La Fatturazione elettronica B2B e la Conservazione digitale dei documenti

La Fatturazione Elettronica B2B e la
Conservazione Digitale dei Documenti
Dott. Ing. Matteo Gentile
gentile.matteo@gmail.com
https://it.linkedin.com/in/gentilematteo
Consigliere dell’Ordine degli Ingegneri di Genova
20 Febbraio 2018

Presentazione
A dispetto dell'informatizzazione sempre più diffusa, nelle aziende la
gestione cartacea va ancora per la maggiore, con tutte le inefficienze e
i costi del caso.
La dematerializzazione dei documenti è sempre più una realtà e sarà
sempre più diffusa nel futuro.
La legge di "Bilancio di previsione dello Stato per l’anno finanziario
2018 e bilancio pluriennale per il triennio 2018-2020" prevede l’avvio
obbligatorio della fatturazione elettronica tra privati dal 1 Gennaio 2019.
Poiché la conservazione digitale dei documenti è uno strumento
sempre più diffuso per la conservazione dei progetti, fatture e in
generale di tutti i file di interesse aziendale, il seminario avrà validità
per il conseguimento crediti formativi in materia di deontologia.
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Agenda
• Introduzione
• Fattura elettronica tra privati
• La conservazione digitale dei
documenti
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Documento
• Qualsiasi «cosa» contenente un significato, a prescindere dal supporto su cui è
registrato
• Il supporto su cui registro e conservo il documento può essere
Analogico
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Digitale

Il documento informatico
Ciò che contraddistingue il documento informatico è la sua forma elettronica
(rappresentazione informatica).
Solo in questa forma quindi, il documento informatico può essere formato,
acquisito, sottoscritto, trasmesso e conservato.
E’ un oggetto immateriale (il contenuto informativo non dipende dal supporto), ogni copia
è un originale e non possono esistere modifiche fisiche.
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Processi "analogici"
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Processi digitali
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Obbligatoria dall’1/4/2015
Obbligatorio XBRL e PDF/A

Al pari dei documenti analogici anche i documenti informatici sono destinati ad essere
conservati nel tempo ma, mentre per i documenti analogici le regole di archiviazione
sono relativamente semplici, per i documenti informatici sono richiesti “particolari
accorgimenti” in grado di garantire, durante l’intero ciclo di gestione degli stessi, il
mantenimento del loro valore giuridico e legale.
Ecco quindi che la gestione dei documenti informatici nell’ambito del loro ciclo di vita
deve fondarsi sull’adozione di:
• regole
• procedure giuridiche
• procedure legali
• procedure archivistiche
• procedure tecnologiche e funzionali
• strumenti tecnologici
in grado di assicurare, sin dalle prime fasi della loro gestione, una corretta produzione
dei medesimi, poiché solo una corretta formazione del documento informatico ne
consente una conservazione conforme alla norma a costi ragionevoli.
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CAD – Il Documento Informatico
• Art.20 - Documento informatico
• Art.21 - Documento informatico sottoscritto con firma elettronica.
• Art.22 - Copie informatiche di documenti analogici
• Art.23 - Copie analogiche di documenti informatici
• Art.23 bis - Duplicati e copie informatiche di documenti informatici
• Art.23 ter - Documenti amministrativi informatici
• Art.40 - Formazione di documenti informatici
• Art.41 - Procedimento e fascicolo informatico
• Art.43 - Riproduzione e conservazione dei documenti
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Secondo il disposto dell’art. 20, comma 1-bis, del CAD:
“L'idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo
valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, tenuto conto delle sue
caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità, fermo
restando quanto disposto dall'articolo 21”.
Dal punto di vista legale, quindi, il documento informatico è destinato a produrre
effetti giuridici diversi a seconda dei requisiti che possiede.
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Dematerializzazione dei documenti
Molto spesso vengono create versioni diverse di uno stesso documento, e magari
generate da persone diverse o conservate in posti diversi.
Alcune aziende credono di applicare una gestione documentale digitale solo perché
hanno generato dei PDF dei documenti cartacei e li conservano in un archivio
digitale o conservano le email con gli allegati.
Questa è chiamata "Dematerializzazione 1.0" : le informazioni presenti nei documenti
sono gestibili solo parzialmente.
Non si possono:
• cercare dati di dettaglio;
• revisionare documenti;
• modificare i documenti.
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La dematerializzazione 2.0 si ha quando un’azienda sceglie la gestione documentale
elettronica strutturata: i dati, una volta messi a sistema, possono essere gestiti in
maniera dinamica e interattiva.
In ogni momento è possibile non solo cercare e consultare le informazioni ma, a
seconda dei privilegi di accesso e dei ruoli, intervenire per fare aggiornamenti e
modifiche, garantendo sempre la qualità e la conformità del dato.
Il tutto, potendo condividere i documenti con fornitori, partner, distributori e clienti,
evitando inutili attese, smarrimenti, ridondanze, potenziando così la qualità della
relazione e del business
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Processo di dematerializzazione dei documenti
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Firma digitale
Creare
PEC
Comunicare
Gestione
Documentale e
Archiviazione
Gestire

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Generazione copie informatiche di documenti analogici
Il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle copie per immagine su
supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene ai sensi dell’art. 22,
comma 3, del CAD (decreto legislativo 7 marzo 2005), n. 82, e termina con l’apposizione
della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della firma elettronica basata
sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali.
Nelle regole tecniche sul documento informatico DPCM 13/11/2014 all’articolo 4 sulle
copie per immagine si dice:
"Fermo restando quanto previsto dall’art. 22, comma 3, del Codice, la copia per
immagine di uno o più documenti analogici può essere sottoscritta con firma digitale o
firma elettronica qualificata da chi effettua la copia."
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Generazione copie informatiche di documenti analogici
• L’articolo 1 del CAD definisce i documenti originali non unici come "i documenti per i
quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui
sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi".
• Se un documento è originale analogico non unico allora posso dematerializzarlo
semplicemente facendone una copia informatica o per immagine e facendola firmare
da chi effettua la copia
• Se un documento è originale analogico unico occorre che chi ne fa la copia
informatica o per immagine la firmi elettronicamente, e poi un pubblico ufficiale ne
firmi l’attestazione di conformità (ai sensi del comma 2 art. 4 DMEF 17/06/2014).
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Originale unico
• Se non sia possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di
cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi;
• Es. i titoli all'ordine di cui agli articoli 2008 e segg. c.c. (assegno e cambiale), libri
sociali, schede carburante (se nella contabilità generale dell’impresa le registrazioni
contabili non vengono integrate con tutte le annotazioni della scheda).
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Originale non unico
E’ un documento che “deve essere emesso per legge in duplice esemplare e la relativa
annotazione e conservazione sono obbligatorie per almeno un soggetto; oppure deve
essere annotato e conservato per legge da almeno un soggetto in libri o registri
obbligatori; oppure il suo contenuto è riprodotto in altri documenti, ovvero il suo
contenuto riproduce quello di altri documenti che devono essere conservati
obbligatoriamente, anche presso terzi”.
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Esempi di originali non unici
• Fatture;
• Ricevute e scontrini fiscali;
• I libri di cui all'articolo 2214 codice civile (libro giornale e il libro degli inventari);
• Documenti il cui contenuto risulti depositato presso i repertori e gli archivi notarili (ad
es. i verbali delle assemblee straordinarie);
• Documenti il cui contenuto risulti depositato presso il registro delle imprese (ad es. il
verbale della delibera assembleare di approvazione del bilancio);
• Note spese, se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed
insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, e sia
possibile ricostruire il contenuto della nota spese attraverso la combinazione dei
documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità
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Classificazione documento
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Documento
Analogico
Informatico
Copia
Originale
Unico
Non unico

Sul piano decisionale
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Dematerializzazione
SI NO
In house Outsourcing

DMEF 17/6/2014 – art. 4 : obblighi di conservazione
1. Ai fini tributari il procedimento di generazione delle copie informatiche e delle
copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture analogici avviene
ai sensi dell'art. 22, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e termina
con l'apposizione della firma elettronica qualificata, della firma digitale ovvero della
firma elettronica basata sui certificati rilasciati dalla Agenzie fiscali. La conservazione
avviene secondo le modalità di cui all'art. 3 del presente decreto.
2. Ai fini fiscali, la conformità all'originale delle copie informatiche e delle copie per
immagine su supporto informatico di documenti analogici originali unici, è
autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le
modalità di cui all'art. 22, comma 2, del CAD (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82),
e delle relative regole tecniche.
3. La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è
consentita soltanto dopo il completamento della procedura di cui ai precedenti commi.
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D.P.C.M. 21/3/2013 – documenti analogici originali unici
Individua particolari tipi di documenti analogici originali unici per i quali, in ragione di
esigenze di natura pubblicistica, permane l’obbligo della conservazione dell’originale
analogico o, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all’originale deve
essere autenticata da un notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato con dichiarazione
firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell’art. 22 comma 5
del CAD.
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La dematerializzazione dei documenti nelle PA
Il CAD (Codice dell’ Amministrazione Digitale, D.Lgs. 7 marzo 2005) all’art. 40,
“Formazione di documenti informatici”, stabilisce un preciso obbligo:
i documenti delle pubbliche amministrazioni devono essere prodotti
esclusivamente in modalità informatica.
Il documento informatico viene definito all’art. 1, comma 1, lett. p del CAD come
“la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
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Le regole tecniche per le PA
Successivamente alla pubblicazione del CAD, e all'entrata in vigore delle regole tecniche
predisposte da AgID riguardanti:
● DPCM 13/11/2014 - il documento informatico
● DPCM 22/02/2013 - firma elettronica
● DPCM 03/12/2013 - protocollo informatico
● DPCM 03/12/2013 - sistemi di conservazione
le Pubbliche Amministrazioni entrano in possesso di tutti gli strumenti normativi utili per
gestire l'intero ciclo di vita del documento amministrativo informatico.
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Il ciclo di vita dei documenti
MdG – Manuale di Gestione
MdC – Manuale di Conservazione
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http://cantieripadigitale.it/it/2017/05/03/conservazione-digitale-perche-ce-bisogno-un-manuale-integrato/
Produzione
DPCM
13/11/2014
Gestione e tenuta
DPCM 3/12/2013
Protocollo
Conservazione
DPCM
3/12/2013
MdC
MdG

