व्यापार पत्र प्रारूपों के प्रकार.

1. व्यापार पत्र प्रारूप ों क
े प्रकार
सामान्य प्रकार क
े व्यावसायिक पत्र ों में शायमल हैं:
कवर पत्र। एक पैक
े ज, ररपोर्ट या अन्य मद क
े साथ भेजा गया, एक कवर
लेर्र का उद्देश्य यह वर्टन करना है कक क्या संलग्न है और प्राप्तकर्ाट को
इसक
े साथ क्या करना चाकहए इसका कववरर् प्रदान करना है।
धन्यवाद पत्र।ये नेर्वकक
िं ग और ररलेशनकशप किल्डंग क
े कलए िेहर्रीन हो
सकर्े हैं। क
े वल एक, "क
े कलए धन्यवाद" न कलखें और इसे उसी पर छोड़ दें।
उन्ोंने क्या ककया और क
ै से इसने आपकी मदद की, इसक
े िारे में अकधक
कववरर् प्रदान करें और किर धन्यवाद की दू सरी अकभव्यल्ि क
े साथ समाप्त
करें।
यशकाित पत्र।इस प्रकार क
े पत्रों की क
ं जी यह प्रदकशटर् करना है कक आप
अत्यकधक क्रोकधर् हुए किना अप्रसन्न हैं। सझाव दें कक पत्र का प्राप्तकर्ाट ल्थथकर्
को क
ै से ठीक कर सकर्ा है।
समाि जन पत्र।यह एक कशकायर्ी पत्र का जवाि है। किंद प्रकर्कक्रया में
कवनम्र होना और संभाकवर् समाधान पेश करना है। आप जलर्े पलों से िचना
चाहर्े हैं और इसक
े िजाय संिंध िनाने वाले उपकरर् क
े रूप में अपनी
प्रकर्कक्रया का उपयोग करें।
खराब समाचार पत्र।खराि समाचार पत्रों की क
ं जी झर्का को नरम करना
है। प्रत्यक्ष होने का व्यावसाकयक लेखन में महत्व है। लेककन खराि समाचार
पत्र कलखर्े समय, उसे िरी खिर देने से पहले प्राप्तकर्ाट को यह याद कदलाना
सिसे अच्छा है कक वास्तव में आपक
े व्यावसाकयक संिंधों में क्या काम करर्ा
है।
पावती पत्र।वे यह स्वीकार करने क
े कलए हैं कक आपने ककसी से एक
आइर्म प्राप्त ककया है, या आप ककसी र्थ्य या त्रकर् क
े िारे में जानर्े हैं जो
उन्ोंने इंकगर् ककया है। प्राप्तकर्ाट को िर्ाएं कक आपने पैक
े ज या जानकारी
कि प्राप्त की, और किर इसक
े कलए उन्ें धन्यवाद दें।
मेम . अक्सर एक क
ं पनी क
े अंदर महत्वपूर्ट समाचार और कनदेशों को ि
ै लाने
क
े कलए उपयोग ककया जार्ा है, मेमो क
े साथ किंद र्ेजी से और आपक
े
संचार क
े किंद र्क होना चाकहए।
बधाई पत्र।इस प्रकार क
े पत्रों क
े साथ कवचार यह है कक किंद पर िने रहें
और ऊपर-ऊपर या उपहास करने से िचें। वर्टन करें कक आपने िधाई
भेजने क
े कलए क्या प्रेररर् ककया और सकारात्मक प्रकर्कक्रया जो आपने पहले
ही सन ली है। पत्र संकक्षप्त रखें।

2. प्रयतयििा पत्र।यह समझाने या सूचीिद्ध करने क
े िारे में है कक अनरोध क
ै से
पूरा ककया गया।
अनुर ध - पत्र।इस प्रकार क
े पत्रों की क
ं जी किना कगड़कगड़ाए या अत्यकधक
भावक हुए मदद मााँगना है। पत्र में आपक
े द्वारा उपयोग ककए जा रहे
कवशेषर्ों पर कड़ी नज़र डालें।
यबिी पत्र।इन पत्रों क
े कलए शरुआर् में एक मजिूर् कॉल र्ू एक्शन या हुक
