L eesvriendelijk E fficiënt A ansprekend N ononsense

1. De Bovenkamer Tekst & Advies september 2013
LEAN - Communicatie
Lean manufacturing of production zorgt voor
het realiseren van een maximale waarde voor
de klant met zo min mogelijk verspillingen.
Een 'slanke productie' brengt de kwaliteit van
het product omhoog en de kosten omlaag. Dit
leidt tot een verbetering van het
bedrijfsresultaat.
Waarde of value is datgene waarvoor de klant wil betalen. Alle acties die nodig zijn om een product
of dienst aan de klant te leveren, vormen samen de value stream. Als de waarde voor de klant helder
is, en de value stream in kaart is gebracht, moet er flow komen in het proces. Continuous flow
vervangt zoveel mogelijke batchverwerking (per eenheid, product of periode). Hierna is het tijd voor
het perfectioneren van het proces. De klantvraag (pull) is hierbij het uitgangspunt.
Muda of waste staat voor elke activiteit die het proces van flow in de weg staat. Lean is erop gericht
om zaken die geen toegevoegde waarde leveren (verspilling), te elimineren. We onderscheiden twee
types Muda.
•
•
Type 1 zijn verspillingen die niet direct te elimineren zijn.
Type 2 zijn verspillingen die snel te elimineren zijn door middel van Kaizen1.
Soorten waste/verspilling:
•
•
•
•
•
Overproductie, Defecten
Transport, Wachttijden
Voorraden, Beweging
Gebrekkige procesinrichting
Niet benut talent
Mura is de term voor ongelijkheden binnen het productieproces. Een voorbeeld is grote
tempowisselingen, de zogenaamde pieken en dalen. Je voorkomt Mura door de productie evenredig
te verdelen over een bepaalde tijd. Mura is te vergelijken met de uitspraak ‘hollen en stilstaan’.
Er is sprake van Muri wanneer er boven een machine- of mancapaciteit geproduceerd wordt. Een
voorbeeld is een werknemer die te veel taken moet verrichten waardoor hij harder werkt dan
gezond is.
1
De definitie van het Japanse gebruik van Kaizen is ‘uiteen halen en opnieuw in elkaar zetten op een betere manier.’
Datgene wat uiteen gehaald wordt is meestal een proces, een systeem, een product of een dienst.
Kaizen is een dagelijkse activiteit met een doel dat verder gaat dan verbetering. Het is een proces dat, wanneer correct
uitgevoerd, de werkplaats menselijker maakt: het elimineert hard werk (zowel mentaal als fysiek) en het leert mensen de
verspillingen in een proces zien en elimineren.

2. De Bovenkamer Tekst & Advies september 2013
LEAN - Communicatie
Communicatie is gericht op onderlinge
interactie. Het wederzijds overbrengen van
een boodschap. De zender richt zich op de
ontvanger en doet er alles aan dat de
boodschap helder overkomt.
Communicatie binnen bedrijven komt voor in vele soorten, mondeling en schriftelijk. Ik richt me in
eerste instantie op de schriftelijke variant. Denk aan:
•
•
•
•
Vergaderingen waarbij er een agenda is en notulen met daarbij taken en afspraken.
Werkinstructies die ervoor zorgen dat je elke handeling zo efficiënt mogelijk uitvoert
Een kwaliteitshandboek waarin alle processen en handelingen eenduidig staan beschreven
Onderlinge e-mailwisseling, brieven intern en extern
Tekst in het algemeen
Om een tekst zó te schrijven dat hij snel, goed en helder te begrijpen is, zijn er een paar grondregels.
Vooraf
Bedenk van tevoren goed wat het doel van de tekst is, wat wil je zeggen? Stop niet teveel informatie
in 1 tekst, en doe je dat wel, werk met heldere kopjes en een structuur. Spreek je doelgroep aan, en
bedenk van tevoren hoe je dat moet doen.
Bedenk begrippen die voor moeten komen in de tekst.
Tijdens
De titel moet uitnodigen tot lezen. Zorg voor een korte
samenvatting in de eerste regel of alinea. Houd de
zinnen kort en bondig, gebruik actieve vorm en
tegenwoordige tijd.
Spreek je doelgroep aan, kies het juiste perspectief en
de juiste aanspreekvorm. Werk je structuur af en kies
voor pakkende taal.
Na
Leg je tekst een poosje weg en lees hem rustig nog
eens door. Lees hardop wat je hebt geschreven, zo
hoor je of het loopt en of het ritme klopt. Dit vergroot
het leesplezier. Loop de tekst door en kijk wat er weg
kan, geen verspilling!
Het ver-LEAN-iseren van tekst
- Komt de boodschap aan?
- Bereik je de juiste doelgroep?
- Wordt de tekst gelezen?
- Waar kan het beter? Korter, helderder, anders?
- Past de tekst bij het bedrijf?
- Bereikt de tekst zijn doel?
- Zijn er inzetjes nodig?
- Dit is een doorlopend proces (Kaizen)
- Is het handig als er een standaard tekst komt?
- Geef aandacht aan de presentatie: plaatje, kleur,
lettertype, regelafstand.
- Let op aantal woorden per zin, aantal zinnen per
alinea. En op de lengte van de tekst in het
algemeen.