Sistemi di Conservazione
Oltre al DPCM del 3/12/2013, grazie alle Linee Guida sulla conservazione dei
documenti informatici del 10/12/2015 illustrano le procedure e gli strumenti per
l’avvio delle attività di conservazione dei documenti informatici da parte delle PPAA, ma
che sono utilissime anche alle aziende private.
Infatti tutto il Codice dell’Amministrazione Digitale sebbene sia riferito alle PA, vale
anche evidentemente anche per le aziende private.
Le nuove Regole tecniche riguardano il superamento della distinzione fra
conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di documenti
analogici.
Questo superamento risulta essere in linea con quanto previsto dalle nuove Regole
tecniche sulla formazione del documento informatico.
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DMEF 17/6/2014 – art. 3 : conservazione dei documenti
1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice
dell'amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie
riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli
archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al
codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove
tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed
estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con
provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l'apposizione di
un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine
previsto dall'art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito
con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.
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Prerogativa di qualità e sicurezza del documento
Prerogativa necessaria affinché il documento informatico integri le caratteristiche di
qualità e sicurezza, è la sua gestione all’interno di un sistema di gestione
documentale.
Questo è quello che afferma l’ex art. 3, comma 4, lett. d), del DPCM 13 novembre 2014,
recante “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione,
riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché' di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ”.
(articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del CAD)
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Caratteristiche del sistema di gestione documentale della P.A.
In base al DPCM 13/11/2014 – Allegato 1 si definisce che il "sistema" deve:
a) garantire la sicurezza e l'integrità del sistema;
b) garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e
in uscita;
c) fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto
dall'amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell'adozione dei
provvedimenti finali;
d) consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
e) consentire, in condizioni di sicurezza, l'accesso alle informazioni del sistema da parte
dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento dei dati
personali;
f) garantire la corretta organizzazione dei documenti nell'ambito del sistema di
classificazione d'archivio adottato.
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http://www.agid.gov.it/sites/default/files/linee_guida/la_conservazione_dei_documenti_informatici_rev_def_.pdf

Rapporti con clienti e fornitori
Fare business significa relazionarsi con clienti, fornitori, collaboratori e partner nel modo
più efficace ed efficiente possibile.
Se c’è una buona gestione delle informazioni e dei servizi associati a contratti, ordini,
spedizioni, fatturazione e pagamenti si ottiene un deciso impatto sul fatturato.
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Bilanci
Registri IVA
Libri Contabili
Scritture Contabili
Distinte Bancarie
Bollette
Cartelle
Fascicoli
Atti notarili

Le fasi del documento informatico amministrativo
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Gestione Documentale
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Continuare a fare come si è sempre
fatto non significa fare meglio e in
modo efficiente !!!
Digital4-Gestionedocumentalenelb2bcomeeperchélinnovazionedigitalefaladifferenza

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Dati dell’ Osservatorio Digital
Innovation – Politecnico di
Milano - 2015
Duplicazione dei
documenti !!!
Digital4-Gestionedocumentalenelb2bcomeeperchélinnovazionedigitalefaladifferenza

Agenda
• Introduzione
documenti
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Fattura elettronica tra privati
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Legge di Bilancio per il 2018
Direttiva 2014/55/UE del 16/4/2014 D. L. n. 148 del 16/10/2017

Cos’è
La fattura elettronica è una normale fattura tra privati emessa, ricevuta,
firmata e conservata in un qualunque formato elettronico in grado di
assicurare:
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Autenticità
dell’originale
Integrità del
contenuto
Leggibilità
fattura
dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di
conservazione pari a 10 anni.

Da quando
A decorrere dal 1° gennaio 2019 sarà obbligatoria la fattura
elettronica emessa:
• tra soggetti passivi IVA residenti, stabiliti o identificati in Italia
(operazioni B2B) da inviare attraverso il Sistema di Interscambio (c.d.
SDI) gestito dall’Agenzia delle Entrate;
• nei confronti dei consumatori finali (operazioni B2C). La fattura sarà
resa disponibile ai consumatori dai servizi telematici dell’Agenzia
delle Entrate e una copia elettronica o analogica sarà direttamente
messa a disposizione dai fornitori. È facoltà dei consumatori
rinunciare alla copia della fattura sia elettronica che analogica.
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Come funziona la fattura elettronica tra privati
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Formato XML PA
Conservazione
Sostitutiva
Conservazione
Sostitutiva

Evoluzione
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Vantaggi fiscali
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Esonero
spesometro
Esonero
blacklist
Esonero
scontrini e
ricevute
Rapidi
rimborsi IVA

Le agevolazioni
• Esonero certificazione corrispettivi (emissione scontrino o ricevuta fiscale) se non
richiesta esplicitamente dal cliente;
• Esonero dalla comunicazione delle operazioni nei confronti di soggetti passivi IVA
domiciliati in Stati «BLACKLIST»;
• Esonero dalla comunicazione delle operazioni rilevanti ai fini IVA (spesometro
trimestrale);
• Esclusione dalla trasmissione dei modelli INTRASTAT riepilogativi di acquisiti
intracomunitari di beni e servizi;
• Diritto a rimborsi entro 3 mesi successivi alla presentazione della dichiarazione;
• Nessun obbligo di registrare le fatture emesse e gli acquisti nell’apposito registro;
• I termini dell’accertamento passano da cinque a quattro anni e i controlli potranno
essere effettuati da remoto con più libertà per l’azienda
Inoltre chi riceve la fattura elettronica può caricarla direttamente nel suo
gestionale.
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Le agevolazioni in tema di assistenza fiscale
• accesso telematico alle informazioni relative alle liquidazioni periodiche e alle
dichiarazioni annuali IVA, nell’ambito di un programma di assistenza fornito su misura
per ogni specifica categoria di soggetti;
• esonero dagli obblighi di registrazione delle fatture emesse e ricevute;
• esonero dall’obbligo di garanzia o da altri adempimenti certificativi (apposizione del
visto di conformità o sottoscrizione alternativa) in caso di presentazione di istanze di
rimborso del credito IVA per importi superiori a 15.000,00 euro.
Possono beneficiare delle suddette agevolazioni aggiuntive i soggetti passivi IVA:
• esercenti arti o professioni;
• imprese ammesse al regime di contabilità semplificata di cui all’art. 18 del DPR
600/73;
• imprese che superano i limiti, in termini di ricavi, per accedere al regime di contabilità
semplificata, limitatamente ai primi tre anni di attività (l’anno di inizio dell’attività e i
due successivi).
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Tutto nasce con la Direttiva 2014/55/UE del 16/4/2014 relativa alla fatturazione
elettronica negli appalti pubblici e col Decreto Legge n. 148 del 16/10/2017.
Per l’anno 2018 è previsto l’invio semestrale dell’ex spesometro solo se viene esercitata
una opzione, altrimenti l’obbligo di trasmissione della comunicazione rimane trimestrale.
Non sono state accolte le richieste dei professionisti che chiedevano un unico invio
annuale.
Nel Provvedimento 27/3/2017 l’Agenzia delle Entrate aveva definito le informazioni da
trasmettere e le modalità di comunicazione dei dati delle fatture emesse/ricevute e dei
dati delle liquidazioni periodiche IVA.
I dati da inviare sono:
• Partita IVA controparte (CF se sprovvisto)
• Data e numero fattura
• Base imponibile IVA, aliquota, imposta e tipo operazione se l’imposta non è indicata in
fattura
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E’ possibile raccogliere in un unico documento riepilogativo le fatture sotto i 300 euro.
Sanzioni se non si trasmette entro 28/2/2018 le fatture del 1° semestre 2017
L’art. 11 del D.Lgs. 471/1997 prevede:
• Da 250 a 2.000 € per omissione di ogni comunicazione prescritta dalla legge
tributaria.
• Da 2€ per fattura con max 1.000 € a trimestre per omissione o errata trasmissione
delle fatture emesse/ricevute
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La legge di "Bilancio di previsione dello Stato per l’anno finanziario 2018 e bilancio
pluriennale per il triennio 2018-2020" prevede l’avvio obbligatorio della fatturazione
elettronica tra privati dal 1 Gennaio 2019.
Vantaggi:
• Semplicità di trasmissione e conservazione rispetto alla versione "analogica"
• Possibilità di integrazione del documento informatico all’interno dei processi aziendali
tramite software opportuni
• Dematerializzazione dei processi e aumento della competitività delle imprese
• Generare risparmi nella spesa pubblica (controlli più efficienti contro evasione)
• Ottimizzazione dei costi dei privati : no data entry manuale, no errori registrazione, no
smarrimenti fatture, riduzione errori nei pagamenti, riduzione dei tempi di pagamento
e riduzione dei rischi di falsi e duplicazioni (riconciliazione automatica dei dati e
processi autorizzativi con controlli dei dati fattura più efficienti)
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Direttiva 2014/55/UE – I passaggi effettuati
La Direttiva introduce degli obblighi solo per le pubbliche amministrazioni europee.
• Predisposizione della Norma Europea (EN) da parte del CEN contenente un elenco di
sintassi e della relativa mappatura sintattica (comitato CEN/TC 434 on electronic
invoicing);
• Verifica da parte della Commissione della effettiva usabilità della Norma Europea
(praticità, facilità d’uso, costi di attuazione) e pubblicazione della “Relazione della
Commissione al Parlamento Europeo e al Consiglio sulla valutazione della norma
europea sulla fatturazione elettronica” ;
• Pubblicazione, sulla Gazzetta ufficiale UE, del riferimento alla Norma Europea data
dalla quale inizia a decorrere inizia il termine di 18 mesi entro i quali tutti i gli Stati
membri devono recepire ed attuare tale Norma (tutte le Pubbliche Amministrazioni
europee sono obbligate a ricevere ed elaborare fatture elettroniche che rispettino
conformità alla Norma Europea).
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In Italia
In Italia si è adottato un formato proprietario nazionale, FatturaPA, in quanto era
prioritario avere una adesione massiccia all’adempimento rapido, obbligatorio per legge,
al fine di ottenere subito una parte dei benefici possibili.
L’avvio della fattura elettronica tra privati, opzionale e non obbligatorio, è stato un
insuccesso perché solo l’1% delle imprese vi ha aderito.
L’Italia ha chiesto alla Commissione Europea di poter introdurre nell’ordinamento
nazionale l’obbligo di emettere fatture elettroniche anche nel settore privato, come
già fatto con successo verso la Pubblica Amministrazione, in parziale deroga a quando
contenuto nella Direttiva europea in materia di Iva. Il motivo è l’alta evasione Iva italiana
(tax gap, 35 miliardi di € nel 2015, il più alto di tutta l’Unione).
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In Italia
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Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio, gestito dall'Agenzia delle Entrate, è un sistema informatico in
grado di:
• ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,
• effettuare controlli sui file ricevuti,
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti
relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture.
La Finanziaria 2008 ha stabilito che la trasmissione delle fatture elettroniche destinate
all’amministrazione dello stato debba avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).
Il Decreto Legislativo 127/2015, all’articolo 1, comma 2, ha esteso la disponibilità del
Sistema di Interscambio anche ai fini della trasmissione delle fatture elettroniche
relative ad operazioni che intercorrono tra soggetti privati, da predisporre secondo
lo stesso formato di fattura elettronica previsto per la fatturazione verso le pubbliche
amministrazioni.
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Sistema di Interscambio
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• File XML firmato digitalmente conforme al
formato FatturaPA
• Fattura singola o lotto di fatture con stessa
intestazione
File
FatturaPA
• File compresso (formato zip) con 1 o più file
• Non deve essere firmato file archivio, ma i
singoli file
File Archivio
• File XML conforme allo schema
MessaggiTypes_v1.1.xsd
File
Messaggio
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b-2.htm

