Dokumen tersebut membahas rencana pendampingan teknis penataan sistem tata kelola Depo Pemasaran Ikan (DPI) Kabupaten Sidoarjo. Rencananya mencakup penataan organisasi, SOP, sarana prasarana, serta komunikasi dengan stakeholder untuk meningkatkan mutu, sistem informasi, dan kelayakan DPI. Tujuannya adalah menjadikan DPI sebagai pusat penjualan, distribusi, dan wisata belanja ikan terbaik di Jawa Tim
2. Latar Belakang
• Masih rendahnya mutu bahan baku dan
tingginya losses;
• Masih lemahnya sistem informasi pemasaran;
• Kondisi sarana dan prasarana pemasaran yang
minim dan belum memenuhi standar sanitasi
dan higienis.
• Sistem pengelolaan yang masih belum
tersedia
3. Maksud & Tujuan
1. Ketatalaksanaan yang mengacu pada system management mutu untuk
dapat selaras dengan sistem manajemen yang akan diterapkan di DKP
Pemkab Sidoarjo dan seluruh jajarannya.
2. Panduan yang jelas tentang visi dan misi, tujuan dan target, struktur
organisasi, tugas dan tanggung jawab masing2 personil, dan manajemen
pengelolaan harian yang baik.
3. Acuan standar guna menetapkan target-target didalam pelaksanaan
perbaikan berkesinambungan agar manajemen tidak mandek tetapi
terus dikembangkan dan diperbaiki.
4. Panduan berkomunikasi dan kepada seluruh stakeholder
5. Panduan melakukan kontrol dan monitoring terhadap kegiatan-kegiatan
DPI.
6. Peningkatan mutu ikan segar sebagai bahan baku olahan serta
menurunkan losses akibat kesalahan penanganan ikan.
7. Peningkatan pemasaran dengan menggunakan sistem teknologi
informasi.
8. Optimalisasi sarana dan prasarana DPI terhadap sanitasi dan hygiene.
4. Pengumpulan Informasi
a) Pengambilan gambar dan pemotretan seluruh proses
pelayanan DPI Sidoarjo saat ini
b) Pengadaan dokumen PERDA Kab. Sidoarjo No. 7 tahun 2012
tentang Retribusi Pelayanan Pasar
c) Pengumpulan informasi Proses Pelayanan DPI saat ini, yang
menghasilkan beberapa point temuan sebagai berikut :
– Kebersihan dan Hygiene belum menjadi proiritas perhatian dalam
pengelolaan.
– Pengelolaan parkir DPI diserahkan kepada pihak ketiga yaitu
Kelurahan Bluru Kidul, dengan demikian akan memberikan dampak
terhadap model manajemen Pengelolaan DPI nantinya.
– Sistem pengelolaan DPI yang sangat tidak tertata, tanpa SOP
sebagai acuan kegiatan dalam proses pengelolaan dan
pengoperasian DPI.
5. Lanjutan
– Tidak adanya pencatatan kegiatan harian, mingguan, dan
bulanan, dan tidak dilakukannya pencatatan kapasitas DPI per-
hari.
– Tidak ada proses pendukung lain seperti Cold Storage yang
dapat menampung sisa ikan Tak terjual.
– Ketertiban Parkir dan kegiatan penunjang lain belum ditata
dengan baik.
– Penggunaan fasilitas yang disediakan tidak sesuai dengan
peruntukannya, misalnya tempat bongkar muat yang sudah
disediakan tidak digunakan.
– Proses bongkar muat yang tidak tertib.
– Penjual dan pedagang kaki lima Non-Ikan yang masuk area
tidak ditertibkan lokasinya
– Tidak memiliki Blue Print layout yang dibutuhkan organisasi
untuk Perencanaan Jangka Panjang DPI kedepan
6. KETIDAKSESUAIAN
• TINGKAT KEBERSIHAN DEPO
RENDAH, PERATURAN
OPERASIONAL BELUM ADA
• EVALUASI KINERJA APARAT BELUM
TERBANGUN
• EVALUASI PELAYANAN DPI SECARA
KESELURUHAN BELUM
TERBANGUN
• APARAT BELUM PAHAM TENTANG
SUBSTANSI PERDA PASAR
8. KETIDAKSESUAIAN
• LAHAN PARKIR BELUM TERKELOLA
SESUAI PERUNTUKANNYA
• PENATAAN KEDISIPLINAN
PETUGAS PARKIR BELUM
DILAKUKAN
• KOMUNIKASI PETUGAS DENGAN
SELURUH STAKEHOLDER DPI
BELUM TERBANGUN SISTEMATIS
• PEDAGANG ASONGAN/NON-IKAN
BELUM DITERTIBKAN
9. BRAINSTORMING
• Penjelasan untuk pemahaman Tujuan Program Penataan
organisasi DPI
• Penjelasan tentang Hasil Temuan diatas (Point c) dan
bagaimana memperbaikinya
• Mensepakati draft Visi Misi DPI kedepan, dalam rangka
mendukung Visi Misi DKP Kabupaten Sidoarjo (lihat
lampiran !)
• Mensepakati Draft struktur organisasi DPI sesuai Sistem
Pengelolaan yang baru (lihat lampiran !)
• Memotivasi seluruh personil untuk bersama-sama
mendukung perbaikan pelayanan DPI menjadi Pusat
pelelangan Ikan dan Pusat Wisata Produk Mina laut terbaik
di Jawa Timur
10. Struktur Organisasi DPI Kabupaten Sidoarjo
KEPALA DEPO
ADMINISTRASI KEAMANAN &
KEUANGAN DAN HOUSEKEEPING KEMITRAAN
PARKIR
PENDATAAN USAHA (Kusianto) (Ali MZ.)
(Nanang S.)
(Untung S)
JURU
ADMIN
PUNGUT ASOSIASI
STAFF
RETRIBUSI
PENGELOLA PIHAK SWASTA
TENAGA LEPAS
PARKIR
KEBERSIHAN PAGUYUBAN
(KELURAHAN)
11. VISI & MISI DPI
VISI :
Menjadi Pusat Penjualan & Pusat Distribusi Hasil Produk Minapolitan
Sidoarjo dan sekitarnya, serta menjadi Pusat Wisata Belanja Ikan
Segar yang TERBAIK di JAWA TIMUR
MISI :
1) Menjadikan DPI yang dikelola secara profesional berorientasi
kepada Sistem Manajemen Berkualitas (Efektif, Efisien &
Produktif)
2) Mendukung dan mempertimbangkan aspek bisnis para
Stakeholder (Pegawai, Petambak, Borg, Pembeli, Anggota
Masyarakat yang terlibat didalam pengelolaan DPI)
3) Melengkapi fasilitas infrastruktur yang dibutuhkan
4) Membuka peluang kerjasama dengan pihak2 lain (Pengelola
Swasta, Investor) sehubungan dengan pengembangan DPI
12. TRAINING
• Presentasi dari masing2 personil yang menceritakan proses
existing yang mereka lakukan
• Penjelasan tentang kegiatan yang nantinya akan menjadi
bagian proses pelayanan DPI
• Penjelasan tentang langkah awal yang dapat dilakukan
segera yaitu membagi area yang sesuai untuk mengatur
kegiatan DPI antara lain sebagai berikut:
– Identifikasi Zona-zona kebersihan
– Merencanakan zona-zona kegiatan utama dan pendukungnya,
seperti misalnya: Zona Bongkar muat, Zona Parkir motor dll.
– Merencanakan Penertiban pedagang kaki lima dan Asongan di
dalam DPI
– Menjelaskan Fungsi pentingnya SOP dan Dokumen di dalam
rangka pengelolaan DPI ke depan
13. KOMUNIKASI & SOSIALISASI
• Pertemuan dengan Borg yang dilakukan tanggal
Mei 2012
– Sosialisasi Rencana Pembenahan Manajemen dan
Sistem Tata Kelola
– Masukan dan dukungan yang positif dari Asosiasi
Borg
– Usulan untuk membuat spanduk larangan untuk
transaksi di luar pelelangan resmi
– Usulan untuk membuat Perda larangan Transaksi di
luar pelelangan resmi dengan para Borg, agar bisa
memberikan sanksi bagi yang melanggar.
14. KOMUNIKASI & SOSIALISASI
• Direncanakan untuk melakukan pertemuan
dengan Pengelola Parkir
– Untuk melakukan sosialisasi dan meminta dukungan
– Menyelaraskan tujuan bersama pengelola parkir
– Meningkatkan mutu pelayanan parkir
– Meningkatkan attitude petugas perparkiran yang
ditunjuk
– Meningkatkan ketertiban dan keamanan area DPI
– Menghapuskan praktek premanisme oleh oknum
perparkiran
15. •STRATEGI BISNIS BARU
MILESTONE DPI •SISTEM TERAUDIT
•PERKUATAN
•INOVASI
•FULL OPERASIONAL
•SISTEM MANAJEMEN •PROMOSI BISNIS
•IMAGE BANDENG SDA
•WISATA
•PROMOSI
•RENC. BISNIS PENUNJANG
•TERTIB
•HANDAL
•BERSIH
•LEBIH KOMPETEN
•RANCANGAN PERDA
•PERENCANAAN
JANGKA PENDEK TAHUN KE 2 TAHUN KE 3 TAHUN KE 4
16. REKOMENDASI JANGKA PENDEK
• Memberikan identifikasi pelaku lelang dengan memberikan rompi
seragam kepada para pembantu borg untuk dapat dikenali sebagai
petugas resmi
• Memberikan kesempatan pelatihan komputer kepada beberapa pesonil
yang dipilih
• Melengkapi sarana perangkat komputer
• Meningkatkan Kebersihan
• Membuat Yellow Line untuk menertibkan Zona Kegiatan di luar gedung
• Memasang spanduk Dilarang Melakukan Transaksi Penjualan di Luar
Gedung tanpa melalui Borg
• Memasang papan petunjuk, larangan dan tanda2 Lainnya
• Menertibkan pedagang makanan
• Menertibkan pedagang asongan dan dadakan
• Menertibkan Parkir & Petugas Parkir
• Menambah personil yang memiliki kompetensi administrasi dan komputer
• Menyelaraskan pembangunan fisik lanjutan dengan memperhatikan Zona
kegiatan secara Terencana
• Membuat Rancangan Perda yang melarang perdagangan ikan di luar
pelelangan yang resmi
17. RENCANA ZONA
ZONA PENJUAL
MAKANAN
ZONA ZONA PARKIR R2
UPLOADING
ZONA PARKIR R4
18. REKOMENDASI JANGKA PANJANG
2 Tahun
• Mengelola DPI dengan sistem manajemen yang terbaik
• Mengembalikan image bandeng Sidoarjo
• Menjadikan DPI menjadi pusat Wisata Belanja Ikan Segar
• Menjalin kerja sama dengan pihak2 yang berkepentingan dan dinas2 lain
untuk mendukung program2 sehubungan dengan image Sidoarjo secara
Umum
• Mencari Investor untuk mengembangkan beberapa aspek bisnis dalam DPI
– Membangun Cold Storage
– Membangun pengolahan Ikan Segar
– Membangun Pujasera Ikan
• Menjadikan DPI pusat data Penjualan Ikan terhandal
• Menoperasikan Mesin Pengemasan yang sudah tersedia
• Mengesahkan Perda yang melarang perdagangan ikan di luar pelelangan
resmi
19. REKOMENDASI JANGKA PANJANG
3 Tahun
• Mengaktifkan sistem audit terhadap sistem
manajemen pengelolaan
• Memulai pengoperasian Sarana Penunjang
yang dikerjasamakan dengan pihak ketiga
(investor)
• Memaksimalkan Pemasaran DPI dan Bisnis
Penunjangnya
