2. Miðillinn 2010
- 2 - Stefán E. Hafsteinsson
Efnisyfirlit
Efnisyfirlit
1. Formáli............................................................................................................................................. 3
2. Umhverfi Miðilsins .......................................................................................................................... 5
2.1. Uppbygging Miðilsins .............................................................................................................. 5
2.2. Möppuskipulag........................................................................................................................ 5
3. Miðillinn búin til .............................................................................................................................. 7
3.1. Búa til forsíðu fyrir Miðlinn ..................................................................................................... 7
3.2. Vista glærur í Miðlinum........................................................................................................... 8
3.3. Tenging við önnur skjöl............................................................................................................ 8
3.4. Stjórnhnappur búin til ............................................................................................................. 9
3.5. Flóknari tengingar við skjöl, tengla og önnur gögn ............................................................... 11
4. Miðillinn tengdur við glærusýningar. ............................................................................................ 13
4.1. Búa til nýja glærusýningu ...................................................................................................... 13
4.2. Tenging við aðra glærur......................................................................................................... 14
4.3. Glærusýning með vikuskema ................................................................................................ 15
4.4. Aðgreina vikudaga á milli glæra ............................................................................................ 16
4.5. Að koma efninu fyrir á glærum ............................................................................................. 16
4.6. Opna möppur ........................................................................................................................ 17
4.7. Breyta stjórnhnöppun ........................................................................................................... 17
5. Skemmtilegi hlutinn....................................................................................................................... 18
5.1. Búa til myndavef.................................................................................................................... 18
5.2. Sniðugir tenglar ..................................................................................................................... 19
5.3. Afrita og líma myndir inn á glærur ........................................................................................ 20
5.4. Á ferð og flugi ........................................................................................................................ 21
5.5. Listin við að lita...................................................................................................................... 22
5.6. Stytta opnun Miðilsins........................................................................................................... 22
6. Lokaorð.......................................................................................................................................... 23
3. Miðillinn 2010
- 3 - Stefán E. Hafsteinsson
1. Formáli
Miðillinn er notendaviðmót sem er byggt
er frá út frá Powerpoint forritinu frá
Microsoft Office 2007. Flestir eru vanir
að nota Powerpoint til glærugerðar, en
hér verða kenndar nýjar aðferðir til að
nýta Powerpoint á vinnustöðum.
Tilgangurinn er að koma öllum helstu
upplýsingum um daglegan rekstur á einn
stað. Starfsmaðurinn getur því meðtekið
flókið magn upplýsinga en um leið vafrað
um það á einfaldan hátt. Á vissan hátt má
hugsa sér lítinn vef sem tengir sig við skjöl
á drifi tölvunnar. Einn af kostum
Miðilsins er að hann hjálpar þeim sem
eru ekki vanir tölvum að þreifa sig
áfram. Það getur skipt sköpun fyrir
vinnustaðinn að starfsmenn hafi gott
aðgengi að upplýsingum. Dýrmætur tími
starfsmanns nýtist betur og framlegðin
verður meiri. Annar af kostum Miðilsins
er að hægt er að koma upplýsingum á
framfæri án þess að vera að prenta þær
út. Með þessu getur sparast
umtalsverður prentkostnaður. Ekki má
gleyma að til þess að fá starfsfólk til að nýta Miðillinn þarf að tengja hann við einhverja
skemmtilega hluti líka. Það er mjög einfalt í sniðum og verður farið betur í gegnum þá vinnu í
skemmtilega hlutanum.
Til þess að handbókin nýtist sem best er
mikilvægt að hafa grunnþekkingu á
glærugerð. Hægt er að nálgast
kennsluefni í glærugerð á helstu
bókasöfnum landsins. Leiðbeiningarnar
sem verður farið yfir hér á eftir miðast við
að nemandinn hafi grunnþekkingu í
notkun Powerpoint 2007.
Miðillinn var tekinn í notkun í einum
búsetukjarna Reykajvíkurborgar árið 2007
4. Miðillinn 2010
- 4 - Stefán E. Hafsteinsson
með mjög góðum árangri. Miðillinn hefur gengið í gegnum miklar andlitslyftingar á síðustu
árum og er lesandanum gefinn kostur að skoða nokkrar útfærslur af Miðlinum. Með þessu er
verið að gefa lesandanum einhverja hugmyndir um útlit á Miðlinum.
Skýringamyndin hér að neðan er sýnir hvernig nálgun upplýsinga er yfirgripsmikil eftir
búsetukjörnum. Hægt er að nota skýringamyndina sem drög að því hvað maður vill hafa í
Miðlinum.
Áður en hafist er handa er mikilvægt að hafa eftirfarandi atriði í huga;
Taka til þau skjöl(word, excel, pdf) og upplýsingar sem eiga að vera í Miðlinum og
geyma þau undir eina möppu.
Ef vinnustaðurinn er með fleiri en eina vél á staðnum þá er mikilvægt að það sé
aðgangur að sameiginlegu drifi(t.d. S: drif) sem báðar tölvurnar geta tengst.
Að Microsoft Office 2007 sé uppsettur á tölvunni.
Íhuga hvað gætu starfsmenn haft hag í að leita að. Eru starfsmenn ávallt að leita
til þín að stöðluðum upplýsingum sem þú gætir hugsanlega sett í Miðilinn.
