Agile Kaizen - Improvement Beyond Retrospectives

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Keynote for my Scrum Gathering Las Vegas Talk about Continuous Improvement in Agile Environments.

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  • Ryan, I second that. This was a fantastic presentation. Great information passionately taught. Angel, thanks very much for making the journey.
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  • This was the best talk I attended at the SCRUM Gathering in Las Vegas.. Thank you!
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  • 1. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisAgile Kaizen May 2013,Scrum Gathering LasVegas
  • 2. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisAngel MedinillaYou Killed my father,prepare to die!!angel.medinilla@proyectalis.comwww.proyectalis.com/AngelMedinillaSlideShare.net/proyectalisbit.ly/AAVideosbit.ly/AANewsletterbit.ly/AMEDBookbit.ly/AMEDBlog@angel_mlinkedin.com/in/angelm
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  • 8. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisMyPleasure!
  • 9. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisFree Shoulder Pain Test...
  • 10. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisWho do we have here today?
  • 11. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisWhy are wehere today?
  • 12. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis
  • 13. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisKaizen in Agile = Retrospectives!
  • 14. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis(as opposed to Project Post Mortems)
  • 15. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisBut most retros are like...
  • 16. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisLots of retros are like...
  • 17. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisMany retros are just...
  • 18. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisPlenty of retros are just...
  • 19. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisSeth Godin’s Principleon Broken Stuff:
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  • 25. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisAnyway...Seth Godin’sPrinciple on BrokenStuff:
  • 26. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisRetrospectives Are BROKEN!(Throw Ya Hands In the Air Like You Just Don’t Care...!)
  • 27. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisDuuuude, what’s wrong with ourretros?? (10+5 min)
  • 28. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisShort Answer: Cargo Cult
  • 29. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisLonger answer: looking up to just ‘fixretrospectives’ is WRONG
  • 30. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisWe were warned!
  • 31. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisPrinciples & ValuesProcessRoles Practices Tools Artifacts
  • 32. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisLean & AgilePrinciples & ValuesProcessRoles Practices Tools Artifacts
  • 33. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisLean & AgileScrum, KanbanPrinciples & ValuesProcessRoles Practices Tools Artifacts
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  • 36. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisLean & AgileScrum, KanbanScrumMasterProduc OwnerXFunc. TeamBurnDownProduct BacklogImpediment Backlogkanban boardJira, V. OneHangoutPrinciples & ValuesProcessRoles Practices Tools Artifacts
  • 37. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisLean & AgileScrum, KanbanScrumMasterProduc OwnerXFunc. TeamBurnDownProduct BacklogImpediment BacklogDaily ScrumPlanning GameRetrospectkanban boardJira, V. OneHangoutPrinciples & ValuesProcessRoles Practices Tools Artifacts
  • 38. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisMy goal:- Understand Kaizen Culture- Understand Kaizen Dimensions- Understand Kaizen Process- Understand Kaizen Roles
  • 39. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisKaizen Culture
  • 40. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisSpanish Kaizen
  • 41. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisSpanish Kaizen
  • 42. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisSpanish Kaizen
  • 43. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisLet’s go to The Source...
  • 44. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis“They are an intriguing people. From the moment they wake theydevote themselves to the perfection of whatever they pursue. Ihave never seen such discipline. I am surprised to learn that theword Samurai means, to serve [...]”
  • 45. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis“They are an intriguing people. From the moment they wake theydevote themselves to the perfection of whatever they pursue. Ihave never seen such discipline. I am surprised to learn that theword Samurai means, to serve [...]”
  • 46. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis“The perfect blossom is a rare thing. You couldspend your life looking for one, and it would notbe a wasted life.”
  • 47. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis“Life is growth.If we stopgrowing,technically andspiritually, weare as good asdead”
  • 48. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis“This old manmust still trainand train”
  • 49. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisSo no surprise...
  • 50. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis(AmericanFoundations too!)
  • 51. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisA Kaizen Story at The Source
  • 52. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisSome Kaizen Elements:- Andon; Visual Management- Jidoka; Autonomation- Root Cause Analysis- Standardization- Gemba Kaizen / Genchi Gembutsu
  • 53. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisAbove All: Kaizen Culture
  • 54. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisBad Cultures Are Also Cultures!
