Jak odzyskać pieniądze od klientów? Co zrobić, żeby dostać w terminie zapłatę za wykonane usługi? Albo wysłane towary? Jak unikać narastania zaległości? Jak dać sobie radę, kiedy klient unika telefonów i nie chce płacić? Jak windykacja należności w praktyce powinna wyglądać w małej firmie? Odzyskiwanie Twoich własnych pieniędzy staje się szczególnie ważne i potrzebne w czasach trudniejszych, w czasie kryzysu, spadku obrotów lub jakichkolwiek innych zawirowań. Czasem dopiero wtedy zaczynasz zadawać sobie takie pytania. W tej prezentacji znajdziesz: ☝️ Strategiczne spojrzenie na zarządzanie należnościami od klientów. ☝️ Jasne wyjaśnienie czym jest system windykacyjny, jakie powinien być jego cel oraz z jakich narzędzi i programów może korzystać. ☝️ 3 praktyczne wskazówki do zastosowania, kiedy musisz odzyskać pieniądze od klientów. ☝️ Przykład, jak może wyglądać procedura monitorowania / windykacji należności. ☝️ Podpowiedź, jakie sposoby wpływania na klienta działają skutecznie. ☝️ Wygodny podział dłużników, na 3 kategorie, które zwiększą Twoje szanse na odzyskanie swoich pieniędzy.

1. Praktyczne wskazówki
jak zorganizować windykację
i pozbyć się problemu
niezapłaconych należności
Jak odzyskać pieniądze
od klientów?
06

2. www.camina.pl
Zarządzanie należnościami od klientów
Zaczyna się znacznie wcześniej niż na etapie windykacji.
Jeśli zadbasz o etapy wcześniejsze, to później unikniesz wielu problemów.
Jakie formy zapłaty oferujesz i akceptujesz?
Przedpłaty, zaliczki (w jakiej wysokości), jak długi termin
płatności i pod jakimi warunkami.
MODEL FINANSOWY
ZARZĄDZANIE KREDYTEM KLIENTÓW
WINDYKACJA
Kontrolowanie wiarygodności płatniczej klientów,
zabezpieczenia płatności, limity, faktoring.
Monitorowanie niezapłaconych faktur.
Procedury mające na celu jak najszybsze odzyskanie
należności. Gradacja nacisków, windykacja polubowna,
miękka, dopiero w dalszej kolejności prawnik i sąd.

3. www.camina.pl
SYSTEM WINDYKACYJNY
to zorganizowany ciąg działań, które mają doprowadzić do określonego celu.
W skład systemu wchodzą określone procesy, procedury, zasady, ale też
narzędzia (jak programy, checklisty, kalkulatory itp.).
Popularnie rozumiemy „system” jako program komputerowy. Jednak program
komputerowy to wyłącznie narzędzie, które może wspomóc działanie
systemu windykacyjnego w Twojej firmie. Prawdopodobnie Twój system do
windykacji należności będzie korzystał z kilku różnych programów
komputerowych, platform i innych narzędzi.
Ale żaden program nie wykona za Ciebie pracy, jaką jest stworzenie
SYSTEMU. Czyli przemyślenie jego celu, środków realizacji tego celu, ustalenie
procesu i procedur działania, a także kontrolowanie skuteczności.

4. www.camina.pl
System windykacyjny w małej firmie
ZORGANIZOWANY CIĄG UPORZĄDKOWANYCH DZIAŁAŃ
Bez dobrej ewidencji
niezapłaconych faktur nie
rozpoczniesz monitorowania
Ewidencja
Kto, co i kiedy powinien
wykonać. Procedury powinny
być niezależne od osoby,
która zajmuje się windykacją
Procedury
Procedury zapewniają
powtarzalność. Ale nieregularne
działania skutkują
narastaniem zaległości
Regularność
Bez kontroli efektów nie
wiadomo, czy system działa i
czy dane procedury mają sens
Kontrola
Okresowe modyfikacje
ewidencji, procedur, metod,
aby jeszcze lepiej osiągać cele
Korekty
A
B
C
D
E
CELEM systemu
jest niedopuszczenie do
powstawania zaległości po
terminie płatności, a jeśli już
powstaną – jak najszybsza ich
windykacja.
Po pierwsze – jeżeli zaczniesz
pilnować, żeby faktury były
płacone zgodnie z terminem
płatności (powiedzmy z
kilkudniowym poślizgiem), to
wyeliminujesz całą potrzebę
windykacji.
Po drugie – im szybciej
rozpoczniesz działania, tym
windykacja jest prostsza i ma
większe szanse powodzenia.
Polecam artykuł System windykacyjny, czyli jak odzyskać należności w małej firmie,
w którym znajdziesz więcej wskazówek na ten temat

