Kepentingan Komunikasi Dalam Perniagaan

23,414 views

Published on

Thanks 4 view my slide

Published in: Technology

Kepentingan Komunikasi Dalam Perniagaan

  1. 1. Bab 1Asas –asas komunikasi perniagaan a. Definisi komunikasi perniagaan b. Matlamat komunikasi perniagaan c. Proses komunikasi d. Komunikasi global dan kepelbagaian budaya e. Strategi komunikasi global
  2. 2. Definis komunikasiKomunikasi sebagai pertukaran idea , pendapat, maklumat , perghubungan dan sebagainya yang mempunyai tujuan dan dipersembahkan secara peribadi atau tidak peribadi melalui simbol atau isyarat yang bertujuan untuk mencapai matlamat organisasi
  3. 3. Matlamat komunikasi perniagaan-Perniagaan perlu membuat komunikasi dalaman danluaran yang berkesan dalam usaha untuk berjaya-4 matlamat komunikasi perniagaana.Memberi kefahaman pada penerimab.Memastikan penerima memberi tindak balas positifc.Membentuk perhubungan positif antara penyampaidan penerimad.Membina perasaan muhibah antara penerima denganorganisasi
  4. 4. Matlamat komunikasi perniagaan
  5. 5. Proses komunikasi Gangguan Gangguan Tindak balas Pengirim Penerima Pesanan PesananAPESANANSIMBOLN) Simbol / isyarat Media (saluran) Mentafsir (dekod
  6. 6. Pengirim Pesanan- Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai ideauntuk disampaikan kepada seseorang dengan harapandapat difahami oleh orang yang menerima sesuaidenganyang dimaksudkan.-Pesan adalah informasi yang akan disampaikan ataudiekspresikanoleh pengirim pesanan.-Pesanan adalah secara verbal atau non verbal danpesananakan efektif bila dikendalikan secara baik danjelas.Contoh bahan untuk diterima adalah seperti : Informasi Ajakan Rencana kerja Pertanyaan dan sebagainya
  7. 7. Simbol/ isyarat* Pada tahap ini pengirim pesanan membuat kodatau simbol sehinggapesanannya dapat difahamioleh orang lain.•Biasanya seorang pengurusmenyampaikanpesanan dalam bentuk kata-kata, gerakananggota badan, (tangan,kepala, mata danbahagian muka lainnya).•Tujuan penyampaian pesanan adalahuntukmengajak, memujuk, mengubah sikap,perilaku atau menunjukkan arah tertentu.
  8. 8. Media/penghubungAlat untuk penyampaian pesanan seperti; TV,radio surat khabar, papanpengumuman, telefondan lainnya. Pemilihan media ini dapatdipengaruhi oleh isipesanan yang akandisampaikan, jumlah penerima pesanan dansebagainya.
  9. 9. Menafsir kod/isyaratSetelah pesanan diterima melalui pancaindera(telinga, mata dan seterusnya)maka si penerimapesan harus dapat mentafsirkan simbol / koddari pesan tersebut,sehingga dapat difahami
  10. 10. Penerima pesanPenerima pesanan adalah orang yang dapatmemahami pesan dari si pengirimmeskipundalam bentuk kod/isyarat tanpa mengurangi ertipesanan yang dimaksudoleh pengirim
  11. 11. Tindakbalas•Tindakbalas adalah isyarat atau tanggapanyang berinformasi kesan daripenerima pesanandalam bentuk verbal mahupun non-verbal.• Tanpa tindakbalasseorang pengirim pesanantidak akan tahu kesan pesanannya terhadap sipenerima pesanan•tindakbalas langsung yang mengandungipemahaman ataspesanan tersebut.
  12. 12. GangguanGangguan bukan merupakan bahagian dari proseskomunikasi akan tetapimempunyai pengaruhdalam proses komunikasi, kerana pada setiapsituasi hampir selalu ada hal yang mengganggukita. Gangguan adalah hal yang merintangiataumenghambat komunikasi sehingga penerimasalah menafsirkan pesan yangditerimanya.
  13. 13. KOMUNIKASIKomunikasi dapat dibahagikan kepada duakeadaan iaitu komunikasi secara sehala dankomunikasi dua hala yang melibatkan ramaipendengar dan pendengar memberi responsyang sebaiknya kepada pemberi informasi.
