Slides fra kurset "Få styr på klubbens kommunikation" i Gladsaxe den 30. juni 2021.

1. Få styr på klubbens kommunikation
IDRÆTSRÅD REGION HOVEDSTADEN D. 30. JUNI 2021
1

2. Lidt om mig!
Michael Bank Weltz
www.klubkommunikation.dk
2

3. Velkommen
Hvad kan du forvente af aftens program?
3

4. Måske vil du sige…
”Jeg er blevet gjort bevidst om nogle af de forskellige elementer,
som indgår i mit og klubbens arbejde med kommunikation”.
”Jeg er blevet introduceret for nogle grundlæggende værktøjer til
planlægning af mit og klubbens arbejde med kommunikation”.
”Jeg har fået tips og tricks til det daglige arbejde med kommuni-
kationen i min klub”.
4

5. Få svaret på…
5

6. Aftens forløb
P.S: I får tilsendt slides efterfølgende.
Pause Erfaring Værktøj
6

7. Hvem er I?
• Tal med sidemanden.
• Hvem du er og hvilken klub er du fra.
• Evt. lidt om hvilke udfordringer din klub
har med kommunikation.
I får 2 min. hver.
7

8. Udfordringerne
Hvad har I talt om?
8

9. Hvad er
kommunikation?
Man kan ikke – ikke kommunikere.
9

10. Hvordan foregår kommunikation
Den mest simple forklaring på kommunikation.
Afsender Budskab Modtager
Formål:
At rykke nogen/noget fra A til B.
Enten som instruks, information eller holdningsændring.
10

11. Er det nu så simpelt?
Hvem er egentlig hvem?
Afsender
Kanalvalg
Modtager
Træner
Årgangskoord.
Afdeling
Afdelingsbestyrelse
Afdelingsudvalg
Klub
Hovedforening
Spillere/Forældre
Trænere
Afdeling
Sponsorer
Kommunen
Forbund
1:1 / fællesmøde
Udvalgsmøde
Streamer/plakater
Hjemmeside
Sociale medier
11

12. Dialog og fortolkning
Vi forhandler hele tiden!
Budskab
Modtager
Budskab
Afsender
Indkoder
Fortolker
Afkoder
Afkoder
Fortolker
Indkoder
12

13. Økosystem
Vi kan ikke altid afkode afsender og modtager.
13

14. Inden I går i gang
Kommunikationsstrategien siger noget om, hvad det er, vi
gerne vil ændre eller forstærke.
Kommunikationsstrategien er langsigtet og typisk bundet
op på en vision, et mål eller en politik.
Kommunikationsplanen siger noget om, hvordan vi skal
gøre det, og hvornår vi skal gøre det. Og er i dette øjemed
mere kortsigtet end strategien.
14

15. Strategisk
kommunikation
Kommuniker det I er enige om er klubbens DNA og
fortæller om visionerne for fremtiden.
15

16. Man kunne jo starte her!
Hvilke medlemmer i hvilket opland er klubben til for?
Hvilke behov hos disse medlemmer skal klubben forsøge
at dække?
Hvilket ”tilbuds-mix” skal tiltrække medlemmer i dag og
hvilke nye skal vi kigge på for i morgen?
16

17. Udvikling i tilbuds-mix
Differentiering versus adgangsbillet
Differentierings
grundlag
Adgangsbillet
Differentierings
grundlag
Adgangsbillet Adgangsbillet
17

18. Politikker
Er I proaktive eller reaktive?
Udfordrende eller passer I jer selv?
Fokusere I på sejre eller udvikling?
Sætter i dagsorden i jeres idrætsgren politisk?
I har allerede en del. Alkohol, børneattester m.m.
Men hvad med Kommunikationspolitik og Coronapolitik?
18

19. Coronapolitik
Lyngby Kanoklub

20. Coronapolitik

21. Politikker
21

22. Politikker
22

23. SWOT-analyse
SWOT-analysen sætter fokus
på både den aktuelle situation
i klubben.
Og kigger ind i fremtiden.
23

24. SWOT-analyse
Styrker i klubben er det, I er gode til i
klubben. Det er de ting, der giver
klubben gennemslagskraft.
Det kan være, at klubben har et godt
træner set-up, succes med rekruttering,
et godt brand, loyale fans, gode
samarbejdspartnere osv.
S W
O T
Muligheder i klubben kan være mange
eller få. Det kan for eksempel være, at I
har fået nye medlemmer, nye
markedstrends, lovændringer,
konkurrenterne har dårlig økonomi, ny
teknologi, adgange til nye områder osv.
Svagheder i klubben kan være kompetencer,
din klub ikke har, eller ting I gør dårligt i
forhold til konkurrenterne. Det kan være
hurtig udskiftning af frivillige, manglende
viden på kerneområder, dårlig likviditet,
dårlig branding, forældet teknologi,
manglende markedsføring osv.
Trusler i klubben er faktorer i omgivelserne,
der truer klubbens forretningsmuligheder.
Det kan være en ny konkurrencesituation,
medlemmer flytter klub, nye trends, ny
teknologi, nye konkurrenter, lav interesse for
jeres idrætsgren osv.
25