5. Miðillinn 2010
- 5 - Stefán E. Hafsteinsson
2. Umhverfi Miðilsins
2.1.Uppbygging Miðilsins
Til að skilja betur hvernig Miðillinn tengist öðrum gögnum er hægt að styðjast við skýringamyndina
hér fyrir neðan textan. Þegar notandinn setur Miðillinn í gang birtist forsíða Miðilsins sem leiðir
notandann í gegnum þær skrár sem eru á tölvunni eða tengla á vefnum. Guli reiturinn efst á
myndinni þar sem stendur „Miðillinn (byrja.ppsx)‘‘ og er forsíða Miðilsins. Í þeirri skrá er Miðillinn
búin til og hann tengdur við skrár sem eru geymdar á tölvunni.
2.2.Möppuskipulag
Það er mjög mikilvægt að hafa gott skipulag á gögnunum á sameignadrifi tölvunar til þess að sá sem
hannar og sér um að viðhalda Miðlinum hafi góða yfirsýn yfir það sem er í notkun hverju sinni. Ef það
kæmi fyrir að Miðillinn myndi ekki virka þá auðveldar það til muna fyrir starfsmann að hafa gegnsætt
skipulag á möppunum. Þar sem Miðillinn er byggður upp með það í huga að tengjast öðrum gögnum
á drifinu er nauðsynlegt að möppuskipulagið sé stílhreint áður en hafist er handa. Ákveða strax hvar
skrár og annað efni eigi að vera. Eldri skrár og upplýsingar sé jafn óðum tekið úr möppuskipulaginu og
geymt annarsstaðar. Kosturinn við að hafa gögnin í tvískiptu formi í stað þess að hrúa öllu í eina
möppu er umtalsverður. Í fyrsta lagi getur gagnamagnið vaxið svo um of að fína möppuskipulagið
endar sem einhver frumskógur. Gögn um flutta íbúa hanga inni og rugla nýtt starfsfólk. Betra er að
safna saman t.d. eldri einstaklingsáætlunum, vaktaplönum og skráninga blöðum í safnhaug sem er
geymdur á öðrum stað á drifinu og merkt eftir árafjölda.
6. Miðillinn 2010
- 6 - Stefán E. Hafsteinsson
Dæmi um uppsetningu á möppuskipulagi má sjá hér fyrirn neðan textan. Miðilinn(forsíðan) er
geymdur undir möppunni Miðilinn. Undir starfsmannamöppu eru síðan geymd öll skjöl sem eru tengd
Miðlinum. Þegar skrá er ekki lengur í notkun er gott að vista hana annars staðar.
Þegar eldri skjöl eru uppfærð stundum betra að vista skjalið á nýjum stað en að færa það. Með því að
opna skjalið, vista það undir nýju nafni á öðrum stað þá tapast ekki tengingin við Miðilinn. Síðan er
skjalinu lokað og eldra skjalið opnað að nýju og upplýsingarnar uppfærðar. Sum skjöl er flókin í
uppbyggingu og þá getur verið einfaldara að endurnýja tenginguna við uppfærða skjalið. Þetta er
eitthvað sem lærist með aukinni þekkingu á Miðlinum.
7. Miðillinn 2010
- 7 - Stefán E. Hafsteinsson
3. Miðillinn búin til
Í þessum kafla munum við búa til einfaldann Miðil. Þessi kafli er mjög mikilvægur því í honum er
Miðillinn hannaður frá grunni og tengdur við önnur skjöl.
Mikilvægt: Nauðsynlegt að stilla
Powerpoint til þess að Miðillinn virki
án vandræða. Með því að fara í Set
Up Slide Show undir Slide Show
flipanum opnast valmynd. Í þeirri
valmynd er smellt á punktin fyrir framan textan
,,Browsed at kiosk(full screen)‘‘ eða
svokallaðann búðarmáta. Þetta er gert til þess
að koma í veg fyrir að Miðillinn virki eins og
glærusýnins. Þótt að Powerpoint sé notað fyrri
glærusýningar, getum við með þessu litla
stillingaratriði breyti virkni Powerpoints. Núna
er t.d. ekki hægt að ýta á ,,space‘‘ á
lyklaborðinu til þess að fara yfir á næstu glæru.
Nauðsynlegt er að framkvæma þetta á þeim
tölvum sem Miðillinn er ætlð að keyra á.
3.1.Búa til forsíðu fyrir Miðlinn
1. Við byrjum á því að opna Powerpoint
forritið og hreinsa skjalið með því að
smella á Layout hnappinn sem er undir
Home og þar á Blank. En með þessu
hreinsum við vinnusvæðið þannig að
við erum tilbúin til að byrja sníða
Miðilinn eftir okkar þörfum.
2. Næsta skref er að búa til yfirskriftina á
Miðlinum. Gæti verið tildæmis heiti á
Búsetukjarna. Dæmi: ,,Búsetukjarninn
við Bugðusíðu‘‘. Við notum texta tólið
sem er líka staðsett undir Home
flipanum og lítur svona út --->
3. Næst skulum við búa til okkar fyrsta hnapp og smellum á
Insert flipann og veljum form úr Shapes. Það er mikið
úrval af formum þar inni en við skulum láta okkur nægja
einfalt ferkanntað form með rúnuðum hornum.
8. Miðillinn 2010
- 8 - Stefán E. Hafsteinsson
4. Við byrjum á því að búa til hnappinn og skrifa
,,Samskiptabók‘‘ inní hnappnum. Síðan er hægt að
velja útlit og liti á formið með því að smella á
Format flipann. Þar getið þið fundið ykkur lit,
breytt forminu á hnappinum og margt fleira eftir
ykkar hugmyndum.
