DocProcess is a cloud finance and accounting automation solution based on Robotic Process Automation and eInvoicing. Designed for enterprises, SSCs and BPOs. Our solution, DocXchange helps companies automate their Accounts Payable and Accounts Receivable operations with robots in the cloud (RaaS). DocProcess and Deloitte presented the fiscal, tax and operational benefits of automatization in Finance Departments.

1. TRANSFORMAREA
DIGITALA
A PROCESELOR FINANCIAR – CONTABILE
– FACTURAREA ELECTRONICA
12.02.2019
Ramona Tariuc – Director, Deloitte
Vlad Boeriu – Partner, Deloitte
Liviu Apolozan – CEO DocProcess

2. Presiune. Date incomplete. Intarzieri. Incertitudini. Hartie.
Modificari fiscale. Lipsa de forta de munca
80%
DIN INFORMATIA UNEI
COMPANII SE AFLA IN
DOCUMENTE
90%
ESTIMEAZA CRESTEREA
SALARIILOR
77%
CFOs CONSIDERA CA
INCERTITUDINEA ECONOMICA
SI FINANCIARA ESTE PESTE
NIVELUL NORMAL (33%)
59%
CFOs CONSIDERA
FISCALITATEA CA FIIND
UN RISC MAJOR
Surse: Deloitte - Romania CFO Survey,2018 / DocProcess
52%
CONSIDERA CA LIPSA
FORTEI DE MUNCA ESTE UN
RISC.
COSTUL DE PROCESARE AL UNEI
FACTURI CORECTE CU PO
4.7 EUR

3. Solutia?
72%DINTRE CFO CONSIDERA CA
AUTOMATIZAREA INTRODUCERII
DE DATE SI A PROCESARII LOR
ESTE PRIORITATEA DIGITALA #1
Surse: Deloitte - Romania CFO Survey,2018
DIGITALIZAREA
De unde pornim?
DE LA DATE
FACTURAREA ELECTRONICA – CA
PRIM PAS IN TRANSFORMAREA
DIGITALA A DEPARTAMENTELOR
FINANCIARE.
E-invoicing

4. Ce este facturarea electronica?
Reprezinta o factura care este emisa, primita si
procesata in mod electronic – de la crearea ei in
sistemul financiar al emitatorului si pana la
integrarea si procesarea ei in sistemul echivalent
al destinatarului.
iDoc, EDIFACT etc.

5. Cadrul legal: Modelul European pentru facturare electronica
Cadru legal: directiva 2010/45/EU
privind originea si autenticitatea
documentelor electronice si
2014/55/EU privind schimbul de e-
documente pentru achizitii publice
Transpunere: Fiecare stat
membru EU isi transpune in
legislatia nationala directiva
Obligativitate: Directive
gandite sa potenteze
comertul electronic B2G /
B2B
Administratia publica: Majoritatea tarilor
EU au in curs de implementare facturarea
electronica la nivel public central si local,
ca parte din digitalizarea serviciilor publice
si de reducere a fraudei TVA.
Format: In majoritatea cazurilor,
formatul agreat la nivel European
este XML.

6. Maturitatea in privinta facturarii electronice
Italia
• 1/01/2019 – introduce “real-time VAT
control / clearing house” la nivel de
B2B.
Franta
• 01/01/2018 companii > 250 angajati
• 01/01/2019 companii > 10 angajati
• 01/01/2020 companii < 10 angajati
Germania
• 27/11/2018 – autoritatile federale
trec la facturarea electronica
Portugalia
• 01/01/2020 – achizitiile publice
folosesc obligatoriu facturarea
electronica

7. Facturarea electronica
AUTENTICITATEA ORIGINII
INTEGRITATATEA CONTINUTULUI
LIZIBILITATATEA

8. Facturarea electronica
AUTENTICITATEA ORIGINII
Asigura identitatea furnizorului/emitentului facturii
Verificarea corectitudinii informatiilor privind identitatea furnizorului

9. Facturarea electronica
Nemodificarea continutului facturii
INTEGRITATATEA CONTINUTULUI
TRANSFERUL ELECTRONIC DE DATE (EDI)
CONTROLUL DE GESTIUNE
SEMNATURA ELECTRONICA AVANSATA

