Informe círculo perfeccionamiento do proceso de selección de beneficiarios

GRUPOS DE TRABALLO PARA O
DESENVOLVEMENTO DA
ESTRATEXIA DE MELLORA CONTINUA
DO PROXECTO

INFORME DO CIRCULO DE CALIDADE Nº1
Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios

1

Índice

1. INTRODUCCIÓN. .................................................................................................. 2
2. CONTIDOS A TRATAR ........................................................................................... 3
3. METODOLOXÍA. ................................................................................................... 4
4. RESUMO DA SESIÓN............................................................................................. 4
4.1 O Punto De Partida ................................................................................................... 5
4.2 Tormenta De Ideas .................................................................................................... 5
4.3 Priorización liñas de mellora ...................................................................................... 7

1

INFORME DO CÍRCULO DE CALIDADE

1. INTRODUCCIÓN.

O proxecto

Rede Xiana é un proxecto de emprego promovido pola Deputación da Coruña en colaboración cos
concellos da provincia, dirixido a persoas en situación de desemprego que combina formación para
mellorar as súas competencias persoais e profesionais con asesoramento persoalizado e a realización de
prácticas non laborais en empresas e entidades da provincia. Ten como obxectivo principal, mellorar as
posibilidades destas persoas de atopar un emprego e favorecer unha inserción laboral de calidade.

No marco do proxecto estase a desenvolver unha estratexia de mellora continua que pretende
introducir melloras nas estructuras, nos procesos de traballo e nos resultados. Esta estratexia está
baseada no desenvolvemento de círculos de calidade, configurados como grupos de traballo capaces de
identificar liñas de mellora na xestión do proxecto a través dunha retroalimentación productiva entre os
diferentes axentes que interveñen na súa execución, que posibiliten o establecemento dun plan de
mellora, para a súa implantación en posteriores proxectos de natureza similar, e mesmo para o
establecemento dunha guía maestra a ter en conta no deseño de futuros proxectos de inserción
sociolaboral

Dentro nesta estratexia encaixase o círculo de calidade “Perfeccionamento no proceso de selección de
beneficiarios”, téndose seleccionado esta tipoloxía de grupo de traballo en base a natureza
interdepartamental dos participantes, así como á circunstancia de que estes non traballan diariamente
na temática a analizar e, polo tanto, a mesma pode resultarlles difícultosa ou árida.

Data, lugar e horario de realización

21 de Marzo de 2012.
10:00 a 14:00 horas.
Estancias da Deputación da Coruña (A Milagrosa)

Participantes:

Nome Posto Ocupado

Mar Ponte Maestre Responsable Municipal Concello Oleiros

Mª Carmen Villar Rodríguez Técnica Proxecto Rede Xiana

Sofía Agrafojo Rey Técnica Proxectos Deputación da Coruña

Nuria Rodríguez González Técnica Proxecto Deputación da Coruña

Cristina Villadóniga Técnica Deputación da Coruña

2


Carmen Beceiro Blanco Coordinadora Formación Inicia Formación

Susana Navarro Pazos Técnica de Azetanet

Aida Pérez Barredo Axente de Inserción Laboral

Equipo de apoio

Cristina Sampayo Fernández Técnica xestión da calidade Gesan S.L.

Montserrat Rodríguez Arufe Técnica xestión da calidade Gesan S.L.

Gustavo Marcos Cancelas Moderador do grupo

Distribución horaria:

O desenvolvemento da sesión de traballo levouse a cabo en base ao seguinte cronograma:

Tarefa Comenza Duración Remata

Presentación e obxectivos 10:00 15´ 10:15

Revisión crítica do procedemento actual 10:15 60´ 11:15

Priorización de líñas de mellora 11:15 15´ 11:30

Pausa café 11:30 30´ 12:00

Análise causa-efecto 12:00 60´ 13:00

Identificación de accións de mellora 13:00 45´ 13:45

Resumo e conclusións 13:45 15´ 14:00

2. CONTIDOS A TRATAR

No grupo de traballo levouse a cabo unha análise da importacia e utilidade dos documentos de boas
prácticas no eido da xestión de servizos públicos, para elo, expuxéronse e debatíronse os seguintes
contidos:

3


Correcta identificación dos perfís de beneficiario nos candidatos
Prevención do abandono do proxecto por parte dos beneficiarios
Identificación de perfís de beneficiario diferentes aos existentes
Elaboración do diagrama de proceso.
Reparto de responsabilidades entre os axentes dinamizadores sobre das fases do
proceso.
A importancia dos Responsables Municipales: perfil de RM
O fomento da implicación cos obxectivos do Proxecto
Consenso sobre do formulario de toma de datos dos potenciais beneficiarios
Consenso sobre da avaliación dos perfís dos candidatos: baremación de criterios de
selección

3. METODOLOXÍA.

A metodoloxía empregada nesta sesión de traballo foi a que habitualmente se aplica neste tipo de
grupos de alto rendemento:

Fase I, Introdución: concisa exposición e esclarecemento das temáticas a tratar por parte do
moderador do grupo, para centrar os ámbitos de discusión a abordar (os participantes foran xa
previamente informados dos contidos a tratar), así como das actitudes esperadas dos
participantes durante a súa intervención, para asegurar un bo nivel de rendemento da sesión.

