Recommended
Recommended
More Related Content
Similar to Group 2 setting-up_a_ledger3
Similar to Group 2 setting-up_a_ledger3 (20)
More from sakpob
Recently uploaded
Recently uploaded (20)
Group 2 setting-up_a_ledger3
- 1. Grou LOGO p2 Setting up a Ledger ERP677: Enterprise Resource Planning Workshop I
- 2. Agenda Setting up a Ledger Explain the elements Show set up steps for of Ledger -How to create Accounting Calendar -How to enable currency for Functional Currency -How to create Chart of Account -How to create a Ledger -How to assign a Ledger to Responsibility -How to open 1st period
- 3. Elements of Ledger Explain the elements of Ledger Chart of Accounts Accounting calendar Subledger 4Cs Accounting (SLA) Functional currency www.themegallery.com
- 4. Show set up steps 2 How to enable currency for Functional Currency 3 How to create Chart of Account 4 How to create a Ledger 5 How to assign a Ledger to Responsibility 6 How to open 1st period
- 5. How to create Accounting Calendar You create a calendar to define an accounting your and the period it contains.
- 6. How to create Accounting Calendar Define a Period Type (N) Setup > Financials > Calendars > Types
- 8. How to create Accounting Calendar (cont) Define the Accounting Calendar (N) Setup > Financials > Calendars > Accounting
- 9. How to create Accounting Calendar (cont) Define the Accounting Calendar (N) Setup > Financials > Calendars > Accounting
- 10. How to create Accounting Calendar (cont) Define the Accounting Calendar (N) Setup > Financials > Calendars > Accounting
- 11. How to create Accounting Calendar (cont) Video Define the Accounting Calendar www.themegallery.com
- 12. How to create Accounting Calendar (cont) View Calendar Audit Report (M) View > Requests >> (B) Find >> (B) Refresh Data until the request completes
- 13. How to create Accounting Calendar (cont) View Calendar Audit Report Select the Other – Calendar Validation request >> (B) View Output
- 14. Show set up steps 2 How to enable currency for Functional Currency 3 How to create Chart of Account 4 How to create a Ledger 5 How to assign a Ledger to Responsibility 6 How to open 1st period
- 15. How to enable currency for Functional Currency You must enable a currency before you can enter transactions or record balances in that currency
- 16. How to enable currency for Functional Currency Verify Functional Currencies are Enabled (N) Setup > Currencies > Define [F11] to enter query mode – Scroll over to the far right and check the Enabled box. [Ctrl+F11] to execute the query and verify the THB currency is enabled (If ‘THB’ is functional currency)
- 18. Show set up steps 2 How to enable currency for Functional Currency 3 How to create Chart of Account 4 How to create a Ledger 5 How to assign a Ledger to Responsibility 6 How to open 1st period
- 19. How to create Chart of Account Your chart of accounts is a list of Accounting Flexfields you create to identify general ledger accounts •This flexible structure is made up of subfields of segments •Each segment has a name and a set of values
- 20. How to create Chart of Account (Cont) Chart of Account Define Value Sets Define Segment Values 1.Branch 1.Enter Values 2.Department 2.Define Parent Accounts 3.Account. Define an Accounting Key Flexfield Strucure 1.Query the Accounting Key Flexfield Structure 2.Create a New Accounting Key Flexfield Structure 3.Define the Acounting Key Flexfield Structure 4.Freeze the Flexfield definition www.themegallery.com
- 21. How to create Chart of Account (Cont)
- 22. How to create Chart of Account (Cont) Define Value Sets (N) Setup > Financials > Flexfields > Validation > Sets
- 23. How to create Chart of Account (Cont) Define Value Sets
- 24. How to create Chart of Account (Cont) Define a Accounting Key Flexfield Structure www.themegallery.com
- 25. How to create Chart of Account (Cont) Define a Accounting Key Flexfield Structure Query the Accounting Key Flexfield Structure (N) Setup > Financials > Flexfields > Key > Segments
- 26. How to create Chart of Account (Cont) Define a Accounting Key Flexfield Structure Create a New Accounting Key Flexfield Structure Select any of the existing structures and selecting(I) New.
