Come scegliere il gestionale, evitando di sprecare tempo e soldi.

2. Se il gestionale giusto fosse riconoscibile
a prima vista, gli imprenditori non sarebbero costretti
a selezionare più prodotti, ad incontrare numerose
software house, a chiedere a parenti ed amici con chi
si sono trovati meglio o quale soluzione è più affidabile,
insomma a sprecare tempo prezioso e di conseguenza
soldi.
Prima di riunire in un documento scritto questi 10 consigli, ho fatto una ricerca
su internet, per verificare se esistesse o meno un testo simile. Con grande sorpresa,
non ho trovato niente del genere, perciò sono certo che queste brevi regole
saranno utili a te imprenditore che stai cercando la soluzione software giusta per
la tua azienda.
Commetti questo errore nella scelta del gestionale?
Gli imprenditori italiani hanno una capacità incredibile nella gestione della propria
attività, hanno una forte capacità di anticipare i trend del mercato, un “fiuto” che
li porta quotidianamente ad innovare e far crescere la propria azienda. Tuttavia
spesso considerano il software gestionale solo come strumento per i classici
adempimenti fiscali e non come strumento che li supporti nelle loro strategie e
in grado di contenere tutte quelle informazioni che sono di fondamentale importanza
per un manager. Oggi non si può più scegliere un gestionale per fare solo bolle
e fatture, ma come strumento di supporto alle decisioni quotidiane, qualsiasi sia
il tipo d’azienda, dalla più grande alla più piccola. Segui queste dieci regole e
riuscirai a selezionare un software che sia un valido strumento di lavoro.
Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara Lazzeretti
Per informazioni: a.innocenti@deltaphi.it

3. 10Regole per individuare il
gestionale giusto
1) Hai mai osservato sotto questa prospettiva
la tua azienda?
La prima regola, anche se potrà sembrare banale, è
quella di guardare attentamente dentro la tua azienda.
Spesso nella scelta di un gestionale, si analizzano solo
alcuni aspetti.
L’atteggiamento migliore è mettersi in prospettiva, come se si dovesse guardare
un quadro di un pittore famoso, scrutando ogni angolo della “tela”ed analizzare
desideri e necessità di ogni settore, confrontandoli con quelli dei collaboratori.
A questo punto evidenzia le esigenze di ogni singolo reparto in uno schema
riassuntivo come questo.
Reparti Desideri & necessità
Amministrazione Gestire sia il ciclo attivo che passivo per
avere dati aggiornati in tempo reale
Acquisti Evitare di ordinare del materiale già
disponibile
Produzione Gestire il lancio della produzione
controllando i tempi di spedizione del
prodotto finito
Imprenditore Avere sotto controllo i dati e le
informazioni per ogni area aziendale
Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara Lazzeretti
Per informazioni: a.innocenti@deltaphi.it

4. 2) E ora? Guarda fuori
Seguendo lo stesso metodo analizza le relazioni con clienti, fornitori e partner più
importanti per individuare quali informazioni sono fondamentali per l’organizzazione
e la gestione dell’impresa.
A questo punto è utile riunire tutte le informazioni raccolte in un semplice schema.
Cliente/Fornitore/Agente Desideri & necessità
(ovunque si trovino)
Cliente Inserire gli ordini
Cliente/Fornitore Verificare lo scadenziario dei
pagamenti
Agente Evitare di inviare gli ordine tramite fax
Agente Verificare la disponibilità della merce
nel magazzino
3) Attento all’evoluzione
Una verifica necessaria nel momento della scelta, è la
flessibilità e l’evoluzione del software. La tua realtà è
unica e diversa dalle altre aziende, anche del tuo stesso
settore con possibilità di crescita e di sviluppo unici.
E’ necessario perciò verificare che il software si adatti
alle tue richieste attuali e future.
4) Hai valutato le opportunità del mercato globale?
Un esempio è la sfida che il mercato globale propone alle aziende, può costituire
una vera è propria opportunità per incrementare vendite, numero di clienti e per
far conoscere i tuoi prodotti e servizi.
Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara Lazzeretti
Per informazioni: a.innocenti@deltaphi.it