Fase II, Explicación das técnicas e ferramentas de traballo a empregar na sesión: o moderador
do grupo expuxo aos participantes as normas básicas de aplicación das ferramentas a despregar
polo grupo (fundamentalmente brainstorming, análise multivariante e diagrama causa-efecto).
Debido a que unha boa parte dos participantes xa coñecían ditas técnicas tras a súa
participación en grupos de traballo previamente celebrados dentro do ciclo, foi posible reducir a
duración da Fase II, para pasar a seguinte fase.

Fase III, Identificación de problemáticas e establecemento de liñas de mellora:
desenvolvemento dunha mesa redonda guiada polo moderador para a acotación das
problemáticas mais habituais que atopan no seu día a día respecto a cada un dos contidos a
tratar, e análise crítico das mesmas para a identificación de solucións posibles.

Fase IV, Síntese e conclusións: recompilación das principais ideas xurdidas da sesión, e
exposición de conclusións por parte do moderador.

4. RESUMO DA SESIÓN

A continuación recollemos unha síntese da dinámica de traballo establecida, expoñéndose a
información máis relevante obtida en base á aplicación da metodoloxía descrita, ao tratamento crítico
dos contidos propostos para a sesión.

4


4.1 O Punto De Partida

Para introducir a dinámica de grupo de traballo, o moderador propuso a lectura dun artigo do
Profesor Roberto Carballo: “El punto de partida”, o cal foi facilitado aos asistentes
http://www.aldebaran8.com/

A explicación do mesmo por parte do moderador desencadenou un intercambio de opinións moi
interesante, entre as que destacan:

Somos moi limitados e estamos limitados polas nosas capacidades.

Moitas veces non se identifica ao cliente interno versus cliente externo. Isto cobra
especial relevancia no ámbito dunha Deputación, onde contamos cos concellos, os
cidadáns, e tamén cos outros Departamentos ou Areas da Institución.

Existe unha mala práctica xeralizada: sinalar aos culpabeis; nembargantes isto é un
patrimonio cultural que mesmo forma parte da tradición empresarial, institucional e
mesmo social.

En todo caso, e de cara ao que está chamado un Círculo de calidade coma o que nos ocupa, é
ben certo que o nivel de responsabilidades dos componentes do Círculo tanto teñen. O que
acontece é que cando todos/as se dan involucrado, todo vai mellor.

Pois ben, aplicando a metodoloxía de “El Punto de partida” á temática en cuestión do Círculo de
calidade, “Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios” a conclusión é que no
contexto da Deputación da Coruña hai un primeiro grupo de beneficiarios que sos os propios
concellos, sen deixar de ter presente que en moitas ocasións os departamentos ou áreas da
institución tamén son os nosos “clientes”, identificando á propia Deputación coma un “cliente
interno”, ao que chegar con xeitos de traballo en rede e na procura de sinerxias entre este e
demais proxectos da propia Deputación.

Asimesmo, quedou posto de manifesto a dificultade de alcanzar este postulado de traballo en
rede, mais é un dos principios que rixen estes círculos de calidade.

4.2 Tormenta De Ideas

No proceso de selección de beneficiarios, ate o momento, os profesionais involucrados foron:

- Os Responsables Municipais (RM)
- Os Axentes de Inserción Laboral (AIL)

Compre destacar que da cara á continuación do proxecto (Xiana 2), o proceso de selección de
beneficiarios será acometido só pola figura dos Responsables municipais, co cal trátase de
identificar e por en valor líneas de mellora que faciliten aos RM este proceso. En Xiana 1, os
Responsables Municipais viñan desenvolvendo a fase de CAPTACIÓN, e os Axentes de Insercción
Laboral a fase de SELECCIÓN.

5


CÍRCULO DE CALIDADE
TORMENTA DE IDEAS
“Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios”

1. Tempo moi escaso para facer a realización das entrevistas –ás veces menos de 5
minutos-. Con esta limitación é moi difícil valorar se o usuario é o idóneo para este
proxecto, e sobre todo se é insertable.

2. Hai perfiles de usuarios que non queren traballar, senón beneficiarse do proxecto.

3. Son moi poucas prazas por Concello (ás veces só hai unha praza, por exemplo no concello
de Oleiros): isto deriva en non poder facer moita publicidade e levantar expectativas para
ao final ter só un beneficiario.