- 27. How to create Chart of Account (Cont) Define a Accounting Key Flexfield Structure Define the Acounting Key Flexfield Structure - Branch (B) Segment
- 28. How to create Chart of Account (Cont) Define a Accounting Key Flexfield Structure Define the Acounting Key Flexfield Structure - Branch (B) Open
- 29. How to create Chart of Account (Cont) Define a Accounting Key Flexfield Structure Define the Acounting Key Flexfield Structure - Branch (B) Flexfield Qualifiers >> Freeze the Flexfield Definition = Checked
- 30. How to create Chart of Account (Cont) Define a Accounting Key Flexfield Structure Freeze the Flexfield definition (B) Compile, (B) OK
- 31. How to create Chart of Account (Cont) www.themegallery.com
- 32. How to create Chart of Account (Cont) Define Segment Values Enter Values - Department (N) Setup > Financials > Flexfield > Key >Values
- 33. How to create Chart of Account (Cont) Define Segment Values Enter Values - Department
- 34. How to create Chart of Account (Cont) Define Segment Values Enter Values - Account
- 35. How to create Chart of Account (Cont) Define Segment Values Define Parent Accounts - Department (B) Define Child Ranges
- 36. How to create Chart of Account (Cont) Define Segment Values Define Parent Accounts - Account (B) View Hierachies
- 37. Show set up steps 2 How to enable currency for Functional Currency 3 How to create Chart of Account 4 How to create a Ledger 5 How to assign a Ledger to Responsibility 6 How to open 1st period
- 38. How to create a Ledger (cont) Define a Legal Entity (N) Setup > Financials > Accounting Setup Manager > Accounting Setups (B) Create Accounting Setup
- 39. How to create a Ledger (cont) Define a Legal Entity (B) Create Legal Entity
- 40. How to create a Ledger (cont) Define a Legal Entity (B) Create Legal Entity
- 41. How to create a Ledger (cont) Assign a Legal Entity
- 42. How to create a Ledger (cont) Define a Ledger
- 43. How to create a Ledger (cont) Set Up Ledger Options
- 44. Show set up steps 2 How to enable currency for Functional Currency 3 How to create Chart of Account 4 How to create a Ledger 5 How to assign a Ledger to Responsibility 6 How to open 1st period
- 45. How to assign a Ledger to Responsibility (N) Security > Responsibility > Define
- 46. How to assign a Ledger to Responsibility (N) Profile > System >> (B) Find
- 47. How to assign a Ledger to Responsibility Attach the Responsibility to Your User
- 48. Show set up steps 2 How to enable currency for Functional Currency 3 How to create Chart of Account 4 How to create a Ledger 5 How to assign a Ledger to Responsibility 6 How to open 1st period
- 49. How to open 1st period Open the First Accounting Period (N) Setup > Open/Close
- 50. How to open 1st period (cont.) Open the First Accounting Period Navigate back to the Open and Close Periods window Find to find all periods.
- 51. Group 2 : Members No. 5244 ID นางสาวสุดาร์รัตน์ Name No.53440 นายสืบศักดิ์ ลิว ID Name 1 0618 5244 วิศรุตโสภณมา เพ็ นางสาวอรอุ 11 53440 ลักษณ์ 557 2 0620 5344 ชรสุก นางสาวบุญตา ล้อม 12 53440 นางสาวพีรตา ทองคำา 564 นางสาวสโรชา พันธุ 3 0524 5344 ฉิมพลี นางสาวปองฤทัย 13 53440 วาณิชย์ 565 4 0525 5344 แซ่ตี่ นางสาวพลอยชมพู 14 53440 นางสาวอมาวดี คงตุก 567 นางสาวอรพรรณ 5 0530 5344 สุกาญจนะ รินทร์ นางสาวภัส 15 53440 คฤหะนันทน์ 568 6 0534 5344 อยู่ยงงสรรค์ ภิรมย์ นายรั 16 53440 นายอุดมชัย สรรวัจนา 570 7 0537 5344 กลัด นางสาวรัชฎา 17 53440 นางสาวเกศินี ทองสุ 571 นางสาวเบญจพร ผิว 8 0538 5344 จันทร์อุปเหม้า บุญ นางสาวศลิส า 18 53440 เกลี้ยง ชญาภา 574 นางสาวพิ 9 0547 5344 ทรัพย์ นายสายชล ประ 19 731 เปี่ยมขำาดี 10 0555 เสิรฐ
- 52. Grou LOGO p2
