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클라우드 전자결재 GDriveFlow (Google App Engine 기반)

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SBC Technology 개발, Google Apps (G Suite ) 기반 - G Suite, Google App Engine 기반 전자결재 솔루션, 구글앱 엔진, 클라우드 전자결재.

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클라우드 전자결재 GDriveFlow (Google App Engine 기반)

  1. 1. Version 5.2 GDriveFlow 소개 및 매뉴얼 (100% 클라우드 Google App Engine 기반 전자결재 솔루션)
  2. 2. SBC Technology ● 주요 특징 ● 설치 및 주의 사항 ● 사용자 정의 및 역할 요약 ● 문서함의 종류 및 용도 ● 사용자 별 주메뉴 (G Suite관리자/완료문서 관리자/일반 사용자) ● 모든 사용자 공통 ○ 전자결재 진행 순서 (1). 결재 양식/결재선 지정, 공용 결재 양식 작성 및 배포 (관리자용) (2). 상신하기/결재 상신 (3). 결재함 (3). 상신함 (4). 결재문서 관리 ● 완료문서 관리자 ● 모바일 지원 ● 기술 지원 및 릴리스 노트 ● 휴가관리 시스템 - 베타 목차
  3. 3. SBC Technology ● 글로벌 표준 워크플로우 형 100% 클라우드기반 전자결재 시스템 ● 결재/승인/품의/협조/반려/질의/수신처/참조 등의 다양한 결재, 공용 양식 생성 배포 및 재활용 기능 제공 ● 결재 문서 승인 요청/협조/합의 요청/반려/질의/승인완료 및 결재 진행 상태 확인 및 이메일 알림 기능 ● 결재 완료 문서는 ‘결재 완료 문서 관리자(복수 지정)' 에게 자동 전달 및 관리 (문서 관리 부서 보관용). ● 전체 결재 완료 문서는 ‘완료문서 관리자' 구글 드라이브에 표준 PDF 읽기 전용 포맷으로 자동 저장 및 내용 검색 ● 기존 문서 포맷 및 양식 그대로 사용 결재 가능, 복수 첨부 파일, 구글드라이브 미리보기 기능 제공 ● 양식 갤러리를 통하여 기업에서 가장 많이 사용하는 결재 양식 템플릿 제공 ● Google App 엔진 기반 (안정성, 성능이 검증된 엔진)의 진정한 클라우드 워크플로우 ● 손쉬운 설치 및 유지관리 - 관리자는 G Suite Marketplace 에서 선택하여 바로 설치 및 사용 가능 ● 100% 모바일 지원 - 스마트폰에서 상신/결재 및 문서 미리보기 반응형 웹으로 설계하여 모바일 화면에 최적화 ● 30일 무료 체험/경제적인 가격 체계 ● 별도의 휴가관리 시스템을 통해서 직 전직원들의 연차 휴가관리, 구글 캘린더와 자동 연동 GDriveFlow 주요 특징
  4. 4. GDriveFlow Quick 동영상 매뉴얼 ● GDriveFlow 설치하기 (56초) ● 관리자 결재양식 갤러리 검색 및 활용하기 (55초) ● 지출 결의서 상신하기 (4분19초) ● 휴가 신청서 상신하기 (3분15초) ● 모바일 전자결재 상신 하기 (1분15초) ● 모바일 전자결재 과정 (3분 27초)
  5. 5. GDriveFlow - 설치 및 주의 사항 (동영상 보기 : 클릭)
  6. 6. SBC Technology GDriveFlow 설치 방법 ● GDriveFlow는 G Suite 관리자 계정으로 Gmail로 로그인 한후 우측 상단 ‘앱' 메뉴 선택 후 Apps Marketplace 접속 ● (권고사항: 브라우져는 Chrome/Firefox/Safari 중에 택일 해서 사용해도 무방합니다. 다만, IE는 표준 HTML5 호환성 문제로 인하여 오류가 발생할 수 있습니다 )
  7. 7. SBC Technology GDriveFlow 설치 방법 ● G Suite Marketplace 에서 ‘SBC’ 로 검색 후, ‘SBC GDriveFlow’ 앱 선택
  8. 8. SBC Technology GDriveFlow 설치 방법 ● Apps Marketplace 에서 ‘SBC’ 로 검색 후, ‘SBC GDriveFlow’ 앱 선택 후 ‘앱 설치’ 클릭 ● GDriveFlow 에게 데이터 액세스 권한을 부여합니다.