5. Miðillinn gæti þá lítið út eins og myndin hér til
hægri sýnir. En þar hef ég notað hugmyndaflugið til að setja smá stíl á Miðilinn.
3.2.Vista glærur í Miðlinum
Þegar titill forsíðunnar er tilbúin þá er tími til kominn að
geyma forsíðuna á svokölluðu .ppsx sniði sem stendur
fyrir PowerPoint Show. Ekki er nauðsynlegt að skrifa
þessa endingu. Þegar sniðið er notað þá er nóg að
tvísmella á skránna og þá opnast Miðillinn reiðbúinn til
notkunnar. Hinsvegar ef þú vilt breyta einhverju í
Miðlinum þarftu fyrst að opna Powerpoint forritið og
fara í gegnum file-open valmyndina. Þetta er gert til þess
að þegar hinn almenni notandi sem opnar Miðilinn að
hann tilbúinn til notkunnar og enginn hætta sé á að rugla
í uppsetningunni. Þetta trikk getið þið líka notað þegar
þið eruð að búa til glærusýningu sem eiga að fara strax af
stað.
3.3.Tenging við önnur skjöl
1. Búum til Word skrá sem heitir
samskiptabok.docx og vistum
skránna á sama stað og Miðillinn
er geymdur.
2. Til að tengja Samskiptabókar
hnappinn sem við bjuggum til
áðan við skrár sem eru geymdar
er á drifinu er hægri smellt á hnappinn og valin
Hyperlink skipunin úr valmyndinni.
9. Miðillinn 2010
- 9 - Stefán E. Hafsteinsson
3. Þá opnast gluggi sem kallast
Insert Hyperlink. Þetta er
kunnulegur gluggi sem ætti
ekki að vefjast fyrir neinum. En
í honum velurðu skránna sem
á að opnast þegar smellt er á
hnappinn ,,Samskiptabók‘‘ og
ýtir síðan á ok.
4. Til að prófa hvort þetta virkar
er Miðilinn settur í glæruham með því að smella á
F5 hnappinn á lyklaborðinu eða Slide Show
hnappinn neðst niðri hægra meginn.
5. Þá er bara eftir að smella á Samskiptabókar hnappinn og athuga hvort skjalið opnist ekki. Ef
skjalið opnast þá hefur þetta heppnast hjá þér, ef ekki, þá þarftu að fara betur yfir skrefin hér
á undan aftur.
6. Til þess að fara úr glæruham er smellt á ESC hnappinn á lyklaborðinu.
3.4.Stjórnhnappur búin til
Í síðasta skrefinu áðan um hvernig eigi að tengja hnappa við skjöl. Við fórum úr glæruham með því að
smella á ESC hnappinn á lyklaborðinu. Núna er ætlunin að sýna þér hvernig þú getur búið til
stjórnunarhnapp sem gerir svipaða hluti þ.e.a.s. loka miðlinum. Til þess að þurfa ekki að búa til sama
hnappinn á hverja glæru fyrir sig er nauðsynlegt að fara í Slide Master ham. Þar er boðið upp á að
breyta núverandi útliti eða breyta
því. Í næstu skrefum ætlum við að
bæta við ,,hætta‘‘ .
1. Til að komast í Slide Master
ham þarf að smella á view
flipann og síðann á Slide Master hnappinn.
2. Um leið og smellt er á hnappinn tekur forritið á sér aðra
mynd. Vinstra megin eru glærusnið sem hægt er að breyta.
Dæmi: Ef þú breytir einu glærusniði, þá breytast allar
glærurnar sem þú ert með í glærusýningunni. Áður en þú
setur hnappinn inn þá er nauðsynlegt að skrolla upp og velja
efsta glærusniðið sem kallast ,,Slide Master Title‘‘. Það er
auðveld að greina Titil glærusniðið frá öðrum sniðum því
það er ávallt efst uppi og stærra en öll hin glærusniðin.
10. Miðillinn 2010
- 10 - Stefán E. Hafsteinsson
3. Núna ertu tilbúin til að setja inn ,,hætta‘‘ stjórnhnappinn. Til
þess að setja hnappinn inn, þarftu að smella á Insert flipann og
velja Action Button: Custom. Þegar þú hefur smellt á hnappinn
þarftu að smella og draga músina á skjáborðinu og búa til
hnappinn. Þegar því er lokið birtist valmyndin ,,Action
Settnings,, Það eina sem þú þarft að gera þar er að smella á
punktinn fyrir framan þar sem stendur Hyperlink to: og velja í
fellivalistanum þar fyrir neðan End Show skipunina og síðan á
ok.
4. Þá getum við farið að snúa okkur að hnappinum og skrifað inn í hnappinn ,,hætta‘‘ velja t.d.
rauðan lit frá format flipanum. Því næst þurfum við að setja hnappinn neðst niðri í hægra
horninu. Stærð hnappsins fer eftir smekk, þó ekki of stóran.
Með því að endurtaka skref 3 getum við búið til fleiri stjórnhnappa. Förum í gegnum skrefið aftur, þar
til komið er að ,,Action Settnings‘‘ valmyndinni. Í stað þess að velja End Show veljum við First Slide
og smellum síðan á ok. Á þeim hnappi skulum við skrifa ,,heim‘‘ velja ljósbláan lit og setja hann neðst
niðri í vinstra horninu svo enginn hætta sé á að rekast óvart í ,,hætta‘‘ hnappinn.
