De presentatie van Dave Bakker tijdens de oktober sessie van SPBUGNL over papiersloos vergaderen met out-of-the-box SharePoint.

1. 16 oktober 2013

2. #papierloos vergaderen

3. introductie Dave Bakker
15 jaar ervaring
in ICT
Drachten
Friesland
Office365
SharePoint
online
Workshops &
trainingen
Intranet
en digitaal
vergaderen
SharePoint
adviseur

4. introductie arrix optimus
alle disciplines
onder één dak
ruim
10 jaar ervaring
advies,
implementatie &
beheer
focus op het
Microsoft
platform
websites
webshops
internet marketing
SharePoint &
software –
ontwikkeling

5. Waarom digitaal vergaderen met SharePoint?
 Bespaar fors op afdruk en papierkosten*
 Alle informatie en documenten centraal beschikbaar
 Sneller informatie vinden
 Eenvoudiger vergaderingen plannen
 Automatische bewaking actiepunten
 Versiebeheer
 Naadloze intergratie met Microsoft Office en Outlook
 Ondersteuning voor Apple, Android en Windows
tablets
*Bron: http://www.frankwatching.com/archive/2010/12/17/business-case-ipad-voor-gemeenteraden/

6. plan van aanpak
vooronderzoek
functioneel
ontwerp
inrichting &
implementatie
Live demo
training en
begeleiding
support &
coaching

7. nut en noodzaak van het vooronderzoek
enkele voorbeeld vragen:
 Hoe wordt er nu vergaderd?
 Hoe wordt er nu genotuleerd?
 Gaan we dit proces één op één digitaliseren?
 Hoe maken we de voordelen meetbaar?
 Kiezen we voor SharePoint online of on premise?
 Welk type tablet computer gaat gebruikt worden?
vooronderzoek

8. de praktijk in veel gevallen:
notulen en actiepunten in Word of PDF
vooronderzoek

9. de praktijk in veel gevallen:
notulen en documenten per e-mail rondsturen en uitprinten
vooronderzoek
 Actie punten zitten gevangen in een document
 Notulen worden niet altijd goed gelezen
 Levensduur van een document duurt vaak net zo lang
als de vergadering.
 Mogelijk verschillende versies
 Documenten worden niet altijd terug gevonden
 Veel informatie is overbodig

10. de SharePoint gedachte: lijsten en kolommen
vooronderzoek

11. waar gaat het nou eigenlijk om bij vergaderingen?
vooronderzoek
 Willen we enkel een centrale plek om documenten te delen?
 Of willen we daadwerkelijk het proces verbeteren en meer
gebruik gaan maken van SharePoint functionaliteiten?
 Dit kan betekenen dat het maken van notulen definitief tot
het verleden gaat behoren
 Dit is winst in tijd en geld, maar betekend ook een andere
manier van werken.
 Is een organisatie hier daadwerkelijk klaar voor?

12. Hoe gaan we een goede vergadersite realiseren?
 1 centrale plek voor vergaderingen
 Koppeling met Outlook agenda en taken
 Overzicht relevante documenten per vergadering
 Taken koppelen aan personen of groepen
 Overzicht ingebrachte punten per vergadering
 Ontsluiting naar tablet
 Platform onafhankelijk notities maken. Ook offline
training en
functioneel
begeleiding
ontwerp

13. hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien?
functioneel
ontwerp
Platform:
SharePoint online + WebApps
Notities: OneNote
Desktop, iPad en Windows RT
Mobile devices:
Surface & iPad
Aanvullende App’s:
SharePlus voor iPad

14. waarom OneNote?
functioneel
ontwerp
 SharePoint is voor gestructureerde data.
OneNote is voor ongestructureerde data.
 App’s voor Windows RT, iPad en Android die ook offline te
gebruiken zijn. Tevens uitgebreidere desktop applicatie beschikbaar.
 OneNote notitieblokken kunnen worden opgeslagen op de
SharePoint vergadersite en maken dus deel uit van het geheel.
 Koppeling met Outlook.
 Perfect om tijdens vergadering te gebruiken voor brainstorm sessies
door middel van touch / pen

15. hoe komt onze nieuwe oplossing eruit te zien?
functioneel
ontwerp
 Vormgeving
 Lijsten en bibliotheken
 Rechtenstructuur
 Werkstromen
 Waarschuw mij notificaties

16. de praktijk: inrichting en implementatie
inrichting &
implementatie
de volgende slides geven een indruk
van de live demo

17. Startpagina met agenda en besluitenlijst

18. Standaard actiepunten lijst ivm koppeling Outlook actiepunten

19. - Versiebeheer op de lijst
- Wijzigingen toevoegen aan
bestaanden tekst
Hierdoor kan een historie
worden bijgehouden per
actiepunt

20. Ingebrachte punten koppelen aan vergadering via opzoeken kolom

21. Overzicht ingebrachte punten
en documenten per vergadering
Via het aanpassen van het
weergave formulier kunnen
aanvullende webparts worden
toegevoegd aan de agenda item
weergave.

22. Lijsten kunnen in dit formulier worden gefilterd op vergader data

23. OneNote voor het maken van notities op tablet of pc
- Markeringen kunnen worden
toegevoegd zodat items’s later snel
teruggevonden kunnen worden.

24. dank voor de aandacht!
d.bakker@arrix.nl
Dave_Bakker
nl.linkedin.com/in/rjdbakker