Smart Cities - Raamcontract

Sprekers : Ann Desauw, Petra Verhenne (stad Kortrijk) Luc Velghe (gemeente Zwevegem) Lode Nulens (Stad Brugge) 15 september 2011 SMART CITIES: SLIMMER STERKER STRAFFER RAAMCONTRACT : DOORGEDREVEN SAMENWERKING OP IT-VLAK

Raamcontract Inhoud
1. Historiek en doel 2. Principes 3. Loten 4. Juridisch 5. Procedure en verloop 6. Stuurgroep
7. Prijsopbouw
8. Meerwaarde 9. Doorgedreven samenwerking met andere besturen 10. Ervaringen raamcontract Brugge 11. Naar een nieuw raamcontract

RAAMCONTRACT 1.Historiek en doel
Eerste raamcontract van 2002-2006 - 2 loten : basishard/software en know-how bijstand - met ocmw Kortrijk en VLAS - gegund aan firma Dolmen - grootte-orde : 3 miljoen euro (incl. btw) over 5 jaar
Tweede raamcontract van 2007-2012 - 11 loten - met 15 andere gemeenten, steden en ocmw’s - grootte-orde : raming 11 miljoen euro(incl btw) over 5 jaar
Doel : win –win
- Andere besturen kunnen samen met Kortrijk van interessantere prijzen en belangrijke voordelen mee genieten - Voor alle deelnemers interessant (zowel klein als groot)

RAAMCONTRACT 2. Principes
Één globale overheidsopdracht voor 5 jaar voor alle standaard IT-uitgaven
Bestelling en betaalbare expertise op afroep
Niet- exclusiviteit en geen gegarandeerde afname-minima
Administratief eenvoudige bestel- en betalingsprocedure (op afroep)
Verschillende merken toegankelijk
Overdracht van kennis aan lokale ict-diensten
Brede waaier aan producten en diensten

RAAMCONTRACT 3. Loten (2007-2012)
Lot 1: Lev. en installatie van basis hard- en software en gerel. diensten
Lot 2: Knowhow-assistentie multimedia, camerabewakingstechniek, VOIP
Lot 3: Knowhow-assistentie door netwerk- en veiligheidsspecialist(-en)
Lot 4: Knowhow-assistentie door data- en GIS-specialist(en)
Lot 5: Installatie netwerk- databekabeling : binnen (5a) en buiten (5b)
Lot 6: ICT-vorming : basisniveau (6a) en gespecialiseerd niveau(6b)
Lot 7: Lev. en installatie schermen/monitoren en gerelateerde diensten
Lot 8: Lev. installatie projectoren en multimediamateriaal voor vergaderzalen en gerelateerde diensten
Lot 9: Lev. installatie van Mac’s en toebehoren en gerelateerde diensten
Lot 10: Lev. installatie draadloze verbindingen, gerelateerde diensten
Lot 11: Lev. installatie camerabewakingssystemen, gerelateerde diensten

RAAMCONTRACT 4.Juridisch
Type opdrachtencentrale
Eén aanbestedende overheid - verschillende medecontractanten die gunningsprocedure niet moeten organiseren
Afspraken liggen vast in bestek + documenten n.a.v. onderhandelingen
Besturen plaatsen op eigen verantwoordelijkheid deelbestellingen op afroep
Stad Kortrijk eindverantwoordelijke voor contract (niet voor bestellingen)

RAAMCONTRACT 5. Procedure
Onderhandelingsprocedure met bekendmaking vooraf (art. 17 §3, 2°/4°)
Europese bekendmaking omwille van bedrag : 11 miljoen euro (incl. btw) over 5 jaar (2007-2012)

RAAMCONTRACT 5.1. Verloop - (2007-2012)
Goedkeuren werkingsprincipe raamcontract (cbs)
Officiële vraagstelling vanwege stad Kortrijk g ericht aan andere besturen
Informele kennisgave van deelname en grootte-orde in welke loten + suggestie nieuwe loten
Stad Kortrijk stelt basistekst voor die andere besturen kunnen gebruiken voor opstellen van goedkeuringsteksten
Deelnemende besturen bevestigen officieel hun deelname met beslissing van (minstens) hun college + kennisgave van deelname welke loten (met raming) zodat stad Kortrijk bestek kan finaliseren.

