E book 10 regole per individuare il gestionale giusto
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Come scegliere il gestionale, evitando di sprecare tempo e soldi.

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E book 10 regole per individuare il gestionale giusto E book 10 regole per individuare il gestionale giusto Document Transcript

  • Se il gestionale giusto fosse riconoscibile a prima vista, gli imprenditori non sarebbero costretti a selezionare più prodotti, ad incontrare numerose software house, a chiedere a parenti ed amici con chi si sono trovati meglio o quale soluzione è più affidabile, insomma a sprecare tempo prezioso e di conseguenza soldi.Prima di riunire in un documento scritto questi 10 consigli, ho fatto una ricercasu internet, per verificare se esistesse o meno un testo simile. Con grande sorpresa,non ho trovato niente del genere, perciò sono certo che queste brevi regolesaranno utili a te imprenditore che stai cercando la soluzione software giusta perla tua azienda.Commetti questo errore nella scelta del gestionale?Gli imprenditori italiani hanno una capacità incredibile nella gestione della propriaattività, hanno una forte capacità di anticipare i trend del mercato, un “fiuto” cheli porta quotidianamente ad innovare e far crescere la propria azienda. Tuttaviaspesso considerano il software gestionale solo come strumento per i classiciadempimenti fiscali e non come strumento che li supporti nelle loro strategie ein grado di contenere tutte quelle informazioni che sono di fondamentale importanzaper un manager. Oggi non si può più scegliere un gestionale per fare solo bollee fatture, ma come strumento di supporto alle decisioni quotidiane, qualsiasi siail tipo d’azienda, dalla più grande alla più piccola. Segui queste dieci regole eriuscirai a selezionare un software che sia un valido strumento di lavoro.Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara LazzerettiPer informazioni: a.innocenti@deltaphi.it
  • 10Regole per individuare il gestionale giusto 1) Hai mai osservato sotto questa prospettiva la tua azienda? La prima regola, anche se potrà sembrare banale, è quella di guardare attentamente dentro la tua azienda. Spesso nella scelta di un gestionale, si analizzano solo alcuni aspetti.L’atteggiamento migliore è mettersi in prospettiva, come se si dovesse guardareun quadro di un pittore famoso, scrutando ogni angolo della “tela”ed analizzaredesideri e necessità di ogni settore, confrontandoli con quelli dei collaboratori.A questo punto evidenzia le esigenze di ogni singolo reparto in uno schemariassuntivo come questo. Reparti Desideri & necessità Amministrazione Gestire sia il ciclo attivo che passivo per avere dati aggiornati in tempo reale Acquisti Evitare di ordinare del materiale già disponibile Produzione Gestire il lancio della produzione controllando i tempi di spedizione del prodotto finito Imprenditore Avere sotto controllo i dati e le informazioni per ogni area aziendaleDocumento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara LazzerettiPer informazioni: a.innocenti@deltaphi.it
  • 2) E ora? Guarda fuoriSeguendo lo stesso metodo analizza le relazioni con clienti, fornitori e partner piùimportanti per individuare quali informazioni sono fondamentali per l’organizzazionee la gestione dell’impresa.A questo punto è utile riunire tutte le informazioni raccolte in un semplice schema. Cliente/Fornitore/Agente Desideri & necessità (ovunque si trovino) Cliente Inserire gli ordini Cliente/Fornitore Verificare lo scadenziario dei pagamenti Agente Evitare di inviare gli ordine tramite fax Agente Verificare la disponibilità della merce nel magazzino 3) Attento all’evoluzione Una verifica necessaria nel momento della scelta, è la flessibilità e l’evoluzione del software. La tua realtà è unica e diversa dalle altre aziende, anche del tuo stesso settore con possibilità di crescita e di sviluppo unici. E’ necessario perciò verificare che il software si adatti alle tue richieste attuali e future.4) Hai valutato le opportunità del mercato globale?Un esempio è la sfida che il mercato globale propone alle aziende, può costituireuna vera è propria opportunità per incrementare vendite, numero di clienti e perfar conoscere i tuoi prodotti e servizi.Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara LazzerettiPer informazioni: a.innocenti@deltaphi.it
  • In un mercato globale è tuttavia fondamentale pensare ad una soluzione softwareche permetta l’apertura al mondo esterno grazie ad Internet.Poter mettere a disposizione di Clienti, Fornitori o potenziali Clienti tutte leinformazioni necessarie per far crescere il tuo business costituisce un concretovantaggio per la tua impresa.5) Piattaforma Hardware e sistema operativo? No problem!La piattaforma hardware non costituisce più un problema: oggi la maggior partedei gestionali è multipiattaforma. Scegli la soluzione software considerando anchele preferenze e le conoscenze dei tuoi collaboratori e gli investimenti fatti in passato.Adotta la stessa metodologia anche per la scelta del software di base. 6) Quanto sono importanti gli strumenti di lavoro utilizzati? Il personale in azienda spesso è abituato a lavorare con strumenti di lavoro come Office Automation. Scegli il gestionale che permette di utilizzare questi strumenti in modo integrato e strutturato, eviterai di perdere documentiestremamente importanti o di dover sprecare tempo nell’inserirli nel nuovogestionale.7) Conosci tutte le metodologie per acquistare un gestionale?Oggi puoi scegliere diversi modi di acquistare un gestionale: puoi optare per iltradizionale acquisto del software in licenza d’uso oppure utilizzarlo pagando uncanone annuale che comprende la manutenzione al prodotto.E’ necessario valutare bene, dopo aver scelto il software, quale modalità è piùgiusta in base alle tue esigenze.Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara LazzerettiPer informazioni: a.innocenti@deltaphi.it
  • 8) Sai dimostrare le tue esigenze?La fase di dimostrazione del software o “demo” è un momento molto importantee deve essere gestita nel migliore modo. Molto prima che inizi è necessario chetu metta al corrente chi presenta il prodotto delle caratteristiche fondamentali,delle problematiche aziendali, dei prodotti utilizzati. Per questo ti saranno utili glischemi fatti analizzando le varie esigenze e desideri dei reparti e dei collaboratori,che successivamente dovrai coinvolgere per verificare la corrispondenza delgestionale con le aspettative aziendali. 9) Scelta del software o scelta del Partner? Quando scegli il software gestionale, assisti a numerose dimostrazioni ed entri in contatto con il personale tecnico del probabile Partner. Questo è un momento decisivo, è da questo primo approccio che puoi capire se il connubio Software/Partner fa per te, perché entrambidevono essere congeniali alla tua realtà ed alle tue richieste.10) Sai analizzare i tempi giusti?Generalmente quando si decide di sostituire il gestionale i tempi sono molto stretti.Infatti, per la mia esperienza, ho visto molte aziende cominciare a valutare lesoluzioni a giugno e fare l’ordine a novembre per partire a gennaio, con moltedifficoltà…Calcola bene i tempi d’attivazione e di “rodaggio” e considera che un’adeguataformazione dei tuoi collaboratori è fondamentale per il successo del progetto.Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara LazzerettiDocumento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara LazzerettiPer informazioni: a.innocenti@deltaphi.itPer informazioni: a.innocenti@pluribus.it
  • In sintesi analizzare bene ogni aspetto della tua azienda e ogni opportunità rispettando le regole che ti abbiamo indicato può farti risparmiare tempo prezioso nell’individuare il gestionale ed il partner giusto. Sarai certo che il software scelto non trascurerà nessuna esigenza fondamentale della tua attività e costituirà unconcreto strumento di lavoro in grado di sostenere ogni sviluppo.Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara LazzerettiPer informazioni: a.innocenti@deltaphi.it