की आवश्यकर्ा होर्ी है र्ाकक ररसीवर आपक
े द्वारा िेची जा रही चीज़ों क
े
लाभों को पढ़र्ा और खोजर्ा रहे। जानकारी प्रदान करना सकनकिर् करें र्ाकक
वे आसानी से प्रकर्कक्रया दे सक
ें ।
इस्तीफ
े पत्र।यह नोकर्स देने क
े िारे में है कक आप एक पद छोड़ रहे हैं,
रोज़गार का आल्खरी कदन प्रदान कर रहे हैं, और यह िर्ा रहे हैं कक आपको
क्या छोड़ना पड़ रहा है।
नीचे यकसी भी व्यावसायिक पत्र का मानक प्रारूप है:
लेटरहेड:अकधकांश क
ं पकनयों क
े पास एक कवकशष्ट लेर्रहेड होर्ा है कजस पर
आपको पत्र र्ाइप करने की आवश्यकर्ा होगी। इससे हाकशए को समायोकजर्
करना आवश्यक हो सकर्ा है र्ाकक लेर्रहेड क्षेत्र पर शब्द मकिर् न हों।
नाम और पता:हमेशा ककसी ऐसे व्यल्ि का नाम लेने का प्रयास करें
कजसक
े पास पत्र जाना चाकहए, भले ही आपको इसे खोजने क
े कलए कॉल
करना पड़े।
तारीख:यह वह र्ारीख है जि पत्र कलखा गया था। इसे कलखा जाना चाकहए,
जैसे 15 जनवरी, 2018।
सोंदभभ:यह संकक्षप्त कववरर् देर्ा है कक पत्र का उद्देश्य क्या है। उदाहरर् क
े
कलए, कोई "खोया चालान" या "खार्ा संख्या 23654" या ऐसा कछ कलख सकर्ा
है।
प्रणाम:यकद आप उस व्यल्ि को नहीं जानर्े हैं, र्ो एक अकधक औपचाररक
व्यल्ि का उपयोग करें, जैसे कक डॉ ब्रायन लॉडन।
यवषि वस्तु / यनकाि:संशोकधर् ब्लॉक और ब्लॉक शैली क
े अक्षरों क
े कलए
कसंगल-स्पेस और लेफ्ट जल्ििाई करें। पैराग्राि क
े िीच एक खाली लाइन
रखें। पहले पैराग्राि में दोस्ताना उद् घार्न होना चाकहए और पत्र का उद्देश्य
िर्ाना चाकहए। िाद क
े पैराग्राि को आपक
े द्वारा पहले पैराग्राि में िर्ाए गए
उद्देश्य का समथटन करना चाकहए।

3. समापन:यह "धन्यवाद," "ईमानदारी से," या ऐसा ही कछ होना चाकहए।
हस्ताक्षर:यह उस व्यल्ि का वास्तकवक हस्ताक्षर है कजससे पत्र कलखा गया
है, जो पत्र कलखने वाले व्यल्ि से कभन्न हो सकर्ा है।
टाइयपस्ट आद्याक्षर:ये उस व्यल्ि क
े आद्याक्षर हैं कजसने पत्र र्ाइप ककया
था। ये उस व्यल्ि क
े आद्याक्षर नहीं हैं कजससे यह है। यकद वे दोनों एक ही
व्यल्ि हैं। र्ो यह लाइन जरूरी नहीं है। आमर्ौर पर, पहला आद्याक्षर लेखक
का होर्ा है, और दू सरा आद्याक्षर र्ाइकपि का होर्ा है और छोर्े अक्षरों में
होर्ा है। उदाहरर् क
े कलए, जेडब्ल्यू/एससी।
बाडे:आप जो कछ भी भेज रहे हैं, जैसे ब्रोशर, नमूने आकद, यहां सूचीिद्ध करें।
शब्दजाल
•शब्दजाल एक पेशेवर या व्यावसाकयक समूह की कवशेष भाषा को संदकभटर्
करर्ा है। जिकक यह भाषा अक्सर समूह क
े भीर्र क
े लोगों क
े कलए
उपयोगी या आवश्यक होर्ी है, यह आमर्ौर पर िाहरी लोगों क
े कलए
अथटहीन होर्ी है। कछ पेशों का अपना शब्दजाल इर्ना अकधक होर्ा है