25. SWOT-analyse
Kan vi skabe ideer til opslag
på de sociale medier med
analysen?
26

26. Udvalg, udvalg
og endnu et udvalg
Undgå at jeres strategi ”kun” bliver
en lang liste med ønskede aktiviteter.
27

27. Formål, mål og aktiviteter
Formål
Mål
Mål Mål
Aktivitet Aktivitet Aktivitet
Aktivitet
Aktivitet Aktivitet Aktivitet
Aktivitet Aktivitet
28

28. Bestyrelse
At virke for
udøvelsen af
<idrætsgren> i
<bynavn>
Rekruttering Sportsprofil Kommunikation
29

29. Bestyrelse
At virke for
udøvelsen af
<idrætsgren> i
<bynavn>
Rekruttering-
Udvalg
Sports-
udvalg
Kommunikations-
udvalg
O O O O
O
O O O O
O
O
O O
O
O O O O
O
O
O
30

30. Rekrutteringsudvalg
At varetage
rekruttering
Rekruttering-
strategi
Hvor kan vi få
nye spillere
Aktivitet
Udarbejde
rekrutterings-
materiale
Få nye
medlemmer til
udvalget
Overblik over
arrangementer
Aktivitet
Afholde
velkomstmøde
Aktivitet Aktivitet Aktivitet Aktivitet
31

31. Kortlæg interessenterne og læg en plan for
kommunikationen med disse.
Interessenter
32

32. Interessentmodel
Klub
- Medlemmer.
- Forældre/bedsteforældre.
- Bestyrelse / Afdelingsledere.
- Udvalg.
- Trænere/ledere og frivillige.
Kilde: Mintzbergs interessentmodel
33

33. Interessentmodel
- Myndigheder – Politikere.
- Pressen / Lokalsamfundet.
- Interesseorganisationer.
- Foreningsnetværk.
- Sponsorer.
- Leverandører.
- Kommende trænere.
- Kommende spillere.
osv…
Kilde: Mintzbergs interessentmodel
Klub
34

34. Interessentanalyse
Interessent Interesse i
sagen
Styrke
(indflydelse)
1-5
Vigtighed
(medvirken)
1-5
Hvad vil
interessent
påvirke med?
Hvad kan
interessent
bidrage med?
35

35. 36

36. Hvordan skal vi kommunikere med
interessenterne? Og hvem ejer relationen?
Kommunikationsplan
37

37. Kommunikationsplan
”Ressourcepersoner”
Involver aktivt.
Møder, Feedback – Skriftlig
kommunikation er ikke nok.
Meget vigtige for succes.
”Arbejdsbi”
Kommunikér aktivt.
Skal følges op og nås
regelmæssigt. Målrettet
kommunikation.
Vigtig for succes.
38

38. Kommunikationsplan
”Eksterne”
Informer efter behov.
Informeres kun når der er et
specielt behov for kontakt.
”Grå eminencer”
Involver efter behov.
Skal kun inddrages
hvor relevant.
39

39. Kommunikationsplan
Interessent Kommunikations
indhold
Form Kanal Frekvens Ejer af relation
40

40. Kommunikationsplan
Interessent Kommunikationsindhold Form Kanal Frekvens Ejer af relation
Hvad drejer
samarbejdet
sig om?
Informeres.
Involveres
Orienteres.
Høres.
1:1.
Statusmøde.
Fællesmøde.
Mail.
Nyhedsbrev.
Hjemmeside.
Sociale medier.
Hvor tit? Hvem har
ansvaret ?
41

