Tps(stok)

1,593 views

Published on

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
1,593
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
546
Actions
Shares
0
Downloads
21
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Tps(stok)

  1. 1. PEKELILING PERBENDAHARAAN (PP) BIL. 5 TAHUN 2009 TATACARA PENGUR USAN STOR KER AJAAN (TPS) Bahagian Kawalan dan Pemantauan Perbendaharaan Malaysia
  2. 2. TUJUAN PP BIL. 5 TAHUN 2009Memperkemas dan memantapkan PeraturanPengurusan Stor Kerajaan Meliputi:- Bab A Penerimaan Bab B Merekod Stok Bab C Penyimpanan Bab D Pengeluaran Bab E Pemeriksaan Bab F Keselamatan dan Kebersihan Bab G Pelupusan Bab H Kehilangan Dan Hapus Kira
  3. 3. TANGGUNGJAW PEGAW PENGAW AB AI AL(a) Memastikan Organisasi Stor di bawah kawalan Bahagian/ Seksyen/ Unit Pengurusan Aset Kem/ PTJ. Jab/(b) Menentukan ‘Pegawai khusus’ melaksanakan pengurusan Stor Pusat Dan Stor Utama. Bagi Stor Unit berasaskan bebanan tugas dan pegangan stok.(c) Memastikan lokasi Stor ditempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan dan mesra pelanggan.(d) Memastikan (i) Kajian keperluan menyimpan stok dilakukan (ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang sehingga simpanan stok berlebihan.
  4. 4. PERANAN DAN TANGGUNGJAW PEGAW PENGAW AB AI ALe) Meluluskan Pindahan Stok selepas pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi di bawah kawalan Kem/ PTJ yang sama. Jab/) Memberi kelulusan penyimpanan Stok maksimum melebihi 12 bulan bagi barang import. (g) Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam mesyuarat JKPAK dan JPKA. (h) Meluluskan hapus kira kekurangan stok.
  5. 5. TANGGUNGJAW PEGAW PENGAW AB AI AL(i) Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya. (i) Laporan Kedudukan Stok (KEW .PS-13) (ii) Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor (KEW .PS-14) (iii) Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW .PS-15) (iv) Laporan Tahunan Verifikasi Stor (KEW .PS-16) (v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW .PS-20) (vi) Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok (KEW .PS-22)
  6. 6. TANGGUNGJAW KETUA JABATAN AB Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan Pengurusan Stor diuruskanmengikut tatacara seperti berikutnya; (a) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok. (b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Storkepada JKPAK. (c) Meluluskan Pelarasan Stok di Penyata Pelarasan Stok. (d) Mengesyorkan Pindahan Stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan/pemeriksaan/verifikasi di bawah kawalan Kem/ PTJ. Jab/ (e) Melantik pegawai-pegawai untuk Pemeriksaan Stok. (f) Melantik pegawai pemeriksa pelupusan Stok Bernilai Rendah. (g) Memberi perhatian keselamatan dan kebersihan stor.
  7. 7. KANDUNGAN TPS PENDAHULUAN BAB H BAB AKEHILANGAN & P ENERIMAAN HAP US KIRA BAB G BAB B P ELUP US AN TPS MEREKOD S TOK BAB F BAB C KES ELAMATAN/ P ENYIMP ANAN KEBERS IHAN BAB E BAB D P EMERIKS AAN P ENGELUARAN
  8. 8. PENDAHULUANTPS ialah tatacara bagi menguruskan Stor Kerajaanmeliputi:Bab A : PenerimaanBab B : Merekod StokBab C : PenyimpananBab D : PengeluaranBab E : PemeriksaanBab F : Keselamatan dan KebersihanBab G : PelupusanBab H : Kehilangan Dan Hapus Kira
  9. 9. BAB APENERIMAAN
  10. 10. BAB A - PENERIMAAN“Pegawai Penerima” ialah pegawai yang diberitanggungjawab oleh Ketua Jabatan untuk menerima danmengesahkan aset yang diperolehi.“Pegawai Bertauliah” ialah pegawai yang memilikikepakaran dalam bidang tertentu.
  11. 11. BAB A - PENERIMAANObjektif Penerimaan:(a) Memastikan setiap barang stor diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan.(b) Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.(c) Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan.