कक उसका अपना नाम होर्ा है; उदाहरर् क
े कलए, वकील कानूनी भाषा का
उपयोग करर्े हैं, जिकक कशक्षाकवद अकादकमयों का उपयोग करर्े हैं।
शब्दजाल को कभी-कभी कलंगो या अगोर् क
े रूप में भी जाना जार्ा है।
शब्दजाल से भरे पाठ का एक अंश शब्दजाल कहा जार्ा है।
•शब्दजाल एक कनकिर् अनशासन या क्षेत्र में कवशेषज्ों द्वारा उपयोग की जाने
वाली जकर्ल भाषा है। यह भाषा अक्सर कवशेषज्ों को स्पष्टर्ा और
सर्ीकर्ा क
े साथ संवाद करने में मदद करर्ी है।
•शब्दजाल स्लैंग से अलग है, जो लोगों क
े एक कवशेष समूह द्वारा उपयोग
की जाने वाली आकल्िक भाषा है।शब्दजाल शब्द ों की सूची
शब्दजाल कवकभन्न क्षेत्रों में पाया जा सकर्ा है, कानून से लेकर कशक्षा र्क
इंजीकनयररंग र्क। शब्दजाल क
े कछ उदाहरर्ों में शाकमल हैं:
िथ यचत पररश्रम:एक व्यावसाकयक शब्द, "उकचर् पररश्रम" उस शोध को
संदकभटर् करर्ा है कजसे एक महत्वपूर्ट व्यावसाकयक कनर्टय लेने से पहले ककया
जाना चाकहए।

4. अव ल:"किना छट्टी क
े अनपल्थथर्" क
े कलए लघ, AWOL सैन्य शब्दजाल है
कजसका उपयोग उस व्यल्ि का वर्टन करने क
े कलए ककया जार्ा है कजसका
कठकाना अज्ार् है।
हाडभ कॉपी:व्यवसाय, कशक्षा और अन्य क्षेत्रों में एक सामान्य शब्द, एक "हाडट
कॉपी" एक दस्तावेज़ का भौकर्क कप्रंर्आउर् है (इलेक्ट्र ॉकनक प्रकर् क
े
कवपरीर्)।
क
ै श: क
ं प्यूकर्ंग में, "क
ै श" अल्पकाकलक मेमोरी िोरेज क
े कलए एक जगह को
संदकभटर् करर्ा है।
दस:एक उपशीषटक क
े कलए एक पत्रकाररर्ा शब्द, आमर्ौर पर एक या दो
वाक्य लंिा होर्ा है, जो िाद क
े लेख का संकक्षप्त सारांश प्रदान करर्ा है।
स्टेट:यह एक शब्द है, आमर्ौर पर एक कचककत्सा संदभट में प्रयोग ककया
जार्ा है, कजसका अथट है "र्रंर्।" (जैसा कक, "डॉक्ट्र को िलाओ, िेर्!")
फॉस्फ यलयपड बाइलेिर:यह कोकशका क
े चारों ओर वसा अर्ओं की परर्
क
े कलए एक जकर्ल शब्द है। एक सरल शब्द "कोकशका कझल्ली" है।
डेयटि यटव र:एक अपरदभक्षी एक जीव है जो अपरद या मृर् पदाथट पर फीड
करर्ा है। डेकर्रकर्वोसट क
े उदाहरर्ों में क
ें चए, समिी खीरे और कमलीपेड
शाकमल हैं।
सोंपूणभ रूप से:"व्यापक" या "पूर्ट," "समग्र" क
े कलए एक और शब्द अक्सर
शैकक्षक पेशेवरों द्वारा पाठ्यक्रम क
े संदभट में उपयोग ककया जार्ा है जो
पारंपररक पाठों क
े अकर्ररि सामाकजक और भावनात्मक कशक्षा पर क
ें किर्
होर्ा है।
रामबाण:यह एक सरल समाधान क
े कलए एक शब्द है जो एक जकर्ल
समस्या को हल करर्ा है। (यह आमर्ौर पर उपहासपूर्ट रूप से प्रयोग
ककया जार्ा है, जैसा कक "मझे नहीं लगर्ा कक यह योजना कजसक
े साथ आप
आए हैं वह एक जादू की गोली है।")
सवभश्रेष्ठ प्रणायलिाों:व्यवसाय में, एक "सवटश्रेष्ठ अभ्यास" वह है कजसे अपनाया