  14. 14. BENTUK KOMUNIKASIKomunikasi terdapat dalam pelbagai bentuk,antaranya ialah komunikasimenegak, komunikasimendatar dan komunikasi melintang. Ketiga-tigabentukkomunikasi ini mempunyai definisinya yangtersendiri
  15. 15. KOMUNIKASI MENEGAK•Merupakan pertukaran maklumat antaraperingkat dengan peringkat dalmaorganisasi.•Objektif utama komunikasi menegak digunakandalam organisasi adalahuntuk menggalakkanpenglibatan seberapa ramai ahli organisasi.•Selain itu ia akanmemberi peluang kepadapengurusan atasan mendapatkan maklumatpenting darisetiap pekerja yang ada.
  16. 16. KOMUNIKASI MENDATAR•Merupakan pertukaran maklumat secara bebas dalamorganisasi. Terdapatbeberapa kebaikan bentukkomunikasi ini antaranya ialah meningkatkankerjasama,saling mempercayai, komunikasi yangberkesan dalam kalangan pekerja.•Selain itupenumpuan perkara yang tidak dipersetujui dariaspek idea bukan peribadi seseorang.Kebanyakantindakan dan keputusan memberi kesan kepadakebolehan orang lainmelaksanakan kerja.•Antara objektif utama perlaksanaan komunikasi ini ialahuntuk menyelaraskan kerja, berkongsi maklumat demikepentingan organisasi.•Selain itu ianya bertujuanunutk menyelesaikan masalahataupun konflik yang timbul dalam kumpulan.
  17. 17. KOMUNIKASI MELINTANGMerupakan pertukaran maklumat ataupuninformasi yang penting dan tidakpenting secaratidak formal ataupun di luar dari majlis protokol.
  18. 18. Teori organisasi-4 model organisasi yang utamaa.Model tradisional / klasikb.Model hubungan manusiac.Model sumber manusiad.Model sistem / kontingensi
  19. 19. Pengurusa. Pengurus tradisional memastikan pekerja sentiasa menghormati pengurus , organisasi mesti mengawal pekerjab.Pengurus Hubungan Manusia Pekerja akan lebih produktif jika merasa dihargai dan puasc.Pengurus Sumber Manusia pekerja sebenarnya ingin bekerja dan dengan sendirinyaakan menyuruh diri mereka untuk bekerja jika merekadibenarkan untuk terbabit dalam membuat keputusan danmempunyai komitmen terhadap matlamat organisasi
  20. 20. d. Pengurus Sistem / kontigensi - kejayaan bergantung kepada beberapa faktor dalam dan luaran
  21. 21. Model tradisional / klasikal-Pengurus saintifik : mereka yang mahu meningkatkanorganisasi dari bawah ke atas- diperkenalkan oleh Frederik Taylor dan kemukakan 4prinsip sainstifik dalam masalah pengeluaran danpengurusan :-a.Rekabentuk saintifik terhadap setiap tugasanb.Pemilihan kerja secara saintifikc.Latihan yang mencukupi dan pulangan / reward untukproduktiviti – bonus /insentifd.Pembahagian buruh dan tanggungjawab
  22. 22. b. Pakar teori birokratik-Oleh Henri Fayol (1949) dan Max Weber (1947) :perbaiki kecekapan pengurus melalui struktur dankawalan- arahan dan laporan – pembahagian tenaga buruh –kuasa barisan / rantaian arahan-Percaya pada jangkauan kawalan / span of control- rantaian arahan adalah struktur komunikasi dalamsesuatu organisasi dan dijelaskan dalam melalui cartaorganisasi-Organisasi tinggi menghadapi limpahan maklumat
  23. 23. Organisasi tinggi
  24. 24. Organisasi rata
  25. 25. -Weber menjadikan birokrasi itu bentuk formal seperti dibawah :a.Polisi dan peraturan sesebuah organisasi harus dijadikanspesifik dalam bentuk tulisanb.Pengurus perlu mengekalkan hubungan tidak peribadidan tidak terlalu peramah – pilih kasih dalam membuatkeputusanc.Kuasa dalam organisasi birokratik adalah formal :perundangan dalam menguasai dan mengawal pekerja- Komunikasi dalam organisasi tradisional adalah sangatrasional , berorientasikan tugas, rasmi dan bertulis
  26. 26. Kritikan terhadap organisasi tradisional-Pihak pengurusan cuba melaksanakan teknikbaru tanpa mengubah sikap mereka terhadappekerja-Tidak telus dan lambat dalam mengatasimasalah dan perjalanan operasi
  27. 27. Model hubungan manusia-Produktiviti akan meningkat hanya oleh motivasiekonomi-Diperkenalkan oleh Elton Mayo (1947) dan ChesterBarnard (1938) - kajian Hawthorne- suasana tugasan tidak beri kesan kepada produktivitidan buat 2 kesimpulan yang radikal :a.Konsep yang menekankan kasih sayang individu olehpenyelia dan pihak pengurusan akan membawa kepadaproduktiviti kerja yang lebih baikb. menukarkan “ manusia ekonomi” kepada manusiasosial
  28. 28. Chester Barnard- Cara terbaik dalam kejayaan sesebuah organisasi ialahmemberi penekanan kepada komunikasi-Pendapat pengurusan saintifik - komunikasi satu hala :fungsi arahan - komunikasi dalam organisasi hubungan manusiaadalah ke bawah-Dikritik kerana memberi terlalu banyak tekanankepada pekerja bawahan-Kritikan lebih utama adalah kos dan masalah yangdihadapi oleh organisasi dalam usaha untukmelaksanakan model hubungan manusia
  29. 29. - Penyelidikan telah mendapati bahawa hubunganproduktiviti dan kepuasan bekerja adalah kompleks danpeningkatan kepuasan kerja tidak semestinya akanmembawa kepada prestasi yang baik (Euske dan Roberts,1987)
  30. 30. Model Sumber manusia-model sumber manusia tumbuh daripada kritikan danmasalah yang timbul daripada aliran hubungan manusia- 2 pakar teori sumber manusiaa.Douglas McGregor (1960)b.Rensis Likert (1961)-Gabungkan pengurusan tradisional dengan modelhubungan manusia dan fokus kepada :a.Peningkatan kepuasan pekerja dan pembaikan dalampembuatan keputusan organisasib.Menekankan komunikasi perhubungan ( terbuka ,menyokong dan peramah) dalam komunikasi arahan
  31. 31. -Raymond Miles (1975) : org pertama menggunakansumber manusia-Menyenaraikan beberapa asas perbezaan antara modelhubungan manusia dengan sumber manusia
  32. 32. Hubungan manusia Sumber manusia- Orang ingin disukai dan dihormati - Kebanyakkan pekerja beriringan untuk mencapai satu pengiktirafan- Jika kemahuan dipenuhi pekerja - Kebanyakkan pekerja mempunyaiakan bekerja untuk organisasi sumber yang belum diuji dan ia berupaya membuat lebih dari tugasan yang diberiPengurus harus menyakinkan pekerja - Pengurus harus guna dan galakkanyang mereka adalah ahli yang potensi dan kreativiti terlindungberharga pekerja untuk mencapai matlamat organisasi- Pengurus harus membenarkan - Pengurus harus benar dan galakkanpekerja terbabit dalam membuat pembabitan pekerja dalam situasikeputusan rutin pembuatan keputusan penting dan rutinBerkongsi maklumat dengan pekerja - Kepuasan pekerja adalah hasilakan meningkatkan kepuasan serta produk dan peningkatan prestasimoral pekerja lalu meningkatkanproduktiviti
  33. 33. Teori X dan Teori YHasil penyelidikan Douglas Mc. Gregor ini telahmemberi definisi bagi golongan teori X dan teori Y. Teori XDouglas Mc. Gregor beranggapan bahawakebanyakan orang dari golongan ini adalah oranglebih suka dipimpin tidak punya tanggungjawab, iadimotivasi oleh wang, keuntungan dan ancamanhukuman. Orang yang berada didalam kategori inijuga telah disifatkan sebagai seseorang yang malasbekerja Pengurus perlu mengenal pasti pekerja-pekerja yang terdiri daripada kategori ini, dan sistempengawasan serta disiplin yang ketat perludilaksanakan terhadap para pekerja.
  34. 34. Teori Y Semua orang sebenarnya bersifat kreatif, yangharus dibangkitkan atau dirangsang olehpemimipin. Sesiapa yang berada dalam golonganini, mereka adalah seseorang yang sukamemimpin sesebuah kumpulan ataupunorganisasi. Mereka mempunyai matlamat dancita-cita yang tinggi untuk dicapai. Mereka yangberada dalam kategori ini lebih berfikiran positif.