5. Til að prófa virkni hnappanna er nauðsynlegt að vista skjalið og loka Powerpoint forritinu
með því að fara í Exit. Rétt áður en við gerum það er gott að vita hernig farið er úr
SlideMaster ham. En það er gert með því að smella á Slide Master flipann og síðan er
hnappur lengst til hægri sem ber nafnið Close Master View. Núna er hægt að tvísmella á
skránna byrja.ppsx sem er væntanlega vistuð undir slóðinni S:Miðillinnbyrja.ppsx og þá
ætti Miðillinn að opnast í allri sinni dýrð. Þá er um að gera að prófa virkni hnappanna.
,,Heim‘‘ hnappurinn sýnir örugglega enginn viðbrögð.
Aukaæfingar: Hægt er að búa til tengingu við hvaða hlut sem er í Powerpoint. Prófið að setja nota
Hyperlink skipunina t.d. á texta, ljósmyndir o.s.frv.
11. Miðillinn 2010
- 11 - Stefán E. Hafsteinsson
3.5. Flóknari tengingar við skjöl, tengla og önnur gögn
Núna munum við endurtaka skrefin hér á undan og stoppa og staldra við á valmyndunum og útskýra
þau betur. Sýnt verður hvernig hægt er að tengja ýmsar gerðir skjala og búa til tengla beint á vefinn.
Tilgangurinn með þessu er að stýra notendann inn á starfstengd
gögn og vefsíður sem tengjast starfseminni.
1. Ef við opnun skjalið byrja.ppsx þá ættum við að fá skjal
sem lítur út svipað og hér til hægri. Við hefjum leikinn
með því að búa til tengingu við hnappinn Vefir
Reykjavíkurborgar.
2. Eins og í skrefunum hér á undan þá er hægri smellt á
hnappinn og hyperlink skipunin valin.
3. Þá birtist upp valmynd ætti
að vera orðin kunnuleg. Í
reitnum þar sem stendur
Address: skal skrifa inn
eftirfarandi vefslóð:
,,http://www.reykjavik.is‘‘
og smella síðan á ok.
4. Til að prófa hnappinn er
smellt á F5 á lyklaborðinu
og síðan smellt á Vefir
Reykjavíkurborgar.
5. Ef allt gengur upp ætti að opnast vefur Reykjavíkurborgar í vafranum
Ný glæra búin til.
1. Búðu til nýja glæru með því að smella á New Slide. Velja síðan Layout og þar á eftir Title
Only. Allir þessir hnappar eru undir Home flipanum.
2. Þá er kominn texta titils reitur sem við getum skrifað ,,Íbúar‘‘. Við skulum ekki hafa áhyggjur
af útlitinu strax því við getum breytt því seinna. Þið tókuð kannski eftir því að á nýju glærunni
eru ,,heim‘‘ og ,,hætta‘‘ takkarnir. Nú skulum við snúa okkur aftur að fyrstu glærunni og fylgja
skrefunum hér á eftir.
Tengja hnappinn Íbúar við nýju glæruna sem við bjuggum til í síðasta skrefi.
1. Hægri smelltu á hnappinn Íbúar og veldu Hyperlink skipunina. Þá opnast valmyndin Insert
Hyperlink sem er okkur kunnuleg.
12. Miðillinn 2010
- 12 - Stefán E. Hafsteinsson
2. Smellt er á hnappinn
Place in This Document
og þá er valin linkurinn
Íbúar undir Slide Titles.
3. Áður en við smellum á
ok skulum við staldra við
og skoða þessa valmynd
aðeins. Áðan skírðum við
eina glæruna Íbúar.
Nafnið fylgir glæruinn og
því nytsamlegt að gefa þeim nafn þegar notaðar eru margar glærur er gott að skýra þær. Ef
við viljum ekki hafa textan á glærunni þá færum við textaumgjörðina af skjánum. Þannig
getum við búið til hnappa sem vísa á vissar glærur og sent notandann fram og aftur. En nú
skulum við smella á ok.
4. Prófum Miðillinn með því að smella á F5 á lyklaborðinu. Núna ætti hnappurinn íbúar að virka
og stjórnhnappurinn heim ætti að flytja okkur á forsíðu Miðilsins.
5. Muna að vista skjalið áður en við hættum.
Núna höfum við lært grunninn í Miðlinum. Gott er að æfa sig í að búa til fleiri hnappa. Allt það sem
við eigum eftir að læra verður byggt á því sem við höfum lært í þessum kafla. Þess vegna skiptir miklu
máli að ná góðum tökum ,,Hyperlink‘‘ skipunninni því hún kemur mjög oft fyrir.
13. Miðillinn 2010
- 13 - Stefán E. Hafsteinsson
4. Miðillinn tengdur við glærusýningar.
Stjórnendur geta búið til glærusýningu í stíl við forsíðu Miðilsins til að fræða starfsmenn og tengt
hann við forsíðu Miðilinn. Dæmi um það væri t.d. að búa til dagskipulag með vikdögum þar sem
hægt er að flakka á milli daga og skoða upplýsingar tengdar einhverjum degi. Hentar mjög vel þegar
er unnið við staðlaðar upplýsingar sem ekki eru oft uppfærðar.
