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Mizuki Tanno
Mizuki Tanno
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できるポケット＋ ebook「サイボウズ Live 改訂版」は、4000 万 部突破のできるシリーズのコンセプトを生かし、コラボレーションツ ール「サイボウズ Live」の使いかたを、わかりやすく解説した電子 書籍です。 ●本書の読み方 レッスンごとに詳細な手順付きでサイボウズ Live の操作方法を解説。 すぐにサイボウズ Live の操作方法と活用ワザを身につけることがで きます。 ◆手順見出し 1 つの手順ごとに見出しを立て、操作の 要点などを紹介しています。 ◆操作解説 ◆操作説明 操作に対する補足説明や、操作後の状態 画面やキーのどこをどう操作したらよい を解説しています。 のかを説明しています。 「できる」「できるシリーズ」は、株式会社インプレスジャパンの登録商標です。 、 Microsoft、Windows は、米国 Microsoft Corporation の登録商標です。 「サイボウズ」「KUNAI」は、サイボウズ株式会社の登録商標です。 、 その他、本文中の製品名およびサービス名は、一般に各開発メーカーおよびサービス提供元の商標または登録商標です。 なお、本文中には™および ® マークは明記していません。 Copyright © 2012 Impress Japan Corporation. All rights reserved. 本書の内容はすべて、著作権法によって保護されています。 著者および発行者の許可を得ず、転載、複写、複製等の利用はできません。
目次 目次— ———————————————————————— 3 基 本 編 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 5 サイボウズ Live の特長 1 サイボウズ Live でできることを見てみよう———————— 6 ユーザー登録 2 サイボウズ Live を使えるようにするには————————— 10 グループの作成 3 プロジェクト用のグループを作成するには— ——————— 16 メンバーの招待 4 グループにメンバーを追加するには— —————————— 20 ホームとグループのトップページ 5 サイボウズ Live の画面の見方を覚えよう————————— 24 掲示板 6 連絡事項を共有したりディスカッションしたりするには— — 30 返信 7 コメントを引用して返信するには— ——————————— 38 イベント 8 メンバーでスケジュールを共有するには— ———————— 44 ToDo リスト 9 メンバーにタスクを割り当てるには— —————————— 48 添付ファイル 10 トピックなどの本文やコメントにファイルを添付するには— — 54 共有フォルダ 11 プロジェクトのファイルをグループで共有するには— ——— 58 検索 12 過去のやり取りを検索するには— ———————————— 66
活 用 編 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 71 個人設定 13 詳細なプロフィールを設定するには— —————————— 72 コネクション 14 サイボウズ Live で連絡先を管理するには————————— 76 メッセージ 15 メンバーと個別にやり取りするには— —————————— 80 アンケート 16 メンバーにアンケートを取るには— ——————————— 84 マイカレンダー 17 プロジェクト以外の予定をサイボウズ Live で管理するには—— 88 サイボウズ Live シンク 18 Google カレンダーの予定をサイボウズ Live に取り込むには— — 92 モバイル利用 19 スマートフォンや携帯電話からサイボウズ Live を利用するには—— 98 Crowy 20 サイボウズ Live や Twitter の更新をまとめて確認できるようにするには—— 104 joogoo 21 更新情報をポップアップで確認するには— ——————— 108 ●用語の使い方 　本文中では「Microsoft® Windows 7」のことを「Windows 7」または「Windows」と記述しています。また、本文 中で使用している用語は、基本的に実際の画面に表示される名称に則っています。 ●本書の前提 　各レッスンは、 「Windows 7 Home Premium」がインストールされているパソコンと、iPhone 4（iOS 4 搭載）で、 インターネットに常時接続されている環境を前提に画面を再現しています。Windows Vista、Windows XP や Mac OS X をご利用の場合、一部画面や操作が異なることがありますが、基本的に同じ要領で手順を進められます。iOS 5 がインス トールされた iPhone 4S や iPhone 3G/3GS をご利用の場合、共通する機能については同じ要領で手順を進められます。 ●本書に掲載されている情報について 　本書の基本編（レッスン 1 〜 12）で紹介する操作は、2012 年 1 月現在の情報です。活用編（レッスン 13 〜 21）で 紹介する操作は、 2011 年 5 月の情報です。本書の発行後、 本書で解説するサービスの内容は変更される可能性があります。
基本編 サイボウズ Live は、オンライン上で連絡事項や スケジュールなどを共有し、プロジェクトの進捗管理や 情報共有に活用できるコラボレーションツールです まずはユーザー登録を行い、基本機能を使ってみましょう
