Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Presentatie Juridische Inspiratiemiddag 2014 Gemeente Eindhoven

507 views

Published on

Donderdag 13 februari organiseerde Octopus in samenwerking met GetLean, Yacht, De Leeuw Bestuursrecht en de Gemeente Eindhoven de Juridische Inspiratiemiddag. Een inspirerende middag in het teken van Lean. Hier vindt u de presentatie van Gemeente Eindhoven

Published in: Education
  • Login to see the comments

  • Be the first to like this

Presentatie Juridische Inspiratiemiddag 2014 Gemeente Eindhoven

  1. 1. Juridische inspiratiemiddag “Slimmer werken” Bezwaar & Beroep Jan van Creij/Paul vos Gemeente Eindhoven Juridische Inspiratiemiddag – 13 februari 2014 BOVAG-huis Bunnik
  2. 2. Juridische inspiratiemiddag • Programma Slim Werken • Uitgelicht: “slimmer werken” Bezwaar & Beroep Inhoud
  3. 3. Juridische inspiratiemiddag Programma Slim Werken
  4. 4. Juridische inspiratiemiddag Sparen met Lean door Innovatie en Medewerkers “Slim Werken is een programma dat zich richt op de succesvolle en duurzame verbetering van werkprocessen. Daarbij streven we naar een hogere kwaliteit tegen lagere kosten. De insteek is om met “lean management” ons werk écht anders (beter, sneller) en goedkoper te organiseren. En daardoor vaak ook prettiger en leuker. http://youtu.be/s3DGfSl-shQ
  5. 5. Juridische inspiratiemiddag • Pilot belasting ketens • Pilot langdurigheidstoeslag/bijzondere bijstand • Parkeren • Bezwaar & beroep • Meldingen Openbare Ruimte • Kanaalsturing • Vergunningen • Toezicht & handhaving* • Bestelproces • Formatie & bezetting • ICT processen • Vermindering baliecontacten Tussenresultaat financieel rendement € 3.289.705,-- Resultaten (1)
  6. 6. Juridische inspiratiemiddag • Lean Studio • Lean-game (50 games en 575 deelnemers) • Lean-opleiding (4 halve dagen, verzorgd aan sector Control) • Lean-praktijk • Lean-café • Helpen realiseren van een verbeterklimaat (‘lean-cultuur’) • Uitwisseling met andere gemeenten/organisaties • Almere, Nijmegen, Tilburg, Oss • NMKG • Dela, Belastingdienst, SNS • Communicatie Resultaten (2)
  7. 7. Juridische inspiratiemiddag Lessen en kritische factoren • Verwachtingenmanagement over rolinvulling • Zorgvuldig omgaan met aannames (objectief !) • Verwerking van opbrengsten in de begroting (besluitvormingsfase) • Vlottere omschakeling naar de uitvoering van business-cases ! • “Go Gemba” (observatie werkvloer) • Waken voor “scopedrift” • Borgen van procesverbeteringen • Voorzichtigheid geboden met innovatieve technologie • Voorbeeldgedrag leidinggevenden • Kennis- en competentie-ontwikkeling (“M-factor”)
  8. 8. Juridische inspiratiemiddag Uitgelicht: “slimmer werken” bezwaar & beroep
  9. 9. Juridische inspiratiemiddag Bezwaar & Beroep • Zit aan het einde van de keten • Afhankelijkheid van primair proces en vakafdelingen • Kwaliteit besluiten • Aantallen bezwaren • Communicatie burger • Inspanning afhankelijk van kwaliteit dossiers • Geeft leereffect voor betere kwaliteit • Genezen is goed maar voorkomen is beter
  10. 10. Juridische inspiratiemiddag • • • • • Doorlichten proces bezwaarafhandeling Terugdringing kosten behandeling Invoering ‘andere aanpak’ primair proces Capaciteits ’problemen’ voeren verweer Reorganisatie Sector (samenvoeging afdelingen) Meerdere werkprocessen, meerdere systemen