Tipi di File Messaggio
• notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file
FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti;
• file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA;
• ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta consegna
al destinatario del file FatturaPA;
• notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente per segnalare la
temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA;
• notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per
segnalare l’accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro
il termine di 15 giorni;
• notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito
committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura;
• scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un’eventuale
situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente;
• notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario
nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla
data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa
sia seguita da una ricevuta di consegna;
• attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio
che il SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file per cause non imputabili al
trasmittente
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Il flusso dei messaggi
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Il flusso dei messaggi
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http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/b-2.htm

Simulazione
Il Sistema di Interscambio mette a disposizione delle funzionalità per provare la
compilazione di un file FatturaPA e per simulare l’invio e ricezione di una fattura
nel formato della FatturaPA.
In questa sezione è infatti possibile:
• preparare una fattura mediante un form via web,
• provare l’invio e la ricezione di una fattura.
Per accedere alle funzionalità occorre:
• disporre delle credenziali Entratel o Fisconline oppure disporre di una Carta
Nazionale dei Servizi (CNS) precedentemente abilitata ai servizi telematici
dell'Agenzia delle Entrate e SPID;
• registrarsi tramite il sito di FatturaPA. Per registrarsi occorre disporre di un indirizzo di
PEC (Posta Elettronica Certificata) diverso da [nome_utente]@postacertificata.gov.it.
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/sperimentazione.htm
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Firma digitale o sigillo ?
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Firma digitale
• Garantisce autenticità,
integrità, valore legale e
non ripudio del documento
informatico firmato
Sigillo
• Permette di rilevare se un
documento informatico è
stato modificato (artt. 3 e
36 del Regolamento
eIDAS 2014/910/UE). Può
essere apposto da una
persona giuridica
• Serve a garantire
l’immodificabilità delle
fatture elettroniche
destinate a privati

Fattura scartata da SdI, come mai ?
Anche generando una fattura con la procedura guidata di generazione senza errori la
fattura può essere scartata da SdI, ad esempio per questi controlli:
• Nome file duplicato
• Fattura duplicata
• Data fattura successiva alla data di ricezione
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Qual è il formato da usare per gli importi ?
Tutti gli importi devono essere comprensivi di punto per separare i decimali, che devono
essere almeno 2.
Non sono accettati il segno -, la virgola e caratteri diversi da numeri e punto.
In caso di importi non corretti, l’anomalia viene riportata in fondo alla pagina, con
eventuali segnalazioni.
Altre domande e risposte sono disponibili qui:
http://www.tasse-fisco.com/liberi-professionisti/domande-risposte-fatturazione-elettronica-
tra-privati-pa/30507/
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Posso rendere in pdf cartaceo la fattura elettronica
ricevuta/emessa e trattarla nel modo classico?
La fattura elettronica deve essere emessa e conservata nel rispetto di quanto previsto
dal DMEF 17 giugno 2014 e dal Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, nonché dalle
relative regole tecniche.
Si è liberi di riprodurre in maniera analogica il contenuto della fattura elettronica
mediante la generazione di un file pdf da stampare, ma ovviamente la riproduzione
cartacea non rappresenta un documento giuridicamente valido.
60

Dal 1 Luglio 2018
Si avrà l’obbligo di emissione della fattura elettronica e delle note di variazione ex
art. 26 del D.P.R. n. 633/72, per :
• le cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per
motore (obiettivo: ridurre le frodi IVA);
• le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che
partecipano ai contratti di appalto di lavori, servizi o forniture stipulati con una pubblica
amministrazione.
A decorrere dal 1° luglio 2018 le spese per carburante per autotrazione saranno
deducibili dal reddito e l’IVA sarà detraibile, solo se gli acquisti saranno effettuati
esclusivamente mediante pagamenti elettronici (carte di credito, carte di debito o
carte prepagate).
Con provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate potranno essere individuati
altri mezzi idonei oltre agli strumenti di pagamento sopra evidenziati.
Alla luce di tali novità dal 1° luglio 2018 sarà abrogata la scheda carburante.
61

Dal 1 Settembre 2018
L’art. 4-bis del Decreto n. 193/16 riguarda la fatturazione elettronica per le cessioni di
beni di importo superiore alla soglia di 155 euro, IVA inclusa, risultanti da un’unica
fattura presso uno stesso punto vendita.
Per l’agevolazione prevista dal tax free shopping, è necessario che per l’acquisto in
Italia:
• venga emessa regolare fattura
• il bene sia acquistato da un privato cittadino;
• l’acquisto riguardi beni, e non di servizi, di importo superiore a 154,94 € IVA inclusa;
• il bene sia destinato al consumo personale o familiare;
• il bene trasportato nei bagagli personali al di fuori della Comunità Europea entro 3
mesi dall’acquisto
62

Dal 1 Gennaio 2019
L’ emissione della fattura elettronica diverrà obbligatoria per le operazioni
effettuate nei confronti di altri privati titolari di partita IVA, a condizione che le
cessioni di beni e le prestazioni di servizi siano poste in essere tra soggetti residenti o
stabiliti nel territorio dello Stato.
La fatturazione elettronica consiste nell’utilizzare gli standard previsti per la FatturaPA
per tutte le operazioni intercorrenti tra i titolari di partita IVA e la PA, ed ora anche per la
formazione (XML), trasmissione e ricezione, tramite il Sistema di Interscambio,
della fattura elettronica tra privati e la successiva conservazione digitale per dieci
anni.
In caso di inosservanza dell’obbligo di fatturazione elettronica tra gli
operatori privati va ricordato che l’eventuale emissione della fattura
in formato cartaceo è da ritenersi inesistente e il documento come
non emesso.
63

Quando si può non emettere fattura elettronica
Sono esonerati solo i soggetti di minori dimensioni che si avvalgono di:
64
• D.L. 98/11 art. 27 comma 3
Regime di
vantaggio
• Legge n. 190/14
Regime
forfettario

Sanzioni
In caso di emissione di fattura, tra soggetti residenti o stabiliti nel
territorio dello Stato, con modalità diverse da quelle elettroniche, la
fattura si intende non emessa e si applica (secondo l’articolo 6 del
Decreto Legislativo n. 417/97) una sanzione amministrativa
compresa tra il 90% e il 180% dell’imposta relativa all’imponibile
non correttamente documentato o registrato nel corso
dell’esercizio.
65

