1. Українська бібліотечна асоціація
Молодіжна секція УБА
Івано-Франківське відділення УБА
Івано – Франківська ОУНБ ім.І.Я.Франка
Івано-Франківське обласне управління культури
Яремчанський районний відділ культури
Сільська рада с. Поляниця
Літня школа молодих бібліотекарів
«Ne-формаt»
с. Поляниця Яремчанського району
Івано-Франківської обл.
19-23 серпня 2013 р.
4. Три стратегічних завдання:
Визначити реальні можливості
бібліотеки
Де ми знаходимося в даний
час?
Установити реальні цілі
Куди ми хочемо рухатися?
Виокремити способи
досягнення мети
Як ми збираємося зробити це?
5.
6. 5 етапів стратегічного
планування :
Визначення місії і цілей
бібліотеки
Аналіз середовища
Вибір стратегії
Реалізація виконання стратегії
Оцінка і контроль виконання
7. І . Визначення місії і цілей бібліотеки
Місія – поняття, що відображає
призначення конкретної бібліотеки, її
філософію, доцільність існування,
унікальність
Чому існує?
Кого обслуговує?
З якою метою?
8. І . Визначення місії і цілей бібліотеки
Місія організації повинна:
Бути реалістичною
Спрямованою на задоволення
найважливіших потреб
Привабливою і мотивуючою
Пропонувати унікальне та необхідне
Служити ефективним стимулом до
дії
Зрозумілою всім працівникам та
клієнтам
9. І . Визначення місії і цілей бібліотеки
Місія УБА
Місією Української бібліотечної
асоціації є всебічне сприяння розвитку
бібліотечної справи і забезпеченню
реалізації права користувачів
бібліотечних послуг на якісне і своєчасне
бібліотечне та інформаційнобібліографічне обслуговування, а також
захист соціальних та інших спільних
інтересів членів УБА.
10. І . Визначення місії і цілей бібліотеки
Бібліотека відкрита для кожної дитини.
Бібліотека надає кожній дитині вільний
доступ до книги та інформації для
набуття знань, духовного збагачення
або для втіхи та розваги.
11. ІІ. Аналіз середовища
Які послуги надаємо?
Які кадри працюють?
Хто наш клієнт?
Хто конкуренти?
Хто партнери?
Наша географія
Наші можливості, матеріальні в т.ч.
12. ІІ . Аналіз
середовища
Оцінка результатів
Аналіз
S – strengths – Переваги
W – weaknesses – Вади
O – opportunities – Можливості
T – threats – Перешкоди
• Як можна скористатися можливостями, використовуючи сильні сторони
• Як слабкі сторони можуть цьому завадити
• За рахунок яких сильних сторін можна нейтралізувати загрози
• Які загрози, що посилюються слабкими сторонами, найбільш небезпечні
13. ІІІ. Вибір стратегії
На цьому етапі приймається
рішення з приводу того, як і якими
засобами досягати поставлених
цілей
14. ІІІ . Вибір стратегії
Стратегія УБА див.: http://ula.org.ua/index.php?id=268
19. Бруй О. Стратегічне управління сучасною бібліотекою // SlideShare : Веб-сайт.
– Режим доступу : http://www.slideshare.net/docshyr/ss-25176055.
20. Використані джерела:
•Василенко, О.М. Метод стратегічного планування діяльності бібліотек / О. М. Василенко // Публічні бібліотеки. – К.,
1999. – С. 59-66.
•Куштанина, Л. И. Стратегический план – ведущийинструментуправлениябиблиотекой / Л. И. Куштанина // Бібліотеки
та асоціації в світі, що змінюється : матеріали конф. – Судак, 1997. – Т. 1. – С. 84-85.
•Пашин, А. И. Управлениебиблиотечнымделом:системныйподход : учебно-метод. пособие / А. И. Пашин. – М. :
Либерея-Бибинформ, 2008. – 164 с. : портр. – (Библиотекарь и время. XXI век. 100 выпусков. Вып. 95).
•Планування : стратегія і тактика / М-во культури і туризму України, Нац. парлам. б-ка України ; підгот. І. Цуріна ; пер. з
англ. А. Абдуллаєвої. – К., 2005. – 71 с. – (Публічні бібліотеки).
• Планування роботи бібліотеки [Електронний ресурс] : методичні рекомендації / Зональне методичне об’єднання
вузівських бібліотек ІІІ-IV рівнів акредитації Донецької та Луганської областей, Наукова бібліотека Донецького національного
університету. – Текст. дані. – Донецьк : [бв], 2009. – Режим доступу: http://library.donnu.edu.ua/mo/metodika.pdf. - Назва з екрана.
– Дата звернення: 05.08.2013.
• Планування роботи бібліотеки [Електронний ресурс] : реферат // Реферати українською bukvar.su : [сайт]. – Текст.
дані. – Режим доступу: http://bukvar.su/menedzhment/115439-Planirovanie-raboty-biblioteki.html. – Назва з екрана. – Дата
звернення: 10.08.2013.