レッスン a サイボウズ Live の特長 1 サイボウズ Live で できることを見てみよう サイボウズ Live は複数のメンバーで情報共有できるコラボレーションツール です。Web ブラウザー上で掲示板やスケジュールなどを確認できます。 サイボウズ Live とは？ 　サイボウズ Live は、オンライン上にプロジェクト用のグルー プを作成し、プロジェクトメンバーと情報共有できるコラボレー ションツールです。メンバー全員で掲示板にコメントを書き込ん だり、スケジュールを登録したりして、プロジェクトの進行やサ ークルの運営などに役立てることができます。1 グループにつき 20名までなら、無料でいくつでもグループを作成できます。 　インターネットに接続できる環境があればいつでもどこでも利 用できるので、遠隔地にいるメンバーとも手軽にコミュニケーシ ョンが行えます。さっそくサイボウズ Live にユーザー登録して、 ビジネスやプライベートに活用しましょう。 サイボウズLive 掲示板 イベント 共有フォルダ 掲示板に スケジュール 書き込み 登録 ファイル 共有 取引先 社内チーム 会社の支店 社内外を含めたプロジェクトチームで情報共有や 6 スケジュールの調整、ファイル共有などができる
基 本 サイボウズ Live を安全に使うために 編 パスワードは厳重に管理しよう サイボウズ Live 上でやり取りするデータは「SSL」という技術で 1 ● 暗号化されるため、通信経路から外部に情報が漏れたり、情報を盗 サ イ み見されたりする心配はありません。ただし、サイボウズ Live に ボ ウ ログインするためのパスワードが知られてしまうと、勝手にログイ ズ ンされる可能性があります。不正に利用されないためにも、パスワー Live ドは厳重に管理しましょう。 の 特 長 ● メールに代わるコラボレーションを実現 　ビジネスやプライベートでの連絡手段として日常的に使われて いるメールは、 や BCC、 CC メーリングリストが使えるとはいえ、 1 対 1 のやり取りが基本です。複数の人の意見を集約したり、ス ケジュールを調整したりすることには向いていません。また、大 量のメールが届くと、重要なメールを見落とす可能性もあります。 　一方、複数のメンバーとの情報共有を前提としたサイボウズ Live では、掲示板を使ってメンバーの意見をまとめたり、カレ ンダーの機能を使ってスケジュールを調整したりすることが簡単 にできます。更新された情報はサイボウズ Live 上でマーキング 表示されるので、情報の見落としを防ぐこともできます。 メール サイボウズLive 掲示板 1 対 1 のやり取りが基本の 複数のメンバーの意見をまとめた ため、複数の人とのやり取 り、スケジュールを調整したりする りには向いていない ことが簡単にできる 7
コラボレーションに必要な機能がワンセット 　サイボウズ Live には、グループのメンバーと情報共有するた めのさまざまな機能が備わっています。 掲示板 　メンバー全員でプロジェクトの連絡事項などを書き込み、情報 を共有できます。コメントを書き込んだり、そのコメントに返信 したりしてディスカッションすることができます。 共有フォルダ 　メンバー全員で共有したいファイルを、1 グループにつき最大 500MB まで保存しておくことができます。ファイルの更新やフ ォルダの管理も簡単にできます。 ToDo リスト 　プロジェクトの進行やスケジュールに合わせて ToDo を登録で きます。担当するメンバーや進捗状況なども設定でき、登録した ToDo はカレンダーに表示されます。 イベント 　会議の予定やマイルストーンを登録できます。登録した予定は メンバー全員で共有でき、会議室やプロジェクターなどの設備を 予約することもできます。 　このほか、 個別のメンバーとやり取りするための「メッセージ」 、 グループ以外の個人的な予定を管理するための「マイカレンダー」 などの機能もあります。 8
基 スマートフォンや携帯電話からも簡単にアクセス 本 編 　サイボウズ Live には、パソコンからはもちろん、iPhone や Android といったスマートフォンや、携帯電話からもアクセスで 1 ● きます。2012 年 1 月現在はパソコンからアクセスした場合と同 サ イ ボ 等の機能が提供されており、外出先でも更新された情報を確認 ウ ズ したり、スケジュールを変更したりできます。また、iPhone と Live Android 用のアプリも提供されています。 の 　画面はスマートフォンや携帯電話からでも見やすいように設計 特 長 されているので、目的の情報にすばやくアクセスできます。 ● 最新情報は Twitter や 「サイボウズ Live マガジン」で確認できる サイボウズ Live は、新たな機能やよりよい使い勝手について日々 開発が進められています。サイボウズ Live の最新情報は、Twitter や「サイボウズ Live マガジン」で確認しましょう。 ▼サイボウズ Live の公式 Twitter アカウント（@cybozulive） http://twitter.com/cybozulive ▼サイボウズ Live マガジン http://magazine.cybozulive.com/ サイボウズ Live への意見や要望は 「IDEABOX」に投稿できる サイボウズ Live に対する意見や機能追加の要望などは「IDEABOX」 に投稿できます。画面下部の［ヘルプセンター］をクリックし、 ［ヘ ルプセンター］の画面右にある［IDEABOX］をクリックすると、サ ［ イボウズ Live IDEABOX］が表示されます。ニックネームを登録 すると、要望を投稿したり、投稿されている要望に賛成したりでき るようになります。要望は賛成のポイントが多いほど、実現される 可能性が高まります。 9
