Succes story over de implementatie van Salesforce bij het Watersportverbond door CRMWaypoint

1. crm-systeem van salesforce.com biedt meer inzicht in
vereniging- en ledeninformatie Watersportverbond
Het Watersportverbond vertegenwoordigt
zo’n 450 watersportorganisaties en heeft
circa 100.000 leden. Daarnaast is het Ver-
bond er voor zo’n miljoen watersporters
die buiten het verenigingsleven om van de
Nederlandse waterwegen genieten. Het Wa-
tersportverbond zet zich dag en nacht in om
veilig, duurzaam en succesvol watersporten
mogelijk te maken.
Verouderd systeem
Het Watersportverbond had een systeem dat al
ruim tien jaar dienst had gedaan en inmiddels
behoorlijk verouderd was. Het was een ledenad-
ministratiesysteem dat destijds speciaal voor het
Verbond ontwikkeld was: een maatwerkoplossing.
De ontwikkeling en ondersteuning van het sy-
steem was gestopt. Ook waren de mogelijkheden
om te vernieuwen binnen dit systeem beperkt.
Nieuw systeem ontzorgt
leden dankzij implementatie
crmWaypoint
Om de dienstverlening richting de watersporters
en verenigingen te verbeteren, ging het Water-
sportverbond op zoek naar een systeem en im-
plementatiepartner dat hen kan ondersteunen en
meerwaarde kan bieden. Hiervoor hebben zij een
zeer uitgebreide rfp (request for proposal) uitge-
schreven – samen met een externe expert – waar
diverse partijen op gereageerd hebben. Er is een
selectie gemaakt van zes partijen en uiteindelijk
is gekozen voor salesforce.com en crmwaypoint,
omdat salesforce.com een systeem biedt dat
constant doorontwikkeld kan worden en crmway-
point de meeste expertise heeft op dit gebied.
Tijdens het selectieproces is heel goed gekeken
naar wat het systeem moest kunnen, maar ook de
kosten moesten bewaakt worden.Salesforce.com
biedt hiervoor een oplossing met de Salesforce
Foundation, inclusief een ledenadministratie.
Salesforce Foundation
De Salesforce Foundation is opgezet om non-
profitorganisaties te ondersteunen met experts,
technologie en andere hulpmiddelen. Hier kunnen
organisaties zich voor aanmelden en dan ontvan-
gen zij korting op een Salesforce-systeem. Het
Watersportverbond heeft zich hiervoor aangemeld
en uiteindelijk kwamen zij in aanmerking voor
de korting.“In eerste instantie werden we door
salesforce.com vergeleken met Amerikaanse sport-
bonden zoals de nba”, vertelt Maurice Leeser,
directeur van het Watersportverbond.“Deze bon-
den hebben enorme budgetten, maar wij zijn een
non-profitorganisatie en de contributie die we
ontvangen van de leden gaat rechtstreeks naar de
organisatie.Voor ons is het dus fantastisch dat
deze Foundation bestaat, zodat we de sport in
Nederland verder op weg kunnen helpen.”
Selectie partner
Salesforce sprong er met name uit bij de selectie
vanwege de breedte van het systeem en de vele
gebruikersaspecten.“Wij zijn geen doorsnee
sportbond”, vervolgt Leeser.“Het Watersportver-
bond heeft ongeveer 100.000 leden waarvan zo’n
6.000 wedstrijdsporters en de rest is recreant. De
watersporter die niet verbonden is aan een ver-
eniging willen we ook aan ons binden.We hadden
dus een systeem nodig dat ook die mogelijkheid
biedt.”Salesforce biedt veel mogelijkheden voor
het Watersportverbond. Het systeem is geïmple-
menteerd en de bond kan verder uitbreiden naar
de behoefte van de gebruiker.“We hebben eigen-
lijk een platform neergezet waarmee we constant
uit kunnen breiden, zonder dat we iets nieuws
moeten ontwikkelen.”
Binnen tijd en budget
In het laatste kwartaal van 2013 is van start
gegaan met de implementatie van het crm-
systeem. crmwaypoint heeft een portal gebouwd
waar verenigingen online in kunnen loggen en
een overzicht hebben van hun leden. Zij kunnen
mutaties doorvoeren en deze zijn direct gekop-
peld met het ledenadministratiesysteem van het
Watersportverbond.Alle wijzigingen worden real-
time weergegeven in het crm-systeem, waardoor
actuelere informatie beschikbaar is en efficiënter
gewerkt kan worden.