  9. 9. SBC Technology GDriveFlow 설치시 주의 사항 ● GDriveFlow는 구글앱 엔진 기반으로 개발 및 운영이 됩니다. 구글앱스 관리자가 GDriveFlow를 설치 하기 전에 반드시 G Suite 관리자 콘솔에서 ‘보안->API 참조문서->API 액세스' 가 활성화 되어 있는지 확인해야 합니다. ● 이것이 활성화 되어 있지 않으면, GDriveFlow 로그인 후 사용중에 불시에 로그아웃 되는 현상이 발생 할 수 있음
  10. 10. SBC Technology GDriveFlow 수행 방법 ● 각 사용자 지메일 계정으로 로그인 후 우축 상단 ‘앱' 메뉴 선택 ● 하단에 설치되어 있는 앱들중에서 ‘+SBC GdriveFlow’ 클릭
  11. 11. SBC Technology GDriveFlow - 사용자 정의 및 역할 요약 ● G Suite 관리자 ○ GDriveFlow 를 설치 및 삭제할 수 있음 ○ 양식 갤러리에서 공용결재 양식 템플릿 선택, 수정, 사내 배포 ○ '완료문서 관리자' 를 지정 할 수 있음 ○ 공용 결재 양식을 작성 배포 할 수 있음 ○ 보고서 메뉴 수행 권한을 가짐 ● 결재 완료 문서 관리자 ○ 전체 완료 문서 관리 - 검색/열기/전송/삭제 ○ 양식 갤러리에서 공용결재 양식 템플릿 선택, 수정, 사내 배포 ○ 보고서 메뉴 수행 권한을 가짐 ○ 공용 결재 양식을 작성 배포 할 수 있음 ○ 상신하기/결재함/상신함/결재 문서 관리 ○ 결재 완료된 모든 문서는 완료문서 관리자 Google 드라이브에 PDF 문서로 저장 관리됨. 결재시 첨부된 모든 파일의 소유권은 완료문서 관리자가 소유하게 됨 ● 일반 사용자 ○ 상신하기/결재함/상신함/내 결재 문서 관리 ** 기업 환경에 따라서 ‘G Suite 관리자’와 ‘완료문서 관리자’는 동일인이 될 수 도 있고, 또는 별도로 지정 될 수 있습니다. G Suite 관리자는 복수가 될수 있으나, 완료문서 관리자는 1명만 지정이 가능하도록 되어 있습니다.
  12. 12. SBC Technology GDriveFlow - 문서함의 종류 및 용도 ● 결재함 ○ 미결재 : 내가 결재할 문서들 대기 함 ○ 협조/합의: 협조 또는 합의로 지정되어 결재할 문서들을 위한 함 ○ 질의 : 상위 결재자가 상신자에게 질의를 하여 되돌려 보내진 문서 함 ○ 상태 : 내가 결재 완료한 문서들의 상태를 확인할 수 있는 함 ● 상신함 ○ 임시 보관함 : 상신하기 전의 문서 초안을 보관 ○ 상신함 : 내가 이미 상신한 문서들을 보관 ○ 반려함 : 내가 상신한 문서를 결재자가 반려 시킨 문서 보관함 ○ 결재 완료함 : 내가 상신한 문서 최종 결재 완료된 문서들 보관함 ● 수신처 수신함 ○ 수신처로 지정되어 있는 경우, 최종 결재 완료시 수신 되는 문서를 보관하는 함 ● 참조 (함) ○ 참조자로 지정된 경우 결재 문서 진행 상태를 확인 할 수 있음 ● 전체 완료 수신함 ○ 완료문서 관리자’가 전체 사용자들의 결재 완료된 모든 문서를 수신 관리 하기 위한 함
  13. 13. GDriveFlow - 사용자 별 메뉴
  14. 14. SBC Technology GDriveFlow - 일반 사용자용 메뉴 사용자는 내 결재 양식 작성 및 관리자는 공용 결재 양식을 생성/배포 관리 기 작성된 결재 양식 (내결재양식/공용결재양식)을 선택하여 결재 과정을 진행 내가 결재 요청한 결재 문서들의 진행 상태 - 초안/진행중/반려/완료(열기 및 전송) GDriveFlow 소개 내용과 Feedback (질의 및 의견) 결재 요청 또는 협의.협조 요청, 질의를 받은 결재 문서들에 대하여 내가 할 작업 함
  15. 15. SBC Technology GDriveFlow - G Suite 관리자용 메뉴 ● 주 완료 문서 관리자와 부 완료 문서 관리자를 지정하고 관리하기 위해서는 반드시 다음 안내에 따라서 GDriveFlow를 위한 Google 그룹을 생성해야 합니다. ● 이 그룹스는 결재 과정에 첨부된 첨부문서 및 모든 결재 완료된 문서들을 문서 관리자가 관리하기 위한 것입니다. ● ‘완료문서 관리자' 로 지정되면 모든 결재 완료된 문서및 첨부된 문서들의 소유권을 갖게 됨. ● ‘완료문서 관리자'의 Google 드라이브->GDriveFlow 폴더에 모든 결재 완료된 문서들이 PDF 파일로 자동 저장됨. ● 결재완료된 모든 문서 (첨부파일 포함)의 소유권은 ‘완료문서 관리자' 만 가질 수 있습니다.