レッスン a ユーザー登録 2 サイボウズ Live を 使えるようにするには サイボウズ Live の Web ページにアクセスし、ユーザー登録を行いましょう。 メールアドレスやパスワードなどを登録します。 ユーザー登録を行う 1 サイボウズ Live の Web ページにアクセスする 1 Web ブ ラ ウ ザ ー の ア ド レ ス バ ー に 2 Enter］キー ［ 「http://live.cybozu.co.jp/」と入力 を押す サイボウズ Live の Web 3 今すぐ使ってみる（無料） ［ ］ ページが表示された をクリック 新規のユーザー登録は早めに行おう 新規のユーザー登録の手続きは、手順 2 で［送信する］をクリック してから 2 時間以内に行う必要があります。登録用のメールを受信 したら、すぐにユーザー登録を行いましょう。 10
基 2 メールアドレスを入力する 本 編 ［ユーザー登録（無料）］ 1 メールアドレス］［メールアドレス ［ と （確 が表示された 認用）］に同じメールアドレスを入力 2 ● ユ ー ザ ー 登 録 ● 2 送信する］をクリック ［ 3 ユーザー登録用のメールが送信される メール送信の確認画面が 手順 2 で入力したメールアドレスに 表示された ユーザー登録用のメールが送信される この Web ページは 閉じてもよい 11
4 ユーザー登録用の Web ページを表示する メールソフトを 1 送信された［［サイボウズ Live］入会手続き 起動しておく のご案内］という件名のメールを開く 2 ■メンバー登録用の URL：］ ［ の下にある URL をクリック ユーザー登録の有効期限が 記載されている ユーザー登録用のメールが見つか ら な い 場 合 は、 迷 惑 メ ー ル に 振 り分けられていないかを確認する 5 ユーザー情報を登録する Web ブラウザーが起動し、 ［新 1 パスワード］と［パスワード（確 ［ 規会員登録］が表示された 認用）］に同じパスワードを入力 2 名前］に氏名を ［ 入力 ［よみがな］は自動 で入力される 3 男性］ ［女性］ ［ か のいずれかをク リック 4 利用規約に同意して登録する］を ［ 12 クリック
基 本 サイボウズ Live のホームは 編 ブックマークしておこう サイボウズ Live 上の情報はメンバーによって頻繁に更新されます。 2 ● すぐにサイボウズ Live の Web ページにアクセスできるように、手 ユ ー 順 6 のホームの画面をブックマーク（Internet Explorer の場合は ザ ー 「お気に入り」に登録）しておきましょう。 登 録 ● サイボウズ Live から退会するには サイボウズ Live から退会するには、画面上部の［アカウント］を クリックし、［個人設定］をクリックします。［アカウント情報］が 表示されたら、［退会する］をクリックしましょう。 6 ユーザー登録が完了した ユーザー登録が完了し、サイボウズ ［サイボウズ Live へようこそ］ Live のホームが表示された が表示された ［はじめての方へ］をクリックすると、 ［×］をクリック サイボウズ Live の使い方を確認できる 以降［サイボウズ Live へようこそ］は表示されない 13
ログアウトする 1 サイボウズ Live からログアウトする 1 アカウント］ ［ 2 ログアウト］ ［ をクリック をクリック 2 ログアウトが完了した サイボウズ Live のログイン ログアウト ページが表示された が完了した 自動的にログインするには ［ログイン状態を保持する］をチェックしてログインすると、次回か らメールアドレスとパスワードを入力しなくても、すぐにサイボウ ズ Live のホームが表示されます（2 週間有効） 。ただし、自動ログイ ンに設定すると、自分以外の誰かがそのパソコンを使ってサイボウズ Liveへアクセスしてしまうかもしれません。 注意して利用しましょう。 14
基 ログインする 本 編 1 サイボウズ Live にログインする 2 ● サイボウズ Live のログインページが表示されていない場合は「 ユ 」にアクセスしてログインページを表示する ー ザ ー 1 メールアドレス］に ［ 2 パ ス ワ ー ド ］ に ［ 3 ログイン］ ［ 登 メールアドレスを入力 パスワードを入力 をクリック 録 ● 2 ログインが完了した サイボウズ Live のホームが表示された ログインが完了した パスワードを忘れてしまった場合は？ 15 ページの手順 1 で［パスワードを忘れた方はこちら］をクリック すると、 ［パスワードの再設定］が表示されます。メールアドレスを 入力し、パスワードの再設定用のメールを送信できます。 15
レッスン a グループの作成 3 プロジェクト用のグループを 作成するには サイボウズ Live は、チームやプロジェクトなどで情報を共有するときに役立 ちます。まずはグループを作成し、グループの基本情報を登録しましょう。 1 ［グループ作成］を表示する レッスン 2 を参考に、サイボウズ Live にログインしておく 1 グループ］ ［ 2 グループを作成］ ［ をクリック をクリック プロジェクトごとにグループを作成しよう サイボウズ Live では、メンバーが 20名までなら無料でいくつでも グループを作成できます。部署や会社といったグループ以外に、例 えば部署内のチームや、部署や会社をまたいだプロジェクト単位で グループを作成したいときに便利です。複数のグループを利用して もプロジェクトの情報が混在することなく、効率よく情報を管理で きます。 16
