Unshih material 1

1. Хичээл 10. Албан хүсэлт илгээх
Хүсэлт гаргахдаа ажилд орох, албан тушаал дэвших, урамшуулал авах, эсвэл компани,
бизнестэй хамтран ажиллах, дэмжлэг авах тухай зэрэг тодорхой асуудалд хариу авах эсвэл
мэдээлэл хүргэх, мэдээлэл авах хэлбэрүүдээр бичдэг. Хүсэлт нь хүсэлт гаргагчийн болон
хүсэлтийг хүлээн авч буй хүний хаягийн мэдээллийг бүрэн агуулсан байх ёстой. Энэ бүх
мэдээллийг хуудасны дээд хэсэгт бичсэн байх ёстой.
Зарим хүсэлт нь нилээн нарийвчилсан мэдээллүүдийг агуулах тул харьцангуй урт байж болох ч
аль болох энгийн бөгөөд богино байлгах хэрэгтэй.
Албан хүсэлт, захидал бичих шаардлагатай үе амьдралд олон тохиолддог.
Тиймээс албан ёсны хүсэлтийг зөв хэлбэршил, өнгө аястайгаар боловсруулахад суралцах нь
амьдралын зайлшгүй шаардлагатай ур чадвар юм.
Албан хүсэлтийг бичихдээ нь тодорхой загварыг дагаж мөрддөг. Арга барилд суралцчихвал
хүсэлт бичих нь асуудал биш юм.
Нэг. Хүсэлт бичихэд бэлтгэх
1. Хүсэлтийг хэнд илгээхээ тодорхойл. Хүсэлт илгээх хүнээ хэн болохыг олж мэдэх, зөв
хүнтэй холбоо тогтоох явдал нь хүсэлтийн нэгэн хэсэг юм. Ерөнхийдөө таны тавьж буй
хүсэлтийг биелүүлэхэд хамгийн чухал нөлөө бүхий, эрх бүхий хүнд асуудлаа дэвшүүлэх,
хандах ёстой бөгөөд энэ нь хэн болохыг мэдэхэд зарим ажил шаардагдаж болно.
 Хэрэв та компанид хандаж ямар нэг асуудлаар дэмжлэг, хамтын ажиллагаа хүсэх гэж
байгаа бол тохирох хүнээ сонгохын тулд компанийн нарийн бичигт хандаж болно.
Эндээс тухайн хүний бүтэн нэр, хаяг, утасны дугаар, албан тушаалыг аваарай.
 Та хүсэлтээ хэнд бичих ёстойг асуухын тулд өөр хүсэлт захидал бичих хэрэгтэй байж
ч болно. /Өөрөөр хэлбэл эхлээд хэнд хандахаа асуусан захидал бичээд дараа нь тэр
хандах ёстой хүндээ дахин хүсэлт захидал илгээх/ Хүсэлт захидал бичихдээ дараах
алхмыг дагаж мөрдөнө.
2. Бизнес захидлынхаа форматыг судал. Албан хүсэлтийг бичихдээ бизнес захидлын
зохих форматыг зөв ашиглах ёстой. Энэ нь и-мейлээр эсвэл хэвлэмэл байдлаар илгээхэд
хамаатай.
 Өөрийн нэр, албан тушаал, хаягийг цаасны зүүн дээд талд бичих
 Доор нь огноог бичих
 Доор нь хүлээн авах хүний нэр, албан тушаал, хаягийг тавь.
 Хүлээн авах хүнээ зохих ёсоор нь бичих. "Эрхэм хүндэт ноён" эсвэл "Эрхэм хүндэт
хатагтай" гэж эхэл. /"Dear Mr." or "Dear Mrs."/
 Цаасны захын зай 1 инч, мөр хоорондын зай single байна.
 Догол мөр гаргахгүй, хэсэг хоорондын зай double байна.
 Times New Roman эсвэл Arial гэх мэт уншихад хялбар фонтоор үсгийн хэмжээ 12-оор
бичих
 Төгсгөлд нь “Хүндэтгэсэн” гэж бичээд 4 мөр зай авна. Доор нь өөрийн нэр, албан
тушаалаа бич.

2. 2018 оны 11-р сарын 13.