5. In un mercato globale è tuttavia fondamentale pensare ad una soluzione software
che permetta l’apertura al mondo esterno grazie ad Internet.
Poter mettere a disposizione di Clienti, Fornitori o potenziali Clienti tutte le
informazioni necessarie per far crescere il tuo business costituisce un concreto
vantaggio per la tua impresa.
5) Piattaforma Hardware e sistema operativo? No problem!
La piattaforma hardware non costituisce più un problema: oggi la maggior parte
dei gestionali è multipiattaforma. Scegli la soluzione software considerando anche
le preferenze e le conoscenze dei tuoi collaboratori e gli investimenti fatti in passato.
Adotta la stessa metodologia anche per la scelta del software di base.
6) Quanto sono importanti gli strumenti di
lavoro utilizzati?
Il personale in azienda spesso è abituato a lavorare con
strumenti di lavoro come Office Automation. Scegli il
gestionale che permette di utilizzare questi strumenti in
modo integrato e strutturato, eviterai di perdere documenti
estremamente importanti o di dover sprecare tempo nell’inserirli nel nuovo
gestionale.
7) Conosci tutte le metodologie per acquistare un gestionale?
Oggi puoi scegliere diversi modi di acquistare un gestionale: puoi optare per il
tradizionale acquisto del software in licenza d’uso oppure utilizzarlo pagando un
canone annuale che comprende la manutenzione al prodotto.
E’ necessario valutare bene, dopo aver scelto il software, quale modalità è più
giusta in base alle tue esigenze.
Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara Lazzeretti
Per informazioni: a.innocenti@deltaphi.it

6. 8) Sai dimostrare le tue esigenze?
La fase di dimostrazione del software o “demo” è un momento molto importante
e deve essere gestita nel migliore modo. Molto prima che inizi è necessario che
tu metta al corrente chi presenta il prodotto delle caratteristiche fondamentali,
delle problematiche aziendali, dei prodotti utilizzati. Per questo ti saranno utili gli
schemi fatti analizzando le varie esigenze e desideri dei reparti e dei collaboratori,
che successivamente dovrai coinvolgere per verificare la corrispondenza del
gestionale con le aspettative aziendali.
9) Scelta del software o scelta del Partner?
Quando scegli il software gestionale, assisti a numerose
dimostrazioni ed entri in contatto con il personale tecnico
del probabile Partner. Questo è un momento decisivo,
è da questo primo approccio che puoi capire se il
connubio Software/Partner fa per te, perché entrambi
devono essere congeniali alla tua realtà ed alle tue richieste.
10) Sai analizzare i tempi giusti?
Generalmente quando si decide di sostituire il gestionale i tempi sono molto stretti.
Infatti, per la mia esperienza, ho visto molte aziende cominciare a valutare le
soluzioni a giugno e fare l’ordine a novembre per partire a gennaio, con molte
difficoltà…
Calcola bene i tempi d’attivazione e di “rodaggio” e considera che un’adeguata
formazione dei tuoi collaboratori è fondamentale per il successo del progetto.
Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara Lazzeretti
Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara Lazzeretti
Per informazioni: a.innocenti@deltaphi.it
Per informazioni: a.innocenti@pluribus.it

7. In sintesi analizzare bene ogni aspetto della tua azienda
e ogni opportunità rispettando le regole che ti abbiamo
indicato può farti risparmiare tempo prezioso
nell’individuare il gestionale ed il partner giusto.
Sarai certo che il software scelto non trascurerà nessuna
esigenza fondamentale della tua attività e costituirà un
concreto strumento di lavoro in grado di sostenere ogni sviluppo.
Documento realizzato da Andrea Innocenti in collaborazione con Sara Lazzeretti
Per informazioni: a.innocenti@deltaphi.it