Cách viết hồ sơ "Đúng chuẩn" dành cho ứng viên chuyên nghiệp các ngành nghề.

1. } Improving Lives
Through Better Careers
{ JobStreet.com
12 Mẹo Viết Hồ Sơ Ứng
Tuyển
Dec 2014
SINGAPORE • MALAYSIA • PHILIPPINES • INDONESIA • VIETNAM • JAPAN

2. Copyright © by JobStreet.com
12 “mẹo” viết hồ sơ đúng chuẩn
Viết được một hồ sơ gây hứng thú cho đa số các chuyên viên Nhân Sự không quá khó như bạn nghĩ.
Một số cách sau sẽ giúp bạn tạo được điểm ấn tượng trong hồ sơ của bạn.
Làm thế nào để viết một hồ sơ…
Về cơ bản, viết hồ sơ xin việc là một nghệ thuật Marketing. Bạn phải biết cách tiếp thị bản thân. và làm
mình nổi bật hơn các ứng viên tiềm năng khác trong thị trường tuyển dụng.
Đừng quá e dè khi bạn viết hồ sơ. Theo chuyên gia nghề nghiệp J. Michael Farr đã đề cập trong tạp chí
trực tuyến VidBook.com, “Hồ sơ xin việc không phải là nơi thể hiện sự khiêm tốn”
Vậy làm cách nào bạn có thể thiết kế cho mình 1 hồ sơ nghề nghiệp không quá phô trương và lê thê
nhưng vẫn thế hiện đầy đủ những phẩm chất tốt nhất của bạn cho nhà tuyển dụng?
Hãy nhớ rằng một hồ sơ tìm việc không phải là chìa khoá để bạn có ngay công việc mơ ước. Nhiệm vụ
cơ bản của một hồ sơ là tạo ấn tượng để bạn có một cuộc phỏng vấn và có thể là công việc sau đó. Yếu
tố chủ chốt là bạn sử dụng hồ sơ của mình để tiến thêm một bước vào công ty mong muốn bằng cách
thể hiện những yếu tố nổi trội nhất của bản thân.
Hằng ngày, các chuyên gia nhân sự phải lướt qua vô vàn hồ sơ tuyển dụng gần như là khá giống nhau.
Làm sao bạn có thể làm cho hồ sơ của mình tạo ra cơ hội gặp mặt chắc chắn nhất?
Bên dưới là chỉ dẫn 12 bước giúp bạn xây dựng một bản hồ sơ tìm việc chuyên nghiệp để có thể “đặt
trước 1 chân” vào cánh cửa tuyển dụng đầy khó khăn hiện nay.

3. Copyright © by JobStreet.com
Thu thập thông tin. Bắt đầu bằng việc liệt kê tất các mọi thứ trên giấy như: thông tin liên hệ, kinh
nghiệm làm việc, thành tựu, trình độ học vấn, các khoá học ngắn hạn, các bằng cấp, chứng chỉ, giải
thưởng và những thông tin cá nhân khác… Đừng bận tâm về chuyện sắp xếp chúng như thế nào vào
giai đoạn này. Chú ý đừng bỏ qua những chi tiết trọng yếu hoặc liên quan đến công việc đang ứng
tuyển.
Chú ý những thông tin đặc thù như ngày tháng hay địa điểm làm việc. Những sai sót trong mục này có
thể dẫn đến một ấn tượng không tốt hay thậm chí làm mất lòng tin của nhà tuyển dụng đối với hồ sơ của
bạn.
Họ tên và thông tin liên hệ. Những thông tin liên hệ nên đặt ở vị trí đầu tiên sau tên của bạn để người
xem có thể dễ dàng nhận thấy nhất. Nên bao gồm những thông tin liên hệ sau: địa chỉ thường trú, số
điện thoại bàn (nếu có) và điện thoại di động cũng như địa chỉ email. Một địa chỉ email nghiêm túc sẽ
giúp bạn đến gần với buổi phỏng vấn hơn. Nhớ tuyệt đối không sử dụng những email với các biệt hiệu
không phù hợp.
Hình ảnh cá nhân. Việc sử dụng hình ảnh cá nhân cũng khá quan trọng trong việc gây ấn tượng với
nhà tuyển dụng. Thay vì sử dụng cùng 1 loại hình thẻ (3×4) trong hành chính. Bạn có thể đầu tư hình
ảnh chuyên nghiệp hơn với phông trắng, áo vest và sơ mi trắng. Ngoài ra nhớ kèm theo nụ cười nhẹ
gây ấn tượng.