  12. 12. PERATUR PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL AN(a) Semua barang-barang hendaklah diterima melalui Stor.(b)Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati spesifikasi.(c) Pemeriksaan dan pengesahan teknikal hendaklah dilakukan pegawai Kerajaan yang berkelayakan bersama Pegawai Stor bila perlu.
  13. 13. PERATUR PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL AN(d) Langkah-langkah yang perlu diambil semasa menerima barang: - memastikan barang diterima secara fizikal beserta dokumen. - semak butiran dalam dokumen. (LO, Invois, Dokumen Kontrak Kad Jaminan, Nota Pembungkusan, Perakuan Kualiti, Surat Jaminan)
  14. 14. PERATUR PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL AN- memastikan barang diterima diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta oleh Pegawai Penerima dan disaksikan oleh pegawai lain sebelum disahkan penerimaan.- mengesahkan kuantiti sebenar diterima di atas pesanan rasmi, sistem elektronik atau apa-apa dokumen bagi tujuan pembayaran.
  15. 15. PERATUR PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL ANSekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan sertamerta maka dokumen dicatat atau dicop“ Diterima dengan syarat ianya diperiksa, dikira, diukur, ditimbang dan diuji”.
  16. 16. PERATUR PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL AN(e) Penerimaan barang dari pembekal hendaklah menggunakan Borang Terimaan Barang-Barang (KEW .PS-1)(f) Borang KEW .PS-1 disediakan oleh Pegawai Penerima dan diperakukan Pegawai Pengesah.(g) KEW .PS-1 disediakan 3 salinan oleh Stor Pusat atau Stor Utama. 1 salinan kepada BBKA untuk direkodkan dalam Kad Kawalan Stok, 1 salinan ke Bhg Simpanan untuk direkodkan di Kad Petak dan 1 salinan ke Bhg Terimaan untuk rujukan.
  17. 17. PERATUR PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL AN(h) Bagi Stor Unit, penerimaan barang daripada pembekal direkodkan terus di Kad Petak.(i) Borang Laporan Terimaan Barang (KEW .PS-2) hendaklah digunakan jika terdapat kerosakan, kurang, lebih dan tidak mematuhi spesifikasi.
  18. 18. PERATUR PENERIMAAN DARIPADA PEMBEKAL AN(j) Pegawai Penerima hendaklah menyemak Pesanan Rasmi serta Nota Hantaran daripada pembekal dan mencatat rujukan penerimaan.(k) KEW .PS-2 disediakan 2 salinan dan ditandatangani oleh Pegawai Penerima. Salinan pertama dikemukakan kepada pembekal dan salinan kedua disimpan untuk rujukan Stor.
  19. 19. PERATUR PENERIMAAN ANP ENERIMAAN BARANG MUDAH TERBAKAR/KIMIA Pegawai Penerima memastikan; Semua barang-barang mudah terbakar atau bahan-bahan kimia hendaklah terus ke stor khas bahan mudah terbakar atau stor bahan kimia.
  20. 20. BAB BMEREKOD STOK
  21. 21. BAB B – MEREKOD STOK OBJEKTIF JENIS-JENIS REKODREKOD KOMPONEN/ALAT GANTI YANG BOLEH GUNA MEREKOD STOK BUTIRAN MAKLUMAT REKOD MELALUI SISTEM PENEMPATAN KAD PETAK TATACARA MEREKOD
  22. 22. Objektif Merekod Stok Mengetahui kedudukan stok dalam simpananMemastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat Membolehkan keadaan stok diketahui Mengawal paras stok
  23. 23. MEREKOD STOK J ENIS -J ENIS REKODPegawai Stor hendaklah merekod stok menggunakan;(a) Kad Kawalan Stok (KEW .PS-3) - Untuk Stor Pusat dan Stor Utama - Berwarna Putih(b) Kad Petak (KEW .PS-4) - Untuk Stor Pusat, Utama dan Unit - Berwarna Hijau• Semua Kad boleh dicetak sendiri dengan menggunakan format yang sama.
  24. 24. MEREKOD STOK BUTIRAN MAKLUMATKad Kawalan Stok (Bahagian A); - Mempunyai maklumat-maklumat mengenai stok. - Maklumat mengenai pembelian/ terimaan bagi setiap suku tahun. - Maklumat mengenai keluaran setiap suku tahun. - Maklumat mengenai terima/keluaran setiap tahun.Kad Kawalan Stok (Bahagian B); - Mempunyai maklumat transaksi stok yang dikemaskini setiap masa.