  16. 16. SBC Technology GDriveFlow - G Suite 관리자용 주 메뉴 ● 완료문서 관리자 지정을 위한 그룹스 생성 (** 설정 메뉴는 ‘G Suite 관리자' 계정으로 로그인한 경유에 만 나타남. 일반 사용자/완료문서 관리자는 이 메뉴가 표시도지 않음 **)
  17. 17. SBC Technology GDriveFlow - G Suite 관리자용 주 메뉴 ● 그룹스 생성 완료 후 확인 사항 (아래 그룹이 생성이 되어야 합니다) ○ GDriveFlow Google Group ■ 그룹 이름 : $gdriveflow_only_for_attatchpermission ■ 그룹 ID : gdriveflow_only_for_attachpermission@{domain}
  18. 18. SBC Technology GDriveFlow - G Suite 관리자용 주 메뉴 ● 완료문서 관리자 지정/부 완료문서 관리자 지정 (** 설정 메뉴는 ‘G Suite 관리자' 계정으로 로그인한 경유에 만 나타남. 일반 사용자/완료문서 관리자는 이 메뉴가 표시도지 않음 **)
  19. 19. SBC Technology GDriveFlow - 완료문서 관리자용 주 메뉴 ● 전체 결재 완료 문서 관리 - Example1). 2014년10월에 결재 완료한 문서 검색 - 검색창에서 결재번호 ‘GDF201410’로 검색 - Example2). 2014년 10월27일에 결재 완료한 문서 검색 - 검색창에서 결재번호 ‘GDF20141027’ 로 검색 검색: 제목검색/기안자/결재번호 (** ‘전체 결제 완료 문서 관리' 메뉴는 ‘완료문서 관리자’ 로 지정된 계정에서만 보이는 메뉴입니다.
  20. 20. GDriveFlow - 모든 사용자 공통
  21. 21. SBC Technology GDriveFlow - 결재 진행 순서 (1). 전자결재 관리 결재양식/결재선 지정 (2). 상신 하기/결재 상신 (3). 결재함 미결재/협조-합의/질의/상태 (3). 상신함 임시보관함/상신함/반려함/ 결재완료함 결재 승인자 결재 상신자 (1). 전자결재 관리 모든 작업중 또는 완료된 맞춤형/템플릿 문서들 관리
  22. 22. SBC Technology GDriveFlow - (1). 결재 양식 생성/결재선 지정 (1). 결재 양식 작성 (1)-1 결재 세부 사항 ● 공용 결재 양식 :관리자가 공용 결재 양식 생성하여 배포 하는 기능 (공용 결재 양식 메뉴는 일반 사용자는 보이지 않음) ● 내 결재 양식: 사용자는 결재 양식 직접 생성 및 결재선 지정 등록 하는 기능
  23. 23. SBC Technology (1)-2. 결재 문서 만들기 ● 결재선 지정 : 직책명 또는 협조부서명/결재자 이메일 주소/결재 타입(승인요청, 협조/합의 요청) 지정 ● 수신처 : 수신처는 최종 결재 완료된 문서를 보관 관리 하는 부서 담당자 지정후 자동으로 전달 ● 참조 : 참조자로 지정된 자는 결재 진행 상태를 확인 할 수 있음 ● 양식 필드 생성 : 텍스트/목록선택/문단/날짜 타입의 필드 생성 GDriveFlow - (1).결재 양식 생성/결재선 지정
  24. 24. SBC Technology GDriveFlow - (1). 공용 결재 양식 작성 및 배포 관리자/완료문서 관리자 - 공용 결재 양식 만들기 및 배포 ● 관리자는 사용자들이 많이 사용하는 공용결재 양식을 생성하여 배포 하는 기능 (템플릿 메뉴는 일반사용자는 보이지 않게 됨) 이 제공이 됩니다. ● 관리자는 회사에서 사용하는 공용 결재 양식을 생성하게 되면 모든 사용자는 이 공용 결재 양식을 이용하여 결재를 할 수 있게 되어 있읍니다. ● 공용 결재 양식 생성시 관리자는 아래 4가지 유형으로 양식을 생성하여 배포 가능 ○ 양식만 작성 (결재선 및 수신처는 미 지정된 상태로 양식만 배포하여 사용자가 결재시 지정 ) ○ 양식 + 결재선 지정 (수신처는 사용자가 결재 상신시 지정) ○ 양식 + 수신처 지정 (결재선은 사용자가 결새 상신시 지정) ○ 양식 + 결재선 + 수신처 지정