Obblighi di Conservazione
Gli obblighi di conservazione previsti dall’articolo 3 del DMEF 17/6/2014, pubblicato in
Gazzetta Ufficiale N.146 del 26/6/2014, si intendono soddisfatti per tutte le fatture
elettroniche nonché per tutti i documenti informatici trasmessi attraverso il
Sistema di Interscambio (come previsto dall’ art. 1, comma 211, della legge N 244 del
24/12/2007 ) e memorizzati dall’Agenzia delle Entrate ?
E’ sufficiente la trasmissione come conservazione ?
Manca una precisazione se è una vera e propria conservazione
o solo una memorizzazione e sui termini temporali (5 o 10 anni?).
66
http://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/sdi.htm
https://www.agendadigitale.eu/documenti/obbligo-fattura-b2b-
tutti-i-punti-da-sapere-su-cui-lavorare-nel-2018/

Formato italiano ed europeo
I formati di FatturaPA e fattura elettronica europea non sono attualmente allineati.
Con la Direttiva 2014/55/UE del 16 aprile 2014, e l’approvazione e pubblicazione della
Norma Europea che ha definito gli standard, si riconosce che i formati in uso sono
molteplici. Su questa base infatti il CEN è stato incaricato di definire un modello di dati
semantico degli elementi essenziali della fattura, detta anche “core invoice”, e definire di
una lista limitata di sintassi, per ognuno dei quali deve essere fornita anche la
corrispondenza sintattica con il modello (la core invoice) che tutte le PA europee
dovranno accettare.
Il Sistema di Interscambio ha iniziato ad evolversi verso un adattamento a quanto
previsto dalla predetta Direttiva.
Il 30/9/2017, è terminata la consultazione pubblica promossa dall’AGID del CIUS-IT per
la Core Invoice Usage Specification per l’Italia (CIUS-IT) la cui definizione è uno dei
principali obiettivi del progetto eIGOR (eInvoicing GO Regional), progetto nazionale
finanziato dalla Commissione Europea per abilitare il sistema di fatturazione elettronica
nazionale allo scambio di fatture conformi allo standard comune europeo.
67

Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014
La circolate chiarisce diversi aspetti in merito all’istituto giuridico della fatturazione
elettronica ed in particolare sulla:
• definizione della fattura elettronica;
• requisiti della fattura elettronica;
• modalità che garantiscono i requisiti della fattura elettronica
o Sistema di controllo di gestione;
o Apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
o Sistema EDI (Electronic Data Interchange);
• invio della fattura elettronica;
• conservazione della fattura elettronica.
http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/file/nsilib/nsi/normativa+e+prassi/circolari/archivio+c
ircolari/circolari+2014/giugno+2014/circolare+n18e+del+24+giugno+2014/cir18e+del+24+
06+14.pdf
68

Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014
69

Le opzioni a disposizione
70
Agenzia
delle Entrate
SW o Servizi
esterni on-
line
• Gratuito
• Inserimento dati manuale on-line
• Gestisce Conservazione Sostitutiva
delle fatture trasmesse tramite Sogei
• A pagamento
• Gestiscono Conservazione Sostitutiva
• Effettuano conversione in XML, Firma
Elettronica e Marca Temporale dei
documenti

Servizio di conservazione fatture elettroniche fornito da
Agenzia delle Entrate
L’Agenzia ha previsto l’attivazione di un servizio gratuito per la conservazione delle
fatture elettroniche per la durata di 15 anni, ai sensi dell’art. 1 D.Lgs. 127/2015, che
tiene conto di quanto disciplinato dal DPCM 3 dicembre 2013 contenente le “Regole
tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis
, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44, 44-bis e 71, comma 1, del Codice
dell’Amministrazione Digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005” (CAD) nonché
delle previsioni di cui al Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 17
giugno 2014, emanato in attuazione dell’articolo 21, comma 5, del CAD, contenente le
“Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro
riproduzione su diversi tipi di supporto”.
L’Agenzia si avvale del sistema di conservazione messo a disposizione dalla società
Sogei S.p.A., nella sua qualità di società in house, in virtù degli specifici accordi
contrattuali in essere con l’Agenzia stessa, rimanendo estranea Sogei S.p.A. nei rapporti
con i contribuenti.
https://assistenza.agenziaentrate.gov.it/knowledgebases2/FattElettr/attach/ConservaFatt
ura/Condizioni_Utilizzo.pdf
71

Agenzia delle entrate
72
http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/nsilib/nsi/schede/comunicazioni/fatture+e+corrispettivi/acc+servizio+fatture+e+corrisp
ettivi/indice+acc+servizio+fatture+e+corrispettivi

Info ed Assistenza online Agenzia delle Entrate
Servizio di informazioni ed assistenza dell’ Agenzia delle Entrate
73

Info e Assistenza online Agenzia delle Entrate
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Info e Assistenza online Agenzia delle Entrate
75

Gli intermediari
• Emettono le fatture elettroniche per conto del richiedente (firma elettronica, marca
temporale, ecc.)
• Trasmettono le fatture al Sistema di Interscambio
• Ricevono le notifiche dal Sistema di Interscambio
• Adempiono agli obblighi di Conservazione
76

I commercialisti – invio conto terzi
• I clienti possono inviare già la fattura in formato XML o elettronico  con un apposito
software si carica direttamente a sistema
• I clienti inviano la fattura non in formato XML  il software del commercialista deve
prevedere l’inserimento degli elementi distintivi della fattura
• Il software firma digitalmente le fatture come intermediario, le spedisce al Sistema di
Interscambio, associa relative notifiche e ricevute, le conserva a norma e permette la
consultazione
• Gestiscono i casi di scarto da parte della PA
77

Se voglio ricevere fattura via PEC invece che con SdI ?
Chi intende ricevere fatture elettroniche via PEC non deve fare nulla verso SdI né
riceverà da SdI alcun codice di 7 caratteri.
Dovrà soltanto assicurarsi che il fornitore conosca il suo indirizzo che va inserito nel
campo, mentre il campo <CodiceDestinatario> andrà riempito con il valore di default
"0000000".
https://assistenza.agenziaentrate.gov.it/ServiziIva/KanaFattElettr.asp?new,Kb=FattElettr,
retur=1,Case=Obj(2877),t=faq.tem,templateset=Fatturazione,Company=%7B6C688E8E-
C5B4-4C73-88B0-D2024CFF8AC3%7D
78

Il Provv. 182070 dell’Agenzia delle Entrate del 28/10/2016
79
http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/wcm/connect/3d2a2cc6-1e1b-4e95-8207-
314246b23724/PROVV.N.+182070+DEL+28+OTTOBRE+2016.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=3d2a2cc
6-1e1b-4e95-8207-314246b23724

80
http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/wcm/connect/4e22d9ab-2bbd-4e3f-9e60-
a9a8cbf70232/PROVVEDIMENTO+PROT.+58793+DEL+27+MARZO+2017.pdf?MOD=AJPERES&CACHE
ID=4e22d9ab-2bbd-4e3f-9e60-a9a8cbf70232

"Con riferimento alle fatture emesse … i contribuenti trasmettono i seguenti dati riferiti al
singolo documento:
• i dati identificativi del cedente/prestatore;
• i dati identificativi del cessionario/committente;
• la data del documento;
• la data di registrazione (per le sole fatture ricevute e le relative note di variazione);
• il numero del documento;
• la base imponibile
• l’aliquota IVA applicata e l’imposta ovvero, ove l’operazione non comporti
l’annotazione dell’imposta nel documento, la tipologia dell’operazione ".
81

Il provvedimento contiene i seguenti allegati:
• Modello e istruzioni "Comunicazione liquidazioni periodiche IVA"
• “Specifiche tecniche e regole per la compilazione della comunicazione”
• “Specifiche tecniche e regole per la compilazione dei dati delle fatture – versione 1.1”
• “Modalità di consultazione dei dati”
• “Modalità di trasmissione dati”
https://www.fiscoetasse.com/BusinessCenter/scheda/33171-comunicazione-liquidazioni-
periodiche-iva-modello.html
82

Fatture e corrispettivi – quadro completo
A questo link c’è il quadro completo di normativa e prassi:
http://www.agenziaentrate.gov.it/wps/content/Nsilib/Nsi/Schede/Comunicazioni/Fatture+e
+corrispettivi/Normativa+e+prassi+Fatture+e+corrispettivi/?page=ivacompro
83

Il flusso che effettua un programma di fatturazione
84

EDI - Electronic Data Interchange
L'Electronic Data Interchange (EDI) è l'interscambio di dati tra sistemi informativi,
attraverso un canale dedicato ed in un formato definito in modo da non richiedere
intervento umano salvo in casi eccezionali.
85
Dati dell’Osservatorio
Fatturazione Elettronica &
eCommerce B2b della
School of Management del
Politecnico di Milano - 13
giugno 2017

AssoSoftware
Lo standard AssoSoftware, promosso dalla omonima Associazione, può essere la
chiave giusta per avviare il processo di digitalizzazione del ciclo passivo in quanto mette
a disposizione dei soggetti che trattano le informazioni – le software house che
producono i gestionali, i clienti e gli intermediari – una codifica condivisa all’interno del
tracciato B2b della Fatturazione Elettronica.
L’idea portante dello standard AssoSoftware è la definizione di una serie di
informazioni aggiuntive, rispetto a quelle già presenti nel tracciato Fattura Elettronica
B2b dell’Agenzia delle Entrate, da inserire nel corpo della fattura quale “arricchimento”
del contenuto base. Queste informazioni faranno riferimento a tabelle condivise tra tutte
le software house per garantire la perfetta integrazione dei dati all’interno dei sistemi
gestionali.
In questo modo potrà essere automatizzata la registrazione della fattura di acquisto ai
fini gestionali, contabili e IVA.
http://www.assosoftware.it/eventi-e-news/standard-fe-e-protocollo-d-intesa
86