Editor's Notes
- Ledger คือ ชุดของสมุดบัญชีที่ทำการบันทึก transaction ทางบัญชีของธรุกิจนั้นๆ ซึ่งบริษัทนั้นจะได้หลายๆ ledger แต่ละบริษัทจะใช้ ledger เดียวกันก็ได้หากมีองค์ประกอบหลักเหมือนกัน ซึ่งองค์ประกอบหลักเรียกว่า 4Cs ดังนี้ 1 Accounting Calendar คือ กำหนดว่าธุรกิจนั้นมีรอบการปิดบัญชีกี่ครั้งต่อปี ซึ่งจะบอกว่ารอบระยะเวลาบัญชีของเราเริ่มตั้งแต่เมื่อไรถึงเมือไร และใน 1 รอบปี จะมีการปิดงบบัญชีกี่ครั้ง 2 Currency แบ่งเป็น 2 ประเภทคือ -Functional currency เงินสกุลหลักที่ใช้ในการดำเนินธุกิจ ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นเงินสกุลของประเทศที่ลงทุนธุรกิจ เช่นอยู่ที่ไทยก็ใช้ THB -Foreign currency เงินสุกลต่างประเทศ เช่นทำธุกิจนำเข้า ส่งออกที่ต้องใช้เงินตราต่างประเทศ 3 Chart of Accounting โครงสร้างทางบัญชี 4 Subledger Accounting (SLA)
- Calendar: - ข้อมูลที่ใช้บอกระบบว่าใน 1 ปีการเงินของธุรกิจนั้น ต้องประกอบไปด้วยกี่งวดบัญชี หรือกี่ period - ข้อกำหนดของการกำหนด Accounting Calendar อาจได้มาจากการตอบคำถามของ User ดังต่อไปนี้ > Q1) ระยะเวลา 1 ปีของธุรกิจต้องการปิดยอดบัญชีบ่อยแค่ไหน บางธุรกิจอาจปิดยอดบัญชีทุกเดือนซึ่งก็คือ การกำหนด Accounting Calendar ให้มีค่าเท่ากับ 12 periods แต่ทว่าบางธุรกิจ เช่น ธุรกิจธนาคารมักจะปิดยอดบัญชีบ่อยกว่า โดยจะมีการปิดยอดบัญชีทุกๆวัน ซึ่งก็คือการกำหนดค่าดังกล่าวเป็น 365 periods นั่นเอง > Q2) ข้อจำกัดบางอย่างทางด้านการบัญชี เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชี (Auditor) สามารถเพิ่มข้อความที่เป็นประโยชน์ในส่วนที่เรียกว่า Adjusting Periods ได้ ทั้งนี้ เพื่อสามารถใช้ปรับยอดบัญชีได้ในภายหลังและปรับรายละเอียดของรายการต่างๆ ให้ตรงตามกฎเกณฑ์หรือกฎหมายที่กรมสรรพากรของประเทศนั้นได้กำหนดไว้ ซึ่ง
- Practice 3-3: Define an Accounting Calendar Define a Period Type Total period = Normal Period + Adjusting Period เช่นปิด period ทุกเดือน + adjusting รายไตรมาส นั่นคือ 12+4 = 16 -Calendar/ Fiscal (Calendar คือปฏิทินปกติ 1 มกราคม – 31 ธันวาคม , Fiscal คือรอบบัญชี 12 เดือน แต่อาจจะไม่ได้เริ่มยอดบัญชีที่วันที่ 1 ก็ได้ อาจจะเป้นวันที่ 15 ขอดือนก็ได้ ) -Periods/Year เป็นการกำหนดว่า ภายใน 1 ปีธุรกิจของเราจะมีกี่ period นั่นเอง =================== (N) Setup > Financials > Calendars > Types Period Type = XXMonth Period per Year = 12 Year Type = Calendar Description = 12 Periods 3.(I) Save
- Video create Calendar type
- You will be converting balances into the last period of the prior year. 5.Navigate to the Calendar definition window (N) Setup > Financials > Calendars > Accounting Name = XXAccounting Description = XXAccounting Calendar 6.Define periods according to the following table (Replace X with the last digit of the prior calendar year and replace Y with the last digit of the current year. Also, make sure February has the correct number of days): 7.(I) Save 8.Close the Accounting Calendar window 9.Validate the current calendar, by selecting the (B) Current in the pop-up window. 10.Note your concurrent request ID. 11.(M) View > Requests 12.(B) Find 13.(B) Refresh Data until the request completes 14.Select the Other – Calendar Validation request 15.(B) View Output 16.Verify No Violations are found
- You will be converting balances into the last period of the prior year. 5.Navigate to the Calendar definition window (N) Setup > Financials > Calendars > Accounting Name = XXAccounting Description = XXAccounting Calendar 6.Define periods according to the following table (Replace X with the last digit of the prior calendar year and replace Y with the last digit of the current year. Also, make sure February has the correct number of days): 7.(I) Save 8.Close the Accounting Calendar window 9.Validate the current calendar, by selecting the (B) Current in the pop-up window. 10.Note your concurrent request ID.