Mikilvægt: Það er mikilvægt að áður en við höldum áfram að hönnun á forsíðu Miðilsins sé helst
tilbúin. Þá er ég að tala um þær viðbætur sem við gerðum í kafla 4.4. Það er í lagi að bæta hnöppum
við seinna en það getur verið þrautinni þyngri að samræma útlit þegar glærupakkarnir eru orðnir
margir.
4.1.Búa til nýja glærusýningu
Í staðinn fyrir að búa til nýja glærusýningu frá grunni er betra að vista forsíðu Miðilsins(byrja.ppsx)
aftur undir nýju nafni og þá losnaður maður við að búa til alla stjórnhnappanna á ný. Séreinkenni og
útlitsbreytingar sem við höfum gert á forsíðunni afritast sjálfkrafa yfir.
1. Byrjum á því að vista byrja.ppsx skjalið upp á nýtt undir nafninu skipulag.ppsx og vista það
undir sömu möppu og byrja.ppsx er geymd.
2. Við breytum textanum ,,Búsetukjarninn við Bugðusíðu‘‘ og skrifum í staðinn Dagsskipulag
með flotta græna letrinu.
3. Næst er farið í Slide Master eins og í kafla 4.4 og hnappnum hætta er eytt og hnappurinn
heim er gefið nýtt nafn ,,til baka‘‘.
4. Næst hægri smellum við á hnappinn heim og veljum Edit Hyperlink skipunina og veljum End
Show í staðinn fyrir First slide. smellum síðan á ok og förum úr SlideMaster ham.
5. Afhverju gerum við þetta? Til að skilja betur hvers vegna við gerum þetta er gott að að lítayfir
skýringamyndina hér fyrir neðan. Á forsíðu Miðilsins eru tveir stjórnhnappar, heim og hætta.
Í hinum glærupakkanum sem við skýrðum skipulag.ppsx er aðeins einn hnappur sem heitir til
baka en hefur sömu virkni og hætta hnappurinn. Þetta er gert til þess að loka Dagskipulags
glærusýningunni og þá birtist forsíðan aftur.
14. Miðillinn 2010
- 14 - Stefán E. Hafsteinsson
4.2.Tenging við aðra glærur
Núna skulum við opna skjalið byrja.ppsx og búa til nýjan hnapp. Til að
hnappurinn sé eins og hinir hnapparnir er mjög sniðugt að velja t.d. einn
hnapp(Vefir Reykjavíkurborgar), halda Ctrl takkanum inni á lyklaborðinu
og draga síðan hnappinn(Vefir Reykjavíkurborgar) með músarbendlinum
niður með skjánum og sleppa síðan. Þannig getum við búið til eftirlíkingu
af öðrum hnöppum.
1. Endurskýra nýja hnappinn ,,Dagskipulag‘‘
2. Til þess að tengja hnappinn við glærusýninguna skipulag.ppsx
byrjum við á að hægri smella á hnappinn. Eins og glöggir lesendur
hafa eflaust tekið hefur Hyperlink skipunum fjölgað. Við ætlum
hinsvegar að velja Edit Hyperlink skipunina.
Valmyndin Edit Hyperlink ætti
að vera okkur sýnileg. Við veljum
Current Folder, ef það er ekki
þegar valið,og smella á skjalið
skipulag.ppsx og síðan auðvitað
á ok.
3. Til að prófa hvort
hnappurinn virkar er
nauðsynlegt að vista
báðar glærusýningarnar og loka Powerpoint forritinu. Síðan opna My Computer og finna
byrja.ppsx skjalið ræsa það. Prófa síðan að smella á hnappinn Dagskipulag.
15. Miðillinn 2010
- 15 - Stefán E. Hafsteinsson
4.3. Glærusýning með vikuskema
Hér verður kennt hvernig á að búa til glærusýningu
með vikudögum. Hægt verður að smella á milli
vikudaga og þannig flakka á milli daganna á
einfaldan hátt.
1. Við byrjum á því að opna skjalið
skipulag.ppsx
2. Við búum til sjö hnappa sem skal skýra
mánudagur, þriðjudagur o.s.frv.
3. Til að spara tíma, þá býr maður til einn hnapp og klárar að
gera allar þær útlitsbreytingar á honum. Síðan velur maður
hnappinn með einu músarsmelli, heldur Ctrl takkanum og
Shift takkanum á lyklaborðinu inni og dregur hnappinn og
sleppir síðan. Gerir þetta sex sinnum. Þá gæti skjalið litið
svona út.
4. Til þess að hafa jafnt bil á milli hnappanna skal velja alla
hnappanna með því að draga með músinni yfir þá alla.
Velja Home flipan og síðan Arrange takkann. Þá birtist
valmynd sem ætti að skýra sig sjálf. Velur þar Distribute
Vertically.
5. Næst skulum við búa til nýjar glærusíður með því að smella
á New Slide undir Home flipanum og búa til sjö Title and
Content glærusíður.
6. Skýrum þessar sjö glærusíður eftir vikudögum með því að
skrifa vikudaginn þar sem stendur ,,Click to add title‘‘.
Næst skulum við tengja hnappanna við
glærusíðurnar. Hægri smellum á
mánudags hnappinn og veljum Hyperlink
skipunina. Smellum á Place in this
Document hnappinn í
valmyndaglugganum. Þá ættu að birtast
vikudagarnir. Við veljum ,,Mánudagur‘‘ og
smellum síðan á ok.