  25. 25. SBC Technology 관리자/완료문서 관리자 - 공용 결재 양식 작성 및 배포 (결재선/수신처 지정 없이 양식 만 배포) ● 관리자 또는 완료문서 관리자는 ‘결재 문서 만들기’ 에서 공용 문서를 작성한 후 ‘작성 완료' 하면 사내 모든 사용자들에게 공용 양식이 배포됨 ● 결재선 및 수신처, 참조를 지정한 후 공용 문서를 배포 할 수 있음 GDriveFlow - (1). 공용 결재 양식 작성 및 배포
  26. 26. SBC Technology (2). 상신하기 (2)-1 내 결재 양식 ● 사용자는 (1)번 과정을 통해서 사용자가 직접 작성한 전자결재 양식을 선택하여 결재 과정 진행 (2)-2 공용 결재 양식 ● 관리자가 생성하여 배포한 공용 결재 양식을 선택하여 결재 과정 진행 GDriveFlow - (2). 상신하기
  27. 27. SBC Technology (2)-2. ‘공용 전자 결재 양식’ 으로 결재 상신 ● 관리자/완료문서 관리자가 작성한 공유 결재 양식를 선택한 후 생성 ● 공용 결재 양식을 선택한 후 내 결재 양식으로 만들고 원하는 결재선을 지정하여 결재 문서 상신 GDriveFlow - (2). 상신하기
  28. 28. SBC Technology (2)-1. 결재선 지정 및 수정 (2)-2. 문서 제목 입력 (2)-3. 양식 필드 입력 (2)-4. 첨부문서 : 구글드라이브에서 문서 검색 후 첨부 (2)-5. 결재 요청을 위한 내용 입력 GDriveFlow - (2). 상신하기
  29. 29. SBC Technology (2)-4. 첨부문서 : 구글드라이브에서 첨부 문서 검색 후 복수 문서를 선택 GDriveFlow - (2). 상신하기
  30. 30. SBC Technology (2)-4. 첨부문서 : 구글드라이브에서 첨부된 문서는 오른쪽 ‘∨’ (펼치기) 로 문서 본문 내용을 볼수 있고, 수정 권한이 있으면 직접 문서 수정이 가능 GDriveFlow - (2). 상신하기
  31. 31. SBC Technology 결재 요청 (상신) 후 : 결재 요청자는 이메일을 통해서 ‘결재 요청한’ 문서의 요약 정보를 수신 받는다. GDriveFlow - (2). 상신하기
  32. 32. SBC Technology ● 해당 결재자들에게 이메일 알림으로 오른쪽과 같이 메시지가 전송 됨 ● 승인 처리는 본문 내용중에 ‘여기' 를 클릭하여 승인 처리 GDriveFlow - (3). 결재함
  33. 33. SBC Technology ● ‘미결재’는 내가 결재할 문서들의 내역을 확인 및 승인 과정을 수행 ● ‘협조/합의' : 협조 또는 합의 요청을 받았을 경우 확인 및 승인 과정 수행 ● ‘질의' : 결재 승인 전에 결재 내용에 대하여 질의를 받았을 경우에 대한 처리 과정 수행 ● ‘상태' : 내가 결재한 문서들의 진행 (진행중/완료) 상태를 확인 ● (3)-1 ‘승인' 과정을 통해서- 승인/반려/질의 여부를 결정 GDriveFlow - (3). 결재함
  34. 34. SBC Technology ● 결재자는 본인이 결재/협조/합의 요청을 받았을 경우 해당 결재문서에 대한 ‘승인/반려/질의’ 를 수행 ● ‘결재 상태' 에는 결재 요청자/결재 라인에 있는 중간 결재자들의 결재 기록을 확인 ● 해당 결재 문서에 대해서 내용을 입력하고 ‘승인' 를 통해서 다음 결재선 또는 최종 결재로 진행함 GDriveFlow - (3). 결재함 - 미결재 승인
  35. 35. SBC Technology ● 결재함 (미결재)에 결재할 문서가 많은 경우 한번에 5개까지 동시에 승인 처리 할 수 있습니다. GDriveFlow - (3). 결재함 - 미결재 - 복수 승인
  36. 36. SBC Technology ● 중간 또는 최종 결재자도 ‘상태’ 메뉴를 통해서 진행되고 있는 결재 과정 상태을 확인 할 수 있다. GDriveFlow - (3). 결재함 - 상태
  37. 37. SBC Technology ● 내가 상신한 문서 기록보기 ○ ‘결재 상태' 에서 현재 결재 상태을 확인 ○ ‘결재취소' 에서 결재를 취소 할 수 있음/결재 취소한 문서는 ‘임시 보관함'에 보관됨 GDriveFlow - (3). 상신함
  38. 38. SBC Technology ● ‘결재 완료함’에는 내가 상신한 문서들의 결재 완료된 문서들 목록 볼수 있음 ○ ‘열기' : 완료된 문서의 승인 기록 확인하기 ○ ‘전송’ : 완료된 문서를 회사내의 문서 보관 관리 담당자 또는 타인에게 전송 GDriveFlow - (3). 상신함 - 결재 완료함
