Liiketoiminta ja tiedonhallintaprosessien kehittäminen

1. Liiketoiminta –ja tiedonhallintaprosessien kehittäminen

2. Henkilölle työsopimus
Esimies + HR
Työsopimus
•
Suku + etunimet
•
Hetu
•
Osoite
•
Aloitus pvm
•
Työsuht muoto
•
Toimipaikka
•
Tehtävänimike
•
Esimies
ITC-välineet tilaaminen
Esimies
IT käyttöoikeuksien tilaaminen
Esimies
Käyttöoikeustilaus
•
Nimi
•
Työsuht. muoto
•
Työntekijätyyppi
•
Tehtävänimike
•
Henkilönumero
•
Toimipaikka
•
Esimies
•
Osastonimi
•
PERUSROOLIT?
ULK
Puhelimet, käyntikortit jne. tilaus
Esimies
ULK
Yhteystietojen julkaiseminen
HR
ULK
Kulku- oikeudetja avainten tilaaminen
Esimies
ULK
Käyttö- oikeuksien avaaminen
Pää- käyttäjä
ULK
ITC-työväli- neidenluovutus
Tieto- hall.
Työhöntulo- tarkastus
ULK
Täytetään sähköinen henkilö- perustietolomake
HR tiedot
•
Hlö perustiedot, Äidinkieli, Siviilisääty, Tilitiedot, Koulutus, Työhistoria, Aloitus pvm, Yksikkö, Osasto, Kustannuspaikka, Toimipaikka, Esimies, Palkkatiedot
Esimies, henkilö
Henkilölle käyttöoikeus työterveys- palveluille
HR
ULK
ULK
Kenen toimesta tieto syntyy ja milloin?
Mikä on yhteistä ja läpileikkaavaa tietoa koko prosessin kannalta?
Mitä tietoa käytetään uudelleen prosessissa?
Mitä tietoa välitetään ulkoisiin prosesseihin?
IAM
IAM
Ydintiedon prosessin maadoitus toimintaprosessiin
•Tiedonhallintaprosessia ei voi tunnistaa ilman operatiivista prosessia
•Operatiivinen prosessi paljastaa mikä osa käsiteltävästä tiedosta on keskeistä ydintietoa ja millä tiedon osalla on arvoa toiminnan näkökulmasta

3. Esimerkki integroidusta prosessikuvauksesta kuntasektorilla
(Lähde: KPK THH ICT-liiketoimintasuunnitelma, 2010)
Vastuu?
Omistajuus?
3

4. 2.2.1 Myyntilaskutus
2.2.2 Asiakaslaskun
suoritus
2. tason prosessi
Työnkulku
Yrityksen pääprosessialue
3. taso, aliprosessi
2.1 Myynti asiakkaalle
2.2 Myyntilaskun hallinta
2.3 Asiakassuhteiden hallinta
Ydintieto työnkulussa
Tarkista
asiakastieto, validoi kelpoisuus (ALV, Maksutilanne, jne…)
Tarkista/
täydennä
asiakkaan
attribuutit
raportointiin
Tunnista myyty palvelu
Tarkista kustannus-ja tuloutusrakenne
Varmenna asiakkaaseen
Liittyvä tili / vastatilija sen oikeellisuus
omaan raportointiraken- teeseenliittyen
Liiketoiminta-arkkitehtuurista informaatioarkkitehtuuriinEsimerkki: Myyntilaskutusprosessi
1 Toimita tuotteita ja palveluita
2 Hankintatoiminta
3 Taloushallinto
Tarkista laskutuskypsyys
Tarkista
Laskun sisältö
Tarkista laskun/laskurivien attribuutit/dimensiot sisäisen ja ulkoisen raportoinnin kannalta
Muodosta lasku myynnin perusteella
Myyntilaskun tiliöinti
Tilit
Tuote attribuutit
Asiakas-
attribuutit
Palvelu / tuote
Asiakas
Tarkista
Toimitus-tai
sopimustieto
Tarkista/
täydennä
tuotteen /palvelun
attribuutit
raportointiin

5. Reskontra
Tiedonhallinnan prosessit Esimerkki: Myyntilaskun tiliöinti reskontraan
Tarkista laskun detaljit
Kirjaa lasku tilille ja vastatilille
Tilien tunnistus
Tieto- vastuul- linen
Tiedon omistaja
Järjes- telmä/
IT-operaa- tiot
Luo tilin ydintiedot
Määrää omistaja
Lähetä tarkastukseen
Toteuta tarvittavat muutokset
Jaa uusi ydintieto toimintoihin ja järjestelmiin
Hyväksy operatiiviseen käyttöön
Funktionaalinen tarkistus (liiketoiminnan kannalta)
Tarkistus ettei ole duplikaattia (heuristisesti)
Tarkista muoto ja sisältö
Onko vastaavaa tiliä eri tiedoilla?
Luo uudet tili / tilit
K
E
E
K
Selvitä käytettävä tili ja vastatili
Ongelma?
K
E
Luo tili- integraatio- säännöt

6. Liiketoimintaprosessien kautta…

Ymmärretään käytettävä informaatio (palvelu, asiakas,toimittaja etc.), ja informaationsaannin puutteet -informaatioarkkitehtuuri

Tunnistetaan roolit, jotka osallistuvat informaation synnyttämiseen, muokkaamiseen tai käyttämiseen
Tiedonhallinta integroidaan osaksi liiketoimintaprosesseja…

Tuotetaan tiedon tiedonhallintakonseptiyhteiseksi toimintamalliksi

Esim. tärkein tieto tuotteesta ota tulisi jakaa kaikille ->ydintietostandardi ”Tuotteelle”

Tuotetaan (ydin)tiedonhallintaprosessitjotka mahdollistavat yhdenmukaisen ja luotettavan informaation luomisen ja ylläpidon.

Varmistetaan että tiedonhallintaprosessitovat todellisuudessa integroituneet osaksi liiketoimintaprosesseja

Tuotetaan toimintamallit sekä –ohjeet yhteisen ydintiedon synnyttämiselle, muokkaamisellle ja käyttämiselle (data management koko elinkaarelle)

Tuetaantiedonhallintaprosesseja IT-kyvykkyydelläjoka automatisoi toimintaprosessia mahdollisimman pitkälle
LUOTETTAVAA INFORMAATIOTA
LIITETTYNÄ OPERATIIVISEEN TOIMINTAAN
=
Liiketoimintaprosessien ja tiedonhallintaprosessien integraatio
+
6

7. Aiempi esimerkki: Tiedon selektiivinen laadunhallinta
Yrityksen toimintaketjut
Kustan- nukset
Kapasiteetti- varaukset
Tilaus- vahvistukset
Laskut
Kaikki Asiakkaat
Kaikki Toimittajat
Tarjoukset
Tilaukset
Tuotanto
Talous
Hinnat
Kapasiteetti- varaukset
Tilaus- vahvistukset
Laskut
Kustan- nukset
Kapasiteetti- varaukset
Tilaus- vahvistukset
Laskut
TOP 10 Asiakkaat
TOP 10 Toimittajat
Tarjoukset
Tilaukset
Tuotanto
Talous
Hinnat
Kapasiteetti- varaukset
Tilaus- vahvistukset
Laskut
Vs.
Suuri
•
Tuotevarianssi
•
Tilausvarianssi
•
Tuotantovarianssi
•
Tietomassa
Rajattu
•
Tuotevarianssi
•
Tilausvarianssi
•
Tuotantovarianssi
•
Relevantti tietomassa

8. Esimerkki: Tiedon selektiivinen laadunhallinta -saavutetut hyödyt
Laatukriteeri
Kattavuus:
Kaikki tuotetieto
Kattavuus:
Vain arvokas tuotetieto
Laajuus
Virheet
Laajuus
Virheet
Tuotteillatulee olla osto-ja myyntiyksiköt, konversiokertoimineen
12568
2960
2712
22
Tuotteillatulee olla tuotetiedoissa brutto-ja nettopainot yksikköineen
12568
3920
2712
269
Tuotteillatulee olla verotustietoja varten ALV-%tieto ja EU-tullikoodi vientitilastointia varten
12568
1210
2712
398
YHTEENSÄ
12568
8090
2712
689
Kokonaismäärästä 64% 6%

9. Tehdäänkö oikeita asioita?
Tehdäänkö asiat oikealla tavalla?
Tehdäänkö asiat laadukkaasti?
Syntyykö todellista hyötyä?
”Kello” ydintiedon kehityshankkeiden arviointiin
•
Onko kehitystyö ydintietoalueella strategian mukaista?
•
Onko odotetut tulokset suhteessa kustannuksiin ja riskitasoon?
•
Mitä vaikuttavuus-ja asiakashyötyjä tavoitellaan?
•
Onko arkkitehtuurit ja ”yhteensopivuus” huomioitu?
•
Onko riippuvuudet muuhun kehittämiseen tunnistettu?
•
Mitkä ovat kehitystyössä keskeiset yhteensopivuuden tarpeet ja miten ne on suunniteltu ratkaistavaksi?
•
Onko kehitystyössä mukana osaava ja riittävä resursointi?
•
Onko kehityshankkeessa tarkoituksenmukainen ohjaus-ja hallintamalli?
•
Miten tarvittavaa osaamista kehitetään tai hankitaan?
•
Onko tavoiteltavista hyödyistä yhteinen käsitys? Vai osaoptimoidaanko?
•
Onko hyötyjen realisointi suunniteltu ja vastuutettu? Miten tulos heijastuu tosielämän tekemiseen?
9

10. Ota sidosryhmät mukaan kehitystyöhön
Toimittaja
Asiakas
Organisaatio
Pääprosessit
Tukiprosessit
Liiketoimintaprosessien ulottuvuus

11. Kysymyksiä? ja Vastauksia!
www.spartaconsulting.fi
Sparta Consulting Oy
jari.arvidsson@spartaconsulting.fi –040 558 6862
sakari.sanaksenaho@spartaconsulting.fi –041 538 7797