7. Í Skrefi númer sjö endurtökum við fyrir fyrir alla hnappanna.
8. Áður en við förum höldum áfram í skref númer 9 þá þurfum við að vera 100% hvar við viljum
hafa hnappanna á öllum glærusíðunnum. Við skulum laga hnappanna til og koma þeim fyrir
þar sem þeir eiga að vera.
16. Miðillinn 2010
- 16 - Stefán E. Hafsteinsson
9. Í þessu skrefi skulum við velja alla hnappanna og smella á copy undir home flipanum. Velja
síðan eina glæru t.d. mánudagur og smella á paste. Þetta gerum við við allar glærurnar.
10. Vistum glærusýninguna og prufukeyrum hana með því að smella á F5 á lyklaborðinu.
Væntanlega ættirðu að geta vafrað um glæruna og lokað henni með því að smella á hætta.
Núna er mál að fylla glæruna með þeim upplýsingum sem þú vilt koma á framfæri.
4.4. Aðgreina vikudaga á milli glæra
Til þess að geta greint á milli hvaða glæra er virk hverju sinni er hægt að breyta um lit eða setja glóa á
hnappinn sem er virkur hverju sinni.
1. Veljið glæruna ,,Miðvikudagur‘‘og
smella á hnappinn Miðvikudagur.
Veljið Format flipann og breytið
útlitið á hnappinum. Veljið t.d.
annann lit og miðlungs glóa.
2. Setjið svo glærusýninguna aftur í
gang með F5 takkanum á
lyklaborðinu og skoðið afraksturinn
3. Þetta er hægt að gera á hverri
glæru fyrir sig þannig að notandinn
geti verið handviss hvaða glæra er
valin hverju sinni.
4.5.Að koma efninu fyrir á glærum
Á glærunni skipulag.ppsx er texta umgjörðin annaðhvort yfir eða undir hnöppunum með
vikudögunum. Til að þurfa ekki að laga það á hverri glæru fyrir sig er hægt að nota Slide Master til að
laga þetta á örskotstundu á öllum glærunum í einu.
1. Opnið skipulag skipulag.ppsx og smellið
á view flipann og síðan á slide master
takkann.
2. Við skulum síðan velja fyrstu glæruna
(Office Theme Slide Master) og færa
texta umgjörðina þannig að glæran líti út
eins og hér til vinstri.
3. Förum úr Slide Master ham og skoðum
afraksturinn.
4. Núna ætti textinn ekki að fara yfir hnappanna sem eru á glærunni.
17. Miðillinn 2010
- 17 - Stefán E. Hafsteinsson
4.6. Opna möppur
Að beina notendanum að möppum á drifinu þar sem hægt er að velja úr ýmsum skrám getur verið
sniðug leið til að gera möppuna sýnilegri.
1. Við byrjum á því að búa til möppu undir miðlinum sem heitir Fræðsluefni
2. Opnum byrja.ppsx skjalið með því að opna Powerpoint forritið fyrst og fara síðan í Open.
3. Búum til nýjan hnapp sem heitir Fræðsluefni. Hægri smellum á hnappinn og veljum Hyperlink
skipunina. Þá birtist valmynd svipuð og þessi. Veljum Existing File or Web Page -> Current
Folder og loks möppuna Fræðsluefni með því að smella einu sinni á möppu heitið. síðan á ok
4. Til að prófa hvort þetta virkar er Miðilinn settur í glæruham með því að smella á F5 hnappinn
á lyklaborðinu eða Slide Show hnappinn neðst
niðri hægra meginn.
5. Þetta trix er hægt að nota ef starfsstaðurinn er
með eitthvað vinnusvæði sem stjórnendur vilja að starfsmenn kynni sér.
4.7. Breyta stjórnhnöppun
Í nýja glærushowinu eru hnapparnir ,,heim‘‘ og ,,hætta‘‘ á sínum stað. Til þess að breyta ,,hætta‘‘
stjórnhnappnum í ,,til baka‘‘ sem væri eðlilegra þurfum við að gera eftirfarandi
1. Förum í SlideMaster í View flipanum og veljum fyrstu glæruna.
2. Tvísmellum á textan ,,hætta‘‘ og skrifum þess í stað ,,til baka‘‘
3. Breytum litnum á hnappnum í bláan með því að velja flipan format og velja þar bláan lit
4. Veljum síðan SlideMaster flipan og smellum á Close SlideMaster hnappinn.
5. Setjið svo glærusýninguna aftur í gang með F5 takkanum á lyklaborðinu og skoðið
afraksturinn
6. Best er að vista öll skjöl, loka og starta byrja.ppsx
18. Miðillinn 2010
- 18 - Stefán E. Hafsteinsson
5. Skemmtilegi hlutinn
Sýnt er hvernig hægt er að framkvæma sniðuga hluti og setja þá inn í Miðilinn. Þetta er mikilvægur
kafli í ljósi þess að það skiptir miklu máli að hafa hluti sem ekki eru endilega vinnutengdir, en hafa þó
jákvæð áhrif á vinnunna.
5.1.Búa til myndavef
Það hefur oft verið vandamál að koma myndum af ferðalögum, starfsdögum og öðrum viðburðum á
framfæri á vinnustöðum. Powerpoint er með innbyggt kerfi til að útbúa mynda albúm. Síðan þegar
mynda albúmið er tilbúið er einfalt mál að tengja hana við Miðilinn með því að styðjast við kafla 4.4.2
1. Við búum til algjöra nýja glærusýningu með því að
smella Office hringinn í vinstra horninu efst uppi og í
New og síðan New Photo Album.