  39. 39. SBC Technology ● 결재 완료된 문서의 기록 확인 ○ 결재완료된 기록 확인 ○ 첨부문서 내용 확인 - 첨부된 구글드라이 문서 직접 열고 확인 가능 GDriveFlow - (3). 상신함 - 결재 완료함
  40. 40. SBC Technology ● 완료된 결재문서 자동 ‘전송' ○ 기업내의 문서 보관 및 관리부서 담당자에게 최종 완료 문서를 자동 전송 ● 문서 관리 담당자 ■ 이메일 내용으로 아래와 같이 완료 문서 기록 수신 GDriveFlow - (3). 결재 완료된 문서 완료문서 관리자에게 자동 전송
  41. 41. SBC Technology ● 상신함->결재 완료 함 ○ 완료된 문서 종이문서 또는 PDF 문서로 출력. 첨부문서는 링크를 클릭 구글 드라이브의 미리보기에서 출력 GDriveFlow - (3). 결재 완료 문서 - 출력
  42. 42. SBC Technology ● 결재 문서들 관리 - 내가 작성한 결재 양식 관리 ○ 결재 문서 초안, 편집, 삭제, 검색 (제목/기안자/결재번호) ○ 결재 완료 문서 삭제, 복사 (재 활용 목적으로 복사) GDriveFlow - (4). 결재문서 관리
  43. 43. SBC Technology ● 완료문서는 재 활용 목적으로 복사 가능 ● 복사된 문서는 기 입력된 내용의 일부만을 수정하여 상신 가능 GDriveFlow - (4). 결재문서 관리 - 완료 문서 복사
  44. 44. SBC Technology ● 수신자는 전자결재관리 메뉴에서 수신된 완료 문서들을 검색 (제목/기안자/결재번호) 및 프린트 가능 GDriveFlow - (4). 결재문서 관리 - 수신처 수신함
  45. 45. GDriveFlow - 완료문서 관리자
  46. 46. SBC Technology GDriveFlow - 완료문서 관리자의 역할 ● 모든 결재가 완료된 문서들 (첨부문서 포함)을 관리합니다. ○ 결재 완료된 문서들은 읽기전용 PDF 포맷으로 결재 완료 문서 관리자의 구글 드라이브내에 저장/검색 관리 됩니다. ● 결재 양식 갤러리에서 필요한 공용결재 양식 검색 및 복사, 수정, 배포 ● G Suite 관리자는 GDriveFlow ‘완료문서 관리자' 를 지정 및 변경 할 수 있습니다. ● 처음 GDriveFlow를 설치하는 G Suite 관리자는 완료문서 관리자로 지정됩니다 ○ 별도의 ‘완료문서 관리자' 지정을 하지 않을 경우 G Suite 관리자가 이 역할을 담당 ● 완료문서 관리자로 지정이 되면 이메일 알림을 (다음 페이지 내용 참조) GDriveFlow로 부터 자동으로 받게 됩니다. ● 휴가 관리를 위한 설정 ○ 전체 직원 휴가정보 입력 및 관리(연차 정보) ○ 연차 종류 설정 ○ 휴가 캘린더 설정 ○ 연간 휴일 설정
  47. 47. SBC Technology GDriveFlow - 완료문서 관리자 ● 완료문서 관리자 지정시 완료문서 관리자에게 수신되는 안내 이메일 내용
  48. 48. SBC Technology GDriveFlow - 완료문서 관리자 ● 결재 양식 갤러리 (SBC에서 배포하는 기본 결재 양식 템플릿)에서 양식 복사하기
  49. 49. SBC Technology GDriveFlow - 완료문서 관리 ❏ 완료문서 관리자 구글 ‘내드라이브’ 안에 ‘GDriveFlow’ 폴더와 ‘Attached’, ‘Completed’ 하위 폴더가 ❏ Attached 폴더: 결재 완료된 첨부 파일들을 저장 ❏ Completed 폴더: 결재 완료된 문서들을 읽기전용 PDF문서로 저장 ● 모든 결재 완료된 문서는 PDF 포맷으로 구글 드라이브내의 GDriveFlow 폴더에 저정 관리됨 ● 결재 완료된 모든 문서의 소유권은 ‘완료문서 관리자' 가 갖게 됨
  50. 50. SBC Technology GDriveFlow - 완료문서 관리 ❏ 결재 완료된 문서의 PDF 파일명 규칙 ❏ ‘결재번호-결재기안자명- 결재완료문서이름 ❏ 결재번호 규칙 (모든 결재완료 문서에 대해서 유일한 번호가 자동으로 부여가 됩니다) ❏ GDFYYYYMMDDnnnnn ● GDriveFlow->Completed 폴더