•Публічна бібліотека:місія : з досвіду різних країн. Погляд методиста / М-во культури і мистецтв України, Нац. парлам.
б-ка України ; підгот. І. Цуріна, Н. Гудімова. – К., 2004. – 43с. : ілюстр. – (Публічні бібліотеки).
•Розбудова потужних бібліотечних асоціацій : навч. матеріали для підвищ. кваліфікації бібліотекарів / уклад. В. С.
Пашкова, Я. Є. Сошинська ; Укр. бібл. асоц. , Нац. акад. керівних кадрів культури і мистецтв ; Центр безперервної інформ.-бібл.
освіти. – К. : Самміт-Книга, 2012. – 184 с.
•Стратегічне планування : дайджест / М-во культури і мистецтв України, Нац. парлам. б-ка України ; підгот. І. Цуріна, С.
Кравченко. – К., 2004. – 52 с. : ілюстр. – (Публічні бібліотеки).
•Стратегічне планування та його результати : матеріали курсу для некомерц. організацій / Фундація ім. князівблагодійників Острозьких, Рівненський факультет Національної академії керівних кадрів культури і мистецтв.
•Стратегічне управління і проектна діяльність дитячих бібліотек[Електронний ресурс] : методичні рекомендації / Харк.
обласна б-ка для дітей. – Текст. дані. – Режим доступу: http://www.bibl.kharkiv.com/met53.htm. – Назва з екрана. – Дата
звернення: 10.08.2013.
•Суслова, И. М. Основыбиблиотечногоменеджмента / И. М. Суслова. – М. : Либерея, 2000. – 231 с.
•Тавальбех, А. Стратегічне управління в бібліотеці: мода чи реальна необхідність? / А. Тавальбех // Вісник Книжкової
палати. – 1999. – № 1. – С. 12-13.
Тема першого уроку нашої школи – Основи стратегічного планування.
Уж хто-хто, а ми з вами точно знаємо, що чутки про швидку смерть бібліотек у недалекому майбутньому – це лише чутки, ми впевнені, що бібліотека – forever, а це означає, що протягом того часу, що ми проведемо разом, нам потрібно добре подумати над тим, що і як треба робити, щоб бібліотеки змінювались і достойно відповідали на виклики часу. А для цього потрібно уявляти, якою має бути ваша бібліотека через рік, два, пять? А допоможе нам в цьому стратегічне планування, яке дозволяє бібліотеці вижити і досягти своєї мети в довгостроковій перспективі.
І нехай чутки залишаються лише чутками.
Що таке стратегчне планування? Стратегічне планування – це процес оцінки існуючого положення вашої організації в навколишьому оточенні, а потім визначення її місця у майбутньому. Тобто, це певним чином, шлях “… Від минулого через теперішнє до майбутнього…”
Стратегічне планування дозволяє вирішити три стратегічних завдання:
1. Визначити реальні можливості бібліотеки
Пошук відповіді на питання: «Де ми знаходимося в даний час?». Визначаються сильні і слабкі сторони бібліотеки, її фінансовий стан, оцінюється рівень трудових ресурсів, можливі інновації.
2. Установити реальні цілі
Питання: «Куди ми хочемо рухатися?» На цьому етапі оцінюються зовнішні і внутрішні фактори, що впливають на діяльність бібліотеки та визначають цілі й обмеження в їх здійсненні.
3. Виокремити способи досягнення мети
Питання: «Як ми збираємося зробити це?» При цьому визначаються основні завдання, ресурси, оцінюються витрати; намічається, що необхідно зробити працівникам для виконання поставлених цілей.
Або, говорячі простіше
Стратегічне планування складається з наступних етапів
Визначення місії і цілей бібліотеки (та її завдань)
Аналіз середовища (як внутрішнього так і зовнішнього- партнерів, конкурентів і можливих спонсорів
Вибір стратегії
Реалізація виконання стратегії (конкретизація цілей; планування послуг, реклама та PR)
Оцінка і контроль виконання.
Коротко зупинимось на деяких моментах.
Починається стратегічне планування з визначення місії бібліотеки. Що таке місія?
Місія – поняття, що відображає призначення конкретної бібліотеки, її філософію, доцільність існування, унікальність (термін «місія» дослівно означає «відповідальне завдання, роль»). Місія встановлює зв'язок із зовнішнім світом, оскільки орієнтує в одному напрямку інтереси та очікування людей, для яких важлива бібліотека (користувачі, соціальні, культурні, освітні, інформаційні структури) і потреби самих бібліотекарів.
Місія визначає статус бібліотеки, вказує орієнтири для цілей і стратегій на різних організаційних рівнях, а обговорення місії свого закладу працівниками, неодноразове звернення до неї дозволяє зрозуміти пріоритети та орієнтири подальшої діяльності.