  35. 35. Menurut teori X dari McGregor ini bahawa orang-orang ini pada hakikatnya adalah:a. Tidak suka bekerjab. Tidak cita-cita untuk bertanggung jawab, danlebih suka diarahkan atau diperintahc. Mempunyai kemampuan yang kecild.Hanya memerlukan motivasi fisiologi dankeselamatan saja.e. Harus diawasi secara ketat dan sering dipaksauntuk mncapai tujuan organisasi
  36. 36. Secara keseluruhan teori Y adalah sepertiberikut:a. Kemampuan untuk berkreativiti di dalammenyelesaikan persoalan-persoalan organisasisecara meluas.b.Orang-orang dapat mengendalikan diri dankreatif dalam bekerja.c. Dimotivasi oleh kehendak diri sendiri
  37. 37. -Carr – Ruffino (1985) telah membandingkan teori X danTeori X mengambilkira 2 keperluan iaitu fisiologikal dankeselamatan (Keperluan Hierarki Maslow)-Teori Y memenuhi kesemua 5 tahap keperluana.Fisiologikalb.Keselamatanc.Sosiald.Harga dirie.Pencapaian diri
  38. 38. Sistem Empat LikertLikert kenal pasti 4 gaya pengurusan iaitu sistem 4 :a.Sistem 1 (Autoritatif Exploitatif) = Teori X Sistemb. Sistem 4 (Pembabitan)= Teori Y ideal utk organisasic.Sistem Konsultatifd.Sistem Autoritatif Kebajikan Produktiviti yang tinggi-3 kunci utama :a.Perhubungan yang menyokong berasaskan kepercayaanb.Pembuatan keputusan dan penyeliaan secara kumpulanc.Matlamat prestasi yang tinggi
  39. 39. Grid Pengurusan Blake dan Mouton-Robert Blake dan Jane Mouton (1964) :Keberkesanan pengurusan bergantung kepada 2 sikaputama :-a.Peka kepada pengeluaran (fokus kpd organisasi tradisional)b.Peka kepada orang (fokus kpd organisasi hubungan manusia)- Gaya pengurusan seseorang : sikap pengurus terhadapkepentingan pengeluarab dan orang boleh dibentukdalam grid pengurusan
  40. 40. Grid Pengurusan Blake dan Mouton
  41. 41. -Pekerja di semua tahap perlu memiliki kemahirankomunikasi-Kritikan terhadap organisasi sumber manusia-Model ini dikritik sbb tidak realistik-Sistem 4 dalam Likert adalah cara pengurusan yangmenarik tetapi tidak benarkan percanggahan berlakudalam sistem-Manakala grid pengurusan Blake dan Mouton benarkanlebih banyak kombinasi malangnya mereka hanya hadkepada 2 sahaja-Banyak organisasi cuba dan mereka tidak berjaya
  42. 42. Model Kontingensi-Joan Woodward (1965) – ujian terhadap syarikat berjayadan kurang berjaya n kesannya : kejayaan bergantungkepada jenis industriTeori Sistem-Dibina daripada teori sistem umum oleh Ludwig vonBertanfly-Daniel Katz dan Robert Khan (1966) aplikasi pendekatansistem ini dengan menamakan organisasi sebagai sistemberbuka – sempadan yang luwes dan benarkan komunikasidilaksanakan dengan mudah
  43. 43. Kekuatan teori sistem ini ialah :a.Menghargai pergantungan semua bahagian dalam satuorganisasi – kesan akan melibatkan semua bahagianb.Mengetahui bahawa komunikasi formal dan x formalamat penting kepada kejayaan sesebuah organisasic.Mengintegrasikan bias daripada kedua2 modeltradisional dan hubungan manusia - masalah tugasan kerja , rantaian arahan danpembuatan keputusan adalah penting (Goldhaber, 1993)
  44. 44. Teori KontingensiTeori atau Model KontingensiTeori atau model kontingensi (Fiedler, 1967) seringdisebut teori situasional karena teori ini mengemukakankepemimpinan yang tergantung pada situasi. Model atauteori kontingensi Fiedler melihat bahwa kelompokefektif tergantung pada kecocokan antara gayapemimpin yang berinteraksi dengan subordinatnyasehingga situasi menjadi pengendali dan berpengaruhterhadap pemimpin.