Чамин бичгийн хэрэгслийн дэлгүүр
123 Circle Drive
Рэлэй, Хойд Каролин 27601
Хатагтай. Лорен Кросс
87 Pine Needle Drive
Chapel Hill, Хойд Каролин 27514
Хүндэт хатагтайКросс
Бид Хойд Каролины Рэлэйд хамгийн орчин үеийн бичгийн хэрэгслийн
дэлгүүрийг нээснээ мэдэгдэж буйдаа баяртай байна. Та бүхний мэдэж
байгаачлан манай бичгийн хэрэгслийн дэлгүүр нь бүх төрлийн чанартай
бүтээлч цаасан бүтээгдэхүүний жишиг болсоор ирсэн бөгөөд дараагийн
салбартаа Рэлэй хотын энэхүү халуун дулаан, сэтгэл татам байршлыг
сонгохгүй байх аргагүй билээ.
Бид таныг 2012 оны 11-р сарын 15-нд болох Рэлейн салбарын нээлтийн
ёслолд урьж байгаадаа таатай байна. Нээлтийн баяр өглөө 9:00-оос оройн
9:00 хүртэл бүтэн 12 цагийн турш үргэлжилнэ. Бид танд Рэлейн дэлгүүрээс
санал болгох бүх зүйлийг дуртайяа харуулах бөгөөд энэхүү 15-р салбарын
нээлтэнд хүрэлцэн ирнэ гэдэгт тань итгэж байна.
Хүндэтгэсэн:
Донна Дэйзон
Чамин бичгийн хэрэгслийн дэлгүүрийн Үүсгэн байгуулагч, гүйцэтгэх
захирал
Хавсралт: Боршур(1)
Огноо
Илгээгчийн
хаяг
Хүлээн
авагчийн
хаяг
Мэндчилгээ
Үндсэн
хэсэг
Хаалт
Гарын
үсгийн
хэсэг
Хавсралт

3. 3. Хүсэлт илгээхдээ хугацаагаа сайн бодолц. Хүсэлтийг хүлээн авах хүн өөр бусад олон
ажилтай тул таны хүсэлтэй танилцах хүртэл нилээд хугацаа орно гэдгийг санаарай.
Тиймээс хугацааг бодолцож тулгаж биш, эртхэн илгээх нь зөв. Хэрэв таны хүсэлт
хугацаатай бол хүлээн авагчид урьдчилсан бэлдэх процессд хангалттай хугацаа өгөх нь
зүйтэй. Үүрэг даалгаврын хамрах хүрээ өргөн байх тусам биелүүлэхэд удаан хугацаа
шаардагдах хэдий ч ерөнхийдөө хүсэлтийг долоо хоногийн хугацаатай өгөх нь
тохиромжтой юм.
 Жишээ нь, та хийсэн судалгааныхаа талаар зөвлөгөө авахын тулд 2 өдрийн дараа
зөвлөгөө авахаар хүсэлт илгээсэн бол энэ нь боломжгүй хүсэлт юм. Хэрэв та
урьдчилан төлөвлөсөн бол, ийм хүсэлтийг биелүүлэхийн тулд 2 долоо хоног орчим
шаардагдана гэдгийг та мэдэж байх хэрэгтэй.
Хоёр. Хүсэлтээ бичих.
1. Зохистой мэндчилгээг ашигла. Хүлээн авагчид зохицохуйц мэндчилгээ, хаягийг бичих
хэрэгтэй.
 Dear буюу "Эрхэм хүндэт" гэж эхлэл нь бизнес захидлын хэв маягийн хүлээн
зөвшөөрөгдсөн эхлэл юм. "Сайн уу" эсвэл "Сайн байна уу" гэх мэтээр эхлэх нь
бизнесийн захидалд тохиромжгүй, мэргэжлийн бус байдаг.
 Ноён, Хатагтай /Mr, Mrs, Ms/-н аль тохирохыг ашиглана. Хэн нэгний нэр /first name/-
ийг хэзээ ч бүү бич.
 Хэрэв та хүсэлт хүлээн авах хүний хүйсийг мэдэхгүй байгаа бол Ноён, хатагтай
гэхийн оронд бүтэн нэрийг ашигла. Жишээ нь, "Эрхэм хүндэт Кэйси Смит"
2. Өөрийгөө танилцуул. Хэрэв таны сайн дураараа бичиж буй хүсэлт бол, хүлээн авагч
тань хүсэлтийг хэн илгээж байгааг мэдэж байх шаардлагатай. Өөрийн ажил / албан
тушаал, эсвэл харъяа байгууллага гэх мэтээ оруулж өөрийгөө товч танилцуул. Энэ нь
уншигчид хэн хүсэлт илгээж буйг мэдэхэд тус болно.
