3. Perencanaan Pesan Bisnis
Perencanaan pesan merupakan suatu
langkah strategis bagi pencapaian tujuan
organisasi secara menyeluruh dan
merupakan salah satu faktor penentu
keberhasilan komunikasi.
Pesan-pesan bisnis yang
terencana dengan baik
akan mempermudah
pencapaian tujuan komunikasi
6. 2. Penyusunan Pesan
Tahap ini meliputi 2 (dua) kegiatan, yaitu:
1. Mengorganisasikan pesan
a) Hal-hal yang menyebabkan pesan tidak
terorganisasi dengan baik, antara lain :
• Bertele-tele
• Informasi yang penting terlupakan
• Terdapat informasi yang tidak relevan
• Ide-ide disajikan secara tidak logis.
7. 2. Penyusunan Pesan
b) Untuk pengorganisasian pesan yang baik, adalah sebagai
berikut :
• Ide-ide dikelompokkan dan disajikan secara logis (dibuat
outlinenya)
• Subjek dan tujuan jelas mencakup semua informasi yang
penting
• Relevansi informasi dengan subjek dan tujuan
c) Manfaat dari organisasi pesan yang baik, adalah :
• Membantu audience memahami pesan
• Membantu audience menerima pesan
• Menghemat waktu bagi audience
• Menyederhanakan tugas komunikator
• Mempermudah tugas komunikator
8. 2. Penyusunan Pesan
d) Tahapan untuk membuat organisasi pesan yang baik, adalah
sebagai berikut :
• Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
• Mulailah dengan membuat ide pokok
• Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
• Ilustrasi dengan disertai bukti-bukti
e) Cara menentukan urutan dengan rencana organisasional
• Pendekatan langsung (deduktif)
• Pendekatan tidak langsung (induktif)
9. 2. Penyusunan Pesan
f) Pola pengorganisasian pesan atau rencana organisasional
• Pesan pendek : digunakan tergantung pada reaksi
audience.
– Permintaan langsung
– Pesan rutin, berita baik, dan goodwill
– Bad news
– Pesan persuasif (pesan yang bersifat
mengajak/membujuk)
• Pesan panjang : dapat mencerminkan tujuan pesan
dan kemungkinan reaksi audience.
– Pesan informasional
– Pesan analitikal
10. 2. Penyusunan Pesan
2. Memformulasikan pesan
a) Konsep awal/draft yang dibuat
• Menuangkan ide-ide yang ada dipikiran
• Perbaikan/penambahan dari ide pokok
b) Gaya dan tekanan yang diberikan pada saat
penyusunan pesan
• Gaya
• Hubungan yang ingin dinyatakan dalam
• Penggunaan sikap
• Menekankan sifat positif
• Menekankan kredibilitas
11. 2. Penyusunan Pesan
c) Untuk meningkatkan kredibilitas komunikator, adalah dengan cara
sebagai berikut
• Gunakan kata-kata yang menggambarkan kepercayaan diri
• Nyatakan kredibilitas diri
• Tunjukkan bahwa komunikator memahami situasi yang dialami
audience
• Percaya pada diri sendiri dan informasi yang kita buat
• Dukung klaim dengan bukti yang jelas
• Bersikap santun
• Gunakan bahasa yang tidak bias
• Bias jenis kelamin
• Bias cacat tubuh
• Bias usia
• Bias rasial dan etnik
12. 3. Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk
memastikan apakah ide/gagasan yang
diungkapkan sudah memadai. Pemeriksaan
lebih detail juga dilakukan atas format
penulisan, tanda baca, dan tata bahasa.
13. 3. Revisi Pesan
Menyunting pesan
• Mengevaluasi isi dan organisasi pesan
• Memeriksa ulang gaya dan keterbacaan
• Pemilihan kata yang tepat
Menulis ulang
• Membuat kalimat yang efektif
• Menyusun paragraf yang kohern
14. 3. Revisi Pesan
Memproduksi pesan
• Mendesain elemen
• Mendesain keputusan
Mencetak pesan
• Formatnya
• Pengecekan terhadap penggunaan huruf
dalam kata-kata maupun keselarasan kalimat.