Riferimenti – Fattura elettronica
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione
su diversi tipi di supporto
D.P.C.M. 13 novembre 2014: Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia,
duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonche' di formazione e
conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22,
23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al
decreto legislativo n. 82 del 2005.
SUGGERIMENTI PER LA COMPILAZIONE DELLA FATTURA ELETTRONICA VERSO LE
PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E VERSO I PRIVATI
http://fatturapa.gov.it/export/fatturazione/sdi/Specifiche_tecniche_del_formato_FatturaPA_v1.2.pdf
https://www.agendadigitale.eu/documenti/fattura-elettronica-come-diffonderla-nelle-piccole-aziende/
https://www.guidafisco.it/fatturazione-elettronica-privati-app-gratis-agenzia-entrate-1639
https://www.guidafisco.it/fatturazione-elettronica-b2b-tra-privati-come-funziona-obbligo-agenzia-1971
87

Agenda
• Introduzione
documenti
88

La conservazione digitale dei documenti
89

A proposito di auto …
Dal 1 Febbraio 2018 le notifiche delle multe avverranno in via prioritaria via PEC (da
dichiarare in caso di fermo e, se non si dichiara ma la si possiede la centrale di polizia la
cercherà nei "pubblichi elenchi a cui hanno accesso").
Questo in seguito al "domicilio digitale".
Il nuovo schema legislativo modifica la definizione di “domicilio digitale” che diviene: “un
indirizzo elettronico, eletto in conformità a quanto previsto dal presente Codice, valido ai
fini delle comunicazioni elettroniche aventi valore legale”. Può trattarsi di un indirizzo
PEC, ma non soltanto, dal momento che “le persone fisiche possono altresì eleggere il
domicilio digitale avvalendosi del servizio di cui all’articolo 64-bis”.
Il domicilio digitale è obbligatorio per i soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, i
professionisti tenuti all’iscrizione in albi ed elenchi e i soggetti tenuti
all’iscrizione nel registro delle imprese.
90

CAD Capo III - Formazione, gestione e conservazione dei
documenti informatici
• Art. 40. - Formazione di documenti informatici
• Art. 40-bis - Protocollo informatico
• Art. 41 - Procedimento e fascicolo informatico
• Art. 42. - Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni
• Art. 43. - Riproduzione e conservazione dei documenti
• Art. 44. - Requisiti per la gestione e conservazione dei documenti informatici
• Art. 44-bis - Conservatori accreditati
91
Il CAD definisce i principi generali sulla conservazione digitale dei documenti nel Capo III.

Le regole tecniche
Le regole tecniche, emanate con DPCM del 3 dicembre 2013 e pubblicate nella Gazzetta
Ufficiale del 12-3-2014, contengono anche gli stessi allegati previsti nelle regole per il
documento informatico e il protocollo informatico:
• Allegato 1. Glossario e definizioni
• Allegato 2. Formati
• Allegato 3. Standard e specifiche tecniche
• Allegato 4. Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione
• Allegato 5. Metadati
92

Requisiti di un sistema di conservazione – CAD art. 44
93
http://www.archivagroup.it/wp-content/uploads/2017/03/Ebook-Nuove-Regole-Tecniche.pdf

Legge 24/12/1993 n. 537 art.2, com.15
“Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti per finalità amministrative e
probatorie… si intendono soddisfatti anche se realizzati su supporto ottico purché
le procedure realizzate siano conforme a regole tecniche… ”.
Però è stato abrogato dal D.P.R. 28/12/2000, N. 445, in particolare questa parte è
trattata nella Sezione Terza, "Tenuta e conservazione del sistema di gestione dei
documenti".
94

Legge 15/3/1997 n.59 art.15, comma 2
“Gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con
strumenti informatici o telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la
loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a
tutti gli effetti di legge. …”
95

CAD – art. 23
1. Le copie su supporto analogico di documento informatico, anche sottoscritto con
firma elettronica avanzata, qualificata o digitale, hanno la stessa efficacia probatoria
dell'originale da cui sono tratte se la loro conformità all'originale in tutte le sue
componenti è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
2. Le copie e gli estratti su supporto analogico del documento informatico, conformi alle
vigenti regole tecniche, hanno la stessa efficacia probatoria dell'originale se la loto
conformità non è espressamente disconosciuta. Resta fermo, ove previsto
l'obbligo di conservazione dell'originale informatico.
96

CAD – art. 23 ter
3. Le copie su supporto informatico di documenti formati dalla pubblica amministrazione
in origine su supporto analogico ovvero da essa detenuti, hanno il medesimo valore
giuridico, ad ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità
all'originale è assicurata dal funzionario a ciò delegato nell'ambito dell'ordinamento
proprio dell'amministrazione di appartenenza, mediante l'utilizzo della firma digitale o di
altra firma elettronica qualificata e nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi
dell'articolo 71; in tale caso l'obbligo di conservazione dell'originale del documento è
soddisfatto con la conservazione della copia su supporto informatico.
4. Le regole tecniche in materia di formazione e conservazione di documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni sono definite ai sensi dell'articolo 71, di
concerto con il Ministro dei beni e delle attività culturali e del turismo.
97

CAD – art. 44
«Il sistema di conservazione garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e
reperibilità dei documenti informatici"
98
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione

Regole tecniche - D.P.C.M. 3 dicembre 2013
Nel comma 2 dell’articolo 14 dice che:
“i sistemi di conservazione già esistenti alla data di entrata in vigore del presente decreto
sono adeguati entro e non oltre 36 mesi dall’entrata in vigore del presente decreto
secondo un piano dettagliato allegato al manuale di conservazione. Fino al
completamento di tale processo per tali sistemi possono essere applicate le previgenti
regole tecniche. Decorso tale termine si applicano in ogni caso le regole tecniche di cui al
presente decreto”
I sistemi di conservazione, già esistenti all’11 aprile 2014, dovevano quindi essere
adeguati entro e non oltre l’11 aprile 2017 (36 mesi dall’entrata in vigore del decreto).
Ciò che andava adeguato è infatti il sistema di conservazione definito nel “glossario”
costituente l’allegato I del D.P.C.M. 3 dicembre 2013, come “il sistema di conservazione
dei documenti informatici di cui all’articolo 44 del CAD”.
99

Cassazione, il conservatore accreditato di documenti è
affidabile “di default”
La sentenza di Cassazione n. 12939 del 23/05/2017 ha giudicato per la prima volta, sulla
validazione temporale (e indirettamente circa la conservazione digitale) dei documenti
informatici.
Si tratta dell’opposizione allo stato passivo di un fallimento, presentata da un creditore, il
quale aveva depositato nel processo dei contratti di leasing sotto forma di documenti
informatici, la cui data certa veniva certificata mediante apposizione di marca temporale
da parte di un certificatore accreditato.
Il Tribunale, per ben due volte, respinge le opposizioni: la seconda volta, arriva ad
affermare un onere della prova, gravante sul creditore, il quale sarebbe chiamato a
dimostrare la conformità dell’operazione di digitalizzazione dei documenti alle regole
tecniche in materia di generazione delle firme digitali e validazione temporale dei
documenti informatici, senza precisare, peraltro, quale legge o provvedimento imponesse
un simile dovere.
Per la Suprema Corte, si applica, invece, una presunzione di conformità delle attività
compiute dal certificatore accreditato alle predette regole tecniche (peraltro, la Corte
richiama le “vecchie” regole tecniche, di cui al DPCM 30/03/2009, ora sostituito dal
DPCM 13/11/2014).
https://www.agendadigitale.eu/documenti/cassazione-il-conservatore-accreditato-di-
documenti-e-affidabile-di-default/
100

Le norme internazionali di base
La certificazione di un conservatore digitale si basa anche sul rispetto di standard
documentali, in particolare:
• ISO 15489: 2001- Information and documentation – Records management : contiene
un insieme di linee guida tese ad indirizzare l’organizzazione del sistema
documentario, nonché i processi di acquisizione e gestione dei documenti.
• ISO 14721:2012 – Open Archival Information System (OAIS) reference model :
definisce il quadro in cui il processo di conservazione si svolge e le funzionalità
richieste.
• ISO 17799:2005 – Information technology -- Security techniques -- Code of practice
for information security management
• ISO 9000:2015 - Quality management systems -- Fundamentals and vocabulary
• ISO/IEC 20000 - Information technology -- Service management
• ETSI TS 101 533 - Data Preservation Systems Security
101

Linee Guida sulla Conservazione dei Documenti Informatici
102
Requisiti Processi
Attività Responsabilità
in materia di conservazione dei documenti informatici, nel rispetto dei riferimenti normativi
vigenti (compreso il regolamento EIDAS) e di quelli futuri

Linee Guida sulla Conservazione dei Documenti Informatici
http://www.agid.gov.it/sites/default/files/linee_guida/la_conservazione_dei_documenti_informatici_rev_def_.pdf
103

104

105

106

Qual è la differenza tra archiviazione e conservazione?
Il processo di conservazione quindi è successivo all'eventuale archiviazione,
infatti solo a seguito della procedura di conservazione digitale è possibile liberarsi
della copia cartacea.
107
Archiviazione
documentale
• memorizzazione di un documento (digitale
dall'origine o scansionato) su un supporto
idoneo (es. Sistema Documentale, CD).
Conservazione
digitale
• sostituzione della conservazione su carta con
quella digitale anche per documenti cartacei
all'origine.