  25. 25. MEREKOD STOK P ENEMP ATAN KAD P ETAK• Semua Kategori Stor hendaklah mempunyai Kad Petak.• Kad Petak hendaklah ditempatkan di dalam Stor bersama dengan Stok.• Kad Petak bagi stok bahan kimia, mudah terbakar, sejuk beku hendaklah disimpan di tempat yang berasingan.
  26. 26. MEREKOD STOK TATACARA MEREKOD S TOKKad Kawalan Stok dan Kad Petak hendaklah digunakanUntuk merekod setiap satu item sahaja.No Kad (Kad Kawalan Stok/ Petak) hendaklah berturutan.Penerimaan barang hendaklah direkodkan dengan pendakwat merah dan pengeluaran dengan pen berwarna hitamatau biru di Kad Kawalan Stok dan Kad Petak.
  27. 27. MEREKOD STOK TATACARA MEREKOD S TOK• Satu senarai Daftar Kad Kawalan Stok (KEW .PS-5) hendaklah disediakan apabila merekod stok.• Pindaan atau pemadaman tidak dibenarkan. Sekiranya ada pembetulan langkah berikut perlu di patuhi; - angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan - angka betul ditulis dibahagian atas angka asal - pembetulan ditandatangani ringkas oleh Pegawai Stor
  28. 28. MEREKOD STOK P ENGGUNAAN REKOD MELALUI S IS TEMSistem merekod/ melapor secara elektronikHendaklah mematuhi peraturan seperti berikut; - format yang sama digunapakai - dikemaskini dan dicetak dari semasa ke semasa
  29. 29. BAB CPENYIMPANAN
  30. 30. PENYIMPANAN OBJ EKTIF P ENYIMP ANANStor hendaklah mengamalkan konsep 5s(sisih, susun, sapu, seragam, sentiasa amal)Amalan ini hendaklah dilaksanakan secara terusmenerus supaya stok tidak mudah rosak, senangdikeluarkan dan penggunaan ruang yang optimum.
  31. 31. PENYIMPANAN S US UN ATURRuang Stor digunakan sepenuhnya denganmengutamakan faktor keselamatan, kemudahanpengeluaran dan kekemasan stor.Susun atur stor yang sistematik dan praktik dapatmembolehkan aktiviti stor berjalan lancar, selamat,mudah dan menjimatkan masa.
  32. 32. PENYIMPANAN LOKAS I DAN LETAKAN S TOKLokasi stok diwujudkan bagi tujuan memudahkanpenyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan denganmematuhi perkara berikut; (a) Carta Lokasi perlu disediakan/ dikemaskini (b) Lokasi stok hendaklah direkodkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak
  33. 33. PENYIMPANAN LOKAS I DAN LETAKAN S TOKStor hendaklah mengamalkan Letakan Stok TetapStor juga boleh mengamalkan Letakan StokSementara dalam keadaan berikut; (a) Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan (b) Stok baru diterima, belum disusun (c) Ruang yang terhad sebab kuantiti, ukuran dan beratLetakan stok sementara hendaklah diberi tanda pengenalan,perihal stok bagi tujuan memudahkan penyimpanandan pengeluaran
  34. 34. PENYIMPANAN BARANG-BARANG MUDAH TERCERAIStok yang mudah tercerai hendaklah;(a) Dimasukkan ke dalam bekas standard(b) Disimpan mengikut bilangan/ unit bagi memudahkan pengeluaran(c) Barang tercerai yang tidak boleh dibungkus hendaklah disusun dengan kemas
  35. 35. PENYIMPANAN S TOK BERTARIKH LUP UTPenyimpanan stok bertarikh luput seperti berikut;1. Pegawai Stor hendaklah memberitahu pegawai pembeli supaya mengarahkan pembekal/pembuat melabelkan ‘Tarikh Luput’ stok.2. Tarikh Luput hendaklah dicatat di kotak, bekas, bungkusan bertujuan memudahkan Pegawai Stor mengenalpasti dan memantau.3. Tag Biru dikepilkan pada Kad Kawalan Stok dan Kad Petak (M ra h Ja m bu). e
  36. 36. PENYIMPANAN S TOK BERTARIKH LUP UT4. Sistem MDKD hendaklah dilaksanakan.5. Label MDKD (KEW .PS-8) hendaklah dilekatkan dikotak/bekas, jika sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan.6. Sistem MDKD tidak terpakai sekiranya terdapat yang masuk kemudian tetapi tarikh luputnya lebih awal daripada stok yang masuk dahulu.