जाना चाकहए क्योंकक यह प्रभावशीलर्ा साकिर् हुई है।
िहाों 7 सबसे आम व्यावसायिक मीयटोंग प्रकार हैं:
यनणभि लेने वाली बैठक
ें ।इन्ें र्ि कहा जार्ा है जि ककसी समूह द्वारा कोई
कारटवाई करने की आवश्यकर्ा होर्ी है।

5. समस्या समाधान बैठक
ें ।इनका उपयोग र्ि ककया जार्ा है जि ककसी समूह
को ककसी कवकशष्ट समस्या को हल करने क
े कलए एक साथ आने की
आवश्यकर्ा होर्ी है।
टीम यनमाभण बैठक
ें ।इन िैठकों का उपयोग समूह क
े भीर्र सामंजस्य िनाने
और र्ीम क
े सदस्यों क
े एक साथ काम करने क
े र्रीक
े को िेहर्र िनाने
क
े कलए ककया जार्ा है।
यवचार मोंथन बैठक
ें ।इनका उपयोग नए कवचारों को उत्पन्न करने या उपन्यास
या नवीन अवधारर्ाओं क
े िीच संिंध िनाने क
े कलए ककया जार्ा है।
आमने-सामने की बैठक
ें ।यह दो लोगों क
े िीच ककसी खास िार् पर चचाट
करने क
े कलए कनधाटररर् िैठक है।
त्रैमायसक ि जना बैठक
ें ।हर र्ीन महीने में आयोकजर्, इनका उपयोग यह
योजना िनाने क
े कलए ककया जार्ा है कक कोई र्ीम क
ं पनी क
े लक्ष्ों को
क
ै से कक्रयाल्िर् करेगी।
चेक-इन बैठक
ें ।इन िैठकों का उपयोग अपेकक्षर् पररर्ाम क
े कवरुद्ध कायट
प्रगकर् की कनगरानी क
े कलए ककया जार्ा है।
1. यनणभि लेने वाली बैठक
ें
एक कनर्टय लेने वाली िैठक एक र्ीम लीडर क
े नेर्ृत्व में एक सहयोगी
प्रयास है।
मैककन्से क
े अनसार, यह आमर्ौर पर 6 से 8 उपल्थथर् लोगों से िना होर्ा है
और इसमें एक संरकचर् एजेंडा होर्ा है जो उस कनर्टय की पहचान करर्ा है
कजसे करने की आवश्यकर्ा होर्ी है।
इसमें शाकमल प्रकर्भागी प्रमख कनर्टयकर्ाट या कवषय कवशेषज् हैं। उदाहरर् क
े
कलए, एक नए भाड़े पर कनर्टय लेने से क
े वल कछ कमटचाररयों जैसे भर्ी
प्रिंधकों को शाकमल ककया जाएगा।
एक प्रभावी कनर्टय लेने वाली िैठक चलाने क
े कलए, प्रकर्भाकगयों को पहले से
पर्ा होना चाकहए कक कनर्टय क
ै से ककया जाएगा, हावटडट किजनेस ररव्यू लेख
िर्ार्ा है।
उदाहरर् क
े कलए, यकद र्ीम 60 कमनर् क
े भीर्र आम सहमकर् पर नहीं पहुंच
पार्ी है, र्ो वे इसे वोर् क
े कलए रखेंगे या प्रमख कनर्टयकर्ाट अंकर्म कॉल
करेंगे। कनर्टय क
ै से कलया जाएगा, यह पहले से जानने से समय की ििाटदी से
िचा जा सकर्ा है।

6. कनर्टय लेने वाली िैठकों का एक अन्य महत्वपूर्ट पहलू सूचना एकत्र करना
है। आप यह सकनकिर् करना चाहेंगे कक आपक
े पास सवोत्तम कनर्टय लेने क
े
कलए आवश्यक सभी आवश्यक जानकारी है।
उदाहरण:
•एक नए ककराए पर कनर्टय लेना
•एक कनयोिा ब्रांकडंग पररवर्टन करें
•लागर् घर्ाने या घर्ाने जैसे पररचालन पररवर्टन
•एक कडजाइन की अंकर्म स्वीक
ृ कर्
2. समस्या-समाधान बैठक
ें
समस्या-समाधान िैठक का मख्य लक्ष् संगठन क
े सामने आने वाली ककसी
समस्या का इष्टर्म समाधान खोजना है।