Affinché il documento informatico mantenga nel tempo il medesimo valore probatorio, è
indispensabile un corretto processo di conservazione digitale.
In tal senso, il comma 2 dell’art. 3 della Bozza di Regole tecniche per il documento
informatico, dispone infatti espressamente che “il documento informatico assume la
caratteristica di immodificabilità se formato in modo che forma e contenuto non
siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità
nella fase di conservazione”.
In particolare, al successivo comma 4 dello stesso articolo, si elencano le operazioni
idonee a garantire le caratteristiche di immodificabilità e di integrità nel caso in cui i
documenti informatici siano formati tramite l’apposito utilizzo di strumenti software.
108

Le operazioni in particolare sono:
a) la sottoscrizione con firma digitale ovvero con firma elettronica qualificata;
b) l’apposizione di una validazione temporale;
c) il trasferimento a soggetti terzi con Posta Elettronica Certificata con ricevuta completa;
d) la memorizzazione su sistemi di gestione documentale che adottino politiche di sicurezza;
e) il riversamento in un sistema di conservazione.
Per quanto concerne la correttezza dei processi di conservazione dei documenti informatici, il
Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che tutti i documenti, che per legge o
regolamento devono essere conservati, possono essere riprodotti e conservati su
supporto informatico e sono validi a tutti gli effetti di legge.
La loro riproduzione e relativa conservazione, infatti, devono essere effettuate in modo da
garantire la conformità dei documenti agli originali e la loro conservazione nel tempo.
Inoltre, qualora i documenti siano prodotti originariamente in modalità informatica, è
obbligatorio che la loro conservazione permanente avvenga con modalità digitali (art. 43,
comma 3, CAD).
109

Ovviamente, occorrerà sviluppare un processo che rispetti gli attuali parametri tecnici
fissati dal DPCM 3 dicembre 2013.
In base a tali norme, infatti, la conservazione digitale dei documenti informatici, a
prescindere dalla loro natura di documenti nativamente informatici o di documenti
analogici digitalizzati, deve avvenire mediante il loro versamento in un sistema di
conservazione e la predisposizione e la successiva gestione di un pacchetto di
archiviazione sottoscritto con firma digitale del responsabile della conservazione.
Il Responsabile della conservazione digitale deve, inoltre, garantire la tracciabilità di
tutte le operazioni effettuate durante l’intero processo; la tracciabilità consente, infatti, di
facilitare le operazioni di controllo e verifica effettuate dagli organi preposti e di mappare
più facilmente l’iter che il documento ha percorso, permettendo, altresì, di risalire ai vari
soggetti che si sono interfacciati al sistema informatico dell’azienda.
110

Sistema di gestione documentale
L’utilizzo di un sistema di gestione documentale adeguato per la corretta gestione ed
archiviazione dei documenti informatici, permetterà di:
• garantire la sicurezza e l’integrità del sistema;
• garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in
uscita;
• fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto
dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei
provvedimenti finali;
• consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati;
• consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle informazioni del sistema da parte
dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di trattamento dei dati
personali;
• garantire la corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di
classificazione d’archivio adottato.
111
http://www.ildocumentodigitale.com

Sicurezza
E’ necessario effettuare una attività di profilazione degli utenti aziendali abilitati ad
accedere alle informazioni e ai dati documentali inviati in conservazione, al fine di
rispettare le prescrizioni in materia di privacy (italiane ed europee).
Bisogna anche eventualmente identificare le figure professionali incaricate di gestire
eventuali anomalie di natura tecnica ed amministrativa correlate al processo di
conservazione ed in grado, in caso di affidamento all’esterno del servizio, di interagire
con il conservatore delegato alle attività.
Se ci si affida a terzi è meglio avvalersi di un conservatore accreditato presso AgID,
rispettoso quindi di tutte le prescrizioni normative, tecniche ed organizzative richieste
dalle regole tecniche ed assoggettato ad un controllo continuo da parte della stessa
AgID.
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/elenco-conservatori-attivi
112

Firma digitale e formati dei documenti per la conservazione
È ovviamente necessario l’uso della firma digitale per sottoscrivere i documenti e quindi
per garantire le altre caratteristiche viste prima e definite dall’art. 20, così come la scelta
dei formati risulta estremamente importante e, dal punto di vista della leggibilità dei
documenti informatici, decisiva e anche la successiva conservazione deve rispettare i
dettami dell’allegato 2 del DPCM del 3 Dicembre 2013 per i formati idonei alla
conservazione digitale a norma:
• PDF - PDF/A
• TIFF
• JPG
• Office Open XML (OOXML)
• Open Document Format
• XML
• TXT
• EML - Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME)
113

Tempo di conservazione
Il tempo di conservazione, come ricordato dall'art. 43 del CAD può essere:
114
• Tempo indefinito nel futuroPermanente
• Arco temporale ampio tanto
da essere interessato da
cambiamenti tecnologici
A lungo
termine

Obiettivi della conservazione
• Impedire la perdita o la distruzione non autorizzata dei documenti
• Mantenere nel tempo le loro caratteristiche di :
115
Autenticità Integrità Affidabilità
Leggibilità Reperibilità

Accreditamento conservatori
Con la Circolare n. 65/2014 (G.U. n. 89 del 16/04/2014) che abroga la precedente
circolare di DigitPA n. 59 del 2011, AgID ha ridefinito le modalità per l’accreditamento
e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in
termini di qualità e sicurezza prevedendone l’iscrizione in un apposito elenco pubblico.
La circolare si sofferma sui requisiti per l’accreditamento dei conservatori, sulle modalità
di presentazione della domanda e sul correlato iter istruttorio, dettando anche le linee
guida per la vigilanza.
Ai fini della vigilanza i conservatori accreditati sono tenuti a trasmettere ad AgID i dati
relativi all'attività quadrimestrale di conservazione, che vengono poi pubblicati.
Per il mantenimento dell’accreditamento è necessario ottenere una valutazione positiva
di conformità del proprio sistema al DPCM 3 dicembre 2013 e agli standard ivi richiamati
(su tutti, lo standard OAIS – ISO 14721 e lo standard ETSI 101 533).
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/pubblica-amministrazione/conservazione/accreditamento-conservatori
116

Circolare n. 65/2014 – Requisiti per accreditamento
• dimostrare necessaria per svolgere l’attività di conservazione; l'affidabilità
organizzativa, tecnica e finanziaria ;
• utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell'esperienza e delle
competenze necessarie per i servizi forniti: in particolare della competenza a livello
gestionale, della conoscenza specifica nel settore della gestione documentale e
conservazione documenti informatici e che abbia dimestichezza con le procedure di
sicurezza appropriate e che si attenga alle norme del CAD e al DPCM 3 dicembre
2013 recante le regole tecniche in materia di sistema di conservazione;
• applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a
tecniche consolidate;
• utilizzare sistemi affidabili e sicuri di conservazione di documenti informatici
realizzati e gestiti in conformità alle disposizioni e ai criteri, standard e specifiche
tecniche di sicurezza e di interoperabilità contenute nelle regole tecniche previste dal
CAD;
• adottare adeguate misure di protezione dei documenti idonee a garantire la
riservatezza, l’autenticità, l’immodificabilità, l'integrità e la fruibilità dei
documenti informatici oggetto di conservazione, come descritte nel manuale di
conservazione, parte integrante del contratto/convenzione di servizio.
117

Se il conservatore è un soggetto privato
• avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale di almeno 200.000
Euro interamente versato;
• garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei
soggetti preposti alla amministrazione e da parte dei componenti degli organi preposti
al controllo, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di
amministrazione, direzione e controllo presso banche ai sensi dell'articolo 26 del
decreto legislativo 1 settembre 1993, n. 385 recante “Testo unico delle leggi in
materia bancaria e creditizia”.
Il conservatore può affidare ad altro conservatore accreditato le attività a supporto del
processo di conservazione limitatamente a quelle che riguardano le infrastrutture per la
memorizzazione, trasmissione ed elaborazione dei dati.
118

CAD – Art. 29 - Qualificazione e accreditamento
"I soggetti che intendono avviare la prestazione di servizi fiduciari qualificati o svolgere
l'attività di gestore di posta elettronica certificata, di gestore dell'identità digitale di
cui all'articolo 64, di conservatore di documenti informatici di cui all'articolo 44-bis
presentano all'AgID domanda, rispettivamente, di qualificazione o di
accreditamento, allegando alla stessa una relazione di valutazione della conformità
rilasciata da un organismo di valutazione della conformità accreditato dall'organo
designato ai sensi del Regolamento CE 765/2008 del Parlamento europeo e del
Consiglio del 9 luglio 2008 e dell'articolo 4, comma 2, della legge 23 luglio 2009, n. 99.«
http://www.agid.gov.it/cad/art-29-qualificazione-accreditamento
La certificazione di conformità deve essere rilasciata da un organismo di valutazione
della conformità accreditato da ACCREDIA, quale organismo nazionale italiano di
accreditamento.
Con una prima circolare n 36/2016, del 16/12/2016 e con una successiva DC n 5/2017,
del 27/02/2017, ACCREDIA ha dettato le regole per poter effettuare le attività di
valutazione di conformità e ha avviato i corsi di preparazione per i certificatori che
dovranno eseguire le verifiche.
119