RAAMCONTRACT 5.1. Verloop (vervolg) - (2007-2012)
Definitieve goedkeuring procedure en bestek door de gemeenteraad van Kortrijk en gemeenteraden van resp. deelnemers waarbij tevens beslist wordt dat Kortrijk optreedt als aanbestedende overheid
Publicatieperiode
Kwalitatieve selectie kandidaten
Periode opmaken van offertes
Onderhandelingen
Gunning
Kennisname toewijzing opdracht door deelnemers aan hun resp. college

RAAMCONTRACT 5.2.Basisteksten
Administratief bestek
Technisch bestek :
- Werking met een stuurgroep (in geval samenwerking besturen)
Wijze van prijsgeven
Garantiebepalingen
Afstemmingsdocument : dit is het herwerkte technisch bestek met alle algemene bijsturingen en aanvullingen op basis van de onderhandelingen
Specifieke afstemmingsdocumenten per lot met details/specifieke afspraken per lot

RAAMCONTRACT 5.3.Wijze van onderhandelen
Via shortlisting naar één firma
Gunning op basis van criteria in bestek
Alle afwijkingen in gunningsnota
(afstemmingsdocument)

RAAMCONTRACT 5.4. Gunning
Het bestuur dat de leiding neemt, gunt voor andere besturen en is eindverantwoordelijk maar staat niet in voor de administratie van andere besturen.
Besturen kunnen onafhankelijk deelbestellingen plaatsen op afroep op eigen verantwoordelijkheid.
Discretieverklaring

RAAMCONTRACT 6. Stuurgroep
Stuurgroep met adviserende bevoegdheid voor grote beslissingen
Komt samen bij
- selectie kandidaten - gunning - jaarlijkse evaluatie en bepaling van grote aankopen (min 1x per jaar )

RAAMCONTRACT 6. Stuurgroep (vervolg)
Stuurgroep en Projectbegeleiding - stuurgroep probeert minstens jaarlijks aankopen te groeperen - besturen maken afspraken onder elkaar om technische bijstand te groeperen.
Account manager en technisch projectleider op niveau van het raamcontract voor het lot - wonen stuurgroep bij - stuurgroep komt afhankelijk van lot meer of minder samen (cfr bestek)

RAAMCONTRACT 7. Prijsopbouw
Pakket van leveringen en diensten die ongeveer representatief zijn voor de komende vijf jaar berekend op basis van prijzen van vandaag
Uitgesplitst in 3 soorten producten - bestellingen - diensten - overige

RAAMCONTRACT 8. Meerwaarde
Administratief eenvoudig
Technisch interessant : snel kunnen inspelen op snel wijzigende IT- evoluties
Betaalbare gespecialiseerde kennis toegankelijk op afroep
Aanleiding tot gemeenschappelijke projecten : aannemingssoftware, beeldbank, contactendatabank
Innoverend werken

RAAMCONTRACT 9.Doorgedreven samenwerking met besturen
Voordelen - delen van kennis en kosten - innoverende projecten kunnen vorm krijgen
Lopende projecten met Zwevegem - glasvezel tussen 3 besturen - delen van internet : 1 contract met Belnet - gekoppelde serverrooms

RAAMCONTRACT 10. Raamcontract stad Brugge
Werkwijze
Ook reeds tweede raamovereenkomst
Organiseren van infosessies
Bepaalde loten werden behandeld door deelnemend bestuur
Samenwerking Stad/gemeente/OCMW/ziekenhuis
Vastleggen van jaarbudget door college

RAAMCONTRACT 10.Raamcontract stad Brugge(vervolg)
Verschil raamcontract stad Kortrijk?
Shortlist van drie kandidaten per lot
Beoordeeld via rangorde per lot
Samenwerking in gemeenschappelijke naam (artikel 19 van de wet van 24/12/93)
Lichtere projectorganisatie

RAAMCONTRACT 10. Raamcontract stad Brugge(vervolg 2)
Ervaring
Sterke vereenvoudiging van administratie en flexibele werkwijze: snel inspelen op veranderende omgeving (markt / behoeften)
Afhankelijkheid van fabrikant in functie van prijszetting
Minder voor (specifieke) projecten

RAAMCONTRACT 11. Opstart van een nieuw raamcontract
Huidig contract loopt af in november 2012
Aanbestedingsproces van ongeveer één jaar
Vraag tot samenwerking met andere steden/gemeenten/ ocmw’s/…
Aantal loten? Welke?
Interne of externe expertise ?

RAAMCONTRACT Interesse samenwerking ?
Interesse ? Contacteer : Ann Desauw directie ICT T 056/27 86 15 M 0498/90 94 90 e-mail : ann.desauw@kortrijk.be

RAAMCONTRACT Bijlage 1 : deelnemende besturen op vandaag
Gemeente Anzegem
Gemeente Wevelgem
Gemeente Zwevegem
Intercommunale Leiedal
OCMW Harelbeke
OCMW Kortrijk
OCMW-Roeselare
OCMW Wervik
OCMW Zwevegem
Parko : Stedelijk Parkeerbedrijf Kortrijk
Politiezone VLAS
SOK: StadsOntwikkelingsbedrijf Kortrijk
Stad Kortrijk (aanbestedende overheid)
Stad Roeselare
Stad Wervik
Stad Harelbeke

Smart Cities - Raamcontract

by Smart Cities Project

Accessibility

Categories

Upload Details

Usage Rights

Statistics