और जि कारटवाई का सिसे अच्छा र्रीका खोजने की िार् आर्ी है, र्ो दो
कसर (या इस मामले में कछ) एक से िेहर्र होर्े हैं। हावटडट किजनेस ररव्यू
लेख िर्ार्ा है कक प्रभावी समस्या-समाधान िैठकों में प्रकर्भाकगयों को एक
साथ आने और यथासंभव संभाकवर् समाधान उत्पन्न करने की आवश्यकर्ा
होर्ी है।
एक िार जि वह उद्देश्य प्राप्त हो जार्ा है, र्ो प्रकर्भाकगयों को यह र्य
करना होर्ा है कक कौन सिसे अच्छा समाधान लागू करेगा। यह कजम्मेदारी
एक व्यल्ि को सौंपी जा सकर्ी है या र्ीम क
े कछ सदस्यों क
े िीच साझा
की जा सकर्ी है।
अंर् में, समस्या क
े मूल कारर् की पहचान ककए किना एक सिल समस्या-
समाधान िैठक पूरी नहीं होर्ी है। पहली िार में समस्या क
े कारर् को
समझने से इसे किर से होने से रोका जा सक
े गा।
उदाहरण:
•पररचालन संिंधी समस्याएं
•उत्पादकर्ा क
े मद्दे
•उच्च कमटचारी कारोिार
3. टीम यनमाभण बैठक
ें
र्ीम किल्डंग मीकर्ंग्स को र्ीम वक
ट , कवश्वास और सामंजस्य को मजिूर् करने
क
े कलए कडज़ाइन ककया गया है। कमटचाररयों क
े एक साथ काम करने क
े
र्रीक
े में सधार से उत्पादकर्ा में वृल्द्ध क
े साथ-साथ कमटचाररयों की खशी
भी िढ़र्ी है।

7. एक र्ीम-किल्डंग मीकर्ंग का उद्देश्य गेम या र्ीम चनौकर्यों क
े उपयोग क
े
माध्यम से एक मजेदार और इंर्रैल्क्ट्व माहौल िनाना है। यह आयोजकों या
नेर्ाओं क
े कलए शाकमल होने और अपनी र्ीमों क
े साथ मजिूर् संिंध िनाने
का एक शानदार अवसर है।
जैसे-जैसे अकधक कमटचारी दू रथथ रूप से काम कर रहे हैं, आभासी र्ीम-
कनमाटर् िैठक
ें र्ेजी से महत्वपूर्ट होर्ी जा रही हैं। वे उन कमटचाररयों से
जड़ने और जड़ने का एक र्रीका हैं जो घर से काम करर्े हैं और अपनी
र्ीम क
े सदस्यों और संगठन से अलग-थलग महसूस कर सकर्े हैं। दू रथथ
कमटचाररयों क
े साथ जड़ने से क
ं पनी की संस्क
ृ कर् और कमटचाररयों क
े मनोिल
को किगड़ने से रोकने में मदद कमलर्ी है।
उदाहरण:
•वचटअल िोडट गेम
•आभासी र्ीम चनौकर्यों
•दोपहर का भोजन और सीखर्ा है
•आंर्ररक र्ेड वार्ाट
•र्ीम आउकर्ंग
4. यवचार-मोंथन बैठक
ें
कवचार-मंथन सत्र नवाचार िैठक
ें हैं। प्रकर्भागी नए और रचनात्मक कवचारों को
उत्पन्न करने क
े कलए सहयोग करर्े हैं।
इन सत्रों क
े दौरान, र्ीम क
े सदस्य समान सह-योगदानकर्ाट क
े रूप में या
एक सकवधाकर्ाट क
े मागटदशटन में काम करर्े हैं। ये कवचार उत्पन्न करने वाली
िैठक
ें कशकथल रूप से संरकचर् हैं, कजससे र्ीमों को "िड़ा सोचने" और उनकी
रचनात्मक क्षमर्ा का दोहन करने की अनमकर् कमलर्ी है। माइंड मैकपंग जैसी
कवकभन्न प्रकार की कवचार-मंथन र्कनीकों का उपयोग करर्े हुए, कमटचारी नए
कवचारों या नए उत्पादों क
े साथ आने क