  37. 37. PENYIMPANAN S TOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKARM elabel1. Bekas bahan kimia dan mudah terbakar mesti diberi tanda pengenalan secukupnya.2. Tanda pengenalan hendaklah dilabel dengan terang dan tidak mudah padam.3. Pelabelan hendaklah dilabelkan dengan menunjukkan jenis kandungan dan langkah keselamatan yang perlu dipatuhi.4. Bahan kimia yang berlainan jenis disimpan secara berasingan.
  38. 38. PENYIMPANAN S TOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKARM enyim pan5. Semua bahan kimia dan mudah terbakar dalam bentuk cecair, gas, hablur, serbuk, menghakis serta melecur hendaklah disimpan di stor yang berasingan lengkap dengan alat pencegah kebakaran dan bantuan kecemasan.6. Semua jenis asid atau cecair yang boleh terjejas wapnya hendaklah dielak daripada tersentuh disimpan ditempat selamat/ dialas/ mudah dilihat bertujuan mencegah tindakbalas.
  39. 39. PENYIMPANAN S TOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKARM enyim pan7. Minyak petrol, diesel dalam kuantiti banyak disimpan jauh dari stor serta jika perlu di dalam tangki bawah tanah.8. Stok barang keselamatan (peluru, bahan letupan, dan seumpamanya perlu ditempatkan ditempat berasingan yang mempunyai ciri-ciri keselamatan mengikut arahan berkuatkuasa.
  40. 40. PENYIMPANAN S TOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKARMengendali9. Membuka, membungkus, mengangkut dan memunggah stok bahan kimia/ mudah terbakar hendaklah dilakukan berhati-hati.10. Cecair mudah meruap hendaklah disimpan di dalam bekas bertutup rapat kerana mudah terbakar, tersejat, keras jika terdedah udara (a s tilin, hid ro g e n, nitro g e n, s p irit, p e tro l d ll).
  41. 41. PENYIMPANAN S TOK BAHAN KIMIA DAN MUDAH TERBAKARMengendali 1. Bahan mudah terbakar disimpan di tempat yang kering, mempunyai peredaran udara, jauh dari api atau air kerana mengeluarkan gas memabukkan/ mudah terbakar(ka ls ium ka rbid , be rilium , ka ls ium fo s ta t d ll)2. Bahan kimia seperti ka ls ium klo rid a , s o d a a p i, kup rum s ulfa t, a m m o nia klo rid a d ll disimpan ditempat kering, peredaran udara, dingin kerana jika terkena air akan mengeluarkan bahang panas. Platform kayu digunakan untuk mengalas bekas tersebut.
  42. 42. BAB CPENGELUARAN
  43. 43. PENGELUARAN KEBENARAN P ENGELUARAN S TOKPengeluaran stok di semua stor hendaklah mendapat kebenaran Pegawai Stor atau pegawai yang diberi kuasa oleh Ketua Jabatan.
  44. 44. PENGELUARAN S IS TEM MAS UK DAHULU KELUAR DAHULUPengeluaran stok hendaklah mengikut sistem MDKDDengan memastikan stok yang diterima dahulu dapatDikeluarkan dahulu. istem yang cekap, teratur dapat mengelakkan; - pengeluaran tanpa kebenaran - pengeluaran yang tidak mengikut kuantiti dipesan - stok yang lama disimpan tidak dikeluarkan
  45. 45. BAB D - PENGELUARAN P ENGELUARAN BARANG GUNAHABISBarang Gunahabis adalah barang yang ‘kerap guna’ tau mudah rosak atau mudah haus atau tidak konomi dikesan satu persatu atau aturan manual enggunaan yang dikeluarkan terus kepada pengguna.Dikeluarkan untuk bekalan;Pejabat/makmal/asrama/latihan/domestik/bengkel/Dapur/pembedahan/pertanian/penyelidikan/pameran/ eselamatan dan seumpamanya.