  11. 11. Juridische inspiratiemiddag • Werkwijze doorgelicht (o.m. middels werkgroepen) • Resultaten afgelopen jaren • Totale kosten afhandeling berekend Wat is gedaan?
  12. 12. Juridische inspiratiemiddag Cijfers voorgaande jaren Jaar Aantal Gegr. Ong. NO Ingetr. Herzien 2009 1780 16% 37% 8% 18% 21% 2010 1760 15% 37% 9% 17% 22% 2011 1970 12% 41% 10% 17% 20% 2012 2130 16% 38% 9% 15% 22%
  13. 13. Juridische inspiratiemiddag Kosten afhandeling bezwaar en beroepschriften 2010 Aantal bezwaren Aantal gerechtelijke procedures Totaal 1.780 250 2.030 Berekende totale kosten € 2.325.000,-
  14. 14. Juridische inspiratiemiddag Gericht op verbeteren werkproces en beperking capaciteit Betrekking op: • Digitalisering • Werkproces • Vakafdelingen • Beperking aantallen Verbeterpunten
  15. 15. Juridische inspiratiemiddag • • • • • Digitalisering Meer bezwaren digitaal indienen via speciaal format Een centraal registratiesysteem, gekoppeld aan een archiveringsysteem Digitale verzending stukken Digitale toegang tot procesdossier Digitale planning hoorzittingen door burger
  16. 16. Juridische inspiratiemiddag Werkproces • Versnellen werkproces niet-ontvankelijke bezwaren en de kennelijk ongegronde bezwaren • Versnelling in toewijzing bezwaren aan juristen • Meer standaardisatie teksten in brieven • Mandatering beslissing op bezwaar • Aanpassingen bij het horen
  17. 17. Juridische inspiratiemiddag Aanpassingen horen Maatregelen: • Positieve antwoordkaart • Telefonisch horen • Horen door medewerkers (invoeren ambtelijke procedure) • Opnemen van de hoorzitting (digitaal opslaan)
  18. 18. Juridische inspiratiemiddag • Duidelijkheid taken vakafdeling: • Aanleveren procesdossiers • Voeren verweer bij commissie • verbetering communicatie met burger Op orde hebben dossiers • Terugkoppeling leerpunten uit bezwaar en beroep • Afspraken op aanlever en reactietermijnen • Stellen targets per sector • Vakafdelingen
  19. 19. Juridische inspiratiemiddag Beperking aantal bezwaren • Stellen targets per sector (-35% t.o.v. 2010) • Te behalen in 2015 • Bij overschrijding, doorbelasting kosten • Te bereiken door: • Verbetering communicatie met burger (bijv. door vooraf uitleg geven bij negatieve beschikking, ook betere bereikbaarheid uitvoerende medewerker voor informatie en uitleg; • Gerichte advisering op verbetering primaire proces • Inzicht vanuit sectoren op gevolgen wijziging beleid en regelgeving voor bezwaar- en beroepsprocedures en financiering hiervan
  20. 20. Juridische inspiratiemiddag Doelstelling • Aantal bezwaarschriften terugdringen van 1800 naar 1200 • Doorvoering van de verbetermaatregelen • Kostenreductie van € 300.000,--
  21. 21. Juridische inspiratiemiddag • Werkproces versneld • Door snellere afhandeling KNO KOG • Standarisatie teksten • Mandatering meeste beslissing op bezwaar • Invoering ambtelijke afhandelingsprocedure (beperkt gedeelte naar commissie) • Aanpassingen horen doorgevoerd • Verbeterde afspraken met vakafdelingen Resultaten
  22. 22. Juridische inspiratiemiddag • Verbeteringen m.b.t. digitalisering (overgangsfase) • Behalen targets Sectoren • 2013: 2070 bezwaarschriften ingekomen Nog uit te voeren
  23. 23. Juridische inspiratiemiddag

×