10. Facturarea electronica
LIZIBILITATEA

11. Archivarea electronica
Integritatea
contintului
Autenticitatea
continutului
Lizibilitatea

12. Conformitate, dar si multiple
beneficii: facturarea
electronica & automatizarea

13. CUMPARATOR
Purchase 2
Pay
FURNIZOR
Order 2 Cash
Emitere
comanda
Procesare
comanda
Emitere aviz
expeditie
Procesare aviz
expeditie
Emitere
NIR
Procesare
NIR
Emitere
factura
Procesare
factura
Procese complexe – multe intrebari
Aprobare
factura
Note contabile Plata &
reconciliere
Reconciliere
plati
Reconciliere
factura /
comanda / aviz
Am introdus
corect
comanda?
Sunt codurile
de produs
corecte?
Au emis
avizul
conform cu
comanda?
Am primit
ceea ce am
comandat?
Sunt datele
fiscale
corecte?
Este pretul
corect?
Avem
intarzieri
de plata?
Am primit
toate facturile
pentru marfa
livrate?
Este
raportarea la
zi?
Au aplicat
discountul cf.
promotiei?
Am pregatit
spatiul
pentru
livrarea
comenzii?
Am primit
comanda
integral?
Am alocat
corect pe
linii?
Este
declaratia
de TVA
corecta?

14. O platforma globala de intermediere si automatizare
• ERP (idoc, xml,
EDIFACT)
• Hartie
• Pdf
• Portal online
Primire Procesare Plati
• Reguli de business
• Validare
• Matching
• Workflow / Aprobari
• Alerte
• Dispute
• Alocare pe conturi
• Aprobare plati
• Generare fisiere de
plata
• Reconcilierea platilor
FURNIZOR
CUMPARATOR
Armonizare Master
Data
Arhivare electronica Content Services
Mesaje de status
Banca Furnizorului Banca Cumparatorului

15. Furnizor Cumparator
Comanda
Purchase order (PO)
Raspuns
Negociere comanda
Anulare
ReceptieAviz de receptie
FacturareAuto-factura
Extras bancarConfirmare plata
Logistica
Aviz expeditie
Packing list
Transport status
Raport expeditie
Facturare
Factura (marfa, cheltuieli generale,
imobilizari)
Nota de credit
Nota de debit
Extrase
bancare
Extras de plata
Notificari
Confirmare plata
Banca
…ce sustine o multitudine de documente

16. Contabilitatea in timp real
- activitati usor de automatizat -
Accounts Payable
• Introducere date
facturi in ERP
• Control fiscal al
facturilor
• Control dpdv reguli
business
• Reconcilieri
• Efectuarea platilor cu
workflow de aprobare
• Diverse controale
(documente dublate,
plati dublate, fraude)
Accounts Receivable
• Intorducere date
comenzi in ERP
• Trimitere automata
de facturi
• Reconcilierea platilor
cu facturile emise
• Procesare dispute
• Raportari diverse
Contabilitate
• Alocare pe conturi
sintetice & analitice
• Reconcilieri
• Raportari diverse
Planificare financiara
& analiza
• Rapoarte standard
pentru management
• Rapoarte de cash
flow / trezorerie

17. Obiective operationale imbunatatite prin automatizare
Costul total al
procesului de
control-factura
Bunuri livrate dar
nefacturate
Nr de facturi
procesate / angajat
Facturi cu exceptii /
litgii vs total facturi
Ciclul de procesare
– de la primire la
plata
% plati realizate la
scadenta
Plati corecte vs
total plati
Discounturi pentru
plata anticipata

18. Rezultatele conteaza,
Timpul conteaza
60-80%
SCADERE A COSTURILOR DE PROCESARE A
DOCUMENTELOR
x40
NR. DE DOCUMENTE PROCESATE /
ANGAJAT
2-8luni
RECUPERAREA INVESTITIEI
3-5%
DOCUMENTE PE HARTIE RAMASE