41. Interessent Kommunikationsindhold Form Kanal Frekvens Ejer af relation
Kommunen bygninger Drift af hal og baner Høres/Involveres 1:1, Mail, Statusmøde Kvartalsvis
Kommunen politik Høres 1:1, Mail, Statusmøde Halvårligt
Kommunen Idræt og fritid Informeres 1:1, Mail, Statusmøde Halvårligt
Lokalt idrætscenter Naboskab Orienteres/informeres Mail Løbende Kommunikationsudvalg
Lokal Avis Omtale af begivenheder m.m. Informeres 1:1, Mail Løbende Kommunikationsudvalg
Union Turnering, regler, landshold Alle 4 1:1, mail, statusmøde m.m. Løbende
Sponsorer klub Sponsoraftale Orienteres Nyhedsbrev, mail, møde Kvartalsvis
Sponsorer hold Sponsoraftale Orienteres Nyhedsbrev, mail, møde Kvartalsvis
Leverandører Tøj / mat. / Kioskvarer Orienteres Nyhedsbrev, mail, møde Halvårligt
Eliten Organisation - udvikling Bredt i moderklub Involveres 1:1, Statusmøde Månedligt Bestyrelsen/sportsudvalg
Eliten Organisation - integration Talenter op i senior Involveres 1:1, Statusmøde Månedligt Bestyrelsen/sportsudvalg
Frivillige (forældre) Handlingsplaner Informeres/Involveres Mail, møder Løbende
Frivillige (udvalg) Strategi/Handlingsplaner Involveres 1:1, Udvalgsmøder Løbende/Månedligt Bestyrelsen
Frivillige (Bestyrelse) Strategi/Handlingsplaner Involveres 1:1, Bestyrelsesmøder Løbende/Månedligt Formand/Sekretær
Trænere Strategi/Handlingsplaner Involveres 1:1, Mail, Møder, m.m. Løbende/Månedligt Sportsudvalg
Holdledere Strategi/Handlingsplaner Involveres 1:1, Mail, Møder, m.m. Løbende/Månedligt Sportsudvalg
Spillere / Forældre (børn) Klubliv / Handlingsplan Informeres/Involveres Møder, Hjemmeside, Facebook Løbende Sportsudvalg
Spillere / Forældre (ungdom) Klubliv / Handlingsplan Informeres/Involveres Møder, Hjemmeside, Facebook Løbende Sportsudvalg
Spillere (senior) Alle 4 Møder, Hjemmeside, Facebook Løbende Sportsudvalg
Spillere (eliten) Orienteres/Høres Hjemmeside, Facebook Løbende Sportsudvalg
42

42. Interessentanalyse
Kan vi skabe ideer til opslag
på de sociale medier med
analysen?
43

43. Refleksion kommunikationsplan
Hvilke kanaler har klubben?
Hvem kommunikerer i dem?
Hvad kommunikerer de om?
• Hvor ofte?
• Til hvem?
44

44. Hvordan får vi et overblik?
Planlægning
45

45. Årsplan
Kært barn har mange navne: Aktivitetsplan, årshjul osv.
• Hovedaktiviteter
• Funktioner
• Personer
• Bestyrelsen
• Udvalg
• Afdelinger
46

46. Årsplan
Årsplanen bør være rullende og dynamisk med stigende
detaljeringskrav jo tættere vi kommer de enkelte
begivenheder?
Overvej hvilke punkter der måske skal have sin egen
handlingsplan ved siden af den overordnede årsplan.
47

47. Årsplan via google
49

48. Årsplan via google
50

49. Årsplan
Link:
https://ugenr.dk/kalender
51
ugenr.dk/kalender/2021-2

50. Årsplan
52

51. Funktionsplan
Rekrutteringsudvalg
• Rekrutteringstrategi
• Udarbejde
rekrutteringsmateriale
• Osv…
Sportsudvalg
• ……….
• ……….
kommunikationsudvalg
• …………
• …………
53

52. Funktionsplan
54

53. En anden måde
Ledelsesopgaver
Interne politiske
opgaver
Sociale
opgaver
Praktiske
opgaver
Faglige
opgaver
55

54. En anden måde
56

55. Refleksion planlægning
Hvilke årsplaner / årshjul har I i dag?
Hvem deler I dem med?
57

56. Hvad har vi
lavet indtil nu?
SWOT-analyse, Målhieraki, Interessent-analyse, Interessent-
kort, Aktivitetsoversigt/Årshjul og Kommunikationsplan.
58

57. Taktisk
kommunikation
Et af de stærkeste virkemidler du og din klub har til at
gøre strategien synlig – men også operere taktisk.
59

58. Taktisk Kommunikation
Strategiens praktiske gennemførelse.
Fokus på målgrupperne med budskaber der passer i de rigtige
kanaler på de rigtige tidspunkter.
Det dygtige arbejde med den taktiske kommunikation tager
altid udgangspunkt i det strategiske koncept.
60