Місія організації повинна:
Бути реалістичною
Спрямованою на задоволення найважливіших потреб
Привабливою і мотивуючою
Пропонувати унікальне та необхідне
Служити ефективним стимулом до дії
Зрозумілою всім працівникам та клієнтам
Приклад місії
Визначення стратегії принципово залежить від конкретної ситуації, в якій бібліотека знаходиться. На стратегічний вибір впливає цілий ряд факторів, головним з яких є: державна бюджетна політика, рівень ризику, минулі стратегії, фактор часу. Кожен керівник знає практично все про свою бібліотеку, але стратегічне планування вимагає нової переоцінки та аудиту.
Приміщення: його фізичний стан, відповідність санітарним нормам, можливості доступу, потреби в додаткових площах.
Фонди: склад фонду, його універсальність, наявні види документів, стан та ін.. фактори.
Послуги: відділи, що обслуговують користувачів, чисельність користувачів, результати вивчень ступіню задоволен6ня користувачів послугами бібліотеки – комфортність оперативність та ін..
Персонал: професійний рівень, вік, стаж роботи, СПК, навантаження, заробітна плата
Керівництво: вміння управляти процесами змін , ефективність діяльності підрозділів, узгодженість дій, оперативність прийняття рішень.
Фінансування: аналіз асигнувань за статтями бюджету, фандрейзинг, участь у програмах, прогнозування майбутніх витрат.
Кожна організація, в т.ч. й бібліотека має на своєму ринку, або полі діяльності певні переваги і наділена недоліками. Проаналізувати свої переваги і свої недоліки дає змогу SWOT-аналіз (strength, weaknesses, opportunities and threats), який допомагає виявити ті сильні і слабкі сторони, які потребують найбільшої уваги і зусиль з боку організації. Перед початком SWOT-аналізу комплексно зосереджуються на ймовірних загрозах і можливостях. Після цього слід з'ясувати, які загрози є найбільш імовірними і які ризики вони здатні спричинити. Саме вони потребують найбільшої уваги і концентрації зусиль з метою їх усунення.
Оцінюючи можливості, слід зважити на їх потенційну привабливість і ймовірність їх реалізації, а також те, чи заплановані вигоди можуть перевершити ймовірні втрати. Іноді можливості несуть в собі як велику привабливість, так і великий ризик. Залежно від ситуації один і той самий фактор здатний бути як загрозою, так і можливістю.
Метою SWOT-аналізу не є з'ясування всіх сильних і слабких сторін, це надто складно і не ефективно. Потрібно зосередитися на тих із них, які можуть стати ключовими факторами успіху чи провалу, а надто широкий перелік нівелює те, що є найважливішим.
Визначення стратегії принципово залежить від конкретної ситуації, в якій ми знаходимось. На стратегічний вибір впливає цілий ряд факторів, головним з яких є: державна бюджетна політика, рівень ризику, минулі стратегії, фактор часу. Залежно від зовнішніх обставин бібліотека може обрати одну з основних стратегічних ініціатив: трансформаційну стратегію, стратегію зростання, обмеженного зростання, скорочення, або стратегію сполучення попередніх ініціатив.
Поняття стратегії нерозривно пов`язане з інноваційними процесами, тобто з практичним втіленням якісно нових рішень.
Встановлюємо реальні цілі, або, щоб було зрозуміліше, пишемо чи розробляємо план роботи організації на певний період. При розробці будь-якого етапу, плану, необхідно ставити перед собою і відповідати на 6 наступних запитань:
Що повинно бути зроблено (які очікувані результати)
Де ця робота проводиметься (специфіка географічного положення, географічного росту)
Коли, в які терміни ця робота буде проводися (вибір оптимального часу робіт з урахуванням зовнішніх факторів)
Як ця робота буде здійснюватися (послідовність дій і процедур)
Чому цю роботу необхідно зробити (обґрунтування вибору стратегії)
Хто буде цю роботу здійснювати (пошук і призначення організаторів і виконавців)
Цілі, які ми ставимо, повинні бути реальними. Якщо ціль перевершує можливості бібліотеки, або через недостатність ресурсів, або через зовнішні фактори, то вона втрачає мобілізуючий смисл.
Наступний, останній етап стратегічного планування – оцінка і контроль за виконанням, виявлення причин відхилення від запланованого (якщо таке має місце) і коригування стратегії.
Умовою успішного виконання стратегії послужить організаційна здатність успішно виконувати стратегію, достатні та правильно спрямовані ресурси, ведення політики підтримки стратегії, мотивація персоналу, в разі необхідності, зміна їх обов`язків, їх стимулювання, пов`язане з результатами досягнення визначених цілей, ведення практики та програм постійного удосконалення, відповідальність та делегування повноважень.
Перш ніж подякувати вам за увагу, хочу наголосити, що інформації і матеріалів по стратегічному плануванню та управлінню є достатньо і збагатити свої знання є чим. Особливо хочу наголосити на доробках Оксани Бруй, яка давно займається цією темою, а також запропонувати вам список джерел і посилань. Дякую за увагу!
