中小企業向けマイナンバー資料

1. マイナンバー制度における
企業の実務対応
フォームズ株式会社

2. マイナンバー制度における
企業の実務対応
マイナンバーを取得するタイミング

3. 対応を要する事務
■従業員に対して
→税務：源泉徴収票等の法定調書
→社会保険：健康保険組合・年金事務
所・ハローワーク等への
提出書類
■取引先に対して
→支払調書
■株主・出資者等に対して
→支払調書

4. 様式の変更例
■源泉徴収票 ■報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

5. “通知カード“ と ”個人番号カード“
通知カード 個人番号カード
作成・交付の手順 市町村が2015年10月から簡易書留で
送付
市町村に申請し、窓口で受領
・スマホでも交付申請可能
・発行手数料は無料
保有者 全員 申請手続を行った者のみ
個人番号の記載 表面に記載 裏面に記載
有効期限 なし 20歳以上10年、20歳未満5年
番号確認 ○ ○
身元（実在）確認 × ○
通知カード
番号確認はできるが
本人確認ができない

6. 個人番号の収集① 本人からの提供
本人 会社
行政
機関
本人確認
本人確認
番号確認 身元（実在）確認
個人番号カード －
通知カード or 住民票 運転免許証 or パスポート等（これらが困難である
場合には、健康保険証・年金手帳・公共料金の領
収証等を2つ組み合わせて確認する）
個人番号カード・通知カードの提出については
対面で提出を受ける場合は原本、郵送・メールで提出を受ける場合はコピー可

7. 個人番号の収集② 扶養家族からの提供
扶養
家族 会社
行政
機関
本人確認
従業員
本人確認
代理人本人
代理権の確認 番号確認 身元（実在）確認
・委任状
（法定代理人の場合は戸籍謄本、
続柄付き住民票等）
・本人の個人番号カード、通知
カード、住民票
・代理人の運転免許証、パス
ポート等

8. 扶養親族の本人確認が不要になる場合
■扶養控除等（異動）申告書
従業者に作成義務がある書類の扶養家族の個人番号については、会社は扶養親族の本人確
認が不要
扶養
親族 会社
行政
機関
本人確認
従業員
会社は本人（扶養家族）の
本人確認が不要
扶養家族の個人番号取得はこのタイミングがベスト！
扶養控除等（異動）申告書を税務署に提出するのは従業員
⇒会社を通して提出しているだけ

9. 扶養控除等（異動）申告書
従業者本人の個人番号→本人確認が必要
配偶者・扶養親族の個人番号→本人確認は不要

10. マイナンバー制度における
企業の実務対応
マイナンバー法と個人情報保護法

11. 特定個人情報
特定個人情報
特定個人情報
“特定個人情報“とは？
特定個人情報
個人情報
個人番号
特定個人情報ファイル
特定個人情報＝個人情報＋個人番号
例．氏名＋個人番号
特定個人情報ファイル
複数の特定個人情報を検索できるように保存した
もの
PC等を使用しなくても
紙媒体にインデックスをつけて検索しやすいようにファイリング
していれば「特定個人情報ファイル」になる

12. 特定個人情報に対する法律
特定個人情報
個人情報
個人番号
個人情報
個人番号
個人情報保護法：一般法
マイナンバー法：特別法
「特定個人情報」には
「個人情報保護法」と「マイナンバー法」が適用される
マイナンバー法に書かれていないことは
個人情報保護法に従う

13. 個人情報保護法
■利用目的の特定
→「源泉徴収票作成事務」
「健康保険・厚生年金保険届出事務」
のように明確に特定しなければならない
■利用目的の通知または公表
→従業者に対して利用目的を通知または
公表しなければならない
利用目的を通知・公表する方法として
社内LANにおける通知、利用目的を記載した書類の提示、就業規則
への明記などがある

14. 安全管理措置（個人情報保護法）
個人情報保護法：
個人情報取扱事業者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損
の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じ
なければならない
個人データの漏えいなどを
防止するための対策
委託先の監督
従業者の監督
データの正確性の確保
安全管理措置
とは？