  46. 46. BAB D - PENGELUARAN BARANG-BARANG GUNAHABISeperti;lat pengira/pendrive/gunting/stepler/alatan bengkel/arum/tabung uji/parang/pisau/alatan pembedahan/latan pemutar/bahan pameran/tali/wayar/cadar/ostum/tuala/gelas/sudu/garpu/bakul sampah/an seumpamanya.Penggunaan stok/ barang gunahabis diguna berulang ali atau sekali guna bagi tujuan gunasama,walau bagaim anapun ianya adalah dikawal)
  47. 47. PENGELUARAN KAWALAN KELUAR-MAS UK BARANG GUNAHABIS1. Barang Gunahabis yang dikeluarkan bagi tujuan guna sama hendaklah disimpan semula setelah selesai penggunaannya.2. Borang Kawalan Keluar-Masuk barang gunahabis hendaklah disediakan sendiri oleh Kem/ PTJ Jab/ sebagai rekod penggunaan.Sekiranya barang ini tidak boleh digunakan atau tidakdiperlukan maka hendaklah dijual secara sisa ataubarang terpakai.
  48. 48. BAB EPEMERIKSAAN
  49. 49. PEMERIKSAAN P ENDAHULUAN1. Pemeriksaan hendaklah dijalankan dari semasa ke semasa untuk mengenalpasti kelemahan yang menyebabkan stok rosak/usang/luput tempoh/ berlebihan/berkurangan dan sebagainya supaya tindakan susulan dapat diambil.
  50. 50. PEMERIKSAAN P ENDAHULUAN2. Pemeriksaan dilaksanakan kepada 3 jenis iaitu; (A) Pengiraan Stok (B) Pemeriksaan Stok (C) Verifikasi Stor
  51. 51. PEMERIKSAAN (A) P ENGIRAAN S TOK1. Pengiraan Stok hendaklah dilaksanakan di semua stor iaitu Stor Pusat/Stor Utama/Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun. Pegawai Stor adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan Pengiraan Stok.
  52. 52. PEMERIKSAAN P ENGIRAAN S TOK. Ketua Jabatan hendaklah memastikan Pengiraan Stok mematuhi perkara berikut; (a) Pegawai Stor hendaklah melaksanakan pengiraan stok apabila berlaku transaksi penerimaan dan pengeluaran bagi memastikan baki stok fizikal sentiasa tepat dengan rekod. (b) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi di Kad Petak dan ditandatangani serta ditarikh oleh Pegawai Stor.
  53. 53. PEMERIKSAAN (B) P EMERIKS AAN S TOK1. Pemeriksaan Stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama.2. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai- pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa.
  54. 54. PEMERIKSAAN (B) P EMERIKS AAN S TOK3. Pemeriksaan Stok yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut; (a) pemeriksaan sekali (1) setahun ke atas semua stok 100% mulai Oktober tahun semasa. (b) tiada sebarang transaksi dibenarkan semasa pemeriksaan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa.
  55. 55. PEMERIKSAAN (B) P EMERIKS AAN S TOK ) Satu garisan merah hendaklah dibuat pada akhir transaksi Kad Kawalan Stok dan ditandatangani serta ditarikhkan oleh Pegawai Pemeriksa setelah pemeriksaan dilakukan.d) Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan dalam Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW .PS-14)
  56. 56. PEMERIKSAAN (B) P EMERIKS AAN S TOK(e) KEW .PS-14 tersebut hendaklah disimpan untuk disemak dan disahkan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor.(f) Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok. (bagi stok lebih/kurang yang ditem dengan ui dilaksanakan oleh P egawai S m tor elalui Penyata P elarasan Stok)
  57. 57. PEMERIKSAAN (C) VERIFIKAS I S TOR1. Verifikasi stor hendaklah dilaksanakan selepas Pemeriksaan Stok oleh Pegawai Pemeriksa di Stor Pusat dan Stor Utama.2. Verifikasi Stor dilaksanakan sekali (1) setahun sebelum berakhir pada 31 Disember setiap tahun.
  58. 58. PEMERIKSAAN (C) VERIFIKAS I S TOR3. Tujuan Verifikasi Stor adalah seperti berikut; (a) mengesahkan ketepatan rekod/stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah tepat dengan baki di Kad Kawalan Stok. (b) memastikan pelarasan stok diambil tindakan.
  59. 59. PEMERIKSAAN (C) VERIFIKAS I S TOR(c) Memastikan stok lebih/usang/tidak boleh guna/ rosak/tidak bergerak/hampir luput tempoh diambil tindakan pelupusan.(d) Memastikan stok kurang/susut disebabkan dipotong ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya diambil tindakan hapus kira.