基 本 編 グループの「管理者」とは？ 「管理者」に設定されているメンバーは、グループの設定や閉鎖な 3 ● どを行うことができます。初期状態ではグループの作成者が管理者 グ ル に設定されます。管理者を変更したい場合は、グループのトップペー ー プ ジ（19 ページの手順 5 の画面）で［メンバー名簿］をクリックし の て［メンバー名簿］を表示し、管理者を変更する］ ［ をクリックします。 作 成 管理者の名前は［メンバー名簿］の［ステータス］で確認できます。 ● 2 グループの基本情報を登録する ［グループ作成］の［STEP1. 基本情報の ［必須］と表示されてい 入力］が表示された る項目は必ず設定する 1 グ ル ー プ 名 ］ に ［ 2 すべてのメンバーが招待可能］か［管理 ［ グループ名を入力 者のみが招待可能］のいずれかをクリック 3 20 名］をクリック ［ 21 名 以 上 100 名 以 下 のグループは有料プラン 提供開始時まで無料で作 成、利用できる 4 設定したいグループア イコンをクリック ［前へ］［次へ］をクリッ クすると、アイコンを選 択できる 5 グループ概要］ ［ にグル ープの概要やプロジェ クトの目的などを入力 6 次へ］をクリック ［ 17
3 グループに招待できる人数を確認する ［STEP2. メンバーの グループのメンバーはレッスン 4 で登録する 設定］が表示された ので、ここではグループだけを作成する 1 グループに招待できる 人数を確認 2 次へ］をクリック ［ 4 グループの基本情報を確認する ［STEP4. 内容確認］ 1 手順 2 で登録した情報が表示 が表示された されていることを確認 2 作成する］をクリック ［ 18
基 5 グループの作成が完了した 本 編 作成したグループのトップ 登録したグループの概要は［編集］ ページが表示された をクリックすると変更できる 3 ● グ ル ー プ の 作 成 ● リンク集を作成するには グループのトップページにはリンク集を作成して表示できます。有 益な情報が提供されている Web サイトなどのリンクを表示してお けば、メンバー間で情報共有できるでしょう。リンク集を作成する には、［リンク集］にある［編集する］をクリックし、［リンクを追 加する］をクリックします。［追加するリンクの情報を入力してく ださい。 が表示されたら、 ］ リンク先の URL とタイトルを入力し、追 ［ 加する］をクリックします。グループのトップページに戻ったら、編 ［ 集完了］をクリックすると、Web サイトがリンク集に追加されます。 グループを閉鎖するには グループのトップページで［設定］をクリックすると、［設定（基 本情報）］が表示されます。グループの管理者であれば、 ［閉鎖する］ をクリックしてグループを閉鎖できます。 19
レッスン a メンバーの招待 4 グループにメンバーを追加するには グループを作成したら、チームやプロジェクトのメンバーを追加しましょう。 メンバーを追加するには招待メールを送信します。 1 ［メンバー名簿］を表示する レッスン 3 を参考にグループ グループのトップページが表示され を作成し、グループのトップ ない場合は［グループ］［ ‐（作成した ページを表示しておく グループ名）］をクリックする ［メンバー名簿］をクリック 作成したグループはホームにも表示される 作成したグループや参加しているグループはホームに表示されま す。グループのトップページに移動するには、画面上部の［グループ］ をクリックして各グループ名をクリックするか、ホームの画面左側 や画面下部に表示されるグループ名をクリックします。 20
基 2 メンバーを招待する 本 編 ［メンバー名簿］が表示された 4 ● メ ン バ ー の 招 待 ● ［参加メンバー］にグループの ［新しいメンバーを招待する］ メンバーが一覧表示される をクリック 3 招待するメンバーのメールアドレスを入力する ［メンバーの招待］の［STEP1. ここではメールアドレスを入力 知人の選択］が表示された してメンバーを招待する 1 画面を下に 2 メールアドレスを入力］のここをクリックし、 ［ スクロール 招待するメンバーのメールアドレスを入力 複数のメンバーを招 待する場合は、改行 してメールアドレス を入力する 3 次へ］をクリック ［ 21
4 招待メールを送信する ［STEP2. メッセージの入力］が表示された 1 メールアドレスを確認 2 タイトル］に招待メ ［ ールのタイトルを入力 3 本文］にメッセージ ［ を入力 ここに記載されている内 容が招待メールとして送 信される 4 次へ］をクリック ［ ［STEP3. 内容の確認］が表示された 5 メールアドレスと 招待メールのタイ トル、本文を確認 6 招待メールを送信する］をクリック ［ 7 STEP4. 完了］が表示されたら［グループ招待中の知人を確認する］ ［ をクリック 招待を受けたメンバーは どのようにユーザー登録すればいい？ グループの招待メールを受け取ったときは、ユーザー登録用の URL をクリックして 1 週間以内に登録を完了しましょう。 22
基 5 招待メールの送信が完了した 本 編 招待メールが 招待した人には、招待メールを送信し 送信された たことを通知するメールが送信される 4 ● メ グループへの参加が完了すると、［参加 ［招待中］に招待中のメンバー ン メンバー］にメンバーが一覧表示される が一覧表示される バ ー の 招 待 ● ［招待中］と表示され 招待を受けたメンバー ［招待を中止する］ ている場合は、まだ は 22 ページの HINT をクリックすると グループへの参加が を参考にグループへの メンバーの招待を 完了していない 参加手続きを行う 解除できる 違うメールアドレスで登録したい場合は？ 招待メールを受信したメールアドレスとは異なるメールアドレスで も、ユーザー登録やログインができます。あとからメールアドレス を変更したい場合は、画面上部の［アカウント］をクリックし、 ［個 人設定］をクリックします。［アカウント情報］が表示されたら、 ［メールアドレスを変更する］をクリックしてメールアドレスを変 更します。 23