  45. 45. Leader-Participation ModelLeader-Participation Model ditulis oleh Vroom danYetton (1973). Model ini melihat teori kepemimpinanyang menyediakan seperangkat peraturan untukmenetapkan bentuk dan jumlah peserta pengambilkeputusan dalam berbagai keadaan.-Teori Yetton danVroom mengemukakan bahwa kepuasan dan prestasidisebabkan oleh perilaku bawahan yang pada gilirannyadipengaruhi oleh perilaku atasan, karakteristik bawahan,dan faktor lingkungan. Path-Goal Theory atau Model Arah Tujuan- Path-Goal Theory atau model arah tujuan ditulis olehHouse (1971) menjelaskan kepemimpinan sebagaikeefektifan pemimpin yang tergantung dari bagaimanapemimpin memberi pengarahan, motivasi, dan bantuanuntuk pencapaian tujuan para pengikutnya.
  46. 46. Orientasi tugasan situasi A Situasi C •Pengurus amat disukai •Pengurus tidak disukai •Pengurus berkuasa •Pengurus mempunyai sedikit kuasa •Tugasan telah dijelaskan •Tugasan tak dijelaskan dengan baik Orientasi hubungan manusia Situasi B•Pengurus agak disukai•Pengurus mempunyai beberapa kuasa•Tugasan dijelaskan secara sederhana
  47. 47. -Pemimpin yang berjaya akan membina laluan bagipekerja untuk mencapai matlamat ini-Cara pengurusan dan proses komunikasi adalahdipengaruhi oleh situasi dan beberapa faktor dalamandan luaran- tidak menjelaskan dengan terperinci kesemua faktoryang pengaruhi organisasi
  48. 48. Pengaplikasian Teori Organisasi kepada Organisasi1. Manusia adalah penerima mesej yang aktif2. Lebih komunikasi tidak semestinya lebih baik dalam arahan tugas atau motivasi3. Organisasi perlu mencari keseimbangan di antara komunikasi tertutup , autoritatif dengan komunikasi terbuka , kreatif
  49. 49. Komunikasi global dan kepelbagaian budaya-Kepelbagaian di tempat kerja adalah satu realiti keranadunia perniagaan sekarang menerusi syarikatmultinasional , teknologi komunikasi dan wargapenduduk yang terdiri daripada pelbagai budayamembawa bersamanya sekumpulan pekerja yangberbeza-etnik adalah bermaksud hubungan bangsa kenegaraan ,agama, bahasa dan budaya yang sama bagi sekumpulanbesar penduduk-Perlu ada kesedaran terhadap budaya lain
  50. 50. -Budaya adalah kepercayaan adat , norma sosial, nilai dansikap kebendaan sesuatu kumpulan bangsa, kaum danagama- etnik-Budaya-Jantina-Umur-Individu
  51. 51. -Kepentingan komunikasi silang budaya ini adalahdisebabkan oleh 3 trend yang berlaku sekarang –Globalisasi pasaran, pengangkutan canggih sertakemajuan teknologi dan tenaga kerja pelbagai budaya-Internet dan laman web telah mengubah cara kitamenjalankan perniagaan dan komunikasi-Pemahaman dan tindakan yang berkesan terhadapperbezaan itu amat kritikal dalam komunikasi dan jugakejayaan operasi perniagaan
  52. 52. Panduan komunikasi perniagaana. Aplikasi prinsip komunikasi perniagaanb. Analisa budaya anda sendiric. Terbuka dan menerima budaya laind. Pelajari budaya lain dan aplikasikan apa yang dipelajari
  53. 53. Di amerika syarikatPerlu berterus terang dan bersifat terbuka
  54. 54. Berkomunikasi di Jerman Mesyuarat akan fokus kepada matlamat yang dipersetujui bersama dan setiap pandanganperlu disertakan dengan alasan yang munasabah
  55. 55. Berkomunikasi di Jepun Apabila menjalankan perniagaan denganorang Jepun, anda perlu berbudi bahasa dan diplomatik
  56. 56. Berkomunikasi di ChinaOrang Cina biasanya mengambil masa yang lama untuk membuat keputusan , jadi jangan berharap untuk mendapat keputusan perniagaan yang segera

×