  60. 60. PEMERIKSAAN (C) VERIFIKAS I S TORe) melengkapkan semua maklumat dan mengesahkan KEW .PS-14 (Laporan Pemeriksaan/ Verifikasi Stor).) melaporkan pengurusan stor secara keseluruhan iaitu organisasi stor, kawalan stok, penerimaan, merekod, penyimpanan, pengeluaran, pengiraan/ pemeriksaan/ verifikasi, keselamatan/ kebersihan, pelupusan, kehilangan/ hapus kira dan nilai stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW .PS-15).
  61. 61. PEMERIKSAAN P ELANTIKAN P EMVERIFIKAS I S TOR. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah/ Timbalan Ketua Pengarah Jabatan adalah bertanggungjawab melantik pegawai-pegawai yang sesuai untuk menjalankan Verifikasi Stor.
  62. 62. PEMERIKSAAN P ELANTIKAN P EMVERIFIKAS I S TOR2. Tempoh Pelantikan Pemverifikasi Stor dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun.
  63. 63. PEMERIKSAAN KEANGGOTAAN P EMVERIFIKAS I S TOR1. Pemverifikasi stor hendaklah terdiri daripada; (a) sekurang-kurang 2 orang ahli. (b) pegawai tidak bertugas di stor yang diverifikasi. (c) pegawai mempunyai pengetahuan serta pengalaman dalam pengurusan stor. (d) pegawai Kumpulan Pengurusan/Profesional serta Kumpulan Sokongan 1/setaraf.
  64. 64. PEMERIKSAAN TUGAS -TUGAS P EMVERIFIKAS I S TOR1. Pemverifikasi stor hendaklah membuat lawatan ke Stor Pusat/Utama berasaskan kepada jadual/ program yang disediakan.2. Pemverifikasi stor hendaklah menyemak semua Stok yang disenaraikan di KEW .PS-14 dan melengkapkan serta mengesahkan butiran maklumat seterusnya mengemukakan kepada Ketua Jabatan.
  65. 65. PEMERIKSAAN TUGAS -TUGAS P EMVERIFIKAS I S TOR3. Pemverifikasi stor hendaklah mengira dan merekod baki fizikal stok serta mengesahkan ketepatan rekod dengan Kad Kawalan Stok.4. Menentukan tiada transaksi semasa verifikasi dilaksanakan.5. Menyediakan KEW .PS-15 (Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor dan kemukakan kepada Ketua Jabatan.
  66. 66. PEMERIKSAAN TANGGUNGJ AWAB KETUA J ABATAN1. Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas syor pindahan, hapus kira dan pelarasan stok di KEW .PS-14 seperti berikut; (a) syor pindahan dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan. (b) syor pelupusan/hapus kira dengan merujuk Bab G dan Bab H. (c) syor pelarasan stok (kurang/lebih) sebab silap pengiraan diluluskan.
  67. 67. PEMERIKSAAN TANGGUNGJ AWAB KETUA J ABATAN2. Menyemak, mengesah, mengesyor penambahbaikan dan mengemuka KEW .PS-14/ KEW .PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.3. Mengambil tindakan ke atas syor Pegawai Pengawal di KEW .PS-15.4. Melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.
  68. 68. PEMERIKSAAN P ELARAS AN S TOK1. Pegawai stor hendaklah mengambil tindakan pelarasan stok berlebihan/berkurangan disebabkan silap pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi stor dengan menggunakan Penyata Pelarasan Stok KEW .PS-17.2. Ketua Jabatan hendaklah meluluskan Pelarasan Stok di KEW .PS-17.
  69. 69. PEMERIKSAAN P ELARAS AN S TOK3. Pegawai stor hendaklah merekod teransaksi pelarasan stok di ruang Terima bagi stok lebih atau di ruang Keluar bagi stok kurang pada Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak serta ditandatangani.
  70. 70. PEMERIKSAAN TANGGUNGJ AWAB URUS ETIA P ENGURUS AN AS ET1. Urusetia Pengurusan Aset hendaklah menyemak KEW .PS-14, KEW .PS-15.2. Menyediakan KEW .PS-16 untuk perakuan dan tandatangan Pegawai Pengawal.3. Mengemukakan KEW .PS-15 dan KEW .PS-16 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
  71. 71. BAB FKESELAMATAN DAN KEBERSIHAN
  72. 72. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN P ERATURAN1. Keselamatan dan Kebersihan Stor hendaklah sentiasa diberi perhatian oleh Ketua Jabatan dengan mematuhi Arahan Keselamatan Kerajaan.2. Stor hendaklah mempunyai sistem kawalan keselamatan yang sesuai dan berkesan dalam mengawal stor/stok terpelihara.3. Stor hendaklah dihindarkan bahaya banjir, bahang matahari dan ancaman makhluk perosak.
