1

1. Тревел-политика в условиях кризиса:
оптимизация затрат и новые направления
Апрель 2016Цельт Наталья Ивановна
Директор по административным вопросам

2. 2
Оглавление
1
2
3
4
Современные тенденции в сфере деловых поездок
Тревел-агентство: партнер, а не подрядчик
Внутрикорпоративные мероприятия по оптимизации
затрат
Оптимизация: новая география и формат мероприятий

3. 3
Современные тенденции в сфере
деловых поездок
Сокращение количества командировок
• Экономия бюджета
• Повышение стоимости авиабилетов в связи с падением
курса национальной валюты и увеличением сборов
• Использование современных технологий (АКС, ВКС)
Сокращение направлений
• Отказ от поездок за рубеж
• Отказ от поездок с длительными перелетами
(конференции, MICE)
Инновации
• Использование электронного личного кабинета
(автоматизация процесса заказов)
• Возможность обслуживания регионов из единого
центра
Использование российских low-cost компаний
• «Бюджетный перевозчик» (Победа)
• Бюджетные опции перелетов без багажа на а/к
«Сибирь», «Ют Эйр» и «Уральские Авиалинии»

4. 4
Тревел-агентство: партнер, а не
подрядчик
Амбициозные цели по экономии бюджета и
использованию инновационных технологий
требуют партнерских отношений с агентством
делового туризма:
• Имплант / аутплант – часть вашей команды и
владелец передовых знаний в области делового
туризма
• Знание и контроль исполнения корпоративной
политики, правил и нормативов с отчетом по
нарушениям
• Учет центров затрат
• Знание направлений поездок сотрудников компании
и их преференции (создание электронных
профайлов сотрудников)
• Тесное взаимодействие бухгалтерии, юридической и
ИТ служб

5. 5
Тревел-агентство: партнер, а не
подрядчик
Ведение 3D договоров
и взаимодействие с авиакомпаниями
• Наличие договоров с а/к Аэрофлот и
Сибирь
• Участие в партнерских программах
Уральских авиалиний, Star Alliance
(LH, Austrian, Swiss, SAS), Sky Team
Alliance (AF-KLM, Alitalia, Delta), Once
World Alliance (AA, BA)
• Экономия до 400 тыс рублей в месяц

6. 6
Тревел-агентство: партнер, а не
подрядчик
Создание и активное использование
отельной программы
• Охватывает все регионы РФ, столицы
стран СНГ
• Включает более 300 гостиниц в 100
городах
• Включает гостиницы с прямыми
договорами МТС и гостиницы, с
которыми агентство заключает
договоры для МТС
• Экономия на размещение сотрудников –
до 20%
• Безналичный расчет за проживание
сотрудников в командировках

7. 7
Тревел-агентство: партнер, а не
подрядчик
Подготовка аналитических отчетов
• Статистика по использованию 3D договоров
• Статистика использования отельной программы
(количество ночей по договорам vs общий объем
проживания) + в сравнении с Rack Rates
• Анализ затрат на перелеты в РФ и за рубежом
• Анализ затрат на перелеты в эконом и бизнес
классах
• Статистика по возможной экономии на авиабилеты
• Статистика сроков, за которые были заказаны
билеты
• Анализ основных направлений поездок сотрудников
• Специализированная статистика по желанию
заказчика
• Reason code отчет

8. 8
Внутрикорпоративные мероприятия,
направленные на оптимизацию затрат
Изменение Политики на командирование,
предложения
• Увеличение времени перелета в экономическом
классе до 4-5-6 часов
• Отказ от перелетов в бизнес классе
• Ограничение стоимости билетов в бизнес классе
по направлениям. Например, перелеты на ДВ не
могут оформляться дороже 120 тыс рублей
• Использование минимальных тарифов на
авиаперелеты. Цель – доведение использования
min тарифа до 90% от всего объема
оформленных билетов

9. 9
Внутрикорпоративные мероприятия,
направленные на оптимизацию затрат
Изменение Политики на командирование,
предложения
• Использование отельной программы
• Запуск федеральной программы обслуживания с
целью минимизации сборов агентства и
увеличения объема скидок от поставщиков
• Консолидация закупки тревел-услуг у 1-2
поставщиков
• Внедрение системы ЭДО позволяет экономить на
использовании курьерской службы, транспорта
и бумаги
• Полное или частичное использование Личного
кабинета при заказе билетов и проживания

10. 10
Внутрикорпоративные мероприятия,
направленные на оптимизацию затрат
Минимальный тариф
3D
Правило 1 перевозчика
On-line
Правило 7 дней
Правило целесообразности
При наличии рейсов на разное время, разные авиакомпании или
аэропорт вылета, предпочтение имеют рейсы, которые продаются по
наиболее дешевому тарифу
При наличии одинаковых предложений от авиакомпаний,
преимущество отдавать авиакомпаниям, с которыми МТС имеет
договор на предоставление корпоративных скидок
При заказе билетов туда-обратно не заказывать рейсы на разных
авиакомпаниях. Исключения составляют рейсы партнерских
авиаперевозчиков, тарифы которых комбинируются
Внедрение системы on-line бронирования с целью фиксации лучшего
предложения на момент принятия решения сотрудником
Соблюдение требования Политики по заказу билетов не менее чем за
7 рабочих дней до даты начала командировки
Руководитель принимает решение о направлении сотрудника в
командировку только в случае ее крайней необходимости

11. 11
Оптимизация: новая география и
формат мероприятий
Направления сегодняшнего дня
• Москва и Подмосковье
• Сочи
• Казань
• Калининград
• Санкт-Петербург (деловые встречи и конференции)

12. 12
Оптимизация: новая география и
формат мероприятий
Тренды сегодняшнего дня
• Слияние форматов внутри мероприятия:
конференция – team building – гала ужин
(мероприятия-конструкторы)
• Сокращение времени мероприятия до 1-2 дней
• Использование корпоративной самодеятельности
в качестве развлекательной программы
• Проведение мероприятий в офисах компании по
типу «hand made», «в офисе – как дома» и
«нарочито просто»

13. 13
Важно быть не просто отличным, важно
быть отличным от других!
СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ!