein- und
Ausgangskanal, die gleichen Möglichkeiten der Aufbewahrung zur Verfügung, dies trifft
insbesondere auch auf E-Mails zu
• Abhängig von den jeweiligen Anforderungen können unterschiedliche Methoden für die
Ordnung von Dokumenten angewendet werden (Hierarchien, Metadaten,
Vorgangsbezug, ...)
• Benutzer können in Zukunft mobil genauso mit Dokumenten arbeiten, wie an ihrem
festen Arbeitsplatz
• Benutzer erstellen Dokumente gemeinsam und ggf. gleichzeitig, ohne sich am gleichen
Ort zu befinden
• Erstellung und Ablage von sowie Zugriff auf Geschäftsdokumente erfolgen, ohne dass
der Benutzer seine eigentlichen Arbeitsabläufe unterbrechen muss
• Das „Lenken“ von Dokumenten wird geeignet unterstützt
• Über den ganzen Lebenszyklus eines Dokumentes hinweg (von der Erstellung bis zur
Vernichtung) ist bekannt, wo es sich befindet und welche Verbindlichkeit es besitzt
(Entwurf, Freigegeben, o.ä.)
39Einführung eines Dokumenten Management Systems bei Fraport , Dezember 2015