- ตัวอย่างกรณีที่เกิด over lap ตอนที่กำหนด period ระบบจะไม่ยอมให้เกิด overlap สำหรับ period ปกติ แต่สำหรับ adjusting period สามารถทำได้
- Video Create Accounting Calendar
- 11.(M) View > Requests 12.(B) Find 13.(B) Refresh Data until the request completes 14.Select the Other – Calendar Validation request 15.(B) View Output 16.Verify No Violations are found
- Video 15.(B) View Output 16.Verify No Violations are found Note: Once a calendar has been opened, you cannot amend the periods. If budgets are going to be defined for multiple years, then the calendar must exist for that number of years. All financial programs and sub-ledgers (except Fixed Assets) use the calendar created in General Ledger, although the opening and closing of the periods is maintained within each application.
- ตัวอย่างของการกำหนด Canadian Dollar เป็น “ Functional Currency” ของระบบ Chapter 3 Page 61
- Video for Functional Currencies are Enabled
- ตัวอย่างของการกำหนด Canadian Dollar เป็น “ Functional Currency” ของระบบ Chapter 3 Page 61
- ใช้การควบคุมลักษณะของแต่ละ segment โครงสร้างทางธุรกิจ segment ย่อยๆ เอามาต่อกัน แต่ละ segment มีความของ value ได้มากถึง 25 ตัวอักษร มี segment ได้สูงสุด 30 segment รวมแล้ว ยาวได้ไม่เกิน 240 ตัวอักษร - แนะนำ -- ใน Value set นี้ควรจะเลือก format เป็น char เพราะว่าใส่ได้ทั้งตัวอักษรและตัวเลข
- การ create value set เอาไว้ ใช้การควบคุมลักษณะของแต่ละ segment ซึ่งควบคุมดังนี้ 1 format ว่า value จะให้มีลักษณะอย่างไร ใส่ตัวอักษร ตัวเลข รึว่าตัวตัวเลขอย่างเดียว 2 Maximum size ขนาดข้อมูลที่จะให้ใส่ได้สูงสุด 3 security type เอาไว้ใช้สร้าง security rule นันหมายถึง หากต้องการกำหนด SVR ก็ต้องมีกำหนดจุดนี้ด้วย 4 validation type บอกว่า value ที่เราจะเอามาใช้ มันจะถุกตรวจสอบอย่างไร independent มีค่าอะไรในระบบก็เรียกขึ้นมาใช้ อย่างอิสระ ไม่ขึ้นตรงกับเงือนไขอื่น dependent คือ ต้องขึ้นอยู่กับส่วนใดสักอย่างนึงที่เกี่ยวของ สัมพันธ์กัน เช่น มีอยู่ 2 segment คือ segment สีรถ และ segment ยี่ห้อรถ หากต้องการรู้ว่า รถยี่ห้อ honda มีสีอะไร ก็ต้องเลือกยี่ห้อก่อนเป็นต้น นั่นหมายถึง segment สีรถ และ segment ยี่ห้อรถเป็น dependent กัน
- Video Create Value Sets
- กำหนดลำดับ segment ว่าจะกำหนดอะไรก่อน กำหนดแล้วแก้ไขไม่ได้ กำหนด value set ว่าต้องการลักษณะอย่างไร ระบุ flexfield qualified ให้ segment ด้วย Click Open เข้าไปเพื่อกำหนดรายละเอียด
- Security Enable : เลือกไว้เพื่อกำหนด security rule ( ซึ่งต้อง set ทั้งใน value และใน segment ด้วย )
- Balancing segment Natural Account segment นอกนั้นเป็น optional ขึ้นอยู่ว่าต้องการใช้หรือไม่ >>Balancing segment สำหรับ segment ที่เกี่ยวกับการปิดบัญชี เช่นแต่ละสาขาต้องการปิดเดือนเพื่อดูยอดกำไรขาดทุนแยกออกแต่ละสาชา เราก็กำหนดให้ brand ใช้ Balancing segment หรือหากต้องการปิดบัญชี บริษัทใครบริษัทมันเราก็กำหนด company ให้ใช้ Balancing segment >> Natural Account segment เอาไว้สำหรับ segment ที่เป็นเกี่ยวกับ account และมีแยกย่อยเป็ o asset,…. >> Cost center segment สำหรับ fix asset เพราะจะมี report เกี่ยวกับสินทรัพย์ ซึ่งสามารถดูเป็น report แยกรายสินทรัพย์ได้ ดังนั้นถ้าต้องการดูรายงานแบบแยกสินทรัพย์ก็ต้องมากำหนด เช่น ต้องการดูสินทรัพย์เป็นรายแผนก เป็น้ตน