Begin januari – na drie maanden – is een volledig
primair systeem live gegaan. De samenwerking
tussen crmwaypoint en de medewerkers van het
Watersportverbond verliep uitermate goed. Lees-
er:“De kennis van de consultants van crmwaypo-
int en het meedenken in de mogelijkheden heeft
ervoor gezorgd dat we de implementatie binnen
tijd en budget af hebben kunnen ronden.
We willen nog wel een aantal uitbreidingen
doen aan het platform en wat specifieke nuances
aanbrengen. Dit komt mede doordat we nieuwe
werkprocessen niet van tevoren, maar tijdens de
implementatie hebben bedacht. Dat vereist wat
bijstellen, maar al met al hebben we nu een sy-
steem dat doet wat we willen en nodig hebben.”
“We hebben ongelooflijk goed samengewerkt”,
vertelt Bart Greve, cco van crmwaypoint.“Mede
door de flexibiliteit aan beide kanten, kon dit
systeem ontzettend snel worden neergezet.”Lee-
ser zegt:“De consultants van crmwaypoint waren
wayp intcrm
successstory

2. hier dagelijks op de werkvloer en we zagen hen na
verloop van tijd ook als één van ons.”
Data verzamelen
Voorheen werkte het Watersportverbond met
diverse Excel sheets en was data verspreid bin-
nen de organisatie aanwezig. Met behulp van het
crm-systeem van salesforce.com hebben ze nu
alle data op één plaats, waardoor eenvoudig infor-
matie kan worden verzameld. Door kennismanage-
ment kunnen leden en verenigingen veel beter
bediend worden.Verenigingen krijgen de moge-
lijkheid om binnen het systeem hun ledenadmini-
stratie bij te houden.“We merken dat veel vereni-
gingen nu nog met twee systemen werken, maar
we willen op termijn dat ze allemaal alleen nog
met Salesforce werken”, zegt Leeser.“We bieden
hen een gratis systeem aan, waarin ze veel meer
inzicht hebben in hun eigen leden.Als alle vereni-
gingen gebruik gaan maken van het systeem, dan
krijgen wij een helder beeld van onze achterban
en kunnen we hen beter ondersteunen.”
Leden zien als klanten
Het is belangrijk voor het Watersportverbond om
verenigen te ontzorgen, door bijvoorbeeld het
ledensysteem eenvoudig te kunnen beheren.
Maurice Leeser:
“Wij zien leden steeds meer
als klanten”
Daarnaast willen ze hun dienstverlening verbe-
teren richting de verenigingen, maar ook naar
de watersporters, zodat zij hun eigen gegevens
kunnen beheren.“Voor ons is het belangrijk dat
verenigingen tevreden zijn met hetgeen wij ze
bieden”, vertelt Leeser.“Wij moeten meerwaarde
bieden en de partijen die aan ons verbonden zijn
aan ons proberen te blijven binden.”
Toekomst
In de toekomst wil het Watersportverbond meer
gaan monitoren. De winst van het systeem zit
in het feit dat zij leden en verenigingen meer
kunnen ondersteunen.We kunnen binnen het
systeem meer kennis van de leden vergaren,
waardoor het Verbond meer als een autoriteit kan
optreden.
De voordelen voor het Watersportverbond zitten
met name in de kennis, profielen en het inzicht
dat zij krijgen van de leden en verenigingen die
het systeem inzetten. Door deze kennis te verza-
melen kunnen ze gerichte aanbiedingen doen en
informatie verspreiden. Ook biedt het systeem
inzicht in de markt, waardoor het Verbond op
veranderingen in kan springen. De leden beoefe-
nen diverse sporten, zoals surfen, roeien en ka-
noën.Als het Verbond inzicht heeft in welke sport
een lid beoefent, dan kunnen ze hem gerichter
aanbiedingen doen en specifieke informatie toe-
sturen.
Uiteindelijk zal het Watersportverbond de komen-
de tien jaar samenwerken met crmwaypoint en
kunnen ze de Salesforce-consultants inschakelen
voor advies en ondersteuning.
Over crmwaypoint
crmwaypoint is dé marktleider op het gebied van
salesforce.com in de Benelux. Opgericht in 2006
met een exclusieve focus op het gebied van crm-
implementaties is crmwaypoint begin 2008 één
van de eerste officiële implementatiepartners ge-
worden van salesforce.com voor de Nederlandse
markt. Inmiddels zijn er 450 Salesforce-projecten
gerealiseerd waaronder het ict Project of the
Year 2012.
Contact:
Media Park, Mediacentrum
Sumatralaan 45
1217 GP Hilversum
Telefoon: 035 538 50 70
info@crmwaypoint.com
successstory
wayp intcrm
Maurice Leeser