े कलए अपने रचनात्मक सोच कौशल
का उपयोग करर्े हैं।
आइकडया जनरेर् करने वाली मीकर्ंग सिसे सिल र्ि होर्ी हैं जि र्ीमें
कवकवध होर्ी हैं। कवकवध दृकष्टकोर् िेहर्र कवचार उत्पन्न करर्े हैं, संभाकवर् अंध
किंदओं की पहचान करर्े हैं, और अकधक नवीन समाधान र्ैयार करर्े हैं।
उदाहरण:
•उत्पाद कवकास
•कवज्ापन अकभयान कनमाटर्

8. 5. आमने-सामने बैठक
ें
एक-पर-एक िैठक दो लोगों क
े िीच एक िैठक है। यह एक कवकशष्ट उद्देश्य
क
े कलए कनधाटररर् है।
उदाहरर् क
े कलए, यह प्रिंधक और उनक
े कमटचारी क
े िीच प्रदशटन की
समीक्षा हो सकर्ी है, या किक्री प्रकर्कनकध और उनक
े ग्राहक क
े िीच िैठक हो
सकर्ी है।
जिकक आपको आमने-सामने क
े दौरान ककसी एजेंडे का पालन करने की
आवश्यकर्ा नहीं है, प्रत्येक व्यल्ि को ककस पर स्पशट करने की आवश्यकर्ा
है, इस पर एक चल रहा दस्तावेज़ आम है। अन्यथा, मीकर्ंग ढीले ढंग से
स्वरूकपर् होर्ी है और सामान्य िार्चीर् की र्रह सामने आर्ी है।
माइक्रोसॉफ्ट वक
ट प्लेस इनसाइर््स क
े अनसार, महामारी क
े िाद से एक-एक
चेक-इन में 18% की वृल्द्ध हुई है। उनक
े शोध में पाया गया कक कनयकमर्
र्चप्वाइंर् दू रथथ कमटचाररयों क
े कलए जड़ाव और मस्ती की भावना को िढ़ावा
देर्े हैं।
उदाहरण:
•साप्ताकहक आमने-सामने
•नया कमटचारी पररचय
•कर्माही प्रदशटन की समीक्षा
•कोकचंग या सलाह सत्र
•ग्राहक किक्री िैठक
6. त्रैमायसक ि जना बैठक
ें
हर र्ीन महीने में, र्ीम क
ं पनी क
े अल्पकाकलक और दीघटकाकलक लक्ष्ों को
रर्नीकर्क रूप से लागू करने क
े कलए एक साथ आर्ी है।
समस्या-समाधान और कनर्टय लेने की िैठकों की र्रह, उपल्थथकर् उन
प्रकर्भाकगयों र्क सीकमर् है जो योजना को कक्रयाल्िर् करेंगे। प्रत्येक भागीदार
से योजना को लागू करने में योगदान देने और प्रकर्िद्ध होने की उम्मीद की
जार्ी है।
जिकक िैठक की संरचना कभन्न हो सकर्ी है, यह आमर्ौर पर र्ीम क
े नेर्ा
क
े नेर्ृत्व में होर्ी है जो प्रत्येक सहभागी को कायट सौंपर्ी है।
र्ीम की प्रगकर् को र्रैक करने और र्ीम क
े सदस्यों को प्रेररर् रखने क
े कलए
त्रैमाकसक योजना िैठक
ें एक शानदार र्रीका हैं। वे कपछली कर्माही को

9. प्रकर्किंकिर् करने और कनम्नकलल्खर् में कनष्पाकदर् करने की आवश्यकर्ा की
समीक्षा करने का एक अच्छा अवसर भी हैं।
उदाहरण:
•रर्नीकर्क योजना
•पररयोजना की योजना िना
•घर्ना या अकभयान योजना
7. चेक-इन बैठक
ें
चेक-इन िैठक
ें सिसे आम प्रकार की िैठकों में से एक हैं। संगठन कई
कारर्ों से कनयकमर् रूप से इन प्रगकर्-जााँच िैठकों का आयोजन करर्े हैं:
•प्रोजेक्ट् अपडेर् और प्रगकर् साझा करें
•सकनकिर् करें कक हर कोई अपनी भूकमकाओं और कजम्मेदाररयों को कनभा
रहा है
•कमटचारी प्रकर्कक्रया प्राप्त करें
