Klantverhaal van Rabobank Foundation over de succesvolle implementatie van Salesforce ism CRMWaypoint

1. Rabobank Foundation werkt efficiënter
dankzij Salesforce en crmwaypoint
De Rabobank Foundation geeft kansarme
en achtergestelde mensen al 40 jaar een
perspectief op een beter en zelfstandig
bestaan, in binnen- en buitenland. De Ra-
bobank Foundation is één van de pijlers
binnen het coöperatieve en duurzame beleid
van de Rabobank Groep. Het fonds is in
1973 opgericht door de lokale Rabobanken
als onafhankelijke stichting binnen de Ra-
bobankorganisatie. De Foundation steunt
jaarlijks zo’n 200 projecten in 25 landen.
In het buitenland ligt de focus op coöpera-
tieve organisaties voor microfinanciering
en op boerenproducentenorganisaties. In
Nederland steunt de stichting landelijke
projecten die de positie van mensen in een
achterstandspositie verbeteren. Wereldwijd
hebben de afgelopen decennia al zo’n 3,5
miljoen mensen baat gehad bij de projecten
van de Rabobank Foundation.
Situatie
In de afgelopen jaren is de Foundation groter
geworden en is steeds meer complexe producten
gaan inzetten. De medewerkers maakten hiervoor
gebruik van een oude database. Deze database
voldeed niet langer aan de behoeften en de wet-
en regelgeving waar de Rabobank Foundation
mee te maken heeft.‘We hebben besloten dat er
een nieuwe oplossing moest komen om deze data
beter te beheren’, zegt Martin Alderlieste, voor-
heen manager bedrijfsmanagement ad interim bij
Rabobank Foundation, nu Directeur Bedrijfsma-
nagement bij Rabobank Hoeksche Waard.‘We zijn
gaan kijken naar diverse oplossingen, maar die
waren allemaal gericht op bancaire toepassingen.
Het ombouwen van zo’n systeem zou complex
zijn en derhalve veel tijd en geld kosten.’
Implementatie
De it-afdeling van de Rabobank Foundation is op
zoek gegaan naar een systeem dat medewerkers
kon helpen efficiënter te werken en uiteindelijk
kosten zou besparen.Tijdens het selectieproces
hebben de it-medewerkers een drietal pakketten
bekeken. crmwaypoint kwam hier het beste uit
naar voren met Salesforce in de cloud. De reden
voor deze keuze was de flexibiliteit van het
systeem. Gebruikers kunnen in Salesforce zelf ac-
tiviteiten aanpassen en bepaalde velden indelen.
Nadat eind 2011 de beslissing werd genomen
om Salesforce te implementeren, is het systeem
in mei 2012 live gegaan. Het inrichten van het
systeem kostte behoorlijk wat tijd, omdat de
processen en bijbehorende besluitvorming in-
zichtelijk moesten worden gemaakt.
De Foundation bestaat uit drie fondsen en deze
moesten allemaal ingericht worden binnen Sa-
lesforce. De inrichting van dit systeem werkte
het eenvoudigst.‘Vervolgens hebben we beke-
ken wat we vanuit onze oude database wilden
invoeren in Salesforce’, vervolgt Alderlieste.
‘Er is besloten om alle data in te voeren in het
systeem. Dit bleek echter zoveel informatie te
zijn, dat we er uiteindelijk voor hebben geko-
zen om alle data vanaf 2012 en verder alleen
actieve projecten in te voeren. Indien een oud
project opnieuw actief wordt, wordt dit project
wel toegevoegd aan het systeem.Alle data van
2013 worden in het systeem verwerkt. Dit alles
heeft wel behoorlijk wat tijd gekost, omdat we
alle bestanden meteen hebben opgeschoond.”
Voordelen
Martin Alderlieste:‘Salesforce helpt ons met
name om de voortgang van projecten en om re-
laties met participanten bij een bepaald project
inzichtelijk te maken. We hebben onder meer
te maken met hulpinstanties in het buitenland,
Nederlandse partners en lokale Rabobanken
die een project doen. Binnen Salesforce is het
eenvoudig om informatie terug te vinden, maar
ook de relaties tussen medewerkers en organi-
saties zijn heel inzichtelijk.Verder kunnen alle
activiteiten gelogd worden en dat heeft als
voordeel dat alle medewerkers actuele informa-
tie eenvoudig terug kunnen vinden.Voorheen
stond al deze data verspreid in mailbestanden
van onze 30 medewerkers en op onze server, dus
dan waren bepaalde bestanden soms moeilijk te
achterhalen. Nu besparen we veel tijd met het
zoeken naar informatie en dat levert uiteindelijk
ook kostenbesparingen op.”
Medewerkers hebben nu meer inzicht in de
actuele zaken en spreken collega’s aan op hun
activiteiten.‘Ze wijzen elkaar erop om het
systeem up-to-date te houden, zodat col-
lega’s daarmee verder kunnen’, zegt Alderlieste.
‘Mensen worden niet meer aangesproken over
het systeem, maar over hoe ze het systeem
gebruiken. Dat versnelt het proces van accep-
tatie enorm. Ook de besluitvorming loopt via
Salesforce, dus als medewerkers gegevens niet
in het systeem invoeren, dan wordt er ook geen
besluit over een bepaald project genomen. Ie-
dereen heeft er baat bij om consequent met het
systeem te werken.
Medewerkers hebben altijd en overal toegang
tot de meest actuele informatie en dat is een
groot verschil met de oude situatie.Veel van
onze medewerkers reizen veel en kunnen nu
overal ter wereld het systeem raadplegen.’
Toekomst
De Rabobank Foundation zou in de toekomst
wellicht nog een koppeling met het financiële
systeem willen. Dat is momenteel niet mogelijk.
Het meest efficiënt zou zijn wanneer alle infor-
matie die in Salesforce staat ook doorgevoerd
wordt in de andere (financiële) systemen van
de stichting. Dat heeft niets te maken met het
Salesforce-systeem, maar met de complexiteit
en restricties betreffende de ict-infrastructuur
van de Rabobank Foundation.
‘We hopen in de toekomst nog een nieuw fonds
toe te kunnen voegen aan het systeem’, besluit
Alderlieste.
Over CRMWaypoint
CRMWaypoint is dé marktleider op het gebied
van salesforce.com in de Benelux. Opgericht in
2006 met een exclusieve focus op het gebied
van CRM-implementaties is CRMWaypoint begin
2008 één van de eerste officiële implementa-
tiepartners geworden van salesforce.com voor
de Nederlandse markt. Inmiddels zijn er 300
Salesforce-projecten gerealiseerd waaronder het
ICT Project of the Year 2012.
Contact: Media Park, Gateway A
Sumatralaan 45
1217 GP Hilversum
Telefoon: 035 538 50 70
info@crmwaypoint.com
wayp intcrm
successstory