レッスン a ホームとグループのトップページ 5 サイボウズ Live の 画面の見方を覚えよう サイボウズ Live では、ログイン後に表示されるホームと、グループのトップ ページをよく利用します。それぞれの画面の見方を覚えておきましょう。 1 サイボウズ Live のホームを表示する グループが表示されている場合は ［ホーム］をクリック 更新情報はホームで確認しよう サイボウズ Live の更新情報は、ホームで確認したほうが便利です。 グループの更新情報のほか、登録したイベント（レッスン 8 で解説） もすぐに確認できます。また複数のグループに参加している場合は、 画面左側と下部にすべてのグループのアイコンが表示されるので、 どのグループの情報が更新されたのかがわかります。 24
基 2 サイボウズ Live のホームを確認する 本 編 ◆ホーム 5 ● サ イ ボ ウ ズ Live の ［お知らせ］にメンバー参加の通知やサイボ ホ ホームが表示された ウズからのお知らせがまとめて表示される ー ム と 画面左側にはユーザー名や 画面上部にあるバーでグループや グ 参加しているグループが表 カレンダーの切り替え、メンバー ル 示される の管理などが行える ー プ の ト ッ グループや個人の予定がある場 プ ペ 合はカレンダー内に表示される ー ジ グループに未読の更新情 ● 報がある場合は、アイコ ン上に数字が表示される グループのアイ コンをクリック ［ToDo］ をクリックすると、 ［ニュース］のここをクリックすると、 登 録されている ToDo を サイボウズが提供しているニュース まとめて確認できる の表示・非表示を切り替えられる ［アンケート］をクリックす ［お気に入り］をクリックすると、スタ ると、作成したアンケート ーを付けた掲示板のコメントや共有フォ の投票状況を確認できる ルダのファイルなどを一覧表示できる 25
3 グループのトップページを確認する ◆グループのトップページ グループのトップページが表示された ［イベント］には登録した グループのバーでは、イベントや ToDo イベントや未完了・期限切 の登録、掲示板への書き込み、共有フォ れの ToDo が表示される ルダやメンバーの管理などが行える ［ 参 加 メ ン バ ー］ に ［最近の更新］には掲示板 ［グループ概要］ はグループに参加し や ToDo、共有フォルダ、 には登録したグ ているメンバーが表 イベントの更新情報が新着 ループの概要が 示される 順に表示される 表示される グループの表示順を変更するには 複数のグループに参加している場合は、ホームの画面左側に表示さ れるグループ名の表示順を変更できます。頻繁に確認するグループ を上に配置したり、グループの種類ごとに順番に並べたりしてカス タマイズしましょう。グループ名の表示順を変更するには、ホーム の画面左側にある［参加グループの設定］をクリックします。 ［参 加グループ］が表示されたら、順番を変更する］をクリックすると、 ［ 順番の変更画面が表示され、グループ名を並べ替えられます。 26
基 本 編 未読の更新情報をまとめて確認済みにするには グループのトップページの［最近の更新］では、未読の更新情報が 5 ● 黄色で表示されます。確認が不要な更新情報は、各項目をチェック ホ ー し、［最新の更新］の下にある［確認済みにする］をクリックする ム と と、まとめて確認済みにできます。［最近の更新］の下にあるチェッ グ クマークのボタンをクリックすると、すべての項目をチェックでき ル ー るので、すべて確認済みにしたい場合に利用しましょう。 プ の ト 1 確認済みにしたい 2 確認済みにする］ ［ ッ 項目をチェック をクリック プ ペ ー ジ ● チェックした項目が 確認済みになる 新着情報やお気に入りの投稿などは ポップアップ表示でも確認できる サイボウズ Live のウィンドウ下部には常にグレーのバーが表示さ れています。このバーの左側には、現在表示しているグループのグ ループ名が表示され、グループ名をクリックすると、グループのトッ プページへ移動できます。また、バーの右側には、［新着情報］ ［お 気に入り］などが表示され、それぞれをクリックして直近の更新情 報などをポップアップ表示で確認できます。 タイトルをクリックすると、更新情報を表示できる 27
グループの掲示板や共有フォルダなどを すばやく表示できる サイボウズ Live には、ホームから直接、グループの掲示板や共有 フォルダなどを表示する機能が備わっています。この機能を使うと、 グループのトップページを経由する必要がなく、すばやく掲示板や 共有フォルダなどを確認できます。 ホームを表示 グループ名の右側にある しておく ［＞］をクリック グループのメニュ ［掲示板］や［共有フォルダ］をクリック ーが表示された すると、それぞれを確認できる 新着情報をすばやく確認するには ［新着情報］からは、未読の情報などをすばやく確認できます。項 目の左にある［＋］をクリックすると項目が展開され、掲示板のコ メントなどが表示されます。 ［＋］をクリックすると項目が展開され、 掲示板のコメントなどを表示できる 28
基 本 グループのメンバーには 編 更新情報をメールで通知できる トピックの作成時（レッスン 6 で解説）や、イベントの登録時（レッ 5 ● スン 8 で解説）などに、更新を通知する］ ［ をチェックすると、 グルー ホ ー プのメンバーに更新情報の通知メールが送信されます。コメントを ム と 書き込んだり、イベントの登録や変更をするたびにメールが送信さ グ れます。 ル ー プ の 更新情報の通知履歴を確認するには ト ッ プ ペ グループのメンバーに送信した更新情報の通知メールは、あとから ー ジ 通知履歴を確認できます。更新情報がきちんと通知されたかを確認 ● したり、時系列で更新情報を確認したりしたいときに、通知履歴を 表示してみましょう。グループのトップページの［最近の更新］の 右側にある［通知履歴］をクリックすると、更新日時の新しい順（昇 順）に通知履歴が一覧表示されます。通知履歴のタイトルをクリッ クすると、更新情報を確認できます。また、通知履歴は更新日時の 古い順（降順）や、タイトル順に並べ替えることもできます。 フォルダでグループを分類するには 複数のグループに参加している場合は、フォルダでグループを分類 すると、グループを管理しやすくなります。フォルダを作成するに は、アカウント］をクリックし、個人設定］をクリックします。 ［ ［ ［ア カウント情報］が表示されたら、参加グループ］ ［ をクリックし、フォ ［ ルダを追加する］をクリックすると、フォルダの作成画面が表示さ れます。この画面でフォルダ名を入力し、［追加する］をクリック すると、フォルダが作成されます。フォルダで分類したいグループ をチェックし、［別のフォルダに移動する］をクリックすると、選 択したグループを目的のフォルダへ移動できます。 29
レッスン a 掲示板 6 連絡事項を共有したり ディスカッションしたりするには サイボウズ Live の掲示板を活用すれば、グループのメンバーで情報を共有し たりアイデアを収集したりできます。 トピックを作成する 1 ［掲示板］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［掲示板］を トップページを表示しておく クリック トピックには具体的なタイトルを付けよう 掲示板にコメントを書き込むには、まず話題ごとのトピックを作成 します。ただし、漠然としたタイトルのトピックを作成すると、い ろいろな内容のコメントが書き込まれてしまい、話の流れがわから なくなります。トピックには具体的なタイトルを付けるようにし、 ディスカッションされている内容などが一目でわかるようにしてお きましょう。 30
基 2 ［トピックの作成］を表示する 本 編 ［掲示板］が表示された 6 ● 掲 示 板 ● これまでに作成されたトピック ［トピックを作成する］ が一覧表示される をクリック 3 トピックを作成する ［トピックの作成］ 1 タイトル］にトピッ ［ 2 本 文 ］ に ト ピ ッ ［ が表示された クのタイトルを入力 クの概要を入力 ［詳細設定］の［共同編集］と［緊 急連絡］をチェックすると、そ れぞれの機能を利用できる 3 更新を通知する］にチェック ［ が付いていることを確認 4 書き込む］をクリック ［ 31
4 トピックの作成が完了した ［掲示板］に 更新情報の通知メールが ［編集する］をクリックす 戻った メンバーに送信される ると、トピックをカテゴリ ごとに分類できる 作成したトピックが追加 されていることを確認 更新情報の通知メールが 送信されないようにするには トピックの作成時に［更新を通知する］のチェックをはずしておく と、グループのメンバーに更新情報の通知メールが送信されないよ うになります。また、自分だけに通知メールが送信されないように するには、［アカウント］-［個人設定］-［参加グループ］をクリッ クし、参加しているグループの［変更する］をクリックして、グルー プの個人設定の変更画面で［通知］ ［通知しない］ の をクリックし、変 ［ 更する］をクリックします。このとき、通知メールの送信と同時に ホームの［新着情報］での表示もされなくなります。 トピックやコメントの書式を設定するには トピックの本文やコメントには、フォントサイズや文字色などを設 定することもできます。入力欄の上部の［書式編集］をクリックす ると、書式パレットが表示され、書式を設定できるようになります。 32
基 コメントを書き込む 本 編 1 ［トピックの詳細］を表示する 6 ● ［掲示板］を表示 未読のコメントがあるトピックは 掲 しておく 黄色で表示される 示 板 ● コメントを書き込みたいトピック のタイトルをクリック 2 コメントの内容を入力する ［トピックの詳細］ 未読のコメントは 1 コメントの内容 が表示された 黄色で表示される を入力 2 コメントする］ ［ をクリック 33
3 コメントが書き込まれた 入力したコメントが トピックの作成者と最近の 書き込まれた 更新者が表示される コメントは新しい ［古い順に表示］をクリックすると、コメントを 順に表示される 古い順に並べ替えることができる コメントにファイルを添付するには 33 ページの手順 2 で［コメントする］をクリックする前に［添付 ファイルを追加する］をクリックすると、コメントにファイルを添 付できます。添付ファイルはレッスン 10 で詳しく解説します。 34
基 トピックのタイトルや本文を変更する 本 編 1 ［トピックの詳細］を表示する 6 ● 31 ページの手順 3 を参考に［共同編集］を ［掲示板］を表示 掲 チェックしてトピックを作成しておく しておく 示 板 ● トピックの本文を編集したいコメント のタイトルをクリック 2 ［トピックの変更］を表示する ［トピックの詳細］ ［変更する］を が表示された クリック 35
3 トピックのタイトルや本文を変更する ［トピックの変更］が表示された 1 タイトル］をクリックして ［ トピックのタイトルを変更 2 本文］をクリックしてト ［ ピックの本文を変更 3 変更メモ］に変更した内 ［ 容を入力 4 更新を通知する］をチェ ［ ック 5 変更する］をクリック ［ 4 トピックの変更が完了した ［トピックの詳細］に戻った 更新情報の通知メールがメン バーに送信される トピックのタイトルと本文が 変更されていることを確認 ［変更履歴を見る］をクリッ クすると、更新日時や更新者、 変更メモが一覧表示され、変 更前のトピックに復元するこ ともできる ［差分を表示する］をクリックすると、 36 変更した箇所がハイライト表示される