15. Penentuan Tujuan Komunikasi Bisnis
Mengapa tujuan harus jelas
Tujan yang jelas akan membantu komunikator
dalam membuat beberapa keputusan penting,
seperti berikut:
• Keputusan untuk meneruskan pesan
• Keputusan untuk menenggapi audience
• Keputusan untuk memutuskan isi
• Keputusan untuk menetapkan saluran atau media
16. Penentuan Tujuan Komunikasi Bisnis
Tujuan Komunikasi Bisnis
• Memberi Informasi
• Memberi Persuasi
• Melakukan Kolaborasi
Cara Menguji Tujuan
• Apakah tujuan tersebut
realistik?
• Apakah waktunya tepat?
• Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?
• Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi
perusahaan?
17. Analisis Audience
Cara mengembangkan profil audience
• Berapa jumlah dan bagaimana komposisi
audience?
• Siapa audience.
• Reaksi audience.
• Bagaimana tingkat pemahaman audience?
• Bagaimana hubungan komunikator dengan
audience?
18. Analisis Audience
Cara Memuaskan Kebutuhan Informasi Audience
• Temukan apa yang ingin diketahui audience
• Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
• Berikan semua informasi yang dibutuhkan
• Yakinkan bahwa informasi tersebut akurat
• Tekankan ide-ide yang paling menarik audience
19. Analisis Audience
Pendekatan Dalam Memuaskan Audience
• Pendekatan rasional, yaitu dengan
memberikan alasan yang rasional atau masuk
akal.
• Pendekatan emosional, yaitu dimaksudkan
untuk memotivasi audience agar mengubah
perilakunya.
20. Analisis Audience
Memuaskan Kebutuhan Praktikal Audience
• Pesan harus dibuat seringkas mungkin
• Jika pesan ditulis dengan panjang, dibuat poin-poin
sehingga mudah dipahami oleh audience dan
alur/urutannya harus jelas.
• Jika pesan disampaikan secara lisan, struktur pesan
harus disusun runtut dan ide pokok harus dinyatakan
secara jelas dan logis.
• Penggunaan alat-alat bantu komunikasi lisan harus
cermat
21. Analisis Audience
Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience
Untuk mengatasi kendala-kendala dalam memotivasi
audience perlu melakukan pendekatan dengan
memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan
pendekatan emosi audience.
22. Penentuan Ide Pokok
• Perbedaan Topik dan Ide
Topik merupakan subyek yang lebih luas.
Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan
tentang suatu topik yang menjelaskan isi dan
tujuan dari topik tersebut.
23. Penentuan Ide Pokok
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide
pokok
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide
pokok yaitu dengan Brainstorming. Teknik brainstorming
yang dapat digunakan yaitu:
• Storyteller’s Tour
• Random List
• Conclusions, Findings, Recommendations (CFR)
Worksheet
• Journalistic Approach
• Question and Answer Chain
24. Pemilihan Saluran dan Media
Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu :
1. Komunikasi Lisan, digunakan bila :
• Diperlukan feedback langsung dari komunikan
• Pesan relatif sederhana dan mudah dimengerti
• Tidak memerlukan catatan permanen
• Penerima dapat dikumpulkan dengan mudah
• Ingin mendorong interaksi untuk pemecahan
masalah dan pengambilan keputusan
25. Pemilihan Saluran dan Media
2. Komunikasi Tertulis, digunakan bila:
• Tidak diperlukan feedback langsung
• Pesan terinci dan kompleks
• Memerlukan perencanaan yang
seksama
• Memerlukan catatan permanen
• Penerima dalam jumlah banyak
• Penerima sulit dijangkau