- -Allow Dynamic Insert -Cross-Validate Segments เอาไว้สำหรับทำ cross validation rule -Freeze Flexfield Definition คือ การเลือกเพื่อป้องกันว่า ไม่ให้กลับมาแก้ไขอีก มันจะมี message popup เพื่อ make sure ก่อน
- เราต้องใส่ value ในแต่ละ segment ก่อนที่เราจะใช้งานมัน
- -Parent – เป็นตัวแม่ และต้องมากำหนดลูกย่อย ว่ามีลูกย่อยอะไรบ้าง ที่ define child range -Group + Level สำหรับทำ low up -Allow Budgeting สามารถตั้งงบประมาณให้ account นี้ได้ -Allow Posting สามารถ post/ update balance ได้ ที่ตัว parent ระบบจะ protect ให้อัตโนมัตจึงไม่สามารถ posting ค่าใดๆเข้าไปได้ ถึงแม้ว่าเราจะกำหนดเป็น yes ก็ตาม ===
- ถ้าเป้น segment ทั่วไปจะมี Qualifiers แค่ 2 อัน -Allow Budgeting สามารถตั้งงบประมาณให้ account นี้ได้ -Allow Posting สามารถ post/ update balance ได้ แต่ในส่วนของ segment ที่กำหนด flexfield Qualifiers ให้เป็น natural account นั้นจะมี Qualifiers ให้กำหนดเยอะ 1 account type ต้องกำหนดประเภทให้ด้วย ว่าอะไรคือหมวดอะไร เช่น asset เอาไปอยู่หมวด revernue ค่าต่างๆก็จะ post ไปผิด ค่ามันคนละเครื่องหมายกัน 2 Third Party Control Account เป็นตัวกำหนดว่า ค่า value นี้ต้องมาจาก sub ledger หรือ sub module รึเปล่า เช่น รายได้ต้องมาจาก AR ไม่ให้ GL key ข้อมูลเข้ามาตรงๆ ต้องมาจาก AR เท่านั้น 3 Reconcile กระทบยอด ถ้าเราเลือก yes นั่นคือ ค่าที่อยู่ใน value นี้ ค่าจะต้องเป้น 0 ถ้าปิดบัญชีปุ๊บค่า value นี้ก็จะเป้น 0 เช่นเวลาเราบันทึกบัญชี ค่า debit / credit ต้องเท่ากัน แต่บางครั้งมันไม่เท่ากัน เราก็ set ค่าส่วนต่างนี้เอาไปเก๋บใน value นี้ก่อน แล้วค่อยมาเคลียร์ทีหลังว่ามันคืออะไร ดังนั้นเราจึงต้องเลือก yes เอาไว้ เพื่อการันตีความถูกต้องว่าค่าต้องไปอยู่ที่ใดที่ไม่ใช่ค่านี้ เพราะค่ามันเองคือ 0 ===
- ตัว T ใน oracle สามารถทำ summary ได้ เพราะถ้ำไม่กำหนดเป้น char ก็จะระบุค่า T ไม่ได้ Enable คือกำหนดว่าให้ใช้ได้งาน value นั้นได้รึเปล่า ถ้าสร้างแล้วไม่ใช้ก็ disable หรือระบุ from date – to date ไว้ก็ได้
- Solution 3-7: Create a Responsibility for the Controller 1.Responsibility = System Administrator 2.Navigate to the Responsibilities window (N) Security > Responsibility > Define Responsibility = XX Controller Application = General Ledger Responsibility Key = XX CONTROLLER Fill in Data Group Details 3.Fill in Data Group details Name = Standard Application = General Ledger Assign a Menu 4.Assign a menu. Menu = GL_SUPERUSER Fill in Request Group Details 5.Fill in request group details. Name = GL Concurrent Program Group Application = Oracle General Ledger 6.Save 7.Close windows until you are back at the Navigator.