基 本 編 トピックをカテゴリで分類するには 初期状態では、作成したトピックは［（未分類）］のカテゴリに一覧 6 ● 表示されます。目的のトピックを見つけやすいように、作成したト 掲 示 ピックはカテゴリで分類しておくとよいでしょう。カテゴリを作成 板 するには、［掲示板］の［カテゴリ］にある［編集する］をクリッ ● クし、表示された入力欄にカテゴリ名を入力して、 ［追加］をクリッ クします。カテゴリが追加されたら、［編集完了］をクリックする と、カテゴリが作成されます。作成したカテゴリにトピックを移動 するには、移動したいトピックをチェックし、 ［移動する］をクリッ クして移動先のカテゴリを選択します。 トピックやコメントの更新情報を メンバーにすぐに通知するには トピックの作成やコメントの書き込みを行うと、更新情報の通知 メールが送信されますが、書き込みと同時に通知されるわけではあ りません。常に書き込みと同時に通知メールを送信したい場合は、 「緊急連絡」の機能を使いましょう。35 ページの手順 1 〜 2 を参 考に［トピックの変更］を表示し、詳細設定］ ［緊急連絡］ ［ の をチェッ クします。なお、この機能を使うと、更新情報の通知メールを受信 しない設定（75 ページの HINT で解説）にしているメンバーにも 通知メールが送信されます。 ［いいね！］を使って賛同の意思表示をしたり コメントを読んだことを伝えたりできる 掲示板のトピックやコメントにある［いいね！］をクリックすると、 クリックしたメンバーのアイコンが追加され、そのトピックやコメ ントに対する賛同の意思を示すことができます。この機能を利用す ることで、例えばメンバーに尋ねたい内容に「賛同する方は［いい ね！］をクリックしてください」などと付け加えれば、アンケート の代わりとして活用することもできます。また、コメントを読んだ ことを相手に知らせたい場合に使うと便利です。 37
レッスン a 返信 7 コメントを引用して返信するには 掲示板に書き込まれたコメントに対して返事をしたい場合は、返信の機能を 使いましょう。また、コメントの文章を引用する方法も紹介します。 コメントに返信する 1 ［トピックの詳細］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［最近の更新］にある未読の トップページを表示しておく 更新情報は黄色で表示される トピックのタイトルをクリック 未読の更新情報だけを表示するには グループのトップページにある［最近の更新］では、未読の更新情 報が黄色で表示されます。［未読のみ］をクリックすると、未読の 更新情報だけを表示できます。更新された掲示板のトピックや登録 されたイベントなどをすばやく確認したい場合に便利です。 38
基 2 コメントに返信する 本 編 ［トピックの詳細］が表示された 7 ● 返 信 ● 1 コメントの 2 返信する］ ［ 内容を確認 をクリック 3 コメントの内容を入力する 画面が上にスクロール 返信元のコメン ［×］ を ク リ ッ ク し、コメント欄が表示 トの番号が表示 すると、返信を解 された された 除できる 1 返信するコメント 2 コメントする］ ［ の内容を入力 をクリック 39
4 コメントが書き込まれた 返信のコメントが 入力したコメントの 書き込まれた 内容を確認 ここをクリックすると、返信元のコメント をバルーン表示できる あとで読み返したいコメントを お気に入りに登録するには トピックのタイトルやコメントの左側にある［☆］をクリックする と、お気に入りに登録できます。お気に入りに登録したトピックや コメントは、ホームの［お気に入り］や、ウィンドウ下部の［お気 に入り］をクリックして表示できるので、目的のトピックやコメン トを探す手間が省けます。 コメントを削除するには 自分が書き込んだコメントにマウスポインターを合わせると、右上 に［削除する］が表示され、クリックしてコメントを削除できます。 削除したコメントは元に戻せないので、慎重に行いましょう。 40
基 コメントの文章を引用して返信する 本 編 1 返信するコメントを表示する 7 ● 返信したいコメントを表示しておく 返 信 ● 2 引用したい文章を選択する 1 引用したい文章を 2 返信する］ ［ ドラッグして選択 をクリック 41
3 引用した文章を貼り付けてコメントの内容を入力する 画面が上にスクロールし、 返信元のコメントの コメント欄が表示された 番号が表示された 選 択 し た 文 章 が「>」 付きで貼り付けられた 1 返信するコメントの 内容を入力 2 コメントする］を ［ クリック 4 コメントが書き込まれた 返信のコメントが 入力したコメントの 書き込まれた 内容を確認 42
基 本 編 コメントのやり取りを会話形式で表示するには コメントに対する返信が複数あって、やり取りがわかりづらい場合 7 ● は、コメントを会話形式で表示しましょう。コメントにマウスポイ 返 信 ンターを合わせると右下に［会話を表示する］が表示され、クリッ ● クすると、コメントの下に過去に返信でやり取りしたコメントが表 示されます。 ［会話を表示する］をクリック 過去のやり取りが表示される ［固定リンク］とは？ コメントにマウスポインターを合わせると右下に表示される［固定 リンク］は、 特定のコメントにアクセスするための URL のことです。 過去に書き込まれた重要なコメントをメンバーに見せたい場合は、 ［固定リンク］をクリックし、URL をコピーしてコメントに貼り付 けるなどすれば、メンバーが目的のコメントを探す手間を省けます。 なお、コメントを表示するには、サイボウズ Live にログインする必 要があります。 内容が分散してきたらトピックを分けよう 掲示板でディスカッションしていると、次第にトピックのタイトル とは異なる話題に移り変わったり、トピックとは関係のないコメン トが書き込まれたりするかもしれません。ディスカッションの内容 が分散してきたら、新しいトピックを作成するようにしましょう。 そうすることで、常に一貫した話題でディスカッションでき、あと から内容を参照しやすくなります。 43