La lista di riscontro
L’agID il 14/4/2017 ha pubblicato la "Lista di riscontro per la visita ispettiva AgID e la
certificazione di conformità".
La lista di riscontro è lo strumento che supporta la verifica dei requisiti richiesti per i
sistemi di conservazione adottati dai conservatori accreditati. Tale strumento elenca
le attività di controllo da svolgere indicando gli specifici elementi da verificare ed è
utilizzabile per effettuare le visite ispettive.
Le visite ispettive sono eseguite attraverso l’esame di evidenze specifiche, per
esempio: configurazioni, log, verbali di riunioni, risultati di sessioni di test, relazioni di
incidenti ed interviste al personale.
Nei casi in cui la certificazione di conformità evidenziasse delle non conformità, queste
devono essere corredate di eventuali tempistiche per la loro risoluzione e nella visita
ispettiva successiva, verranno ripetuti i controlli su quelle attività che hanno comportato la
segnalazione delle non conformità.
120

Tipologie di controlli
Attualmente le tipologie di controlli previste nel sistema di certificazione per
l’accreditamento dei conservatori digitali sono due:
• Prima valutazione e/o rinnovo;
• Sorveglianza periodica, secondo un ciclo biennale.
Le verifiche di certificazione vengono organizzate con le seguenti tempistiche:
• Accertamento dell’applicazione dei requisiti individuati della Lista di Riscontro AgID e
verifica dell’esito delle valutazioni a fronte della Norma UNI CEI ISO/IEC 27001:2014 :
6 giorni uomo in sede di valutazione iniziale o di rinnovo; 2 giorni uomo in sede di
sorveglianza;
• Per gli operatori non già certificati eIDAS, la verifica richiederà due giorni uomo
aggiuntivi per la verifica della conformità all’ Art. 24 del Regolamento eIDAS. Per gli
operatori già certificati eIDAS, tale verifica richiederà un giorno uomo.
121

Requisiti minimi per la conservazione - PA
Inoltre, il comma 1 bis dell’art. 44 stabilisce che il sistema di conservazione deve
essere gestito da un Responsabile della conservazione che lavori d’intesa con il
Responsabile del trattamento dei dati personali, di cui all’art. 29 del D. Lgs. 196/2003
e, ove si tratti di documenti di una Pubblica Amministrazione, anche con il Responsabile
del servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi
documentali e degli archivi.
Con particolare riguardo alle PA, l’art. 50 bis, inserito dall’art. 34, comma 2, del CAD,
impone che le stesse adottino piani di continuità operativa e di disaster recovery, in modo
da garantire, anche in situazioni di emergenza, “la continuità delle operazioni
indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività”.
In ogni caso, il successivo art. 51, comma 2, del CAD dispone che i documenti
informatici delle pubbliche amministrazioni siano custoditi e controllati con
modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non
autorizzato o non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.
122

La conservazione digitale dei documenti fiscali e tributari
123
Il DPCM 3 dicembre 2013 e il DM 17 giugno 2014 hanno rispettivamente stabilito le regole tecniche per il
processo di conservazione e il dettaglio sul tema della gestione e conservazione dei documenti a valore
tributario.
Dal 12 Ottobre 2015 come disposto dal DPCM del 3 Dicembre 2013 (Regole tecniche sul protocollo
informatico, art. 7, c. 5) "Il registro giornaliero di protocollo è trasmesso entro la giornata successiva al
sistema di conservazione, garantendone l'immodificabilità del contenuto".

Vantaggi e Benefici
Efficienza gestionale
• rapidità nel reperimento dei documenti e delle informazioni in esso contenute;
• efficienza dell'organizzazione in termini di modernità organizzativa e gestionale,
rapidità e disponibilità;
• maggiore controllo dei processi documentali.
Riduzione (tempi e costi)
• costi (diretti ed indiretti) sui processi operativi (anche carta e cartucce stampanti);
• spazi dedicati all'archivio dei documenti e materiali per la generazione;
• tempo dedicato alla gestione, con recupero di personale ed attività produttive;
• tempi di svolgimento delle attività relative ai documenti;
• il pagamento del bollo virtuale (ove previsto), che viene calcolato non più sul numero
delle pagine ma ogni 2.500 registrazioni, introduce interessanti percentuali di
risparmio rispetto al pagamento del bollo tradizionale;
• impatto organizzativo delle visite ispettive da parte degli organi competenti.
Qui è disponibile un "calcolatore di risparmi" usando un documentale.
124

Tipologia di documenti che si possono conservare
• libro giornale e libro degli inventari
• scritture ausiliarie in cui registrare elementi patrimoniali e reddituali
• scritture ausiliarie di magazzino
• registro dei beni ammortizzabili
• registri prescritti ai fini IVA: acquisti, corrispettivi, fatture emesse
• dichiarazioni fiscali (UNICO, 730, 770)
• modelli di pagamento (F23 e F24)
• libri sociali
• bilancio d'esercizio: stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa
• relazione sulla gestione, relazione dei sindaci e dei revisori contabili
• fatture attive e passive, anche sotto forma di conto, nota, parcella e simili
• ricevute fiscali e scontrini fiscali
• documenti di trasporto (DDT)
• scritture e documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
126

Tipologia di documenti che si possono conservare
• nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo
• libro paga e libro matricola (conservazione secondo C.M. 33/03 Min. Lavoro)
• fattura elettronica PA passiva
• notifica fattura elettronica PA attiva
• fattura elettronica PA attiva
• notifica fattura elettronica PA passiva
• contratto
• deliberazione di giunta e di consiglio
• determinazione dirigenziale
• registro giornaliero di protocollo
• fascicolo elettorale elettronico
• documento protocollato
• … (dipende dal conservatore)
127

Conservazione digitale (e a norma) delle ricevute delle PEC
Per imprese e professionisti, è caldamente consigliata la Conservazione Digitale a norma dei
messaggi e delle ricevute PEC.
A confermare questa necessità sono anzitutto due articoli del codice civile.
Il primo, art. 2214, impone alle imprese di “conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali
delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e
delle fatture spedite.”
Il secondo, art. 2220, afferma che “le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data
dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi
ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.”
Di fatto, passando a una gestione digitale delle attività lavorative, la categoria della “corrispondenza
rilevante per il business” si è estesa ai messaggi PEC. Questi ultimi, essendo documenti
informatici, devono essere mantenuti in un sistema di conservazione elettronica documentale per
un tempo stabilito dalla legge e secondo procedure ben precise (regole tecniche ex art 71 del CAD).
Infine, in relazione al Processo Civile Telematico, la conservazione dei messaggi e delle ricevute
PEC trova riscontro nel Decreto 21 febbraio 2011 n.44, che all’art. 20 comma 3 afferma:
“Il soggetto abilitato esterno è tenuto a conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta
consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia.”
https://www.agendadigitale.eu/cittadinanza-digitale/bisogna-conservare-a-norma-anche-le-pec-ecco-
come-e-perche/
128

Conservazione digitale (e a norma) delle ricevute delle PEC
In relazione all’obbligo di conservazione per dieci anni, bisogna anche ricordare che
tale obbligo non è previsto per i gestori di Posta Elettronica Certificata, i quali di
solito offrono certificati di validità dei messaggi PEC per un periodo limitato, senza
un processo di consolidamento probatorio che renda le PEC opponibili ai terzi, pur
essendo conservate nella web mail.
Il gestore, infatti, è obbligato a conservare su supporto ottico, per un periodo minimo di
30 mesi, i log dei messaggi, ma non i messaggi, quindi solo le informazioni relative allo
scambio di mail ma non il loro contenuto.
Delle PEC ricevute, ai fini della conservazione, può essere opportuno eliminare la busta
di trasporto e conservare il messaggio originale (tipicamente in formato .eml), con il file
xml.
Delle PEC spedite è necessario conservare la “ricevuta di consegna completa” in quanto
contiene tutti gli elementi atti a garantire la conservazione nel tempo, ovvero il messaggio
inviato, la ricevuta, la firma elettronica e il file daticert.xml.
Se lascio messaggi sul server prima o poi la casella di posta diventerà piena, ma se li
scarico sono sicuro di conservarli senza possibilità di perdite, ricordarmi dove sono,
riuscire a cercarli, … ?
http://www.teamsystem.com/store/2017/10/12/pec-posta-elettronica-certificata-come-perche-conservarla/
129

Quali sono le norme che regolamentano la conservazione della
posta elettronica?
L’AgID ha risposto a questo quesito qui.
Nell’ordinamento giuridico non esistono delle norme specifiche sulla
conservazione a norma della Posta Elettronica Certificata. Il tema della
conservazione a norma è trattato in generale dalla Deliberazione Cnipa 19 febbraio 2004,
n. 11 ancora vigente, inoltre normative specifiche sono state emanate per la
conservazione elettronica dei documenti fiscali.
Le regole tecniche del CAD forniscono un quadro completo e coerente sulla gestione dei
documenti informatici durante l’intero loro ciclo di vita.
Per quanto riguarda il tema delle conservazione delle mail ed in particolare della posta
elettronica certificata, esso è stato oggetto di approfondimenti nell’ambito di gruppi di
lavoro ad hoc. Il Cnipa ha prodotto un documento nell’ambito del progetto “InterPARES 3
(in inglese).
130

Il Conservatore (Responsabile della Conservazione)
Chi è?
È una figura chiave e strategica necessaria ad ogni ente pubblico, azienda o studio
professionale.
Cosa fa?
Gestisce tutti i flussi informativi e documentali, sia in entrata che in uscita, attesta il
corretto svolgimento del processo di conservazione applicando la propria firma
digitale e il riferimento temporale sul documento conservato o da conservare.
Garantisce la corretta tenuta dell'archivio secondo principi documentati di sicurezza.
Perché lo fa?
L'obiettivo del responsabile della conservazione è quello di definire e realizzare il
processo per la lavorazione dei documenti che devono essere conservati a norma.
131

Il Responsabile della Conservazione
132
Figura
Interna
Figura
Esterna
• Individuato all’interno dell’azienda
• Persona fisica o giuridica esterna
all’azienda (commercialista o una
società informatica specializzata)
La responsabilità fiscale e amministrativa resta comunque in capo all’impresa titolare dei
documenti
E’ obbligatorio nominare all’interno dell’organizzazione la figura del Responsabile della
Conservazione, il quale, sotto la propria responsabilità, può delegare in outsourcing il
processo/sistema di conservazione.