- Solution 3-7: Create a Responsibility for the Controller Associate a Ledger with the Responsibility 5.Navigate to the System Profile Options window (N) Profile > System 6.(B) Find 7.Click in Responsibility field 8. Save
- Attach the Responsibility to Your User 9.Navigate to the Define Users window (N) Security > User > Define 10.Query your user 11.Add the XX Controller responsibility with a security group of Standard 12.Save 13.Switch your responsibility. (M) File > Switch Responsibility Responsibility = XXController Note: When you enter the new ledger, the Enter Journals screen ((N) Journals > Enter) will display the short name of the ledger in parentheses in the title bar.
- Practice 3-10: Open the First Accounting Period You will convert summary balances into December of the prior accounting year and detail balances for each period until cutover. The cutover period will be the current calendar month. Open the appropriate periods. Note: Translation and revaluation cannot be completed in the first open period. 1. Responsibility = XXController 2.Navigate to the Open and Close Periods window (N) Setup > Open/Close Period = The first December in your calendar (There will be two. Be careful to choose the correct one.) 3.(B) Find 4.(B) Open 5.(B) Yes in the Decision window 6.Close the Open/Close periods window and monitor the concurrent request until it completes (Hint: Use (M) View/Requests). 7.Navigate back to the Open and Close Periods window 8.Click (B) Find to find all periods.
- Click (B) Find to find all periods.
- 1 53440524 นางสาวบุญตา ล้อมฉิมพลี 2 [email_address] 2 53440530 นางสาวพลอยชมพู สกาณจนะ 2 [email_address] 3 53440537 นายรังสรรค์ ภิรมย์กลัด 2 [email_address] 4 53440547 นางสาวศลิสา บุญทรัพย์ 2 [email_address] 5 53440555 นายสายชล ประเสิรฐ 2 [email_address] 6 53440557 นายสืบศักดิ์ ลิวลักษณ์ 1 [email_address] 7 53440564 นางสาวพีระตา ทองคำ 2 [email_address] 8 53440567 นางสาวอมาวดี คงตุก 2 [email_address] 9 53440570 นายอุดมชัย สรรวัจนา 1 [email_address] 10 53440574 นางสาวเบญจพร ผิวเกลี้ยง 2 [email_address] 11 53440565 นางสาวสโรชา พันธุวาณิชย์ 1 [email_address] 12 52440620 นางสาวอรอุมา เพ็ชรสุก 1 [email_address] 13 52440618 นางสาวสุดาร์รัตน์ วิศรุตโสภณ 2 witsaroot_s@hotmail.com 14 53440525 นางสาวปองฤทัย แซ่ตี่ 1 [email_address] 15 53440534 นางสาวภัสรินทร์ อยู่ยง 2 [email_address] 16 53440538 นางสาวรัชฎา จันทร์อุปเหม้า 2 ratchadach@hotmail.com , ratchadac@yahoo.com 17 53440568 นางสาวอรพรรณ คฤหะนันทน์ 2 [email_address] 18 53440571 นางสาวเกศินี ทองสุ 2 [email_address] 19 53440731 นางสาวพิชญาภา เปี่ยมขำดี 1 pom_jing_jing@hotmail.com