  • 55. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisCulture = Purpose + Values
  • 56. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisWhat values can you spot in theKaizen Story at Toyota? (5 min)
  • 57. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisSome Kaizen Values:- Everybody’s Job; Teamwork- Empowerment; Ownership- See the Whole; Transparency- Question Everything; Be Brave- Continuous means Continuous- Long Term Thinking- Discipline; Learning- Individuals and Interactions ;)
  • 58. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisCulture is transferred throughArtifacts, Assumptions and Stories
  • 59. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisChanging culture is easy... :)“To start a culture change all we need todo is two simple things:1) Do dramatic story-worthy things thatrepresent the culture we want to create.Then let other people tell stories aboutit.2) Find other people who do story-worthy things that represent the culturewe want to create. Then tell storiesabout them.”- Peter Bregman, Harvard Business Review
  • 60. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisChanging culture is easy... :)“People don’t believe what you tellthem. They rarely believe what youshow them. They often believe whattheir friends tell them. They alwaysbelieve what they tell themselves. Whatleaders do: they give people storiesthey can tell themselves. Stories aboutthe future and about change.”
  • 61. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisWhich of YOUR stories enforce Kaizen?(10 min)
  • 62. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisPurpose;Noble CauseSpoused ValuesAssumptions BehavioursArtifacts StoriesKaizen CultureWrap Up Number 1:
  • 63. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisDimensions
  • 64. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisAgile Kaizen Dimensions:- Process- Product- People
  • 65. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisProcess Kaizen:- Systematically bring up issues;identify waste- Optimize the Value Stream- Root Cause Analysis; RemoveImpediments- Help the system flow
  • 66. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisWhat About Kaizen Events?
  • 67. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisProduct Kaizen...
  • 68. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisProduct Kaizen...
  • 69. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisProduct Kaizen...
  • 70. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisProduct Kaizen...
  • 71. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisImproving your Product(what and how):- Client & Stakeholders Feedback;Test Assumptions (Lean Startup)- Improve UX- Communication; Marketing- Improve Funnel (AARRR!)- Built-in Quality- Reduce Tech Debt; Refactor
  • 72. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisImproving your people:- Upgrading / Acquiring Skills- Better Collaboration / SelfOrganization- Kaizen Culture- Knowledge Sharing
  • 73. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisSome Strategies:- Mentoring- Training- Coaching- Facilitating- Peer Review- Teamwork- Certification- Self Improvement
  • 74. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisSome MORE strategies:- Lab time- Communities of Practice (Guilds)- ScrumMasters- Free Electrons- FedEx and Kaizen Events- Pairing- Events; Community- Desksurfing; Job Switching
  • 75. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisWrap Up number two:Process- Bring up issues- Optimize theValue Stream- Root Cause Analysis; RemoveImpediments- Help the system flowProduct-Feedback- Test Assumptions- Improve UX- Communication; Marketing- Improve Funnel (AARRR!)- Built-in Quality- Reduce Tech DebtPeople -Lab time. Guilds- ScrumMasters- Free Electrons- Kaizen Events- Pairing- Events; Community- Desksurfing- Job Switching-Mentoring- Training- Coaching- Facilitating- Peer Review- Teamwork- Certification- Self Improvement
  • 76. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisProcess
  • 77. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisProcess Kaizen vs. Kaizen Process
  • 78. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisThe Retrospective Process:- Review Sprint- See what went well (pluses)- See what need improvement(deltas)- See what we can do differently(ideas)- Thank and acknowledgecontributing stakeholders (flowers)
  • 79. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis- Jamón- Paella- Playa- Flamenco- Fiesta- Siesta- Sangría- Politicians- Corruption- 27% Unemployment- Public Debt- Education- Black economy- Big Brother 14th ed.- Reducegovernment- Help Entrepreneurs- Sell Mallorca toGermans- Mmmm...ElectObama?- AntonioBanderas- Ferrán Adriá- Amancio Ortega- Rafa Nadal- Martin Sheen- Rita Hayworth
  • 80. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisBonus: the Retrospective processPLUS
  • 81. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis1) PREPARE- Do your homework(don’t show up naked)- Set goals for retrospective- Have personal list of issues todiscuss- Have personal Sprint review- Bring last retro’s minutes & Follow-up info
  • 82. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis2) TEST THE WATERS
  • 83. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis3) REMEMBER, REMEMBER...
  • 84. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis4) TELL THE SPRINT STORY
  • 85. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis5) HIGHLIGHT PLUSES AND DELTAS
  • 86. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis6) SELECT ISSUES- Impact & Ability- Divide & Conquer
  • 87. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis7) ROOT CAUSE ANALYSIS- WTF’ishbone Diagram- Cause and effect (be careful withfallacies!)- 5 Why’s / Powerful Questions- Affinity Diagram / Brainstorm
  • 88. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis8) DEVISE PLAN- Workaround & Plan B- Long term solution- WHAT is to be done- WHAT is needed- HOW are we going to do it- WHO is going to do it- WHEN is he/she going to do it
  • 89. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis9) THANK, CELEBRATE ANDACKNOWLEDGE
  • 90. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalis10) FOLLOW UP!