  73. 73. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN P ERATURAN4. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan ruang pejabat yang sesuai bagi Pegawai Stor dan lokasinya berhampiran dengan stor.5. Stor hendaklah mempunyai sistem peredaran udara seperti pemasangan alat penghawa dingin, exhaust fan atau kipas.
  74. 74. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN P ERATURAN6. Stor hendaklah digunakan untuk menyimpan stok barang-barang belum guna dan tidak dijadikan tempat penyimpanan barang rosak, usang dan sebagainya.7. Penyelenggaraan stor dan stok hendaklah dilaksanakan dari semasa ke semasa.
  75. 75. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KAWALAN KES ELAMATAN S TOR1. Bangunan stor seberapa boleh ditempatkan secara berasingan daripada bangunan lain untuk mewujudkan sistem keselamatan yang sempurna dan berkesan.
  76. 76. KESELAMATAN DAN KEBERSIHAN KEBERS IHAN1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan stor sentiasa bersih supaya kualiti stor terjamin.2. Kawalan pencegahan serangga perosak hendaklah dilaksanakan secara berkala.
  77. 77. BAB GPELUPUSAN
  78. 78. PELUPUSAN P ENDAHULUAN1. Pelupusan hendaklah dilaksanakan ke atas stok yang didapati rosak, luput, tidak boleh guna, tidak diperlukan, tidak bergerak, melebihi keperluan dan disyorkan selepas pengiraan/ pemeriksaan/verifikasi stor.
  79. 79. PELUPUSAN P ELUP US AN S TOK BERNILAI RENDAH2. Ketua Jabatan hendaklah melantik dua (2) orang pegawai untuk memeriksa stok yang hendak dilupuskan.3. Pegawai pemeriksa adalah dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau Kumpulan Sokongan 1 atau yang setaraf.4. Pegawai pemeriksa yang dilantik adalah tidak terlibat dalam menguruskan stok berkenaan.
  80. 80. PELUPUSAN LAP ORAN TAHUNAN P ELUP US AN S TOK Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakanLaporan Tahunan Pelupusan Stok (KEW .PS-20) ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya.
  81. 81. BAB HKEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
  82. 82. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA P ENDAHULUAN Hapus Kira Kehilangan Stok hendaklah dilaksanakan apabila berlaku kecurian,kebakaran, bencana alam, kesusutan, kehilangan dan seumpamanya dengan mematuhi peraturan yang ditetapkan dalam TPA Kerajaan yang sedang berkuatkuasa kecuali Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah.
  83. 83. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRAKEKURANGAN S TOK YANG BERNILAI RENDAH Stok yang bernilai rendah bermaksud jumlahnilai keseluruhan perolehan asalnya tidak lebih daripada RM250 yang kekurangannya disebabkan oleh kesusutan akibat dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat, meruapatau kemerosotan/ kekurangan yang tidak dapat dielakkan.
  84. 84. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRAKEKURANGAN S TOK YANG BERNILAI RENDAHKekurangan stok tersebut bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam.
  85. 85. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAP ORAN HAP US KIRA KEKURANGAN S TOK1. Pegawai Stor hendaklah menyediakan Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok (KEW .PS-21) dengan merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW .PS-14.2. KEW .PS-21 hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan sebelum dikemukakan kepada Kuasa Melulus untuk kelulusan hapus kira.
  86. 86. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA LAP ORAN HAP US KIRA KEKURANGAN S TOK3. Pegawai Stor hendaklah mengemaskini Kad Kawalan Stok (Bahagian B) dan Kad Petak di ruang ‘keluar’ dan ‘baki’.4. Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir tidak diperlukan bagi kes Kekurangan Stok Yang Bernilai Rendah kecuali sesuatu kehilangan melibatkan jenayah.
  87. 87. KEHILANGAN DAN HAPUS KIRALAP ORAN TAHUNAN KEHILANGAN DAN HAP US KIRA S TOK Pegawai Pengawal hendaklah melaporkan semua kes kehilangan dan hapus kira stok dengan menggunakan Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapus Kira Stok di KEW .PS-22. KEW .PS-22 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya.
  88. 88. SEKIANTERIMA KASIH

×