Presentasjon i forbindelse med seminaret "Digitalisering i praksis" i regi av Visma Consulting den 3. september.

1. Statens legemiddelverk – målbilde og
realisering av ny samhandlingsløsning med
legemiddelindustrien
Digital forvaltning i internasjonale omgivelser
Gro Ramsten Wesenberg
Direktør

2. Tråden….
•Om Statens legemiddelverk
•Målsetning og realisering av målbildet
•Erfaringer med Altinn
•Internasjonale forhold
Digitalisering i praksis 3.september 2012 2

3. Statens legemiddelverk – hvem er vi?
• Vi skal sikre at alle legemidler som blir brukt i Norge har god
kvalitet, er trygge å bruke og har den ønskete effekt
• Vi har ca 250 ansatte og er en ytre etat under Helse- og
omsorgsdepartementet
• Vi er fullfinansiert over statsbudsjettet (ca 220 mill i 2012)
– Men tar inn avgifter til statskassen
• Våre viktigste kunder er legemiddelindustri, forskrivere,
allmennheten, apotek og andre aktører i
legemiddelforsyningskjeden
• Vår verden er europeisk og global.
Digitalisering i praksis 3.september 2012 3

4. Statens legemiddelverk – hva gjør vi?
• Forvaltning
–Tillatelser
(Markedsføringstillatelser (MT), pris, refusjon, kliniske studier, import,
grossist, apotek osv)
• Tilsyn
–Legemiddelforsyningskjeden
–Overvåking (laboratoriekontroll, bivirkninger, reklame)
• Andre direktoratsoppgaver
–Faglige råd og støtte for departementer og andre etater
• Informasjon og veiledning
Digitalisering i praksis 3.september 2012 4

5. Utfordringer for noen år siden
• Håndtering av mange og store
papirsøknader
• Lang saksbehandlingstid
• Mye manuell saksbehandling, både
registrering og oppfølging
• Misnøye fra legemiddelindustri knyttet
til saksbehandlingstiden
Digitalisering i praksis 3.september 2012 5

6. Måtte lage grunnmur
• Fullelektronisk saksbehandling
• Elektroniske søknader (DVD, CD)
– MT (ca 500 per år)
– Vedlikehold av MT (endringer og utvidelser) (ca 7 000 per
år)
• System for å ta imot og behandle elektroniske
søknader
• Digitalt arkiv (50 mill sider = 10 km papir)
Digitalisering i praksis 3.september 2012 6

7. Legemiddelverket 2014
Moderne offentlig etat
En av de foretrukne samhandlings-
parter i Europa
En attraktiv arbeidsplass
Målbilde – et ønskebilde Digitalisering i praksis 3.september 2012 7

8. Gevinster
Samfunnet Kunder Ansatte
• Reduserte kostnader • Selvbetjeningsløsning • Effektiv saksbehandling
– økt konkurranse • Døgnåpen forvaltning • Mer involvering i
• Riktig økonomisk og • Saksbehandlingstid prioriterte områder i
overholdes EU-samarbeidet
trygg legemiddelbruk
• Industrien får • Enklere gjenfinning av
markedsført fortere dokumentasjon
• Datakvalitet • Attraktiv arbeidsplass,
godt arbeidsmiljø
• Forutsigbare tjenester
8
Digitalisering i praksis 3.september 2012

9. Hvordan nå målbildet
• Søknad om midler for å realisere målbildet
• Tildeling av midler over driftsbudsjettet i 5 år
• Valg av leverandør som samarbeidspart (Visma)
• Gradvis realisering av målbildet
• Innføringen skal skje i 3 leveranser knyttet til hovedprosessen
til Legemiddelverket deretter bredding av løsningen til øvrige
prosesser
Digitalisering i praksis 3.september 2012 9

10. Hvor langt er vi kommet?
 Ferdigstillet Leveranse 1, bestående av
en internleveranse og lansering av
Altinn utført 1Q 2012
 Legemiddelverket er i testfasen med
leveranse 2
Leveranse 2
arbeid
Under
 Designarbeid og utvikling av leveranse Utvidelse av Altinnløsning til å gjelde
søknader og ny internettløsning
3 er påbegynt
Leveranse 1
Intern basisløsning og oppgradering av
Ferdig 1Q
intern saksbehandlingsløsning.
2012
Brukeradministrasjon i Altinn,
 14 firmaer er registrert og ca 40 innsynstjeneste til informasjon om egne
markedsføringstillatelser samt
søknader mottatt Digitalisering i praksis 3.september 2012 innsendelse av enkle søknadsskjemaer
(endringer) for industrien 10