59. Motivation og adfærd
Hvilke følelser sidder din målgruppe med?
Hvilket motivationsstadie er de i lige nu?
Hvordan passer det stadie til de handlinger,
du gerne vil have dem til at udføre?
Mød de frivillige med den mest ønskede adfærd, som
matcher deres nuværende motivationsstadie.
61

60. Hjemmeside
Hvordan skal hjemmesiden bidrage til at realisere
klubbens overordnede strategi og mål?
62

61. Hjemmeside
Hvordan sikres den strategiske kommunikation i opbygningen
af hjemmesiden? Hvordan skal klubben organisere sig
omkring hjemmesiden?
Passwords til alle som har lyst?
Etablering af en web-redaktion?
63
Pas på ambitionsniveauet
Pas på GDPR og Cookie regler

62. Hjemmeside
64

63. Hjemmeside
Hvordan ser jeres klub ud på mobil?
Find din klub på din mobil og tal med
sidemanden om den er let at gå til
65

64. Hjemmeside
Et must at klubbens hjemmeside er mobilvenlig, da 64 %
dagligt benytter nettet fra deres mobil.
Goggle prioriterer hjemmesider i deres søgemaskine, som er
mobilvenlige.
66

65. Hjemmeside
67
SSL certifikat
Hjemmesider med et SSL-certifikat viser en hængelås i
adressebaren, ligesom der står HTTPS i stedet for HTTP.
Google straffer hjemmesider uden et SSL-certifikat i deres
rangeringer, da de udgør en trussel for brugerne.

66. Hjemmesiden
kan ikke stå
alene
Skab trafik fra
steder, hvor
målgruppen er
(Indgående links)
Hjemme-
side
Egen
Facebook
side
Egen
Instagram
Egen Twitter
konto
Andres
Facebook
sider
Andres
Instagram
Andres
Twitter
konto
Andres
Hjemme-
side 68

67. Hjemmeside og Google
Google ”crawler” internettet og har nogle avancerede
robotter, som indhenter forskellige oplysninger om klubbens
hjemmeside.
Er det relevant indhold?
Kan man nemt finde indhold via søgeord?
Er der mange indgående links?
Har billeder >alt tekst< og har alle sider en beskrivelse om,
hvad der er på siden?
69

68. Hjemmeside og Google
Gå ind på Google og søg efter jeres egen klub og se, hvor
mange sider Google robotterne har registreret og kig godt
efter om teksten i søgningen giver mening. Ellers har I eller
jeres web-master en opgave.
Google er også en kanal!!!
Har I ejerskab over jeres klub her?
70
Nyhed – Google Story

69. Google og snippet
Google viser title i blå, URL adressen i grøn og en beskrivelse
af sidens indhold.
Det kaldes “snippet”.
71

70. 72
Google jeres egen klub

71. 73
Google jeres egen klub

72. Sociale medier
Giver brugeren mulighed for at skabe og dele indhold,
og samtidig være en del af et social netværk.
74

73. Sociale medier og strategi
En overvejelse om hvordan din klub får mest muligt ud af de
sociale medier med udgangspunkt i den strategiske
kommunikation.
Selvom klubben ikke selv er på de sociale medier, så er dine
medlemmer og andre interessenter…
De bedste Sociale Medie strategier har fokus på brugerne.
75

74. Sociale medier og strategi
Antallet af brugere på sociale medier stiger støt.
En større og større del af ”køb” bliver bestemt online
Hvis ikke du er online, så er dine konkurrenter…
Dine medlemmer er aktive på de sociale medier
…Og dine fremtidige medlemmer er også aktive der.
76

75. Sociale medier og strategi
Hvordan skal klubben organisere sig omkring brugen af de
sociale medier?
Hvem kan oprette og bruge klubbens navn og logo?
Skal klubbens bestyrelse have et ”øje” med alle steder?
Skal de ansvarlige indgå i en evt. web-redaktion?
78

76. Sociale medier og strategi
79

77. Sociale medier
- God til at skabe engagement.
- God til personlig kontakt.
- God til at få budskabet spredt.
- Facebook Begivenheder
- Facebook Stories.
- God til live-streaming.
- God til visuel inspiration.
- God til at få følgere til at
dele billeder via hastags.
- Stories (historier).
- Reels (filmruller).
- Shopping.
80

78. Sociale medier
81

79. Sociale medier
- Primært til kontakt med
de nærmeste venner,
hvor indholdet forsvinder
efter 24 timer.
- God til at fange opmærksomhed.
- God til at få indholdet delt.
- God til live-streaming.
DK 2. største søgemaskine
82