19. Rezultatele noastre
Obiectiv Inainte de DocXchange Dupa DocXchange
Cost procesare factura corecta cu
comanda atasata
4.7 Eur. 1.3 Eur.
Nr de facturi procesate / angajat / luna 750 +30.000
% facturi cu cel putin o eroare 35% 0.01%
Timpul de recuperare al investitiei 18 luni (estimat) 2-6 luni * (real)
Economii indirecte - 0.05%-1% din venituri
Volum facturi pe hartie 100% 3%
Timp de procesare al facturilor 20-25 days minute
Date din proiectele implementate intre 2013-2017*in functie de modelul de plata

20. DocXchange /
DxArchive demo

21. D.Tax

22. Incarcarea si
validarea datelor
Verificarea
datelor
Modificari
legilative si
reglementari
suplimentare
Depunerea
declaratiilor
Crearea raportelor ERP
Incarcarea datelor
Validarea automata a datelor
Analizarea rezultatelor
Eliminarea erorilor identificate
Pregatirea declaratiilor finale
Validarea declaratiilor de TVA
Generarea
jurnalelor si
declaratiilor
de TVA in
maxim 4
click-uri: Depunerea declaratiilor de TVA
D.Tax – prezentare generala a procesului

23. VAT. Instant scan.
ü Colectarea codurilor de TVA.
ü Prefixul este obligatoriu pentru tarile
din EU
ü Prefixul “RO” nu este obligatoriu
ü Incarcarea in format txt. sau xls.
ü Copierea directa a codurilor de TVA.
ü Validarea informatiilor in cele 5 registre
ü Validarea numelui companiei
Modul
integrat in
D.Tax, care
poate fi
folosit de
asemenea
separat
Creare date Incarcarea datelor Validare date

24. Multumim!
ileana.chermenschi@doc-process.com
www.doc-process.com
+33 456099837
+1 8882467679
+40 215280236
Email:
Franta:
Statele Unite:
Romania
The information transmitted is intended only for the person or entity to which it
is addressed and may contain confidential and/or privileged material. Any
review, retransmission, dissemination or other use of, or taking of any action in
reliance upon, this information by persons or entities other than the intended
recipient is prohibited. If you received this in error, please contact the sender and
delete the material from any computer

25. Appendix 1 – Despre
DocProcess

26. ANI DE INOVATIE
UTILIZATORI
CLIENTI
ECHIPA
14
25,000
3,200
SEDII– FRANTA & ROMANIA2
+50
TRANSFORMARE
DIGITALA &
DIGITALIZARE
DOCUMENTE PROCESATE+100M.

27. Transformare
DIGITALA
DocProcess ofera servicii de intermediere si automatizare cu ajutorul robotilor a proceselor si
a documentelor, in cloud; in domeniile financiar-contabil, logistica, achizitii precum si servicii
de finantare inovatoare (OpenBanking / PSD2).
DxCatalog
Armonizarea
datelor master
DxArchive
Servicii
de continut
DxNoPaper
OCR/
Dematerializare
DxFin
Automatizare plati
si reconcilere
DocXchange
Automatizare
Achizitii - Vanzari/O2C

28. “Platforma DocXchange ne ajuta sa facem economii
semnificative in prelucrarea facturilor, eliminarea
documentelor in format fizic, acuratetea facturilor,
gestionarea automatizata a exceptiilor si o modalitate
imbunatatita de rezolvare a disputelor.
DocProcess a inteles pe deplin nevoile noastre si s-a
dovedit un partener inovator si de incredere in
digitalizarea, automatizarea si transformarea de
ansamblu a proceselor noastre de afaceri.”
ADELA FLOREAN
ACCOUNTING REPORTING DIRECTOR, CARREFOUR

29. INDUSTRII
PARTENERIATE
DE CE NOI?
Retail, CPG Asigurari BPO/SSC Banking Automotive Pharma Utilitati,
telecom
100% cloud
based
Integrari cu +
200 ERP-uri
Implementare
rapida
Securitate Roboti
specializati
Arhitectura pe
microservicii

30. Appendix 2 – standarde
in procesare de facturi

31. Appendix:
Ardent Partners – benchmarks
Puteti descarca raportul complet de aici: http://payablesplace.ardentpartners.com/epayables-2018/