 Таны танилцуулга нь зөвхөн нэгээс 2 өгүүлбэр л байхад хангалттай. Та намтар мэт
зүйл бичих шаардлагагүй, зөвхөн хүлээн авагчид хэн болохоо л мэдэгдэх хэрэгтэй.
Өөрийгөө танилцуулах нь хоёр давуу талтай. Нэгдүгээрт боловсон байдал. Таны
хандсан хэн бүхэн таны хүсэлтийг хүлээн авах шаардлагагүй гэдгийг санаарай.
Тиймээс иймэрхүү боловсон, ёс суртахуунтай байдал нь та тухайн хүнд итгэж буйг,
түүнтэй холбоо барихад хүч чармайлт гаргаж буйгаа харуулж буй байдал юм.
Хоёрдугаарт, өөрийгөө танилцуулах нь таны хэн болохыг ойлгуулахаас гадна
хүсэлтийг илүү боловсронгуй болгоход туслана.
 Хэрэв та өмнө нь тухайн хүнтэй уулзаж байсан /хүлээн авагчтай/ бол түүнийгээ
сануулах хэрэгтэй. Жишээлбэл, “Бид өнгөрсөн долоо хоногт спортын баяр дээр
уулзсан. Тантай танилцахад таатай байсан.”
3. Асууж, хүсч буй зүйлээ оруулах. /шаардахгүй, хүсэх/ Өөрийгөө танилцуулсны дараа 2
дахь параграфаа эхлэнэ. Энэ хэсэгт эелдгээр, гэхдээ бас ойлгомжтойгоор танд хэрэгтэй
дэмжлэгийг хүсэх. Түүнчлэн хүлээн авагч таны хүсэлтийг биелүүлэхэд шаардлагатай
огноо, цаг хугацаа гэх мэт шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээллийг оруулна уу?
 Болохгүй: "Таны тусламж надад хэрэгтэй байна" эсвэл "Би таныг үүнийг хийж
чадна гэж сонссон" гэх мэт
 Болно: "Хэрэв боломжтой бол ..." эсвэл "Хэрэв та.............-вэл би баяртай байх
болно" гэх мэт

4. Жишээлбэл: Ачааны машинаа засахад чиний тусламж хэрэгтэй байна.
Чи үүнийг хийж өгч чадна гэж би сонссон. /болохгүй/
Таныг надад багажаа зээлдүүлэх болон ачааны машинаа засахад минь туславал
би баяртай байх болно. /болно/
4. Энгийн байлгах. Дэлгэрэнгүй мэдээллээ замбараагүй, нуршсан байлгаж болохгүй.
Таны хүсэлт цөөн хэдэн өгүүлбэрээр илэрхийлэгдсэн байх ёстой. Хамгийн чухал зүйл
бол таны юу хэрэгтэй байгаа нь тодорхой байх хэрэгтэй.
 Болохгүй: Шаардлагагүй бялдуучлал, уучлал
 Болно: цаг хугацаа гэх мэт шаардлагатай бүх нарийвчилсан мэдээллийг
хамруулах.
Жишээлбэл:
Эрхэм хүндэт Жорж
Саяхан миний ачааны машины зарим эд анги доголдож эхэлснийг та мэдэж байгаа билээ.
Ингээд би механик дээр авч очсон боловч үүнийг засахад тохируулга чухал хэрэгтэй бөгөөд
энэ бүх ажлыг гүйцэтгэхэд бараг $ 400 үнэтэй болно гэсэн. Мөн тэрээр хэрэв энэ талаар сайн
мэддэг найз нөхөд байвал эд ангиудыг худалдан авснаас тэдний тусламжийг авсан нь дээр гэж
зөвлөсөн. Тиймээс би таныг маш гарын дүйтэй, машин сайн засдаг гэж үнэлдэг учраас энэхүү
захидлыг бичиж байна. Та надад багажаа зээлдүүлж,машинаа засахад минь туслана уу? Энэ нь
надад хэцүү байдлаас гарахад маш их тус болох бөгөөд мөнгөө хэмнэх боломж олгох юм.