11. Løsninger som er valgt for å realisere målbildet
• Felles portal mot industri
(Altinn)
• Prosesstøtte og regeltjenester
for å automatisere
• Integrasjoner mot fagsystem
og arkivsystem
• Arbeidsflate som effektiviserer
arbeidet
Digitalisering i praksis 3.september 2012 11

12. Forholdet til digitaliseringsprogrammet
Regjeringens mål er at;
•den statlige forvaltningen så langt det er mulig,
skal være tilgjengelig på nett
•nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for
forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og
næringsliv
•en digital forvaltning skal gi bedre tjenester
•digitalisering av forvaltningen skal bidra til å
frigjøre ressurser til områder hvor behovet er stort
•Regjeringen har som ambisjon at Norge skal ligge
i front internasjonalt i å utvikle en digital forvaltning.
Digitalisering i praksis 3.september 2012 12

13. Forholdet til digitaliseringsprogrammet
Legemiddelverkets målsetning stemmer godt overens med dette
samt med flere av følgende prinsipper;
•Digital kommunikasjon skal være hovedregelen for kontakt med
forvaltningen
•Forvaltningen skal tilby helhetlige og brukervennlige digitale tjenester
•Innlogging til offentlige nettjenester skal være enkel og sikker
•Alle innbyggere og bedrifter skal få post fra forvaltningen i én sikker,
digital postkasse
•Innbyggere og bedrifter skal få varsling på sms og e-post
•Innbyggere skal få hjelp til å finne fram til og bruke digitale tjenester
•Utvikling av IKT-løsninger skal sees i sammenheng med forvaltningens
arbeidsprosesser og organisering
•Hensyn til personvern og informasjonssikkerhet skal ivaretas
•Digitaliseringstiltak som har betydning for flere tjenester, skal
samordnes Digitalisering i praksis 3.september 2012 13

14. Fordeler med Altinn
• Etablert rammeverk
• Etablert forvaltningsorganisasjon
• God håndtering av koblingen
person og firma (representant)
• Gjenbruk av felleskomponenter
• God sikkerhet
Digitalisering i praksis 3.september 2012 14

15. Utfordringer med Altinn
• Vanskelig å være liten blant de store
• Har ikke støtte for utenlandske brukere
og firmaer
• Krevende prosesser knyttet til utvikling
og produksjonssetting
• For lite distribuert – sårbarhet ift avvik
• Lang responstid ved avvik
• Tidvis ustabilitet i testmiljø
• Utfordringer knyttet til planlegging og
15
forutsigbarhet Digitalisering i praksis 3.september 2012

16. Internasjonale forhold
Legemiddelindustrien er global, det medfører at
Legemiddelverket må forholde seg til:
•Utenlandske firmaer og brukere
•Nasjonale myndigheter i andre land (ca 44)
• Det europeiske legemiddelkontoret (EMA)
•Og andre sektorvise ”portaler” og løsninger
Digitalisering i praksis 3.september 2012 16

17. Konsekvenser og utfordringer
• Internasjonale kunder ønsker å forholde seg til sentrale
løsninger og ikke til nasjonale løsninger
• Sentrale portaler har ofte utfordringer med sikker autorisering
noe som medfører utfordringer med løpende dialog
Skal en fortsette med en nasjonal plattform som Altinn er når
omgivelsene forventer at en tenker internasjonalt?
Digitalisering i praksis 3.september 2012 17

18. Altinn som en av flere portaler
Industri Industri Industri Industri
MRP/DCP/NP CP (norsk)
Svar/innsyn
Innsending
Innsending
Innsending
Innsending
Svar på epost
Cesp CR (CP) Al nn Epost
eAF med dok Skjema Skjema eAFmed dok
nn
l
a rA
Sv
Mo ak
XML
Lik behandling
Løsning håndterer søknader
Prosesstø e uavhengig av hvilken løsning
søknad kommer fra
Digitalisering i praksis 3.september 2012 Arkivering/fagsystem 18

19. Dreie utviklingskapasitet fra realisering i
Al nn l etablering av løsning som stø er
CESP. Konsekvens at videre utvikling i Al nn
avventes
Cesp CR (CP) Al nn Epost
eAF med dok Skjema Skjema eAFmed dok
nn
Al
ar
Sv
Mo ak
XML
Lik behandling
Løsning håndterer søknader
Prosesstø e uavhengig av hvilken løsning
søknad kommer fra
Digitalisering i praksis 3.september Arkivering/fagsystem 19
2012

20. Kritiske suksessfaktorer
• Etabler ett godt målbilde før
plan for realisering lages
• God forankring og involvering
• Smidig og gradvis
gjennomføring
Digitalisering i praksis 3.september 2012 20

21. Digitalisering i praksis 3.september 2012 21