Keynote for my Scrum Gathering Las Vegas Talk about Continuous Improvement in Agile Environments.

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Agile Kaizen May 2013,
Scrum Gathering LasVegas

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Angel Medinilla
You Killed my father,
prepare to die!!
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My
Pleasure!

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Free Shoulder Pain Test...

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Who do we have here today?

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Why are we
here today?

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Kaizen in Agile = Retrospectives!

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(as opposed to Project Post Mortems)

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But most retros are like...

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Lots of retros are like...

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Many retros are just...

18. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Plenty of retros are just...

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Seth Godin’s Principle
on Broken Stuff:

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Anyway...Seth Godin’s
Principle on Broken
Stuff:

26. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Retrospectives Are BROKEN!
(Throw Ya Hands In the Air Like You Just Don’t Care...!)

27. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Duuuude, what’s wrong with our
retros?? (10+5 min)

28. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Short Answer: Cargo Cult

29. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Longer answer: looking up to just ‘fix
retrospectives’ is WRONG

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We were warned!

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Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts

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Lean & AgilePrinciples & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts

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Lean & Agile
Scrum, Kanban
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts

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Lean & Agile
Scrum, Kanban
ScrumMaster
Produc Owner
XFunc. Team
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts

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Lean & Agile
Scrum, Kanban
ScrumMaster
Produc Owner
XFunc. Team
BurnDown
Product Backlog
Impediment Backlog
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts

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Lean & Agile
Scrum, Kanban
ScrumMaster
Produc Owner
XFunc. Team
BurnDown
Product Backlog
Impediment Backlog
kanban board
Jira, V. One
Hangout
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts

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Lean & Agile
Scrum, Kanban
ScrumMaster
Produc Owner
XFunc. Team
BurnDown
Product Backlog
Impediment Backlog
Daily Scrum
Planning Game
Retrospect
kanban board
Jira, V. One
Hangout
Principles & Values
Process
Roles Practices Tools Artifacts

38. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
My goal:
- Understand Kaizen Culture
- Understand Kaizen Dimensions
- Understand Kaizen Process
- Understand Kaizen Roles

39. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Kaizen Culture

40. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Spanish Kaizen

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Spanish Kaizen

42. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Spanish Kaizen

43. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Let’s go to The Source...

44. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
“They are an intriguing people. From the moment they wake they
devote themselves to the perfection of whatever they pursue. I
have never seen such discipline. I am surprised to learn that the
word Samurai means, 'to serve' [...]”

45. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
“They are an intriguing people. From the moment they wake they
devote themselves to the perfection of whatever they pursue. I
have never seen such discipline. I am surprised to learn that the
word Samurai means, 'to serve' [...]”

46. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
“The perfect blossom is a rare thing. You could
spend your life looking for one, and it would not
be a wasted life.”

47. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
“Life is growth.
If we stop
growing,
technically and
spiritually, we
are as good as
dead”

48. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
“This old man
must still train
and train”

49. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
So no surprise...

50. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
(American
Foundations too!)

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A Kaizen Story at The Source

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Some Kaizen Elements:
- Andon; Visual Management
- Jidoka; Autonomation
- Root Cause Analysis
- Standardization
- Gemba Kaizen / Genchi Gembutsu

53. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Above All: Kaizen Culture

54. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Bad Cultures Are Also Cultures!

55. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Culture = Purpose + Values

56. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
What values can you spot in the
Kaizen Story at Toyota? (5 min)

57. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Some Kaizen Values:
- Everybody’s Job; Teamwork
- Empowerment; Ownership
- See the Whole; Transparency
- Question Everything; Be Brave
- Continuous means Continuous
- Long Term Thinking
- Discipline; Learning
- Individuals and Interactions ;)

58. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Culture is transferred through
Artifacts, Assumptions and Stories

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Changing culture is easy... :)
“To start a culture change all we need to
do is two simple things:
1) Do dramatic story-worthy things that
represent the culture we want to create.
Then let other people tell stories about
it.
2) Find other people who do story-
worthy things that represent the culture
we want to create. Then tell stories
about them.”
- Peter Bregman, Harvard Business Review

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Changing culture is easy... :)
“People don’t believe what you tell
them. They rarely believe what you
show them. They often believe what
their friends tell them. They always
believe what they tell themselves. What
leaders do: they give people stories
they can tell themselves. Stories about
the future and about change.”

61. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Which of YOUR stories enforce Kaizen?
(10 min)

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Purpose;
Noble Cause
Spoused Values
Assumptions Behaviours
Artifacts Stories
Kaizen Culture
Wrap Up Number 1:

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Dimensions

64. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Agile Kaizen Dimensions:
- Process
- Product
- People

65. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Process Kaizen:
- Systematically bring up issues;
identify waste
- Optimize the Value Stream
- Root Cause Analysis; Remove
Impediments
- Help the system flow

66. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
What About Kaizen Events?

67. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Product Kaizen...

68. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Product Kaizen...

69. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Product Kaizen...

70. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Product Kaizen...

71. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Improving your Product
(what and how):
- Client & Stakeholders Feedback;
Test Assumptions (Lean Startup)
- Improve UX
- Communication; Marketing
- Improve Funnel (AARRR!)
- Built-in Quality
- Reduce Tech Debt; Refactor

72. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Improving your people:
- Upgrading / Acquiring Skills
- Better Collaboration / Self
Organization
- Kaizen Culture
- Knowledge Sharing

73. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Some Strategies:
- Mentoring
- Training
- Coaching
- Facilitating
- Peer Review
- Teamwork
- Certification
- Self Improvement

74. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Some MORE strategies:
- Lab time
- Communities of Practice (Guilds)
- ScrumMasters
- Free Electrons
- FedEx and Kaizen Events
- Pairing
- Events; Community
- Desksurfing; Job Switching

75. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Wrap Up number two:
Process
- Bring up issues
- Optimize theValue Stream
- Root Cause Analysis; Remove
Impediments
- Help the system flow
Product
-Feedback
- Test Assumptions
- Improve UX
- Communication; Marketing
- Improve Funnel (AARRR!)
- Built-in Quality
- Reduce Tech Debt
People -Lab time
. Guilds
- ScrumMasters
- Free Electrons
- Kaizen Events
- Pairing
- Events; Community
- Desksurfing
- Job Switching
-Mentoring
- Training
- Coaching
- Facilitating
- Peer Review
- Teamwork
- Certification
- Self Improvement

76. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Process

77. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Process Kaizen vs. Kaizen Process

78. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
The Retrospective Process:
- Review Sprint
- See what went well (pluses)
- See what need improvement
(deltas)
- See what we can do differently
(ideas)
- Thank and acknowledge
contributing stakeholders (flowers)

79. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
- Jamón
- Paella
- Playa
- Flamenco
- Fiesta
- Siesta
- Sangría
- Politicians
- Corruption
- 27% Unemployment
- Public Debt
- Education
- Black economy
- Big Brother 14th ed.
- Reduce
government
- Help Entrepreneurs
- Sell Mallorca to
Germans
- Mmmm...Elect
Obama?
- Antonio
Banderas
- Ferrán Adriá
- Amancio Ortega
- Rafa Nadal
- Martin Sheen
- Rita Hayworth

80. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Bonus: the Retrospective process
PLUS

81. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
1) PREPARE
- Do your homework
(don’t show up naked)
- Set goals for retrospective
- Have personal list of issues to
discuss
- Have personal Sprint review
- Bring last retro’s minutes & Follow-
up info

82. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
2) TEST THE WATERS

83. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
3) REMEMBER, REMEMBER...

84. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
4) TELL THE SPRINT STORY

85. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
5) HIGHLIGHT PLUSES AND DELTAS

86. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
6) SELECT ISSUES
- Impact & Ability
- Divide & Conquer

87. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
7) ROOT CAUSE ANALYSIS
- WTF’ishbone Diagram
- Cause and effect (be careful with
fallacies!)
- 5 Why’s / Powerful Questions
- Affinity Diagram / Brainstorm

88. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
8) DEVISE PLAN
- Workaround & Plan B
- Long term solution
- WHAT is to be done
- WHAT is needed
- HOW are we going to do it
- WHO is going to do it
- WHEN is he/she going to do it

89. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
9) THANK, CELEBRATE AND
ACKNOWLEDGE

90. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
10) FOLLOW UP!

91. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Wrap Up Number Three:
Prepare
Test the Waters
Remember
Tell the Sprint Story
Pluses & Deltas
Select & Divide
Root Cause Analysis
Devise Plan
Thank and Acknowledge
Follow Up

92. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Roles

93. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
ScrumMaster!

94. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Short Term vs. Long Term thinking

95. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
ScrumMaster Kaizen:
- Agile Process (Process Kaizen &
Kaizen Process)
- Tools (tech, process)
- Roles (pairing, training)
- Facilitate
- Teach How to See
- ‘Jimmy Cricket’, long term thinking
- Motivation; personal growth

96. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Product Owner Kaizen:
- Client Feedback & Collaboration
- Test Assumptions
- Product-Market fit
- Revenue per Point
- Communication, Marketing
- Improve Funnel (AARRR!)
- Clarify problem (not requirements)

97. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Team Kaizen:
- Collaboration; Teamwork
- Self Organization, W.O.W.
- Knowledge Management
- Technical Side
- Spot Problems: Andon / Jidoka
- Develop & Improve standards

98. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Manager Kaizen:
- Improve System (environment)
-See the whole
- Support Teams
- Remove impediments
- Improve Culture
- Improve Communication

99. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Wrap Up Number Four:
ScrumMaster Product Owner
Manager Team
- Process Kaizen & Kaizen Process
Tools (tech, process)
- Roles (pairing, training)
- Facilitate
- Teach How to See
- ‘Jimmy Cricket’, long term thinking
- Motivation; personal growth
- Improve System (environment)
-See the whole
- Support Teams
- Remove impediments
- Improve Culture
- Improve Communication
Collaboration; Teamwork
- Self Organization, W.O.W.
- Knowledge Management
- Technical Side
- Spot Problems: Andon / Jidoka
- Develop & Improve standards
- Client Feedback & Collaboration
- Test Assumptions
- Product-Market fit
- Communication, Marketing
- Improve Funnel (AARRR!)
- Clarify problem (not requirements)

100. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Final Wrap Up:
Purpose;
Noble Cause
Spoused Values
Assumptions Behaviours
Artifacts Stories
Kaizen Culture
Process
- Bring up issues
- Optimize theValue Stream
- Root Cause Analysis; Remove
Impediments
- Help the system flow
Product
-Feedback
- Test Assumptions
- Improve UX
- Communication; Marketing
- Improve Funnel (AARRR!)
- Built-in Quality
- Reduce Tech Debt
People-Lab time
. Guilds
- ScrumMasters
- Free Electrons
- Kaizen Events
- Pairing
- Events; Community
- Desksurfing
- Job Switching
-Mentoring
- Training
- Coaching
- Facilitating
- Peer Review
- Teamwork
- Certification
- Self Improvement
Prepare
Test the Waters
Remember
Tell the Sprint Story
Pluses & Deltas
Select & Divide
Root Cause Analysis
Devise Plan
Thank and Acknowledge
Follow Up
ScrumMaster Product
Owner
Manager Team
- Process Kaizen & Kaizen Process
Tools (tech, process)
- Roles (pairing, training), Facilitate
- Teach How to See
- ‘Jimmy Cricket’, long term thinking
- Motivation; personal growth
- Improve System (environment)
-See the whole
- Support Teams
- Remove impediments
- Improve Culture
- Improve Communication
Collaboration; Teamwork
- Self Organization, W.O.W.
- Knowledge Management
- Technical Side
- Spot Problems: Andon / Jidoka
- Develop & Improve standards
- Client Feedback & Collaboration
- Test Assumptions
- Product-Market fit
- Communication, Marketing
- Improve Funnel (AARRR!)
- Clarify problem (not requirements)

101. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Final Exercise:
What Have you learned?
What will you do differently now?
(10+5 min)

102. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Remember...Above All: Kaizen Culture

103. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
Thank you and... BLOG IT!!
(Oh, yes, and buy the book!)
http://www.proyectalis.com/en/AngelMedinilla

104. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/
This presentation is based upon the ideas and
work of many people. And while I’ve tried to
recognize copyrights and give credit and
attribution where possible, I cannot possibly
list them all, so if you feel like there’s
something that should be added, changed or
removed from this presentation, please drop
me an e-mail at
angel.medinilla@proyectalis.com