4. Copyright © by JobStreet.com
Viết một đoạn tóm tắt ngắn gọn về khả năng của bạn. Cythina Buiza, một chuyên gia
nhân sự của một tổ chức phi chính phủ tại Thái Lan chia sẽ, cô đặc biệt đánh giá cao các
hồ sơ cung cấp một đoạn thông tin tóm tắt ngắn gọn và chính xác về ứng viên.
“Tôi ấn tượng vì người ứng tuyển biết được thế mạnh của mình rất tốt. Và điều quan trọng
hơn, tôi tiết kiệm khá nhiều thời gian để đánh giá hồ sơ của ứng viên ấy.” Điều tưởng
chừng nhỏ nhặt này có thể giúp bạn chiếm được rất nhiều cảm tình của nhà tuyển dụng
trong việc phân định một hồ sơ chất lượng.
Bảng tóm tắt hồ sơ nên bao gồm:
Tổng số năm kinh nghiệm làm việc
Ngành nghề hay những điểm sáng trong nghề nghiệp của bạn (vd: ở tuổi 26, tôi là
trưởng phòng trẻ nhất từ trước đến nay tại ngân hàng)
Những kỹ năng và năng lực chuyên môn (vd: giảng viên tài chính bán thời gian tại học
viện SAP)
Những thông tin về năng lực liên quan đến công việc đang ứng uyển
Phần tóm tắt này giúp bạn thể hiện nhanh nhất khả năng của mình cho nhà tuyển dụng.
Nhưng nhớ thể hiện ngắn gọn trong vòng từ 2-3 câu là đủ.
Chú trọng kinh nghiệm làm việc. Ngoại trừ bạn là sinh viên mới ra trường, bạn nên bắt
đầu hồ sơ của mình ngay với kinh nghiệm làm việc và thể hiện công việc gần nhất ở đầu.
Liệt kê tất cả những công việc đã từng làm với tên công ty, thời gian làm việc, chức vụ và
trách nhiệm công việc.
Đừng nên che dấu những kinh nghiệm làm việc của bạn. Một kinh nghiệm làm việc liệt kê
đầy đủ thời gian sẽ giúp bạn thể hiện tốt sự trung thực trong quá trình làm việc của mình.

5. Copyright © by JobStreet.com
Một hồ sơ với quá nhiều kinh nghiệm “nhảy cóc” trong quãng thời gian ngắn hay những
khoảng thời gian không liệt kê có thể làm nhà tuyển dụng nghi ngờ về đạo đức nghề
nghiệp của bạn cũng như độ ổn định hay mức độ gắn bó của bạn với công ty. Do đó, đừng
bỏ trống lắp lửng về thời gian. Liệt kê những gì bạn đã làm vào thời gian đó ngay cả khi
bạn không làm việc (vd: 200-2003: Chăm sóc con cái tại nhà; 2001-2002: du học)
Nhấn mạnh về những thành tựu. Khi mô tả kinh nghiệm làm việc của bạn, đừng quá
chăm chăm vào việc liệt kê mô tả công việc. Chi tiết này thường sẽ được hỏi chi tiết trong
quá trình phỏng vấn. Thay vào đó, nhấn mạnh những thành tựu nổi bật của bạn với công
việc. Sử dụng con số, phần trăm hay thị phần càng nhiều càng tốt.
Những nhà tuyển dụng được mời đến trong buổi họp mặt thường niên của tổ chức viết hồ
sơ chuyên nghiệp ở St. Louis, Missouri, Hoa Kỳ vào tháng 9, 1994 (vâng, đừng ngạc nhiên
với tổ chức có thật này) đã chia sẻ rằng họ thường tìm những từ khoá hoặc cụm từ mô tả
khả năng của ứng viên. Những từ này thường là động từ mạnh và tập trung vào hiệu quả
công việc, thể hiện cá nhân năng động như “đạt thành tựu, hoàn thành xuất sắc, phân tích,
định hình công việc” (“accomplish, achieve, analyze, delegate, establish.”)
Nói cách khác, mô tả công việc và đặt mình vào thế chủ động hơn thay vì thụ động. Ví dụ,
thay vì mô tả “Phụ trách tương tác trực tiếp với các chương trình cộng đồng”, bạn có thể
nói “Quản lý các chương trình cộng đồng với kinh phí thường niên 120 triệu VND, với 4
thành viên và 3 văn phòng chi nhánh; điều hành hoạt động chương trình trực tiếp với
doanh thu tăng 20% trong 3 tháng.”
Chú trọng và chuẩn bị cho phần học vấn. Nếu bạn là sinh viên mới ra trường và chưa
có kinh nghiệm làm việc, nên chuẩn bị kỹ phần này với những thông tin về bằng cấp, giải
thưởng hoặc các hoạt động ngoại khoá. Khi bạn không có gì trong tay vào thời điểm khởi
đầu thì việc thay đổi ưu tiên này là cần thiết.

