2. Cirkularno pismo
Cirkularno pismo se koriti kada želimo jedan dokument poslati većem broju
primalaca, odnosno kada želimo napraviti veći broj dokumenata koji su u isti,
ali u sebi sadrže različite delove, npr. adrese primalaca i slično.
Da bi uopšte mogli izraditi cirkularno pismo morate imati dva dokumenta:
glavni dokument - dokument koji se sastoji od teksta koji je identičan za
svako pismo i od uputstava za ubacivanje promenjivog dela teksta. U pitanju
je obični wordov dokument koji uređujete po želji.
izvor podataka - sastoji se od promenjivog dela teksta nekog pisma (ime,
prezime, adresa....) i izvor podataka je najčešće neka baza podataka (obična
wordova tablica, excelov radni list, popis kontakata iz Outlooka....)
Na kraju celog postupka, podaci iz ova dva dokumenta se spajaju i stvaraju
pismo istog oblika.
3. Koraci za izradu cirkularnog
pisma
1. Postavljanje glavnog dokumenta - kreiranje teksta i slika koji će biti
identični u svakoj verziji "spojenog" dokumenta
2. Povezivanje dokumenta s izvorom podataka - kao što je
navedeno izvor podataka je neka datoteka s podacima koji će se uneti u
dokument - imena, adrese i sl.
3. Odabiranje primalaca s napravljenog popisa - za svaku stavku (ili
zapis) iz izvora podataka word stvara kopiju glavnog dokumenta...u slučaju
da želite stvoriti kopije samo za određene primaoce s popisa možete ih
odabrati i oni će biti uključeni u skupno pismo
4. Dodavanje polja cirkularnog pisma u dokument - pri stvaranju
cirkularnog pisma, polja u istom biti će popunjena podacima iz izvora
podataka.
5. Pregled i spajanje izvora podataka i glavnog dokumenta -
mogućnost pregleda svake pojedinačne kopije pisma, pa zatim spajanje i
ispis istih.
4. Priprema glavnog dokumenta:
To ćemo napraviti preko kartice Mailings, grupa Start Mail Merge, klikom
na Letters i u padajućem meniju odaberite željenu opciju.
5. Kreiranje i uredjivanje
cirkularnog pisma:
Prvi korak je da otvorimo prazan dokument i da u njemu napravimo tabelu
gde će se po kolonama nalaziti svi oni podaci o osobi kojoj želimo da uputimo
pismo.
Sledeći korak je da otvorimo novi prazan dokument u koji treba pripremiti
tekst pisma, u koji želimo da na mestima gde je to potrebno da umetnemo
podatke iz tabele.
Počinjemo se klikom na Start mail merge . Sa liste koja se otvorila, biramo
željenu opciju koja predstavlja oblik cirkularnog pisma: Letters (pisma), E-
mail messages (e-poruke), Envelopes (koverte), Labels (nalepnice) ili
Directory (katalozi).
6. Obrada cirkularnog pisma:
Nakon određivanja glavnog dokumenta, pomoću opcije Next : Select
recipients prelazimo na sledeći korak, a to je izbor liste primalaca
kojima ćemo poslati pisma. Ovde postoje tri opcije koje možemo da
izaberemo, i to : iskoristi postojeću listu ( Use an existing list ),
izaberi listu iz Outlook-a ( Select from Outlook contacts ) i napravi
novu listu ( Type a new list ).
Sledeći korak, na koji prelazimo klikom na opciju Next : Write your letter,
jeste kucanje teksta pisma (u slučaju da smo počeli rad s praznim
dokumentom) i zatim povezivanje, tj. umetanje polja iz tabele na
odgovarajuće mesto u dokumentu.
Dakle, prikaz u obliku «Ime» i «Prezime» znači da će se na tom mestu, nakon
spajanja, pojaviti stvarni podatak o imenu i prezimenu.
7. Postavljanje polja podataka
unutar teksta:
Ako imamo polje izvora podataka nazvano PREZIME,
Word zamenjuje svaku pojavu polja “Prezime” u
cirkularnom pismu sa podacima Prezime u tekućem
zapisu izvora podataka.
Najlakši put za umetanje polja podataka u vaše
cirkularno pismo je putem liste Insert Merge Field
na panelu alatki Mail Marge.
8. Spajanje dokumenta sa izvorom
podataka:
U poslednjem koraku možemo da odredimo gde se vrši povezivanje : da li
pisma idu direktno na štampanje ( Print ), pri čemu u prozoru koji se
prikazuje treba odabrati: štampanje svih pisama – All, tekućeg pisma –
Current record, od kojeg do kojeg broja pisma – From – To) ili u novi
dokument (Edit individual letters).
Program Word, nakon klika na opciju Edit individual letters, a zatim na
opciju All i dugme Ok povezati glavni dokument s podacima iz tabele i
kreiraće pismo za svaku osobu iz tabele na posebnoj stranici – tako da će
novonastali dokument u ovom slučaju imati onoliko stranica, koliko je u
tabeli s podacima osoba.
9. Pregled rezultata objedinjavanja
pošte:
Dajemo nalog Wordu da nam pokaže kakav će biti rezultat kada objedinimo
žive podatke sa vašim cirkularnim pismom. Da bi ste to postigli, pritisnite
dugme View Merged Data na paleti alatki Mail Merge, i nekoliko puta
zaredom dugme Next Record.
Potražite netačna polja-na primer, ona koja sadrže IME, a u kojima ste hteli da
upotrebite PREZIME.
Pregledajte da li u izvornim podacima ima nepouzdanih informacija.
