In dit artikel komt het leerproces in de verander-, beheer-, ontwikkel & gebruiksorganisatie rond een BI-omgeving aan bod.

1. Business Intelligence
voor managers: Need-
to-know #10 BI-
Organisatie
Door: Gerrit Versteeg

2. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #10 BI-Organisatie
Pg, 2
“Leren (en) organiseren”.
Deze tiendelige blogreeks is onderdeel van de themareeks Management & BI’. De blogreeks is
bedoeld voor managers die wat meer willen weten over Business Intelligence, maar dan in
begrijpelijke taal zonder alle technische termen en hypes. De blogs vormen een samenvatting van
de inhoud van het 100 pagina’s lange eBook ‘De 10 Need-to-Know’s, een introductie van Business
Intelligence voor managers’.
Dit is de tiende en laatste blog in de reeks, waarin ik het leerproces in de verander-, beheer-,
ontwikkel & gebruiksorganisatie rond een BI-omgeving bespreek. Want: “een BI-omgeving met
simpele tools maar met een goede organisatie functioneert veel beter dan een technisch fraaie BI-
omgeving met een zwakke BI-organisatie”.
Hoe uitgebreider en complexer de BI-omgeving wordt, des te meer organisatie en discipline nodig
is. De aanschaf van leuke, extra BI-tools zonder de bijbehorende professionals, methoden en
procedures is weggegooid geld aan licenties en genereert onnodig additionele beheerkosten.

3. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #10 BI-Organisatie
Pg, 3
De groeistadia die een organisatie doormaakt in het gebruik van Business Intelligence, vertalen zich
naar uitbreiding van de benodigde ICT-organisatie, methodes en procedures en zeker ook de BI-
professionals.
Fase 1: De almachtige ‘power-user’
Power-users zijn de mensen uit jouw organisatie die constant in Excel bezig zijn met het
verzamelen van bedrijfsgegevens uit systemen en met het omzetten van die data naar informatie.
Zij zijn de mensen die invulling geven aan de eerste behoeften rond BI. Zij zijn ook degene die de
eerste BI-clients, self-service tools, gaan gebruiken om hun werk beter en eenvoudiger te maken.
Het grote nadeel van deze power-users is hun individualiteit. Hun oplossingen zijn niet geborgd en
sterk gebonden aan de persoon. Daarvan zijn ze zich meestal ook wel bewust, waarbij sommigen
de neiging hebben om hun positie te beschermen.
Fase 2: De eerste BI-ontwikkelaars
Als de eerste centrale delen van een BI-omgeving verschijnen (de BI-server als platform voor het
delen en distribueren van rapporten en dashboards), ontstaat een eerste scheiding binnen deze

4. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #10 BI-Organisatie
Pg, 4
groep van power-users. Aan de ene kant krijg je mensen die zich vooral bezig houden met de BI-
server en het maken van standaard rapportages (de BI-developers met de duurdere developer
license ). Aan de andere kant heb je degenen die de rapporten bekijken en filteren naar behoefte
(de BI eindgebruikers met de goedkopere user license). Power-users trekken veelal naar de
developer-kant toe.
Het gebruik van de rapporten en hun complexiteit stijgt, totdat de situatie onhoudbaar wordt
(meestal na zo’n drie jaar). Dit komt hoofdzakelijk door het feit dat in deze situatie alle logica (om
data te verzamelen en om te vormen tot de informatie in het rapport) onvermijdelijk in de
rapporten is belegd. Dat klinkt misschien in eerste instantie niet zo gek, maar uiteindelijk breekt
het je op. Niet alleen omdat die logica ‘per rapport’ is ontwikkeld en je daarom last krijgt van
onderlinge verschillen tussen rapporten en van versie-problemen, maar vooral ook omdat de logica
rond het ontsluiten en integreren van brondata niet thuis hoort in een rapport. Die logica kan beter
apart worden getrokken naar een centrale plek, namelijk het data warehouse.

5. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #10 BI-Organisatie
Pg, 5
Fase 3: Het eerste echte BI-team
Daarmee doen de eerste back-end BI-developers hun intrede. Zij gaan een data-logistiek tool
gebruiken om de logica rond het ophalen, integreren en opslaan van brondata centraal en eenmalig
te programmeren. Tevens kent het eerste BI-team data-modelers. Zij bepalen eenduidig de relaties
tussen brongegevens en vaak als eerste (helaas) alleen een multi-dimensioneel datamodel. Een
business analist treedt op als liaison tussen het BI-team en de eindgebruikers.
Fase 4: Naar een professionele organisatie
De inzet van de genoemde BI-professionals is een verbetering in het functioneren van de BI-
omgeving. Maar zij werken nog steeds elk op hun eigen vakgebiedje, zonder duidelijk omlijnde
afspraken. Mettertijd loopt het aantal storingen van de BI-omgeving op, ook al doen zij nog zo hun
best. Daarmee ontstaat de noodzaak voor een beter geplande en uitgewerkte BI-organisatie.
De groeiende groep eindgebruikers moet worden ondersteund met een helpdesk, die ook training in
de front-end BI-tools verzorgd.

6. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #10 BI-Organisatie
Pg, 6
Er komt een product-owner/projectleider voor Business Intelligence. BI-testers, een DBA en
applicatie-beheerder versterken het team. Versiebeheer van software, BI-componenten, modellen
en rapporten wordt ingericht. Fouten in de brondata leveringen worden adequaat aangepakt door
een functioneel BI-beheerder, die weet wat de data betekent en direct met de aanleverende
partijen kan afstemmen.
Fase 5: De centralisatie van BI
Als het kleine data warehouse samen moet gaan werken met andere data warehouses of moet gaan
dienen als integraal data warehouse voor meerdere afdelingen, is een nieuwe uitbreiding van de
organisatie is nodig. De afdelingoverstijgende functies betekenen vaak dat er behoefte ontstaat aan
een separate, centrale BI-veranderorganisatie, met eigen ontwikkel-, test- en acceptatie-
omgevingen.
Ook het bedienen van eindgebruikers overstijgt nu de afdelingen en gaat vallen onder een Service
Level Manager, die hierover de afspraken opstelt en uitvoert. De toevoeging van een relationeel
gemodelleerde laag (process data warehouse) wordt onvermijdelijk. Hiervoor zijn extra data-

7. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #10 BI-Organisatie
Pg, 7
modelers en business/informatie-analisten nodig. Het wordt handig om een BI-Competence Center
(BICC) in te richten, dat competente professionals levert aan de afdelingen ter ondersteuning.
Als het nodig is dat de BI-omgeving groeit naar een Enterprise Data warehouse, wordt een zeer
gedisciplineerde organisatie (zowel ICT als business) noodzakelijk. Zware bemensing is nodig voor
de centrale data-modellering, omdat deze potentieel de veranderbaarheid van de organisatie als
geheel kan aantasten. De realtime koppeling van data-bronnen verlangt constant monitoren. Data
stewards zijn verantwoordelijk voor de brondata in nauwe samenwerking met Service Level
Managers die strakke afspraken hebben met de brondata-leveranciers.
Fase 6: Gedeeltelijke decentralisatie van Business Intelligence
Als het zelfs nodig is om over te gaan naar service-oriented BI - bijvoorbeeld omdat de vorige
situatie niet voldoet aan de verlangde ontwikkelsnelheid (door de gecentraliseerde bottleneck) -
dan is nog een laatste aanpassing aan de organisatiediscipline nodig. Om een deel van de
ontwikkel-effort terug te leggen bij de gebruikersafdelingen wordt de BI-omgeving voorzien van
een ‘services’-laag (zie ook de vorige blog in deze reeks). Het gaat hier om de governance van het
ontwerp, de ontwikkeling en het beheer van de benodigde BI-‘services’. Hiervoor extra message-

8. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #10 BI-Organisatie
Pg, 8
en service-authorities nodig en een zware discipline om die te gebruiken, anders faalt deze vorm.
Dit is voor BI alleen haalbaar als de organisatie al een proven track record heeft met het werken
onder service oriented architecture voor al haar ICT.
BIaaS: Business Intelligence as a service
Je kunt het leertraject voor ICT (qua ontwikkeling en beheer van de BI-omgeving) uitbesteden als
dienst in the cloud (BIaaS), totdat je precies weet welk archetype het best bij jouw organisatie past
qua behoefte aan managementinformatie. Daarna kun je jouw, inmiddels tot het gewenste niveau
gegroeide, BI-omgeving on-premise brengen om het interne ICT-leerproces te starten op het juiste
niveau. Dit was de laatste blog uit de reeks “BI voor managers”. Je kunt alle blogs nog eens
nalezen met extra diepgang en met meer onderwerpen en voorbeelden in het gratis eBook “de 10
Need-to-Know’s rond BI voor de manager”. Als je op de hoogte wilt blijven wanneer er nieuwe
blogs verschijnen in het thema Management & BI, dan kun je je hier abonneren op dit thema.

9. Business Intelligence voor managers: Need-to-know #10 BI-Organisatie
Pg, 9
Wil je meer informatie? Neem dan een kijkje op ons blog.