3. De Bovenkamer Tekst & Advies september 2013
LEAN - Communicatie
Het ver-LEAN-iseren van tekst
Wat is de value stream van De Bovenkamer?
Ik ben taalkundig goed onderlegd en maak eenvoudig analyses van complexe teksten. Mijn studie
Nederlandse taal- en letterkunde draagt daar voor een groot deel aan bij. Maar ook mijn ervaring
met diverse teksten in diverse branches staat voor kwaliteit en heldere taal.
Ik werk (dagdelen) op locatie, korte lijnen en snel constructief overleg met de juiste persoon.
Hoe zit het met de flow?
Ik houd van snel werk, kom afspraken na en doe wat ik beloof. Dit komt neer op zeggen wat je doet,
en doen wat je zegt. Mijn enthousiasme zorgt er doorgaans voor dat ook de opdrachtgever en zijn
medewerkers meegaan in dit proces. Een goede planning, uitvoering en evaluatie horen hierbij.
Perfectioneren van de tekst, met de klantvraag als uitgangspunt
Hieronder versta ik het schaven aan een tekst, het lezen, herlezen, herschrijven etc. Ik kijk dan terug
naar de oorspronkelijke opdracht en bedenk of ik daaraan heb voldaan. Ik schrijf altijd in twee
rondes, een conceptversie en een definitieve versie. Zo kan een klant zijn of haar zegje doen.
Verspilling terugbrengen
De verspilling bij het tekstschrijfproces zit hem vooral in het op en neer mailen met de klant. ‘Ja,
maar dit was niet de bedoeling, en dat had ik niet voorzien…’. Om die reden zijn de offertes, de
voorstellen en de afspraken altijd zo smart mogelijk. Om hoeveel woorden gaat het, hoeveel
pagina’s, wanneer moet het klaar zijn? Wie hebben ermee te maken? Wie beslist uiteindelijk?
Uiteraard kunnen deze processen tussentijds aangepast worden.
Lezen is een investering
Als je een tekst aanbiedt aan een lezer, zijn er veel kansen dat deze afhaakt:
- of de tekst is te lastig, de lezer begrijpt niet wat er staat
- of de tekst is te lang, er staat veel te veel informatie in de tekst
- of het onderwerp interesseert hem niet, de lezer is niet meer geboeid
Dus:
- vereenvoudig je boodschap, breng de tekst terug naar de kern
- breng kort en bondig onder woorden wat je wil vertellen
- zorg dat je de lezer boeit, kies het juiste onderwerp, of een andere doelgroep
Doelstelling: leesbare en begrijpelijke teksten wat zorgt voor het verhogen van het welzijn van de
medewerkers door het terugbrengen van leestijd. Ook zullen er met heldere teksten minder fouten
worden gemaakt.