2. Á þeirri valmynd getið þið valið myndir og dreift þær
á glærurnar. Ekki er ætlunin að fara nákvæmlega í
öll stillingaratriðin en ég mæli með að þið prófið
ykkur áfram.
3. Þegar þið eruð komnar með ljósmyndirnar á
glærurnar er nauðsynlegt að minnka gæði
myndanna til þess að skjalið verði ekki of þungt. Þá
smellið þið á eina ljósmyndina í skjalinu. Veljið
Format flipan og veljið hnappinn lengst til vinstri á
skjánum sem heitir Compress Pictures. Undir þeirri
valmynd er valinn Options... takkinn og þá birtist
önnur valmynd þar sem þarf að haka við Screen.
Sem þýðir að allar ljósmyndirnar í skjalinu verða
settar í lærri gæðahlutföllum. Þetta hefur lítil áhrif
á útlit myndanna, nema ef við ætlum að prenta skjalið.
4. Til að setja mynda albúnið í flottan búning er tilvalið að velja Design flipan og velja eitthvað
flott útlit og liti.
5. Þegar skjalið er tilbúið þá er nauðsynlegt að vista það sem Powerpoint Show og loka því
síðan.
6. Síðan er hægt að setja inn á forsíðunni á Miðilinn nýjan hnapp sem heitir Mynda albúm og
tengja þann hnapp við glæruna. Ef ætlunin er að hafa mörg myndaalbúm tengd Miðlinum er
betra að útbúa nýja glæru og hafa hnappanna þar inná. Muna síðan að tengja einn hnapp frá
forsíðu inn á þeirri glæru.
19. Miðillinn 2010
- 19 - Stefán E. Hafsteinsson
5.2. Sniðugir tenglar
Veraldarvefurinn er stór og mikilvægt er að beina notendum Miðilsins inn á starfstengdar síður strax í
upphafi. Gott dæmi um starfstengdar síður eru vefirnir;
http://www.skafl.is – Upplýsingar um alþjóðlega flokkunarkerfi (ICD-10, NANDA, ICF)
http://www.lyfjabokin.is – Handhægar upplýsingar um öll lyf á Íslandi.
http://www.matseld.is – Gómsætar uppskriftir á skotstundu.
http://www.ja.is – Símaskráin
http://www.ja.is/sms - Senda SMS
http://innri.reykjavik.is – Innri vefur Reykjavíkurborgar
Í næstu skrefum ætlum við að búa til tengil frá forsíðu Miðilsins sem vísar á aðra glæru í byrja.ppsx.
Það er nóg að hafa þá skrá opna.
1. Við búum til nýjan nýja glæru með því að fara í New Slide -> Title
Only. Ef að glæran birtist fyrir ofan íbúa glæruna, þá er hægt að færa
hana niður með því að draga glæruna. Við skýrum glæruna ,,Sniðugir
tenglar‘‘ með því að smella á ,,Click to add title‘‘.
2. Við veljum fyrstu glæruna(forsíðuna) og veljum hnappinn Vefur
Reykjavíkurborgar og afritum hann. Límum hann síðan aftur á
glæruna ,,Sniðugir tenglar‘‘.
3. Síðan afritum við hnappinn nokkrum sinnum á glærunni sjálfri og
röðum þeim á glærunna. Gott er að styðjast við kafla 4.3 hvernig er
best að afrita hnappa og raða þeim.
4. Þegar búið er að koma öllum hnöppunum fyrir á skjánum þá þarf að
hægri smella á einn hnapp í einu, velja Hyperlink eða Edit Hyperlink
og skrifa inn netslóðina hnöppunum. Þetta gerum við fyrir alla
hnappanna. Fínt að nota tenglanna sem eru gefnir upp hér að ofan.
5. Því næst förum við á forsíðuna(glæru nr 1) og veljum hnappinn Vefir
Reykjavíkurborgar og hægri smellum á hann. Veljum Edit Hyperlink
skipunina og síðan smellum á Place
in This Document hnappinn og
veljum síðan glæruna sem á að
tengja hnappinn við. Smella síðan á
ok.
6. Breytum nafninu á hnappnum í
,,Sniðugir Tenglar‘‘
7. Nú væri best að vista allar opnar
glærusýningar og loka Powerpoint forritinu. Opna My Computer og leita uppi og ræsa
byrja.ppsx. Athuga hvort allar tengingar virki rétt, leiðrétta ef þörf er á.
20. Miðillinn 2010
- 20 - Stefán E. Hafsteinsson
5.3.Afrita og líma myndir inn á glærur
Stundum langar okkur til að setja inn myndir, merki eða hluta af texta
af einhverju skjali með öðru letri inn í glæru. Print Screen hnappurinn á
lyklaborðinu tekur afrit af skjánum. Þannig að allt sem þú ert með opið
á skjáborðinu þegar þú smellir á Print
Screen tekur hún afrit af því og geymir það
í minninu. Til að ná myndinni úr minninu
geturðu smellt á Paste(Líma) hnappinn í
öllum Office hugbúnaðinum.
1. Opnum Internet Explorer og förum inn á http://www.gedhjalp.is og smellum síðan á Print
Screen hnappinn.