  51. 51. SBC Technology GDriveFlow - 완료문서 관리 ● 결재 완료된 문서는 ‘내 드라이브 ->Completed’ 폴더에 PDF 문서로 저장 됨
  52. 52. SBC Technology ● 완료된 결재문서 ○ 완료된 결재문서는 기업내의 문서 관리 및 보관 부서에서 직접 관리 할 수 있도록 해당 부서로 전송할 수 있는 기능을 제공함 GDriveFlow - 전체 결재 완료 문서 관리
  53. 53. SBC Technology ● 완료된 결재 문서 전송 ○ 이메일로 전송되는 내용은 우측과 같은 형태로 전송이 됨 ● 결재 완료된 문서를 별도로 관리 하기 위해서는 개인들이 상신한 문서 (첨부된 문서) 들에 대한 소유권을 관리부서(완료문서 관리자)로 이전 할 필요가 있습니다. ● 결재 완료된 문서 및 결재에 첨부된 문서의 소유권은 자동으로 완료문서 관리자에게로 이전이 됩니다. ● 소유권이 이전된 이후에는 기안자는 완료문서 수정및 삭제는 불가능합니다. GDriveFlow - 전체 결재 완료 문서 관리
  54. 54. SBC Technology ● 결재문서 번호로 검색 하기 ○ 결재완료 문서에 자동으로 부여되는 결재문서 번호는 문서 검색시 매우 유용한 정보이기도 합니다. ○ 전자결재 관리->’완료 수신함', 내가 상신한 문서->승인 완료함, 전체결재 완료문서 관리->전체 완료 수신함'에서 결재완료 문서들 검색시 활용 ■ 예). 검색 : ‘201409’ -> 2014년도 9월에 결재완료된 모든 문서 검색 ■ 예). 검색 : ‘20140915’ -> 2014년도 9월15일에 결재완료된 모든 문서 검색 GDriveFlow - 전체 결재 완료 문서 관리
  55. 55. SBC Technology ● 관리자는 전체 ‘결재완료문서', ‘ 반려문서', ‘질의문서', ‘공용결재양식', ‘내 결재 양식' 의 총 건수를 일별로 검색하여 확인 가능 ● 알림 : 1주일 이상 미결된 문서 확인 후 알림 메시지 보내기 GDriveFlow - 보고서/알림
  56. 56. SBC Technology GDriveFlow - 모바일 웹 설치 ● GDriveFlow 웹을 모바일에서 동작시키는 2가지 방법 1). 모바일 브라우저에서 https://goo.gl/YbBBfu 접속 후 홈 화면에 추가 하기 2). 모바일 지메일로 수신된 GDriveFlow 메시지 알림 본문 내용에서 접속한 후 홈 화면에 추가 하기
  57. 57. SBC Technology GDriveFlow - 모바일 웹 설치 지메일 GDriveFlow 메시지 알림 크롬 브라우저 설정 홈 화면에 추가
  58. 58. SBC Technology ● 승인요청 GDriveFlow - 모바일
  59. 59. GDriveFlow - 모바일 상신 및 결재 과정 (동영상) ● 모바일 전자 결재 상신 하기 (1분15초) ● 모바일 전자 결재 과정 (3분 27초)
  60. 60. 휴가 관리(beta)
  61. 61. 휴가 관리 시스템 (beta) ● 직원들에게 부여되는 법정 휴가 일수(연차 총 일수), 사용한 휴가 일수, 남아 있는 휴가 일수를 자동 관리 ● 매년 초 조정되는 연차 일괄 배치 업데이트 (관리자) ● 결재 완료된 전체 휴가 내역을 확인 (관리자) ● 관리자 (또는 완료문서 관리자)는 전체 직원의 연차 일수 등록 및 변경, 휴가 이력등을 관리 ● 별도의 휴가 신청서 양식(양식 갤러리에서 휴가신청서로 배포)을 통해서 신청 및 결재가 이루어 짐 ● 관리자는 연차 휴가 종류(연차 관리 대상)를 추가 편집 할 수 있도록 함 ● 휴가결재 완료된 휴가일정은 관리자(또는 완료문서 관리자) 및 신청자 캘린더에 자동 표시됨 ● 대체휴가관리 - 휴일근무 신청 및 대체 휴가 관리를 제공