15. マイナンバー法
■個人番号の利用範囲の制限
→役所に書面を提出する場面以外では
利用できない
■提供を求めることの制限
→役所に提出する書面を作成するため以外
に個人番号の提供を求めてはならない
■特定個人情報ファイルの作成の
制限
→役所に提出する書面を作成するため以外
の目的で作成してはならない
■提供の制限
→役所に提出する書面を作成するために
必要な限度で提供するとき以外に提供
できない
■収集・保管の制限
→役所に提出する書面を作成するため以外
に個人番号を収集・保管できない
例えば…
営業管理をするためのデータに
マイナンバーを利用する

16. 安全管理措置（マイナンバー法）
マイナンバー法：
個人番号及び特定個人情報を取り扱うにあたっては、安全管理措置を
講じなければならない
安全管理措置
とは？
Ａ）基本方針の策定 Ｂ）取扱規程等の策定
Ｃ）組織的安全管理措置 Ｄ）人的安全管理措置
Ｅ）物理的安全管理措置 Ｆ）技術的安全管理措置

17. マイナンバー法の罰則
行為 罰則
個人番号利用事務等に従事する者又は従事してい
た者が、正当な理由なく、個人の秘密に属する事
項が記録された特定個人情報ファイルを提供
4年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金又は
併料
上記の者が、不正な利益を図る目的で、個人番号
を提供又は盗用
3年以下の懲役若しくは150万円以下の罰金又は
併料
人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、又は、
財物の窃取、施設への侵入、不正アクセス等によ
り個人番号を取得
3年以下の懲役若しくは150万円以下の罰金
懲役4年：執行猶予のつかない実刑
マイナンバー法は個人番号の利用や提供に対して厳しい制限が設けられており、罰則も非
常に重い
※上記は主要なもの

18. 両罰規定
マイナンバー法：
従業者が、その法人の業務に関して違反行為をしたときは、その行
為者を罰するほか、その法人に対しても罰金刑が科される
企業として、行政または第三者機関に対して、以下を報告できるよ
うにしておく必要がある
・安全管理措置を講じている
・特定個人情報を取り扱う業務の記録を残している
万が一
違反行為が発生
したときに…

19. マイナンバー制度における
企業の実務対応
マイナンバー法に基づいて
安全管理措置を講じる

20. 講ずべき安全管理措置
中小規模事業者には
軽減措置あり
Ａ）基本方針の策定 Ｂ）取扱規程等の策定
Ｃ）組織的安全管理措置 Ｄ）人的安全管理措置
Ｅ）物理的安全管理措置 Ｆ）技術的安全管理措置

21. 取扱規程策定の前に…
■個人番号を取り扱う事務の範囲
を明確にする
■取り扱う特定個人情報の特定
■特定個人情報を取り扱う事務に
従事する従業員の特定

22. Ｂ）取扱規程の策定
管理段階ごとに取扱方法、責任者・事務取扱担当者、事務内容を定める
取得する
段階
利用を行う
段階
保存する
段階
提供を行う
段階
削除・廃棄
を行う段階
中小規模事業者における対応
■特定個人情報等の取扱等を明確にする
■事務取扱担当者が変更となった場合、確実な引継ぎを行い、責任ある
立場の者が確認する

23. Ｃ）組織的安全管理措置
ａ．組織体制の整備
ｃ．取扱状況を確認する手段の
整備
ｅ．取扱状況の把握及び安全管理
措置の見直し
ｂ．取扱規程等に基づく運用
ｄ．情報漏えい等事案に対応する
体制の整備

24. ａ.組織体制の整備
担当者以外がマイナンバーを取扱うことがないように、取扱責任者や事務
取扱担当者など担当者を明確にする
中小規模事業者における対応
■事務取扱担当者が複数いる場合、責任者と事務取扱担当者を区別する
ことが望ましい
総務部長
取扱責任者
総務部Aさん
取扱事務担当者
総務部Bさん 総務部Cさん
BさんとCさんは
マイナンバーを
取り扱っては
ならない
取扱事務担当者

25. ｂ.取扱規程等に基づく運用
規程に基づく運用状況を確認するため、利用実績を記録する
中小規模事業者における対応
■特定個人情報等の取扱状況の分かる記録を保存する
→特定個人情報を入手した日、源泉徴収票作成日などを業務日誌等に
記録する など
記録する項目
特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録
書類・媒体等の持出しの記録
特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況
（ログイン実績、アクセスログ等）の記録