2. Opnum Powerpoint og þar í gegn skulum við opna byrja.ppsx skjalið.
3. Smellum á Paste takkann og þá ætti að birtast heimasíðan gedhjalp.is inn á forsíðunni.
4. Við smellum á myndina, ef hún er ekki þegar valin, förum í Format flipan og veljum þar Crop
skipunina. Síðan kroppum við myndina þar til Geðhjálpar merkið verður aðeins sýnilegt og
smellum til hliðar.
5. Þótt við séum búin að kroppa myndina og við
sjáum hana ekki alla, þá er hún samt þarna í heild
sinni og veldur því að skráarstærðin er stærri en
hún þarf að vera.
6. Til þess að losna við það þurfum við að fylgja eftir
ýtarlegum leiðbeiningum í kafla 5.1 skref 3 Það
sem skiptir mestu máli að það sé hakað við ,,Delete
cropped areas of Pictures‘‘.
21. Miðillinn 2010
- 21 - Stefán E. Hafsteinsson
5.4.Á ferð og flugi
Til að lífga upp á Miðillinn er hægt
að hreyfa myndir og texta á glæru.
Þó ber að passa sig að ofnota ekki
þennann fítus. Ef nýjungar er
settar inn í Miðilinn er gott að hafa
hreyfingu eða litabreytingu á texta til að fanga
athygli notenda.
1. Opnum Powerpoint og þar í gegn skulum
við opna byrja.ppsx skjalið.
2. Smellum á Text Box undir Insert flipanum
og bætum við texta hægra megin við
hnappinn Sniðugir Tenglar og skrifum
,,nýlega uppfært...‘‘
3. Smellum næst á Animation flipan og
Custom Animation takkann fyrir
neðan.
4. Hægra megin birtist pallborð og til að
virkja það veljum við textan sem við
bjuggum til í skrefi 2. Veljum Smellum
síðan á takkan Add Effect -> Emphasis ->
More Effects...
5. Á valmyndinni sem opnast er hægt að velja
ýmsar breytur og með því að smella einu
sinni á breyturnar fáum við að sjá sýnishorn
á því hvernig breyturnar virkar á textan sem
við völdum. Veljum breytuna Brush On
Color og smellum á ok.
6. Til að stilla breytuna þrufum við að velja
breytuna á pallborðinu. Þá getum við breytt
litnum, hraða og hvernig breytan byrjar.
Breytum stillingunum í
Start: After Previous
Color: þú ræður
Speed: Very Slow
7. Til að skoða útkomun
Miðilinn settur í
glæruham með því að
smella á F5 hnappinn
á lyklaborðinu.
22. Miðillinn 2010
- 22 - Stefán E. Hafsteinsson
5.5. Listin við að lita
Með því að nota sjálfgefnu litina í Powerpoint er hægt að breyta öllum
litunum í einu með því að velja litaskema.
1. Opnum Powerpoint og þar í gegn skulum við opna byrja.ppsx
skjalið.
2. Smellið á Design flipan og síðan á Color hnappinn.
3. Með því að renna músinni yfir litaúrvalið sem í boði er ættu
litirnir í skjalinu að breytast samfara því.
5.6. Stytta opnun Miðilsins
Þegar Miðillinn er nánast tilbúin er hægtað búa til styttingu inn á
Miðilinn með ,,shortcut‘‘ frá skjáborðinu.
1. Opnið My Computer og finnið skjalið byrja.ppsx
2. Haldið ,,Alt‘‘ hnappinum á lyklaborðinu inni og dragið skjalið yfir
á skjáborðið. Lítil píla neðst í hægra horninu ætti að vera yfir íkoninu meðan þið dragið það
og á íkoninu sjálfu á skjáborðinu.
3. Gefið hægri smellið á nýja íkonið á skjáborðinu og veljið rename og gefið styttingunni nafnið
,,Opna Miðillinn‘‘.
4. Einnig er hægt að velja Properties skipunina ef þið hægri smellið á íkonið og velja flipan
shortcut og smella á hnappinn change icon.
5. Þá opnast valmynd með fullt af íkonum sem þið getið valið og þannig hægt að greina Miðilinn
frá öðrum íkonum á skjáborðinu.
23. Miðillinn 2010
- 23 - Stefán E. Hafsteinsson
6. Lokaorð
Þekking sem þessi handbók hefur upp á að bjóða má líkja við verkfæri. Þegar þið hafið lært að nota
þessi verkfæri getið þið byggt upp upplýsingamiðil á ykkar vinnustað. Verkfærin hafa lengi verið til en
notkun þeirra óljós. Handbókin er ætluð til að leyfa ykkur að byggja og sníða Miðil frá ykkar
sjónarmiðum. Þið fáið tækifæri til að koma upplýsingum áleiðis til allra starfsmanna en ekki bara á
milli stjórnenda. Það vita flestir stjórnendur að starfsmönnum og íbúum líður vel þegar skipulag er á
hlutunum og upplýsingaflæði er gott. Miðillinn býr til skipulag í kringum flókið magn upplýsinga. Með
því að hafa Miðil í tölvunni verður hún að vinnutæki í stað afþreyingartækis. Uppsettur Miðill í tölvu
hjálpar við að handleiða starfsmenn inn á fræðslu og hugmyndafræði tengda vinnustaðnum.
Með von um að þið hafið gagn og gaman af handbókinni,
Stefán E. Hafsteinsson
Velferðarsvið
