Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Presentatie BViC - Preventief communicatieplan opstellen

1,486 views

Published on

Presentatie van communicatieadviseurs Kim Reynders en Jochem Goovaerts voor de Belgische Vereniging voor Interne Communicatie over het belang van een preventief crisiscommunicatieplan.

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Presentatie BViC - Preventief communicatieplan opstellen

  1. 1. 24 april 2012Hotel BLOOM!Preventief crisiscommunicatieplan opstellen Jochem Goovaerts & Kim Reynders, communicatieadviseurs, RCA
  2. 2. Wie(ns bedrijf) heeft al een (serieuze) crisis meegemaakt?24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  3. 3. WAT IS EEN CRISIS? Crisis = alles wat bedrijf schade toebrengt Crisis beheersen = ook door goede communicatie naar werknemers Goed geïnformeerde werknemer is beste ambassadeur in crisistijd24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  4. 4. BASICS (INTERNE) CRISISCOMMUNICATIE Uitgangspunt of werkpunt? Erbestaateenzeergoedeinformatiedoorstroming / erkan op crisismomenteneenzeervlotte communicatiekettingopgezetworden Regel 1: take the lead! Transparant WWWW? Schep asap duidelijkheid naar al je personeel Regel 2: blijf communiceren! Vermijd speculatie Regel 3: eerst intern, dan extern communiceren! (in principe…) Vermijd onrust: ‘de werkvloer is weer de laatste die op de hoogte is’24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  5. 5. BASICS INTERNE CRISISCOMMUNICATIE 3 Fasen: Voor de crisis Aantal regels moeten evident, standaard, automatisch zijn Kennis interne instructies medewerkers? Opstellen crissicommunicatieplan Bedrijfswaarden en –cultuur: ‘wij’-gevoel creëren Tijdens de crisis Adagium ‘intern voor extern’ maximaal nastreven Aanvullende, gerichte informatie voor medewerkers ‘Wij’-gevoel leeft Na de crisis ‘recovery’-programma Emotionele nasleep beperken ‘Wij’-gevoel vasthouden en ontwikkelen24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  6. 6. Welke rol voor interne communicatie tijdens een crisis?24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  7. 7. INTERNE CRISISCOMMUNICATIE Verantwoordelijkheden vastleggen (wie doet wat?) Rol Interne Communicatie? Actieve rol (interne mindsetting) Ook ondersteunend (externe com) Kanalen beheren24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  8. 8. INTERNE CRISISCOMMUNICATIE Transparant over crisis Informatiedoorstroming Top -> down Bottom -> up Monitoren! Vragen (onrust) bij personeel wegnemen Chatsessie Video met CEO Schriftelijke Q&A met ceo/management CEO / management ter plaatse en contact met personeel Mailing Mondelinge communicatie Authenticiteit en proximiteit!24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  9. 9. INTERNE CRISISCOMMUNICATIE Al het personeel even makkelijk bereikbaar? Verschillende ‘media’ inschakelen Vervorming boodschap / non-com naar basis toe vermijden! Segmenteren boodschappen en monitoring Iedereen dezelfde basisinfo Specifiek aanvullen per betrokken groep (functiegebonden, organisatorisch, regionaal, …) Opvolging informatiestroom Eerst intern, daarna pas extern? In principe, maar niet ten koste van alles nastreven! Snelheid social media, online pers => eerder kiezen voor nuttige boodschap voor medewerkers24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  10. 10. IN WELKE MATE IS INTERNE CRISISCOMMUNICATIEOOK ECHT ‘INTERN’? Hoe mediatiek is het bedrijf? De crisis? ‘Externe’ impact? Sterke vakbonden? Sterke andere stakeholders? (bv politici in verkiezingstijd) Social media? Werknemers geconfronteerd met ‘crisis’ praten hier ook na de uren over: Hoe beter hij/zij geïnformeerd is, hoe een betere ambassadeur hij/zij is! (zeker als het opgepikt wordt door media)24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  11. 11. Wie(ns bedrijf) heeft een crisiscommunicatieplan?24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  12. 12. PREVENTIEF CRISISCOMMUNICATIEPLAN Absolute must => ! of ? Voorbereid op calamiteiten Intern netwerk! Duidelijke afspraken vastgelegd qua taakverdeling Bewustmaking binnen bedrijf van urgentiegraad ‘crisis’ Heldere communicatiestructuur = tijdwinst (tijdens crisis geen tijd te verliezen) Crisiscommunicatie = operationeel crisismanagement Crisiscommunicatieverantwoordelijke? Of crisiscommunicatiecel?24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  13. 13. CRISISCOMMUNICATIEPLAN OPSTELLEN Samenroepen crisiscommunicatiecel?  Realistisch? (omvang onderneming)  Noodzakelijk? (aard/ omvang crisis) ASAP bijeenkomen Met betrokken directielid (en evt. CEO) Met betrokken procesmanager(s) Communicatiedienst24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  14. 14. Wat staat in een crisiscommunicatieplan?24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  15. 15. CRISISCOMMUNICATIEPLAN OPSTELLEN Hoe? SWOT-analyse om risico’s in kaart te brengen Risico’s definiëren en inventariseren Interne procesmanagers confronteren24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  16. 16. CRISISCOMMUNICATIEPLAN OPSTELLEN Inhoud: Verschillend crisisscenario’s / risico’s Stappenplan opstellen voor crisiscommunicatie, per scenario:  Met / door wie?  Wat?  Waar?  Wanneer?  Hoe?  etc… Key messages en Q&A per risico Inventariseren als bijlagen:  Modeldocumenten, sjablonen voor interne nieuwsflash, persbericht, …  Media/stakeholders/personeelsrelaties  Interne contacten / risico: operationeel, technisch netwerk oplijsten met contactinfo  Contacten hulpdiensten (politie, brandweer, ziekenhuizen, overheden, …)  Logistiek etc  War-room24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  17. 17. CRISISCOMMUNICATIEPLAN OPSTELLEN Doelgroepen en communicatie-aanpak vastleggen: Wie?  woordvoerders / directieleden / CEO  interne com + werknemers  public affairs dpt  social media verantwoordelijke Doelgroepen bepalen  media  personeel  te segmenteren boodschap  beroep doen op / gebruik maken van ambassadeursfunctie  stakeholders  social media policy:  corporate  personeel24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  18. 18. CRISISCOMMUNICATIEPLAN OPSTELLEN Welke communicatievorm? Bereik onder alle werknemers? Beschikbare kanalen? Snelheid van informatie? Welke communicatievorm? Intranet (e)Mailing (fax) Valvas Mix i.f.v. bereik en frequentie Mondeling Nieuwsbrief / personeelsblad Publicitaire ruimte kopen (kranten, TV) Maar… ! Vakbonden ! Audiovisuele media: werknemers = publiek24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  19. 19. CRISISCOMMUNICATIEPLAN OPSTELLEN Crisisoefening Interne training Zwaktes blootleggen en verfijnen Interne notie ‘crisis = urgentie’ Regelmatig updaten Nieuwe werkenmers Nieuwe technieken Nieuwe procedures …24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  20. 20. Tot besluit…24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE
  21. 21. TOT BESLUIT… Goede interne crisiscommunicatie = Transparante communicatie Communicatiedoorstroming (middelen en monitoring) Bedrijfswaarden en –cultuur Intern = extern, ook intern voor extern Afspraken en intern netwerk Crisiscommunicatieplan24 april 2012 5de CongresBViC – REPUTATIE MANAGEMENT & INTERNE COMMUNICATIE

×