5. Хүлээн авагчдаа яагаад чухал байгааг дурьдах. Зарим тохиолдолд та хүлээн авагчийг
тэр таны хүсэлтийг хүлээн авах ёстой гэдэгт үнэмшүүлэх хэрэгтэй. Энэ тухай бас
хоёрдугаар догол мөрт оруулах ёстой. Та энэ хүсэлт яагаад чухал болох, яагаад дэмжих
ёстой талаарх бүх нотолгоог бэлэн болгож, товчоор тусгах нь хүлээн авагчид тустай.
Жишээлбэл: Компанид таны зохион байгуулж буй үйл ажиллагааг ивээн тэтгэх талаар хүсэлт
илгээж байна гэж үзье. Энэ тохиолдолд, үүнийг хийснээр компани сайнаар үнэлэгдэнэ гэдэг
талаас нь та онцлон тэмдэглэж болох юм. Жишээ нь: “Хэрэв та шаардлагатай санхүүгийн
дэмжлэгийг үзүүлбэл бид танай компанийг үйл ажиллагааны үеэр албан ёсны ивээн тэтгэгчээр
зарлана. Энэ нь та бүхнийг олон нийтэд танигдах боломжийг олгохоос гадна танай компанийг
сайнаар харуулах шалтгаан болж өгнө.”
 Болохгүй: “Энэ надад маш чухал”, “Энэ бол миний хувьд л амь амьдрал л гэсэн үг” гэх
мэтээр хэн нэгэнд дарамт учруулахаар зүйл бичиж болохгүй.
 Болно: Товлосон хугацаа, бодит үр өгөөж, урамшуулал гэх мэт тодорхой зүйлийг
оруулах
6. Хүлээн авагчид өгөх өгөөж, үзүүлэх туслалцааг санал болгох: Хүлээн авагчтай
хамтран ажиллахад үргэлж бэлэн байгаагаа харуул. Тухайбал, “Танд нэмэлт мэдээлэл
хэрэгтэй бол надад мэдэгдээрэй” гэх мэтээр хамтран ажиллахад бэлэн байгаагаа, чадах
чинээгээрээ туслахаа илэрхийлээрэй.
 Болохгүй: Өмнө хийж өгсөн зүйлээ сануулах байдлаар уншигчид төвөгтэй
байдал үүсгэх
 Болно: "Үүн дээр та надад туслах боломжгүй бол би ойлгож байна" гэж хүлээн
зөвшөөрөх.

5. Би та бүхнийг цаг зав гаргавал баяртай байх болно, мөн мэдээж хэрэг, шаардлагатай бүх
сэлбэгийг би худалдаж авна. Төлбөрийг хэрхэн хийвэл тохиромжтой болохыг та надад
мэдэгдээрэй.
7. Захидлыг эелдгээр хаах. Та хүсэлтээ илэрхийлэн хүлээн авагчид шаардлагатай бүх
мэдээллийг өгсний дараа эелдгээр дуусгах хэрэгтэй. Хүлээн авагч таны хүсэлтийг
анхааран уншиж буйд талархах, хариу ирүүлэхийг хүсч байна гэдгээ хэлээрэй. Дараа
нь “Хүндэтгэсэн” ..... гэж зөв, хүндэтгэлтэй байдлаар дуусгана. Жишээ нь: "Энэхүү
хүсэлтийг хүлээн авч танилцахад цаг гаргаж буйд тань маш их баярлалаа. Энэ
асуудлын талаар таниас нааштай хариу ирнэ гэдэгт найдаж болно. Хүндэтгэсэн: Жон
Смит”
Жишээлбэл: Таныг энэ асуудал дээр ирж туславал би маш их талархах болно. Хүндэтгэсэн:
Мартин
8. Хүсэлтээ илгээхээсээ өмнө шалга. Нягтлан шалгах, ялангуяа албан ёсны бизнес
захидал, хүсэлтээ нягтлахгүйгээр илгээж болохгүй. Үг үсгийн болон дүрмийн алдаа нь
таны захидлыг мэргэжлийн бус харагдуулах бөгөөд таны хүсэлтийг хүлээн авах,
биелүүлэх боломжийг багасгана.
 Хүсэлтээ илгээхээсээ өмнө дор хаяж хоёр удаа унш. Ингэснээр та алдаануудаа
олж чадна.
 Үг үсэг, дүрмийн алдаагаа олно гэдэг нь бүх алдааг оллоо гэсэн үг биш.
Тиймээс программд найдах хэрэггүй. Өмнөх хувилбараа засах хэрэгтэй.
Эх сурвалж: https://www.wikihow.com/Write-a-Letter-Requesting-a-Favor