5. www.camina.pl
Narzędzia i programy przydatne w windykacji
Wykorzystanie poszczególnych z nich zależy od Twoich potrzeb. Ale uporządkowana ewidencja jest zawsze niezbędna.
EWIDENCJA
SPRAWDZANIE
KONDYCJI
FINANSOWEJ
KONTRAHENTÓW
REJESTRY
i GIEŁDY
DŁUGÓW
AUTOMATYZACJA
DZIAŁAŃ
SYSTEM
WINDYKACYJNY
Programy księgowe, programy
do wystawiania faktur,
a często zwykły Excel.
W bardziej zaawansowanym
przypadku może to być system
CRM zintegrowany
z systemem księgowym.
Musi umożliwiać śledzenie
faktur i zapłat za nie oraz sald.
Do weryfikacji, czy kontrahent
ma już jakieś problemy
płatnicze. Przydatne ZANIM
udzielisz mu kredytu.
Platformy, które umożliwiają
weryfikację kondycji
finansowej kontrahentów (tzw.
wywiadownie gospodarcze).
Informacje finansowe dla
małych podmiotów bywają
w takich bazach szczątkowe
i mogą nie być wiarygodne.
Możesz sprawdzać kondycję
kontrahenta ZANIM udzielisz
mu kredytu.
Moduł systemu ERP
lub samodzielny program
(zintegrowany z systemem
księgowym), z pomocą którego
automatyzujesz niektóre
działania, wystawiasz monity
i wezwania do zapłaty,
wysyłasz przypomnienia
i śledzisz historię podjętych
działań oraz ustaleń.

6. www.camina.pl
3 wskazówki, jeśli musisz odzyskać pieniądze od klientów
Racjonalne i odpowiedzialne podejście do windykacji należności oznacza,
że robisz wszystko, żeby nie musieć windykować.
Ale kiedy już jesteś w takiej sytuacji warto pamiętać o życiowych radach:
Droga polubowna, nawet jeśli będzie oznaczała opóźnienie płatności,
rozłożenie na raty lub upust i tak prawdopodobnie będzie szybsza
i mniej kosztowna dla Ciebie niż walka na śmierć i życie z dłużnikiem.
POLUBOWNIE SZYBCIEJ DOTRZESZ DO CELU *
Żal, złość, gniew, smutek nie pomagają w sprawnym rozwiązaniu
sytuacji i podejmowaniu racjonalnych decyzji. Lepiej przyjąć do
wiadomości ewentualną stratę i dopiero z tej pozycji negocjować
odzyskanie pieniędzy.
ODŁÓŻ EMOCJE NA BOK, POGÓDŹ SIĘ ZE STRATAMI
Niekiedy kwota należności jest tak mała, a jej odzyskanie tak trudne, że
nie opłaca się ponosić kosztów sądowych i prawnych. W takiej sytuacji
lepiej odpisać ją w koszty.
DROGA SĄDOWA MOŻE CZASEM NIE MIEĆ SENSU
01
02
03
* Z zastrzeżeniem podziału dłużników,
o którym mówię w dalszej części.

7. www.camina.pl
Przykładowy proces monitorowania spływu należności
(oczywiście każdy z elementów wymaga dostosowania do specyfiki Twojej firmy)
Przypomnienie do klienta
z prośbą o terminową spłatę
3 dni przed terminem
Wstrzymanie dostaw
i wysyłka ponaglenia do klienta
21 dni po terminie
Przedsądowe wezwanie do
zapłaty i przekazanie sprawy
do windykacji sądowej
60 dni po terminie
Informacja do klienta o braku
płatności i wezwanie
(grzeczne) do szybkiej spłaty
7 dni po terminie
Skierowanie sprawy do działu
prawnego i wysyłka
formalnego wezwania do
zapłaty
30 dni po terminie
01 02 03 04 05

8. www.camina.pl
Skuteczne sposoby wpływania na klienta
Subiektywny wybór na podstawie moich wieloletnich doświadczeń
W zależności od specyfiki Twojej działalności może być równie
prostym, co skutecznym sposobem na wyegzekwowanie spłaty
ZABLOKOWANIE DOSTAW
Podpisane przy okazji uznanie długu przerywa bieg
przedawnienia – warto skonsultować z prawnikiem
ROZŁOŻENIE ZALEGŁOŚCI NA RATY
Bardzo często ma działanie psychologiczne i przyspiesza
reakcję dłużnika
WEZWANIE DO ZAPŁATY OD PRAWNIKA
Bardzo skuteczne wobec dłużników, którzy mają kredyty
bankowe (banki i inni sprawdzają wiarygodność m. in. w KRD)
ZGŁOSZENIE DŁUGU DO KRD

9. www.camina.pl
3 grupy dłużników
Z każdą postępuj nieco inaczej
Zastępujesz ich asystentkę, pilnujesz, przypominasz
o terminach, pomagasz się zorganizować.
To daje konkretne efekty
PRZYPOMINAJ
ROZTARGNIENI
Pokaż, że nie odpuścisz, że pilnujesz swoich
należności i że jesteś konsekwentny w działaniach
windykacyjnych. W pierwszej kolejności zapłacą
tym, którzy się upominają i nie odpuszczają.
NACISKAJ i PILNUJ
PŁACĄCY
NIECHĘTNIE
Mogą nie mieć pieniędzy i być bliscy bankructwa.
Twoje powodzenie zależy od tego jak szybko
podejmiesz działania i jak dobrze będziesz do nich
przygotowany. Tutaj nie ma sentymentów.
DZIAŁAJ SZYBKO i ZDECYDOWANIE
BEZ PIENIĘDZY
Znacznie więcej wskazówek, jak postępować z każdym typem dłużnika znajdziesz na blogu:
Proces windykacji w 4 krokach z praktycznymi wskazówkami

10. Gorąco polecam artykuł, który rozwija ten temat
Jak odzyskać pieniądze od klientów?
- windykacja należności w praktyce
Zapraszam - blog Alchemia Zarządzania
Na moim blogu omawiam i wyjaśniam też wiele innych
zagadnień zarządzania oraz rozwoju małej firmy