6. Copyright © by JobStreet.com
Theo Fred Damian, chuyên gia HR từ Ernst & Young – Manila, nhà tuyển dụng sẽ thông cảm và ưu tiên
cho các bạn trẻ có các thành tích nổi bật trong học vấn cũng như các hoạt động tại trường. Những hoạt
động ngoại khoá sẽ là căn cứ tốt để biết được bạn có kỹ năng lãnh đạo hay các kỹ năng giao tiếp xã hội
hay không. Vì vậy, nhớ liệt kê đầy đủ khi bạn không có quá nhiều kinh nghiệm.
Nên nhớ bao gồm các kỹ năng và năng lực đặc biệt. Việc này khá quan trọng trong những lĩnh vực
đòi hỏi trình độ chuyên môn cao như CNTT. Trong hồ sơ, nên bao gồm tên khoá học, thời gian, địa điểm
của các khoá đào tạo cũng như bằng cấp sau đại học của mình. Nên bắt đầu với những khoá học liên
quan nhất đến công việc ứng tuyển. Cụ thể và đừng nêu chung chung “học các khoá đạo tạo về máy
tính”, thay vào đó hãy dùng “được đào tạo về Visual Basic, SAP”… Nếu bạn biết nhiều hơn một ngôn
ngữ, nhớ đề cập trình độ của mình.
Hoặc là đề cập người tham khảo, hoặc là không. Có 2 ý kiến trái ngược về vấn đề này: Một là việc
này rất cần thiết. Ý kiến khác lại cho rằng chỉ làm hồ sơ của bạn thêm dài dòng.
Các chuyên gia khuyên bạn rằng nếu đề cập “Người tham khảo sẽ được cung cấp khi có yêu cầu” thì
thà rằng bạn không nên viết nó vào hồ sơ. Thay vào đó, nếu bạn có thể nêu rõ họ tên người tham khảo,
chức vụ, email, số điện thoại và thời gian lý tưởng để liên hệ họ. Ngoài ra, nên chú ý, người tham khảo
chỉ nên là những người có mối quan hệ về nghề nghiệp.
Ngắn gọn. Hồ sơ thường được đọc chỉ trong vòng 30 giây hoặc ít hơn nên cần phải ngắn gọn và đi
thẳng vào vấn đề. Sử dụng những gạch đầu dòng để nhấn mạnh những thông tin quan trọng. Chú ý các
đoạn ngắt dòng, ngắt đoạn và các con số. Một hồ sơ chuẩn chỉ nên giới hạn trong 2 hay 3 trang nếu bạn
có nhiều kinh nghiệm chuyên môn. Dài hơn số trang đó, hồ sơ ứng tuyển của bạn cần được biên tập lại
một cách nghiêm túc.
Đọc và kiểm tra! Tuyệt đối không để sai sót về lỗi chính tả. Khi sử dụng con số cần kiểm tra về các dấu
chấm hoặc phẩy hoặc bao nhiêu con số 0. Ngoài ra, nên chuẩn hoá thông tin. Ví dụ, nếu đã dùng “5
tháng 9, 2013″ thì không sử dụng “05/09/2013″ trong các câu khác.
Trình bày rõ ràng. Hồ sơ của bạn nên trình bày rõ ràng và mạch lạc. Một hồ sơ thiết kế cẩu thả, loè loẹt
là một điểm trừ lớn cho bạn. Chú ý, không nên trình bày quá dày đặc câu chữ, không có khoảng trắng.
Chú ý đến cở chữ, không nên nhỏ hơn 10. Font chữ thường dùng là Times New Roman, Arial hoặc
Garamond. Ngoài ra, không nên lạm dụng in đậm hay gạch chân. Chỉ dùng trong những trường hợp cần
nhấn mạnh hoặc tách đoạn.

7. Copyright © by JobStreet.com
Nếu cần phải in hồ sơ, nên chú ý sử dụng máy in laser với các co chữ, hình ảnh được thể hiện rõ ràng.
Hoặc nếu có thể, hãy sử dụng máy in màu nếu bạn cần tạo ấn tượng tốt hơn với nhà tuyển dụng.
Cuối cùng, giấy trắng là loại giấy tiêu chuẩn để xin việc. Đừng sử dụng các chất liệu in ấn nhiều màu.
Cần giữ hồ sơ đơn giản và tập trung.
Một gợi ý khác là bạn cần cho bạn bè hoặc đồng nghiệp tham khảo hồ sơ của mình. Lắng nghe bình
luận và gợi ý của họ. Đặc biệt hỏi họ có khó khăn hay dễ dàng đọc hồ sơ nếu chỉ đọc sơ qua hồ sơ. Sau
đó, cân nhắc việc chỉnh sửa hồ sơ của mình cho phù hợp./.

8. } Improving Lives
Through Better Careers
{ Thank You!
SINGAPORE • MALAYSIA • PHILIPPINES • INDONESIA • VIETNAM • JAPAN