4. Ponse de manifesto a limitación de que os cursos de rede Xiana non ofrecen certificado
de profesionalidade.

5. Constátase que moitos responsables Municipais non coñecen que estos cursos non dan
certificado de profesionalidade.

6. Cando o proceso de selección coincide coa convocatoria FIP, os candidatos prefiren ésta
–xa que ofrece formación homologada- frente á opción de rede Xiana.

7. Evidencianse melloras a realizar nas bases da convocatoria, de xeito que se lles dea maior
puntuación a quenes teñan mais formación.

8. Precísase cambiar a folla de inscripción e a baremación.

9. Existen moitas diferencias nas motivacións dos alumnos: dende os desmotivados ata os
altamente motivados.

10. En moitos casos a motivación é recibir a prestación económica pola participación. En
outros perfiles detéctase que mesmo farían o curso ainda que non houbese prestación
monetaria.

11. Moitos alumnos non teñen diñeiro para poder participar e costear os gastos de
transporte, etc. O cal provoca desesperación ao non percibir o pago mensualmente.

12. Tamén existe a figura do “cursillista profesional”, que ano tras ano –edición tras edición-
apúntanse a estes formatos como vía de entretemento e/ou xerar algún recursos
económicos.

13. Evidénciase que hai unha tasa de abandonos motivada por unha mala captación de

6


alumnos.

14. En ocasións, téñense apuntado alumnos en cursos para os que xamais se verían como
exercitantes de tal actividade. (Exemplo: alumnos de curso de atención a domicilio que
manifestan que non queren exercer labores de hixiene a persoas dependentes.

15. Unha mala captación e selección de alumnos contribue a que haxa mais abandonos.

16. En moitos Concellos o alcalde nomea a un responsable municipal para o proxecto Rede
Xiana, sen coñecer en profundidade as implicacións e tarefas que éste terá que facer a
maiores do seu traballo diario.

17. Detéctase unha falta de coñecemento do proxecto Rede Xiana por parte de moitos
alcaldes.

Unha vez concluido o proceso de brainstorming, non resultou difícil para este grupo de traballo
proceder á priorización e clasificación das líneas de mellora, alcanzándose unha manifesta
unanimidade nas liñas recollidas no seguinte apartado.

4.3 Priorización liñas de mellora

Para a execución e a formalización das liñas de mellora utílizase o procedemento coa matriz
IMPACTO-IMPLEMENTACIÓN. Esta metodoloxía divide en catro seccións as diferentes
actividades a realizar. Deste xeito trátase de optimizar os esforzos e os resultados das accións
realizadas por parte das entidades participantes que contan con recursos escasos en forma de
tempo e orzamento, buscando máximizar o impacto das medidas a tomar por todos os axentes
implicados nos procesos.

7


O emprego desta ferramenta é resultado de que un dos obxectivos propostos ó círculo de
calidade, non soamente era a identificación de liñas de acción de mellora no proceso de
selección de beneficiarios, senón tamén que esas liñas fose de fácil implementación e
idealmente de alto impacto.

De tal xeito trátase de fuxir de liñas de mellora que supoñan unha difícil implementación e
conten cun impacto reducido, enmarcadas dentro da zona identificada co número 4, priorizando
aquelas medidas que sexan fácilmente implementables e conten cuns altos resultados,
alomenos, previsionalmente.

As liñas de mellora que os asistentes podan encadrar dentro dos subconxunto 3, deberán ser
avaliadas con detenemento, sen rexeitar certas actividades de difícil aplicabilidade pero cun
resultados previstos máis que notables. Para todos los procedementos escritos trátase de
sensibilizar os actores presentes acerca da importancia de cuantificar nalgunha medida os
efectos das acciones propostas de tal forma que se volva máis sinxela e efectiva a toma de
decisións.

Por outra parte, outra ferramenta empregada no análise causa-efecto o Diagrama Espiña de
Peixe ou Diagrama de Ishikawa. Esta ferramenta consiste nunha ténica gráfica de amplo uso,
que conta cun amplo uso, posto que permite apreciar con nitidez as relacións entre un problema
e as posibles causas que poden estar motivando que apareza.

Estes diagramas Causa-Efecto axudan a reflexionar sobre as causas reais e/ou potenciais dun
suceso, e non soamente nas máis obvias e sinxelas. Ademáis, son moi axeitados para motivar o
análise e a discusión grupal, de xeito que o equipo de traballo poda ampliar a su comprensión do
problema, visualizalas razóns, motivos ou factores principais e secundarios, identificando
posibles solucións, tomando decisións e, organizando plans de acción. Como se pode comprobar
na imaxe situada máis abaixo o diagrama consiste nun recadro maior, que representa o
problema seguido por lineas principais e secundarios que acotan causas principais e secundarias.