  62. 62. 휴가 관리를 위한 순서 1. 관리자(또는 완료문서 관리자) ● 휴가설정->휴가정보입력 ○ 직원들 개별 또는 전체 연차 휴가 데이터 create (bulk upload 스프레드시트 사용) ○ 매년 초 조정되는 연차일수 일괄 update (bulk upload 스프레드시트 사용) ■ 매년초 update는 1회에 한해서 연차 업데이트시 사용된 일 수는 ‘0’ 으로 설정 됨 ● 휴가설정->휴일 설정하기 (휴가 신청시 휴가 날짜 자동 계산 용도) ○ 연간 공휴일(예-추석,설날) 및 기업 휴일 (예-창립일, 기타) 데이터 업로드 ○ 휴일 설정이 없으면. 휴가신청시 주말 만 자동 계산이 됨 ● 휴가설정->휴가 캘린더 ○ 관리를 위한 전체 직원용 휴가 캘린더 생성 ○ 휴가 캘린더 관리를 위해서는 G Suite 관리자가 GDriveFlow가 캘린더 생성할 수 있는 권한 부여 필요 ■ G Suite 관리 콘솔->앱->Marketplace 앱->SBC GDriveFlow 선택->데이터 액세스 허용 2. 사용자 ○ 휴가 신청시에는 ‘휴가 관리->휴가 신청’ 에서 휴가신청 메뉴를 통해서 휴가신청을 해야 함
  63. 63. 전 직원 휴가 정보 생성 절차 (관리자용) 1. 관리자는 전제 직원의 휴가 정보(이름, 이메일,연차 휴가 일수, 입사일) ‘일괄 업로드’ 2. 수시로 추가되는 직원들을 위한 ‘개별 입력' 또는 ‘전체 휴가 관리' 에서 개별 데이터 수정 3. 결재문서 관리 -> 결재 양식 갤러리-> (휴가관리)휴가신청서 양식 선택 (사용) a. 휴가관리를 위한 휴가신청서 양식은 양식 갤러리에서 별도로 (휴가관리 태그된 신청서) 배포되는 양식을 사용해야 함
  64. 64. 전 직원 휴가정보 ‘일괄 업로드' (관리자용) (1). ‘미리보기’ : 일괄 업로드를 위한 스프레드시트 템플릿 미리보기 (2). ‘사본만들기' : 일괄업로드를 위한 스프레드시트 템플릿 복사 및 스프레드시트에 직원들 휴가 정보 입력 (3). ‘업로드' : 구글 드라이브에서 ‘전체 직원 휴가 정보' 스프레드시트 선택 후 업로드 (4). ‘업로드' 처리 결과 이메일로 확인하기
  65. 65. ‘일괄 업로드' -> (1).미리보기 (2).사본만들기 (관리자용) (1). ‘미리보기’ : 일괄 업로드를 위한 스프레드시트 템플릿 미리보기 (2). ‘사본만들기' : 일괄업로드를 위한 스프레드시트 템플릿 복사 및 스프레드시트에 직원들 휴가 정보 입력 - 이름, 이메일, 총휴가일수 (연차 휴가 일수), 입사일, Action (Create/Update/Reset) - Create : 처음 휴가 데이터 생성시 (신입사원 또는 전자결재에 처음으로 휴가 데이터 입력시 사용) - Update : 총 연차 휴가일수를 변경/기존에 사용한 휴가 일수는 그대로 유지 - Reset : 춍 연차 휴가일수를 변경/기존에 사용한 휴가일수는 0 으로 설정됨
  66. 66. ‘일괄 업로드' -> (3). 업로드 (관리자용) (3). ‘업로드' : 구글 드라이브에서 ‘전체 직원 휴가 정보' 스프레드시트 선택 후 ‘업로드’ 클릭
  67. 67. ‘일괄 업로드' -> (4). 업로드 결과 확인(관리자용) (4). ‘업로드' 처리 결과 이메일로 확인하기 - 본문에서 ‘휴가관리_시트' 를 클릭 후 세부 결과 확인
  68. 68. ‘전체 휴가 관리 ' (관리자용) - 전체 직원 휴가정보 일괄 업로드 후 직원별 휴가 정보 관리 - 개별 직원 검색, 휴가이력 확인, 휴가 정보 수정 편집 가능
  69. 69. 결재양식 갤러리 휴가관리용 휴가신청서 사용 (관리자용) - 관리자는 반드시 결재 양식 갤러리에서 배포하는 ‘휴가관리-휴가신청서' 양식 템플릿을 사용하여 내부 도메인에 배포를 해야 함 - 직원을 휴가 관리를 위해서는 ‘휴가관리-휴가신청서' 양식을 이용해야만 휴가신청 사용일수 관리가 이루어짐 결재양식 갤러리 휴가관리용 휴가신청서 양식
  70. 70. 휴가관리용 휴가 캘린더 설정 (관리자용) (1). G Suite 관리자 (또는 완료문서 관리자) GDriveFlow 로그인 (2). 휴가 관리-> 휴가설정 (3). 휴가 캘린더->휴가 캘린더 설정에서 관리자를 위한 전체 직원용 휴가 캘린더 생성
  71. 71. 휴가관리용 휴가 캘린더 설정 (관리자용) - 휴가 캘린더 이름을 입력후 생성 (예, “전체 휴가 캘린더") - 관리자(또는 완료문서 관리자) 캘린더에 생성한 ‘휴가 캘린더' 가 표시 되는지 확인