26. ｃ.取扱状況を確認する手段の整備
特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段を整備する
取扱状況を確認するための記録
特定個人情報ファイルの種類、名称
責任者、取扱部署
利用目的
削除・廃棄状況
アクセス権を有する者
中小規模事業者における対応（ｂと同じ）
■特定個人情報等の取扱状況の分かる記録を保存する
→特定個人情報を入手した日、源泉徴収票作成日などを業務日誌等に
記録する など

27. ｄ.情報漏えい等事案に対応する体制の整備
情報漏えい等の事案の発生または兆候を把握した場合に、適切かつ迅速に
対応するための体制を整備する
中小規模事業者における対応
■情報漏えい等の事案の発生等に備え、従業者から責任ある立場の者に
対する報告連絡体制等をあらかじめ確認しておく
責任ある立場の者
事実関係の調査・原因の究明
影響を受ける可能性のある人への連絡
第三者機関や主務大臣などへ連絡
など・・・

28. ｅ.取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
特定個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改
善に取り組む
中小規模事業者における対応
■責任ある立場の者が、特定個人情報等の取扱状況について、定期的に
点検を行う
総務部長
取扱責任者
総務部Aさん
取扱事務担当者取扱事務担当者
他部署の従業者や
外部の人
定期的に監査

29. Ｄ）人的安全管理措置
ａ．事務取扱担当者の監督 ｂ．事務取扱担当者の教育
■特定個人情報等の取扱いに関する留意事項等について、従業者に定期的
な研修等を行う
■特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則に盛り込む
など
中小規模事業者における対応
特になし：上記の通りしなければならない

30. Ｅ）物理的安全管理措置
ａ．特定個人情報を取り扱う
区域の管理
ｃ．電子媒体等を持ち出す場合の
漏えい等の防止
ｂ．機器及び電子媒体等の
盗難等の防止
ｄ．個人番号の削除、機器及び
電子媒体等の廃棄

31. ａ.特定個人情報を取り扱う区域の管理
特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、「管理区域」及び「取
扱区域」を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる
中小規模事業者における対応
特になし：上記の通りしなければならない
管理区域
パーテーションを設置する・座席配置を工夫する など

32. ｂ.機器及び電子媒体等の盗難等の防止
管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体
及び書類等の盗難または紛失等を防止するために、物理的な安全管理措置
を講ずる
中小規模事業者における対応
特になし：上記の通りしなければならない

33. ｃ.電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止
特定個人情報等が記録された電子媒体または書類等を持ち出す場合、容易
に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、安全
な方策を講ずる
中小規模事業者における対応
■特定個人情報等が記録された電子媒体または書類等を持ち出す場合、パ
スワードの設定、封筒に封入し鞄に入れて搬送する等、紛失・盗難等を防
ぐための安全な方策を講ずる

34. ｄ.個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
■復元できない手段で削除または廃棄する
■削除または廃棄した記録を保存する
■委託する場合には、委託先が確実に削除または廃棄したことを証明書等
により確認する
中小規模事業者における対応
■復元できない手段で削除または廃棄する
■特定個人情報等を削除・廃棄したことを、責任ある立場の者が確認する

35. Ｆ）技術的安全管理措置
ａ．アクセス制限
ｃ．外部からの不正アクセス等の
防止
ｂ．アクセス者の識別と認証
ｄ．情報漏えい等の防止

36. ａ.アクセス制限
情報システムを使用して個人番号関係事務または個人番号利用事務を行う
場合、事務取扱担当者及び当該事務で取り扱う特定個人情報ファイルの範
囲を限定するために、適切なアクセス制限を行う
中小規模事業者における対応
■特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その危機を取り扱う事務取扱
担当者を限定することが望ましい
■危機に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制
御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定することが望
ましい

37. ｂ.アクセス者の識別と認証
特定個人情報等を取り扱う情報システムは、事務取扱担当者が正当なアク
セス権を有する者であることを、識別した結果に基づき認証する
中小規模事業者における対応（ａと同じ）
■特定個人情報等を取り扱う機器を特定し、その危機を取り扱う事務取扱
担当者を限定することが望ましい
■危機に標準装備されているユーザー制御機能（ユーザーアカウント制
御）により、情報システムを取り扱う事務取扱担当者を限定することが望
ましい

38. ｃ.外部からの不正アクセス等の防止
情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護
する仕組みを導入し、適切に運用する
中小規模事業者における対応
特になし：上記の通りしなければならない

39. ｄ.情報漏えい等の防止
特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信経路
における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる
中小規模事業者における対応
特になし：上記の通りしなければならない