  • 91. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisWrap Up Number Three:PrepareTest the WatersRememberTell the Sprint StoryPluses & DeltasSelect & DivideRoot Cause AnalysisDevise PlanThank and AcknowledgeFollow Up
  • 92. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisRoles
  • 93. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisScrumMaster!
  • 94. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisShort Term vs. Long Term thinking
  • 95. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisScrumMaster Kaizen:- Agile Process (Process Kaizen &Kaizen Process)- Tools (tech, process)- Roles (pairing, training)- Facilitate- Teach How to See- ‘Jimmy Cricket’, long term thinking- Motivation; personal growth
  • 96. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisProduct Owner Kaizen:- Client Feedback & Collaboration- Test Assumptions- Product-Market fit- Revenue per Point- Communication, Marketing- Improve Funnel (AARRR!)- Clarify problem (not requirements)
  • 97. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisTeam Kaizen:- Collaboration; Teamwork- Self Organization, W.O.W.- Knowledge Management- Technical Side- Spot Problems: Andon / Jidoka- Develop & Improve standards
  • 98. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisManager Kaizen:- Improve System (environment)-See the whole- Support Teams- Remove impediments- Improve Culture- Improve Communication
  • 99. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisWrap Up Number Four:ScrumMaster Product OwnerManager Team- Process Kaizen & Kaizen ProcessTools (tech, process)- Roles (pairing, training)- Facilitate- Teach How to See- ‘Jimmy Cricket’, long term thinking- Motivation; personal growth- Improve System (environment)-See the whole- Support Teams- Remove impediments- Improve Culture- Improve CommunicationCollaboration; Teamwork- Self Organization, W.O.W.- Knowledge Management- Technical Side- Spot Problems: Andon / Jidoka- Develop & Improve standards- Client Feedback & Collaboration- Test Assumptions- Product-Market fit- Communication, Marketing- Improve Funnel (AARRR!)- Clarify problem (not requirements)
  • 100. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisFinal Wrap Up:Purpose;Noble CauseSpoused ValuesAssumptions BehavioursArtifacts StoriesKaizen CultureProcess- Bring up issues- Optimize theValue Stream- Root Cause Analysis; RemoveImpediments- Help the system flowProduct-Feedback- Test Assumptions- Improve UX- Communication; Marketing- Improve Funnel (AARRR!)- Built-in Quality- Reduce Tech DebtPeople-Lab time. Guilds- ScrumMasters- Free Electrons- Kaizen Events- Pairing- Events; Community- Desksurfing- Job Switching-Mentoring- Training- Coaching- Facilitating- Peer Review- Teamwork- Certification- Self ImprovementPrepareTest the WatersRememberTell the Sprint StoryPluses & DeltasSelect & DivideRoot Cause AnalysisDevise PlanThank and AcknowledgeFollow UpScrumMaster ProductOwnerManager Team- Process Kaizen & Kaizen ProcessTools (tech, process)- Roles (pairing, training), Facilitate- Teach How to See- ‘Jimmy Cricket’, long term thinking- Motivation; personal growth- Improve System (environment)-See the whole- Support Teams- Remove impediments- Improve Culture- Improve CommunicationCollaboration; Teamwork- Self Organization, W.O.W.- Knowledge Management- Technical Side- Spot Problems: Andon / Jidoka- Develop & Improve standards- Client Feedback & Collaboration- Test Assumptions- Product-Market fit- Communication, Marketing- Improve Funnel (AARRR!)- Clarify problem (not requirements)
  • 101. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisFinal Exercise:What Have you learned?What will you do differently now?(10+5 min)
  • 102. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisRemember...Above All: Kaizen Culture
  • 103. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalisThank you and... BLOG IT!!(Oh, yes, and buy the book!)http://www.proyectalis.com/en/AngelMedinilla
  • 104. © 2013 Proyectalis Gestión de Proyectos S.L. More at http://Slideshare.net/proyectalishttp://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/This presentation is based upon the ideas andwork of many people. And while I’ve tried torecognize copyrights and give credit andattribution where possible, I cannot possiblylist them all, so if you feel like there’ssomething that should be added, changed orremoved from this presentation, please dropme an e-mail atangel.medinilla@proyectalis.com