  72. 72. 휴가관리용 전체 휴가 캘린더 (관리자용) - 관리자(또는 완료문서관리자)는 휴가설정->휴가 캘린더에서 전체 직원들의 휴가 캘린더를 확인 할 수 있음 - 관리자((또는 완료문서관리자))는 GDriveFlow 안에서 뿐만아니라 관리자 캘린더에서도 ‘전제 휴가 캘린더'를 확인 및 관리 할 수 있음 - 직원들의 휴가신청 결재가 완료가 되면 이 캘린더에 해당 직원들의 휴가 일정을 확인 할 수 있음
  73. 73. 연차 종류 관리 (관리자용) - 관리자는 휴가 신청서를 위한 연차 종류를 추가 또는 편집할 수 있다 - 휴가관리->연차휴가 종류 메뉴에서 휴가 종류를 추가 편집 - 휴가 종류는 3가지 (연차/반차/기타) 중 택일 - 연차 : 휴가 신청시 신청한 일 수가 총 연차 일 수에서 자동 차감 됨 - 반차 : 0.5 일이 차감이 되는 휴가 - 기타 : 연차 일 수 차감이 되지 않는 휴가
  74. 74. 휴가 신청서 미리보기 (편집된 연차 휴가 종류 확인)
  75. 75. 대체 휴가 관리(beta)
  76. 76. 휴일근무 양식 사용 (관리자) ● 사용자들이 대체휴일 근무 신청을 위해서는 휴가관리->휴가신청->휴가근무 신청서를 통해서 결재를 받아야 합니다. ● 휴일근무 신청을 위해서는 관리자가 최초 결재 양식 갤러리에서 ‘(휴일근무) 휴일근무 신청서' 양식을 선택해야 합니다
  77. 77. 휴일근무 신청 (사용자) ● 사용자들은 대체휴일 근무를 위해서는 ‘휴일 근무 신청서' 를 통해서 결재를 받아야 합니다. ● 휴가 신청서는 “휴가관리->휴가신청->휴일근무 신청서” 에서 신청할 수 있습니다. ● ‘휴일근무 선청서' 는 관리자가 결재양식 갤러리에서 ‘(휴일근무)휴일근무 신청서' 를 사용해야지만 나타납니다.
  78. 78. 휴일근무 신청 (사용자) ● 사용자는 휴일 근무 신청 양식을 통해서 신청을 합니다. ● 작업시간 ○ 5-10시간 근무: 0.5 일 대체 휴일 ○ 10 ~15시간 근무 : 1일 대체 휴일 ○ 15 ~ 20시간 근무 : 1.5일 대체 휴일 ○ 20시간 이상 : 2일 대체 휴일
  79. 79. 휴가 신청 및 관리 (beta) 사용자용
  80. 80. 휴가관리를 위한 휴가신청서 작성하기 (사용자용) - 관리자가 아닌 일반 사용자들은 ‘휴가관리' -> 휴가신청 을 통해서 본인의 휴가신청 및 사용된 연차 휴가 일수 및 기록을 관리 - 휴가신청 및 결재는 (3)번 ‘휴가신청' 을 통해서 신청서 작성 및 결재 신청 - 본인의 휴가 정보는 (2)번에서 확인 - 총일수(총 연차 일수), 사용일수, 잔여 일수 확인 - 본인의 휴가 신청 기록은 (4)번 - 나의 휴가 이력 을 통해서 확인
  81. 81. 휴가신청서 미리보기 (사용자용) - 휴가신청서는 ‘관리자’ 가 배포하는 휴가관리를 별도의 신청서를 통해서 작성 되어야 휴가관리가 됨
  82. 82. 휴가신청서 상신하기 (사용자용) - 휴가신청서를 상신 하면. 본인의 현재 휴가 정보 (총 연차휴가일, 사용일수, 잔여일수)를 확인 한 후 신청서를 작성할 수 있음
  83. 83. 휴가신청서 상신하기 (사용자용) - 휴가신청시 남아 있는 휴가일 수 보다 많이 신청을 하게 되면 자동으로 경고 메시지 출력 - 휴가관리 서비스를 통해서 본인의 휴가 기록 및 남아 있는 휴가 일수 관리가 이루어짐
  84. 84. 결재 완료된 휴가신청서 (사용자용) - 결재 완료된 휴가신청서는 다른 결재문서와 마찬가지로 관리됨 - 결재 과정은 일반 결재문서와 동일하게 처리되며 모든 결재 과정은 이메일로 통보 됨
  85. 85. 휴가신청서 재 활용 (사용자용) - 매번 휴가 신청시 기존에 결재 완료된 신청서를 복사를 통해서 재 활용이 가능 - ‘결재문서 관리->내 결재 양식' 에서 ‘결재 완료' 된 문서를 선택 ‘복사' 하여 신청서 작성
  86. 86. 휴가신청 완료후 캘린더 확인 (사용자용) - 본인이 휴가 신청 후 결재가 완료되면 자동으로 내 캘린더에 해당 휴가 일정이 표시 됨
  87. 87. SBC Technology GDriveFlow - 기술 지원 및 릴리스 노트 ● 기술 지원 및 문의 사항은 : sbc.support@sbctech.net ● 릴리스 노트 확인 ‘소개 및 매뉴얼' 에서 ‘Release Note’ 를 클릭 ● 피드백 : 개선 사항이나 의견 접수

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