1. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Effectieve (project)teams
Masters of Project Management
Spakenburg, 16 juni 2009
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

2. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Doel Presentatie
• Met elkaar van gedachten wisselen over het belang
van effectieve (project)teams en hoe zo’n effectief en
goed functionerend team te ontwikkelen.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

3. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Agenda
• Introductie
• Korte Inleiding
– Wat verstaan we onder een effectief team?
– Wat zijn de disfuncties van een team?
• World Café
– Met elkaar in gesprek over een aantal vragen
• Afsluiting
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

4. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Wie is die man?
• ing. Arjan van der Poel MBA
• Zeist, Nederland
• Oprichter Suerte Advies & Training
• IT Organisatieontwikkeling en -verbetering
• Projectmanager, consultant en trainer
• Promotieonderzoek naar de effectiviteit van IT-
organisaties in relatie tot enterprise capabilities als:
leiderschap, cultuur en teamwork.
• arjan.van.der.poel@suerte.eu of +31 6 11370141
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

5. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Effectieve teams
• Effectieve teams kenmerken zich door vertrouwen,
openheid, betrokkenheid, persoonlijke verantwoor-
delijkheid en resultaatgerichtheid.
• Stelling 1: Alle teams zijn in potentie disfunctioneel.
Dat is onvermijdelijk, omdat ze bestaan uit feilbare
menselijke wezens.
• Stelling 2: Wanneer je alle mensen binnen een
organisatie in dezelfde richting zou kunnen laten
samenwerken, zou je in elke bedrijfstak en elke markt,
op elk moment voorop kunnen lopen.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

6. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Stel uzelf de volgende vragen …
• Geven teamleden vrij en openlijk hun mening over alle
onderwerpen?
• Zijn teambijeenkomsten uitdagen en productief?
• Komt het team snel tot beslissingen of raakt het vast in
eindeloze discussies of in het streven naar
consensus?
• Confronteren teamleden elkaar op een constructieve
manier met hun tekortkomingen?
• Geven teamleden hun persoonlijk belang op ten
gunste van het belang van het team?
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

7. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Disfuncties van een team
Te weinig aandacht voor teamresultaten
Verantwoordelijkheid vermijden
Gebrek aan betrokkenheid
Angst voor conflicten
Gebrek aan vertrouwen
Bron: De vijf frustraties van teamwork en hoe die te verhelpen (Patrick Lencioni)
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

8. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Afwezigheid van vertrouwen
• De eerste frustratie is de afwezigheid van vertrouwen
tussen teamleden onderling. De wortel hiervan ligt in
wezen bij degenen die niet bereid zijn om zich binnen
de groep kwetsbaar op te stellen. Teamleden die niet
in alle openheid hun fouten en zwakheden toegeven,
maken het onmogelijk een basis van vertrouwen te
leggen.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

9. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Leden van teams waarin het aan
vertrouwen ontbreekt
• Verbergen zwakheden en fouten voor elkaar;
• Aarzelen bij het vragen van hulp of het geven van
opbouwende feedback;
• Aarzelen hulp aan te bieden buiten het terrein
waarvoor ze verantwoordelijk zijn;
• Staan meteen met conclusies klaar over de intenties
en neigingen van anderen, zonder dat ze proberen
daarover eerst duidelijkheid te krijgen;
• Slagen er niet in vaardigheden en ervaringen bij
anderen te herkennen en daarvan gebruik te maken.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

10. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Leden van teams waarin vertrouwen
heerst
• Geven hun zwakheden en fouten toe, durven om hulp
te vragen;
• Accepteren vragen en de inbreng van anderen op het
terrein waarvoor ze zelf verantwoordelijk zijn;
• Gunnen elkaar het voordeel van de twijfel voordat ze
tot een negatieve gevolgtrekking komen;
• Waarderen en benutten de vaardigheden en
ervaringen van anderen;
• Steken tijd en energie in belangrijke zaken, niet in
politieke spelletjes.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

11. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Angst voor conflicten
• Het onvermogen om vertrouwen te creëren is
schadelijk aangezien het de toon zet voor de tweede
kwaal: angst voor conflicten. Teams waarin het aan
vertrouwen ontbreekt, zijn niet in staat om zich over te
geven aan ongeremde en hartstochtelijke debatten
over ideeën. In plaats daarvan beperken ze zich tot
versluierende discussies en commentaren.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

12. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Teams die bang zijn voor conflicten
• Hebben vervelende vergaderingen;
• Creëren situaties waarin achterbakse politiek en
persoonlijke aanvallen gedijen;
• Negeren controversiële onderwerpen die van doorslag-
gevend belang zijn voor het succes van het team;
• Slagen er niet in om te profiteren van de standpunten
en perspectieven van de teamleden;
• Verspillen tijd en energie met het ophouden van de
schijn en met inter-persoonlijk risicomanagement.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

13. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Teams die conflicten aangaan
• Kunnen levendig en boeiend vergaderen;
• Boren ideeën van alle teamleden aan en profiteren
daarvan;
• Lossen echte problemen snel op;
• Beperken politieke activiteiten;
• Brengen kritieke onderwerpen ter tafel.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

14. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Gebrek aan betrokkenheid
• De afwezigheid van gezonde conflicten vormt een
probleem aangezien daardoor de basis wordt gelegd
voor de derde frustratie van teamwork: gebrek aan
betrokkenheid. Wanneer teamleden in de loop van
hartstochtelijke en open debatten geen lucht hebben
kunnen geven aan hun meningen, engageren ze zich
zelden of nooit en stellen zij zich ook niet achter
besluiten op, hoewel ze misschien tijdens
vergaderingen instemming veinzen.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

15. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Een team dat niet als eenheid optreedt
• Creëert onduidelijkheid binnen het team over de
richting en de prioriteiten;
• Ziet kansen verdwijnen vanwege de niet aflatende
analyse en onnodige vertraging;
• Creëert gebrek aan vertrouwen en angst voor
mislukkingen;
• Komt keer op keer op discussies en beslissingen
terug;
• Moedigt kritiek achteraf onder de teamleden aan.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

16. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Een team dat als eenheid optreedt
• Schept duidelijkheid over de richting en de prioriteiten;
• Verenigt het hele team rond gemeenschappelijke
doelstellingen;
• Ontwikkelt het vermogen om van fouten te leren;
• Profiteert van kansen voordat de concurrentie dat doet;
• Handelt zonder aarzeling;
• Verandert zonder aarzeling of schuldgevoelens van
richting.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

17. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Mijden van verantwoordelijkheid
• Door dit gebrek aan echte betrokkenheid en
engagement gaan teamleden het nemen van
verantwoordelijkheid mijden. Dit is de vierde frustratie.
Werknemers kunnen nog zo geconcentreerd en
gedreven zijn, maar als ze een overeengekomen plan
van actie niet van harte steunen, leidt dat ertoe dat ze
collega’s, die met hun gedragingen het teambelang
lijken te schaden, slechts aarzelend ter verantwoording
roepen.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

18. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Een team dat verantwoordelijkheid
mijdt
• Creëert wrok tussen teamleden met onderling
verschillende prestatiemaatstaven;
• Moedigt middelmatigheid aan;
• Mist deadlines en belangrijke afspraken;
• Belast de teamleider onnodig daar hij de enige bron
van discipline wordt.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

19. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Teamleden die elkaar op hun verant-
woordelijkheden aanspreken
• Zorgen ervoor dat collega’s die slecht presteren zich
aangespoord voelen beter hun best te doen;
• Signaleren potentiele problemen snel door zonder
aarzelen de benadering van een collega ter discussie
te stellen;
• Bevorderen dat collega’s die dezelfde hoge maatsta-
ven aanleggen elkaar respecteren;
• Vermijden buitensporige bureaucratie in verband met
prestatiemanagement en corrigerende maatregelen.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

20. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Te weinig aandacht voor resultaten
• Door van elkaar geen verantwoording te vragen, wordt
de omgeving gecreëerd waarin de vijfde frustratie kan
ontstaan. Te weinig aandacht voor resultaten doet zich
voor als teamleden hun individuele belangen (het
eigen ego, carrièreplanning of erkenning) of de
belangen van hun afdeling, voorrang geven boven de
doelstellingen van het team.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

21. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Een team waarbij resultaten niet op de
eerste plaats komen
• Stagneert en slaagt er niet in zich te ontwikkelen;
• Slaagt er zelden in de concurrentie achter zich te laten;
• Raakt prestatiegerichte werknemers kwijt;
• Moedigt teamleden aan zich te concentreren op de
eigen loopbaan en individuele doelstellingen;
• Laat zich gemakkelijk afleiden.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

22. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Een team dat zich concentreert op de
collectieve resultaten
• Houdt prestatiegerichte werknemers vast;
• Minimaliseert individualistisch gedrag;
• Geniet van successen en lijdt onder mislukkingen;
• Profiteert van individuen die hun eigen doelstellingen
en belangen ondergeschikt maken aan het
teambelang;
• Zorgt ervoor niet te worden afgeleid.
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

23. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
World Café
• Hoe krijg je mensen in gesprek over thema’s die er toe
doen, teneinde hier als team/organisatie van te leren?
• De beste gesprekken heb je in de kroeg … knus bij
elkaar, tafel kleedje, plastic bloemetje … kopje koffie.
• Society of Organisational Learning
• www.solonline.nl
Bron: The World Cafe, Shaping Our Futures Through Conversations That Matter (Juanita Brown)
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

24. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Spelregels …
• Zoek met vier mensen een plek in de zaal
• Heb een gesprek, geen discussie/argumentatie
• Luister om te begrijpen en stel vragen ter
verduidelijking
• Maak (aan)tekeningen, laat iets achter …
• ‘Table Host’ blijft zitten/staan, de rest zoekt andere
‘tafel’
• Leg na de wisseling de nieuwkomers kort uit wat
besproken is en start met de nieuwe vraag
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

25. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
De vragen …
Ronde 1:
• Hoe vergroot jij het vertrouwen van een team?
Ronde 2:
• Op welke wijze ontwikkel jij je (project)team?
Ronde 3:
• Wat is volgens jou de rol van de projectmanager bij
deze teamontwikkeling?
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

26. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

27. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Logische niveaus van teams
Waartoe zijn wij? Missie
Wie zijn wij? Identiteit
Wat vinden wij belangrijk? Waarden
Wat geloven wij? Overtuigingen
Wat kunnen wij? Vermogens
Wat doen wij? Gedrag
Onze resultaten? Omgeving
Bron: Logische Niveaus in Verandering (Robert Dilts & Gregory Bateson)
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

28. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
Werkwijze …
• Doorloop de niveaus ‘van beneden naar boven’ en stel
je bij elk niveau de volgende twee vragen:
– Waar zijn we blij om, wat gaat goed, waar zijn we trots op,
welke successen hebben we behaald? (= wat willen we
behouden en meenemen?)
– Waar zijn we niet blij om, wat gaat niet goed, waarin hebben
we onszelf belemmerd, wat stelt ons teleur? (= wat willen we
achter ons laten?)
• Als de missie helder is, doorloop dan de niveaus ‘van
boven naar beneden’ ter controle op alignment en
congruentie. Pas indien nodig zaken aan.
• Formuleer tenslotte op het onderste niveau je doelen
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT

29. SUERTE A D V I E S & T R A I N I N G
SUCCESVOL IN IT SERVICE MANAGEMENT