8


Logo de todo o proceso de debate e reflexión identifícanse as liñas de mellora propostas:

CÍRCULO DE CALIDADE
LIÑAS DE MELLORA PROPOSTAS POLOS ASISTENTES
“Perfeccionamento do proceso de selección de beneficiarios”

“Posta en Valor do Responsable Municipal”

Ó longo do desenvolvemento de toda a xornada, pónse de manifesto de xeito evidente, a
importancia dos Responsables Municipais como Factor Crítico para a correcta execución
das accións e a obtención de resultados cuantificables. Por esta razón, os responsables da
selección dos Responsables Municipais por parte dos Concellos, para que actuén de
transmisión na Rede Xiana, deben ser conscientes das obrigas en tempo, esforzo,
capacidades e habilidades que esta selección implica de tal forma que os RM dispoñan do
espacio necesario para prestar atención ós seus deberes dentro da rede.

“Captación e Selección de Beneficiarios”

Consideráse a idoneidade de que todas as tarefas de captación de selección de
beneficiarios sexan responsabilidade dos RM para asegurar a correcta correspondencia
dos perfiles dos solicitantes e potenciais beneficiarios, coa formación impartida. Para isto,
pónse especial énfase na necesidade de que os criterios de selección e validación sexan
uniformes e homoxéneos, de forma que se garanta a calidade do proceso. Anteriormente
o RM encargábase da captacióne o Axente de Inserción Laboral da selección.

“Modificación dos Criterios de Baremación”

Idéntificase a necesidade de facer modificacións na baremación aplicable a cada acción
formativa de tal forma, que se busquen perfiles, dentro dos potenciais beneficiarios, que
se adecuen no máximo posible a aquelas, mantendo os obxectivos da Rede Xiana. Tamén
sería de interese introducir dentro do Baremo a maior retroalimentación posible do
mercado de traballo obxectivo, de tal forma que se optimice a formación dos alumnos e a
súa inserción laboral.

“Entrevista de selección”

Relacionada coa liña de mellora exposta anteriormente, consideráse que a entrevista

9


debe dotarse cunha maior ponderación para seleccionar o alumnado, posto que frente os
outros criterios de participación e nesta fase do procedemento onde se pode identificar
os verdadeiros intereses dos potenciais beneficiarios para realizar a acción, e cribar
aqueles que conten con motivacións non compatibles cos obxectivos da Rede Xiana. Na
entrevista realizáse unha valoración obxectiva das actitudes, aptitudes, habilidades e
capacidades/limitacións do alumnado. Con esta metodoloxía deberían ser capaces de
achegarse a situación ideal de “seleccionar cursos para persoas e non persoas para
cursos.”

“Seguemento alumnado por parte das Empresas Formadoras”

Propónse a inversión de papeis no seguemento do alumnado. Actualmente, se a empresa
formadora detecta a falta de asistencia por parte de un alumno á acción formativa, aquela
pónse en contacto cos Responsables Municipais e este contactan co alumno. Fronte a
isto, propónse que sexa a empresa formadora a que contacte co alumno para xustificar a
falta de asistencia e logo porse en contacto co Responsable Municipal. Con isto
preténdese activar ou dinamizar o seguemento do alumnado e optimizar o control do
mesmo.

“Coordinador de Zona”

Consideráse oportuno a valoración da creación da figura de Coordinador de Zona. De tal
xeito, esta persoa estaría en relación coas empresas formadoras, cos RM de cada
concello. Crése que a existencia desta nova figura podería volver máis eficiente todo o
proceso con recorte de tempos nos procesos de selección e captación, da mellora na
canalización de información acerca de novos cursos e accións formativas, e mellorando os
ratios de inserción laboral.

“Posta en valor da Rede Xiana dentro dos Concellos”

Ao longo da xornada púxose de manifesto as carencias ou lagoas de información dos
concellos, en xeral, e dos alcaldes, en particular, dos obxectivos e ferramentas da Rede
Xiana. Propónse realizar accións encamiñadas a cambiar isto o que repercutiría moi
posistivamente nas accións enmarcadas dentro dese proxecto. Para iso, crése de especial
importancia, unha “labor de campo” cos distintos alcaldes, para dar a coñecer a
importancia do proxecto e o alcance do mesmo. En relación con isto, os asistentes son
conscientes de que esta “liña de mellora” escápase dos obxectivos concretos dos círculos
de calidade, pero a pesares diso, fan énfase nos potencias resultados positivos para a
rede.

10

Informe círculo perfeccionamiento do proceso de selección de beneficiarios

Recommended

Recommended

More Related Content

Similar to Informe círculo perfeccionamiento do proceso de selección de beneficiarios

Similar to Informe círculo perfeccionamiento do proceso de selección de beneficiarios (20)

Informe círculo perfeccionamiento do proceso de selección de beneficiarios