•ककसी भी चनौर्ी, सिलर्ा या कवचारों पर चचाट करें
•अगले चरर्ों का पर्ा लगाएं
•मकहला-ऑन-वचटअल-वक
ट -मीकर्ंग-र्ाइप-ऑि-मीकर्ंग्स
एक साप्ताकहक र्ीम क
ै डेंस मीकर्ंग क
े दौरान, उदाहरर् क
े कलए, कमटचारी
अपने प्रिंधकों और र्ीम को उनकी साप्ताकहक प्रगकर् पर अपडेर् करर्े हैं।
चेक-इन िैठक
ें र्ेजी से महत्वपूर्ट होर्ी जा रही हैं क्योंकक अकधक से अकधक
लोग घर से काम कर रहे हैं, न कक सीधे प्रिंधकों की देखरेख में। कनयकमर्
चेक-इन यह सकनकिर् करने में मदद करर्ा है कक दू रथथ कमटचारी सूकचर् रहें
और उनक
े लक्ष् िाकी र्ीम क
े साथ संरेल्खर् हों।
उदाहरण:
•पररयोजना ल्थथकर् अद्यर्न िैठक
ें
•क्लाइंर् चेक-इन मीकर्ंग्स
•नया कमटचारी ऑनिोकडिंग चेक-इन
•साप्ताकहक एक-पर-एक चेक-इन िैठक
ें
•साप्ताकहक र्ीम िैठक
ें
•प्रोजेक्ट् डीब्रीि

10. आपकी टीम क
े यलए मूल्य ज डने वाली प्रभावी बैठक ों की ि जना क
ै से
बनाएों
इस िार् से इनकार नहीं ककया जा सकर्ा है कक महामारी शरू होने क
े
िाद से िैठकों की आवृकत्त में वृल्द्ध हुई है। एक अन्य Microsoft ररपोर्ट साझा
करर्ी है कक हाइकब्रड कायट वार्ावरर् क
े िढ़ने क
े साथ साप्ताकहक मीकर्ंग का
समय दोगना से अकधक हो गया है।
कायाटलय में जड़ने क
े कम अवसरों क
े साथ, ऑनलाइन िैठक
ें अपडेर् रहने,
सामाकजककरर् और जानकारी साझा करने का एक र्रीका है।
चूंकक आपक
े कमटचारी अकधक प्रकार की िैठकों में भाग लेर्े हैं, इसकलए
प्रत्येक को यथासंभव उत्पादक और कशल िनाना महत्वपूर्ट है। अन्यथा, वे
आपकी र्ीम क
े मनोिल और उत्पादकर्ा को नकारात्मक रूप से प्रभाकवर्
कर सकर्े हैं।
लेककन इससे पहले कक आप अपनी अगली िैठक की योजना िनाना शरू
करें, अपने आप से यह प्रश्न पूछें - क्या िैठक वास्तव में आवश्यक है, या यह
एक ईमेल हो सकर्ी है? उदाहरर् क
े कलए, यकद मीकर्ंग में चचाट या कनर्टय लेने
की आवश्यकर्ा नहीं है, र्ो ईमेल क
े माध्यम से कछ जानकारी को ररले
करना सिसे अच्छा होर्ा है।
हाल ही क
े एक सवेमंकी पोल क
े अनसार, 32% कमटचारी सोचर्े हैं, "यह
िैठक एक ईमेल हो सकर्ी थी" सभी या अकधकांश समय। यह आम र्ौर पर
भावना होर्ी है जि िैठक
ें व्यथट होर्ी हैं और िहुर् अकधक होर्ी हैं।
कमभचारी-टेलीकॉन्फ्र
ें स-कॉल-टाइप-ऑफ-मीयटोंग्स
हालााँकक, जि आपको मीकर्ंग की योजना िनाने की आवश्यकर्ा होर्ी है, र्ो
प्रत्येक को आपक
े समय और आपक
े कमटचाररयों क
े समय क
े हर कमनर् क
े
लायक होना चाकहए।
अयधक क
ु शल मीयटोंग आि यजत करने में आपकी सहािता
करने क
े यलए िहाों क
ु छ सुझाव यदए गए हैं:एक स्पष्ट उद्देश्य
और एजेंडा यनधाभररत करें
मीकर्ंग आमंत्रर् भेजने से पहले, सकनकिर् करें कक आप मीकर्ंग का सर्ीक