80. Sociale medier
- God til at kommunikere med
sponsorer, kommende
trænere m.m.
- God til politiske statements.
- God til vidensdeling via #.
- God til politiske statements.
- Stories = Fleets
83

81. Lidt tal
Top SoMe i DK
(Så mange bruger)
84

82. De sociale
medier kan
ikke stå alene
Skab godt indhold
på de sociale
medier med links
til gode artikler fra
egen hjemmeside
eller andres
hjemmesider
Hjemme-
side eller
andres
Egen
Facebook
side
Egen
Instagram
Egen
Twitter
konto
Andres
Facerbook
sider
Andres
Instagram
Andres
Twitter
konto
85

83. Sociale medier og strategi
Nice to have I
Nice to have II
Must have Hjemme-
side
(Følg evt.
med som privat person her)
86

84. Intern kommunikation
Forsøg i alle sammenhænge at understrege,
hvad klubben står for, hvor den vil hen, og
hvordan den kommer derhen.
87

85. Intern kommunikation
• Sikre dialog med ansatte og frivillige om daglig praksis,
samt hvordan såvel den enkelte og afdelingen eller teamet
udvikler sig bedst muligt.
Intern kommunikation = forhandling.
Organisation = kommunikation.
88

86. Intern kommunikation
• Skabe en følelse af fællesskab og samhørighed.
(Motivation og stolthed).
• Skabe identitet og selvbekræftelse.
(Koordination af fortolkninger).
89

87. Intern kommunikation
• Overføre eller frembringe information, ligesom den kan
give svar på spørgsmål og reducere usikkerhed.
• Igangsætte, styre og påvirke
processer, som klubben har fokus på.
• Den kan skabe handling og angive
retning. (modvirke jungletrommer)
90

88. Intern kommunikation
Medlem
Træner/frivillig
Forening
91

89. Intern kommunikation
92

90. Intern kommunikation
93

91. Det analoge vs. det digitale klubhus
94

92. Refleksion - Intern kommunikation
Har I defineret en ”velkomstpakke” til nye medlemmer /
trænere / frivillige..?
• Fast kontaktperson / mentor.
• Er opgaver standardiseret eller ”frie”.
• Kommunikationskanaler i klubben.
• Hvad er klubbens retningslinjer omkring sociale medier.
• Osv…….
95

93. Ekstern kommunikation
God ekstern kommunikation starter indefra med fokus på strategien.
96

94. Ekstern kommunikation
Klubbens ansigt ud mod omverden
bør altid være genkendeligt og
(nogenlunde) ensartet.
Ofte båret af en visuel identitet
– hvad er jeres?
97

95. Ekstern kommunikation
98

96. Ekstern kommunikation
99

97. Ekstern kommunikation
Anbefaling:
Canva.com
100

98. Ekstern
kommunikation
101

99. Ekstern kommunikation
Klubbens identitet i det offentlige rum
102

100. Ekstern kommunikation
Medlem
Træner/frivillig
Foreningen
103

101. Refleksion – Ekstern kommunikation
Har I en kanalstrategi?
Har I defineret stil og tone?
Har I en visuel identitet?
Udfordrende eller passer I jer selv?
Fokuserer I på sejre eller udvikling?
104

102. Du kan måle på alt !
- men tag lige en dyb vejrtrækning
Data
105

103. Hvad skal jeg måle?
Du kan måle herfra og til verdens ende og aldrig opnå værdi
med dette.
Værdien kommer, når du opsætter mål for dine data og
bygger hypoteser, du kan teste.
Data er altså et fundament, som du kan stå på, når du skal
løse et konkret problem eller udpege en kurs for det
fremtidige arbejde.
106

104. Hvor er din bruger?
Hvilke medier bruger han/hun?
Hvornår?
Og hvordan? (evt. ændres adfærd og situation i løbet af
dagen).
107

105. Analyser som minimum
Tilmeld din webside Google Analytics og undersøg:
Hvordan/hvor længe brugere engagere sig med din side.
Brug Facebook Indblik og undersøg:
Hvornår/hvad interesserer dine følgere?
Hvordan virker dine forskellige virkemidler
(tekst/Foto/Video)
108

106. Og al mulig held og lykke med
din klubs kommunikation.
Kontakt mig gerne, hvis du
har spørgsmål efterfølgende…
info@klubkommunikation.dk
Tak for i aften !
www.klubkommunikation.dk
111