I compiti del Responsabile della Conservazione
• definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione
della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità
alla normativa vigente;
• sceglie, acquista e gestisce gli strumenti utilizzati per la conservazione
• gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità
alla normativa vigente;
• genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di
conservazione;
• genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma
elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
• effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
• assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell'integrità
degli archivi e della leggibilità degli stessi;
• al fine di garantire la conservazione e l'accesso ai documenti informatici, adotta
misure per rilevare tempestivamente l'eventuale degrado dei sistemi di
memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta
funzionalità;
133

I compiti del Responsabile della Conservazione
• adotta analoghe misure con riguardo all'obsolescenza dei formati;
• provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all'evolversi
del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
• adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di
conservazione ai sensi di legge;
• assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo
intervento, garantendo allo stesso l'assistenza e le risorse necessarie per
l'espletamento delle attività al medesimo attribuite;
• assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l'assistenza e le risorse
necessarie per l'espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
• provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei
documenti conservati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo
quanto previsto dalle norme vigenti;
• predispone il manuale di conservazione di cui all'art. 8 e ne cura l'aggiornamento
periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o
tecnologici rilevanti.
134

Il processo di conservazione
E’ largamente ispirato al modello OAIS, es i base sul concetto di pacchetto di
versamento, che corrisponde al SIP (Submission Information Package) del modello
OAIS, e la cui struttura è indicata nell’Allegato 4 delle regole tecniche.
In particolare, la fase di accettazione e di ingest prevedono i seguenti passi:
• acquisizione e presa in carico del pacchetto di versamento;
• verifica di coerenza con quanto previsto nel manuale ed eventuale rifiuto;
• generazione di un rapporto di versamento, contenente un riferimento temporale, e
sua eventuale sottoscrizione con firma qualificata;
• preparazione e sottoscrizione con firma qualificata del in base alla struttura
specificata nell’Allegato 4 del pacchetto di archiviazione, che corrisponde al AIP
(Archival Information Package) del modello OAIS;
• gestione del pacchetto di archiviazione in base alle modalità riportate nel manuale
della conservazione.
135

Il processo di conservazione
136

Pacchetto di Versamento
137

Pacchetto di Distribuzione
138
Ai fini dell’esibizione a richiesta dell’utente si procede infine alla creazione del pacchetto di
distribuzione, sottoscritto con firma digitale, qualificata o avanzata se previsto nel manuale.

Il responsabile della conservazione è tenuto anche a
• produrre a fini di esibizione, a richiesta degli utenti, i pacchetti di distribuzione, che
corrispondono al DIP (Dissemination Information Package) del modello OAIS e hanno
al stessa struttura dei pacchetti di archiviazione, per garantire l’interoperabilità; questi
devono anche essere sottoscritti con firma qualificata, se previsto dal manuale;
• produrre, su richiesta degli utenti, duplicati informatici dei documenti conservati,
oppure eventualmente copie, se una conversione di formato si rivelasse necessaria;
• procedere allo scarto dei pacchetti di archiviazione all’eventuale scadenza del loro
termine di conservazione, dandone informativa al produttore.
139

Chi effettua la conservazione
140

Il produttore dei documenti da conservare
141

Responsabilità del produttore
142

Se il produttore non è esterno all’azienda
Il titolare del documento (e quindi l’azienda) che rivesta anche il ruolo di produttore
del pacchetto di versamento (senza affidarne cioè le relative attività all’esterno ma, al
contrario, assumendosi il compito di trasferirlo al sistema di conservazione) è
responsabile, ad esempio, in caso di consegna di un pacchetto di versamento non
in linea con le indicazioni/accordi presi con il Responsabile del servizio di
conservazione o se consegna un file di metadati non coincidente con i documenti
riversati nel sistema di conservazione.
Il sistema di conservazione, in questi casi, rilascia un rapporto di versamento
negativo.
143

Conservazione in sintesi
Memorizzazione dei documenti su qualunque supporto
E’ consentito utilizzare un qualsiasi supporto di memorizzazione che garantisca la
conformità dei documenti agli originali.
Conservazione digitale sostitutiva
Apposizione della marca temporale e della firma digitale sugli insieme dei documenti:
si ha così la certezza opponibile ai terzi che il procedimento di conservazione dei
documenti sia stato completato in una determinata data, ad una determinata ora.
Designare il Responsabile della Conservazione
Tra i suoi obblighi c’è la stesura del Manuale della Conservazione.
Periodicità
La periodicità con cui eseguire la conservazione dei documenti informatici dipende dal
tipo di documento, per le fatture e libri contabili può essere effettuata anche con
cadenza annuale a chiusura esercizio.
Adempimento fiscale
Il pagamento dell’imposta di bollo, per i documenti contabili che lo richiedono, avviene in
un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio e in base alle effettive
registrazioni in essi contenute.
Distruzione dei documenti cartacei
Effettuato il processo di conservazione, gli eventuali documenti cartacei possono essere
definitivamente eliminati (DMEF 17/6/2014 – art. 4).
144

Esempio di procedimento per le scritture contabili
Libro giornale (e movimentazione magazzino o altri libri cronologici)
• Creazione documento informatico statico e non modificabile ogni 30/60 gg con firma
digitale e marca temporale
• Produzione annuale di una evidenza informatica contenente le 12/6 impronte di hash
dei periodi ed apposizione della marca temporale e firma digitale del responsabile
della conservazione
Libro mastro e libro cespiti amortizzabili
• Creazione documento informatico statico e non modificabile annuale con firma digitale
e marca temporale dopo l’approvazione del bilancio
Registri IVA
• Creazione documento informatico statico e non modificabile mensile / trimestrale al
termine della liquidazione dell’IVA con firma digitale e marca temporale
• Produzione annuale di una evidenza informatica contenente le 12/4 impronte di hash
dei periodi ed apposizione di firma digitale e marca temporale del responsabile della
conservazione
Libro inventari
• Creazione documento informatico statico e non modificabile dopo l’approvazione del
bilancio da parte dell’assemblea con apposizione della firma digitale e del riferimento
temporale.
145

Esempio di procedimento per le scritture contabili
Per tutte le scritture contabili di cui sopra, entro il mese di scadenza dei termini
stabiliti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, IRAP
e IVA, il responsabile della conservazione dovrà provvedere alla chiusura della
conservazione sostitutiva dell’archivio informatico.
Dovrà creare una evidenza informatica contenente l’impronta da hash del libro giornale,
del libro inventari, del libro mastro, dei registri iva, del registro dei beni ammortizzabili e
delle altre scritture eventualmente conservate in modalità sostitutiva, a cui apporrà la
propria firma digitale e la marca temporale.
Entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti per la presentazione della
dichiarazione dei redditi, IVA, IRAP, la trasmetterà alla competente Agenzia delle entrate,
la quale produrrà successivamente la ricevuta della comunicazione effettuata ed il
relativo numero di protocollo.
http://www.conservazione-sostitutiva.it/news/conservazione-scritture-formato-digitale/
146

L’ ANORC, l’Associazione Nazionale per Operatori e Responsabili della
Conservazione Digitale, è un'associazione senza scopo di lucro che dal 2007 mette in
comunicazione e canalizza le conoscenze e i bisogni di aziende, enti pubblici,
professionisti ed esperti che operano con diversi ruoli nella Digitalizzazione e
Conservazione digitale.
Fornisce anche un servizio di certificazione di qualità "Quality Tag".
I processi per i quali si può richiedere l’analisi per il rilascio del Quality tag ANORC sono:
Conservazione, Gestione Documentale, Privacy, FEA.
147
ANORC

Contratto di outsourcing – cosa chiedere
• Conservazione dei documenti informatici a norma
• Accreditamento presso DigitPA
• Studio dei flussi documentali digitalizzati e accordo sulle specifiche del pacchetto di versamento
• Riparazione di eventuali guasti al sistema
• Ricerca di modifiche da apportare al servizio a seguito di evoluzioni tecnologiche o normative
• Fornitura di potenziali applicazioni connesse al servizio di conservazione, (per es. il backup remoto
dei dati)
• Consulente nel cammino del cliente, le sue evoluzioni e i suoi cambiamenti organizzativi
• Garantire che il passaggio eventuale del compito di Responsabile della conservazione interno
avvenga celermente e senza traumi
• Formazione
148

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