उद्देश्य जानर्े हैं। आपका अंकर्म लक्ष् क्या है? इससे आपको यह पर्ा लगाने
में मदद कमलेगी कक आपको ककस प्रकार की िैठक करनी चाकहए और ककसे
भाग लेने की आवश्यकर्ा है।
एक िार जि आपका उद्देश्य कनधाटररर् हो जार्ा है, र्ो आपकी मीकर्ंग को
एक स्पष्ट एजेंडे का पालन करने की आवश्यकर्ा होर्ी है र्ाकक यह सकनकिर्

11. ककया जा सक
े कक इसक
े प्रत्येक कमनर् का कशलर्ा से उपयोग ककया जार्ा
है।
र्ेक क
ं पनी िारको क
े एक सवेक्षर् में पाया गया कक िैठक का 13% समय
ििाटद हो जार्ा है क्योंकक लोग िैठक क
े उद्देश्यों से िाहर क
े कवषयों पर
चचाट करर्े हैं। िैठक क
े एजेंडे का पालन करने से उन कवषयों पर चचाट
करने में लगने वाला समय कम हो जाएगा जो िैठक क
े कलए प्रासंकगक नहीं
हैं।
एक स्पष्ट संरचना क
े किना, िैठक
ें जल्दी से अनत्पादक िन सकर्ी हैं।
बहुत अयधक उपस्स्थत ल ग ों क आमोंयत्रत करने से बचें
कनधाटररर् करें कक कौन से र्ीम क
े सदस्यों को वहां रहने की जरूरर् है और
िैठक में भीड़भाड़ न करें। उदाहरर् क
े कलए, कनर्टय लेने वाली िैठक में
क
े वल प्रमख कहर्धारकों को ही शाकमल करना चाकहए।
यह सकनकिर् करर्ा है कक कजन लोगों को उपल्थथर् होने की आवश्यकर्ा है,
उनक
े पास योगदान करने और अपनी आवाज़ सनने का अवसर है।
सुयनयित करें यक सभी ल ग समि पर पहुोंचें
िारको क
े सवेक्षर् में यह भी पाया गया कक 11% िैठक
ें ककसी क
े आने की
प्रर्ीक्षा में व्यर्ीर् होर्ी हैं। और ड
ू डल की िेर् ऑि मीकर्ंग्स ररपोर्ट क
े
मर्ाकिक, देर से पहुंचने वाले लोगों में से एक मख्य कारक है जो एक अच्छी
िैठक को खराि कर देर्ा है।
अपनी िैठक र्रंर् शरू करें और अपने कमटचाररयों क
े साथ समय पर
होने क
े महत्व पर जोर दें।इसे कम रखें
सकनकिर् करें कक िैठक की आवश्यकर्ा से अकधक नहीं है। Apple क
े सीईओ
कर्म कक क
े रूप में, प्रकसद्ध रूप से यह कहर्े हुए उद् धृर् ककया गया है,
"िैठक कजर्नी लंिी होगी, उर्नी ही कम पूरी होगी।"
Microsoft ने पाया कक उनक
े कमटचाररयों क
े कलए कमलने का इष्टर्म समय
र्ीस कमनर् से अकधक नहीं है। कमटचाररयों ने अपनी उत्पादकर्ा को
अनक
ू कलर् करने और कमटचाररयों की खशी को प्रभाकवर् करने वाली समय
लेने वाली िैठकों से दू र जाने क
े कलए व्यवल्थथर् रूप से छोर्ी िैठकों में
पररवर्टन ककया।
टीम क क
ें यित रखें
िैठक क
े नेर्ा या सूत्रधार को यह सकनकिर् करना चाकहए कक प्रकर्भागी र्ैयार
और क
ें किर् हों। उदाहरर् क
े कलए, यकद समूह में कोई व्यल्ि मीकर्ंग क
े

12. दौरान लगार्ार अपना फोन चेक कर रहा है, र्ो र्ीम लीडर को हस्तक्षेप
करना चाकहए।
प्रकर्भाकगयों को जवािदेह रखना सकनकिर् करर्ा है कक कोई समय ििाटद न
हो और सभी को िैठक से अकधक लाभ कमले।