レッスン a イベント 8 メンバーでスケジュールを 共有するには グループ全体のスケジュールは、グループのイベントとして登録しましょう。 登録したイベントはメンバー全員に共有され、ホームからも確認できます。 1 ［イベント（月表示）］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［イベント］ トップページを表示しておく をクリック イベントにはグループ全体の スケジュールを登録する イベントには、グループのメンバー全員に関係する会議やマイルス トーンなど、グループ全体のスケジュールを登録します。登録した イベントはメンバー全員に共有され、誰でもスケジュールを確認で きます。 44
基 本 ホームのカレンダーからも 編 グループのイベントを登録できる ホームに表示されているカレンダーからもグループのイベントを登 8 ● 録できます。グループのイベントを登録するには、イベントを登録 イ ベ したい日にマウスポインターを合わせ、右側にある［イベントの登 ン ト 録］をクリックします。［予定の登録］が表示されたら、［グループ ● イベント］をクリックして表示を切り替え、［グループ］からイベ ントを登録したいグループを選択します。その後、46 ページの手 順 3 と同様の操作で、イベントの項目やタイトル、開始時刻、終了 時刻などを登録します。 2 ［イベントの登録］を表示する ［イベント（月表示）］ 初期状態では月表示で が表示された 表示される ここをクリックすると、日表示、週 表示、一覧表示に切り替えられる ［表示設定］ をクリックして ［タ イトルを折り返して表示］のチ ェックをはずすと、イベントの タイトルが 1 行で表示される イベントを登録したい日にマウス ここをクリックすると、 ポインターを合わせ、右側にある メンバーの予定や設備の ［イベントの登録］をクリック 予約状況を確認できる 45
3 イベントを登録する ［イベントの登録］が表示された 1 ここをクリック 2 イベントの 3 ここをクリックしてイベン してイベントの タイトルを トの開始時刻と終了時刻を 項目を選択 入力 選択 4 メモ］ ［ にイベン トの概要を入力 5 更 新 を 通 知 す ［ る］にチェック が付いているこ とを確認 6 登録する］ ［詳細を設定する］をクリックすると、長期にわたる ［ をクリック イベントや繰り返しのイベントを登録したり、添付フ ァイルを追加したりできる イベントの項目を増やすには 初期状態ではイベントの項目として「会議」 「往訪」 「来訪」 「勉強会」 を選択できますが、ほかの項目も追加できます。 ［設定］ まず をクリッ クし、 ［イベント］をクリックして、 ［追加する］をクリックします。 予定メニューの設定画面が表示されたら、［予定メニュー名］に項 目名を入力し、 ［追加する］をクリックすると、項目が追加されます。 項目を追加する以外に、項目名を変更したり、項目を削除したりも できます。なお、この操作はグループの管理者のみ実行可能です。 46
基 4 イベントの登録が完了した 本 編 ［イベントの登録］が 更新情報の通知メールが 登録したイベン 閉じた メンバーに送信される トを確認 8 ● イ ベ ン ト ● イベントのタ イトルをクリ ックするとイ ベントの詳細 を確認できる グループのトップページの左上にある 登録したイベントはホームの ［イベント］にイベントが表示される カレンダーでも確認できる 長期にわたるイベントや 繰り返しのイベントを登録するには 手順 3 で［詳細を設定する］をクリックすると、長期にわたるイベ ントや繰り返しのイベントも登録できます。例えば、長期にわたる イベントを登録するには、［期間予定］をクリックして表示を切り 替え、イベントの期間とタイトルを設定します。 手順 3 で［詳細を設定する］［期間予定］をクリック ‐ すると、長期にわたるイベントを登録できる 47
レッスン a ToDo リスト 9 メンバーにタスクを割り当てるには プロジェクトで実行すべきタスクは ToDo として登録し、担当者に割り当て ていきましょう。登録した ToDo はグループのトップページに表示されます。 1 ［ToDo リスト］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［ToDo リスト］ トップページを表示しておく をクリック ToDo を進捗管理に活用しよう プロジェクトを遂行するために必要なタスクを割り出し、具体的な 期限を決めて各担当者に割り当てましょう。ToDo を登録しておく ことで、いつまでになにを行えばよいかが明確になり、プロジェク トの進捗を管理しやすくなります。また、グループのメンバー全員 がタスクを把握できるので、情報共有にも役立ちます。 48
基 本 編 ToDo はイベントに反映される ToDo を登録しておくと、イベントのカレンダーにも ToDo が表示 9 ● されます。ToDo にはチェックマークのアイコンが付き、タイトル ToDo をクリックすると、詳細を確認したり内容を変更したりできます。 リ ス ト ステータスの項目を増やすには ● 初期状態では ToDo のステータスとして「未着手」 「対応中」 「保留」 「確認中」「完了」を選択できますが、ほかのステータスを追加する こともできます。［設定］をクリックし、［ToDo リスト］をクリッ クして、ステータスの追加や変更などを行います。なお、この操作 はグループの管理者のみ実行可能です。 2 ［ToDo の追加］を表示する ［ToDo リスト］ これまでに登録した ToDo が表示された が一覧表示される ［追加する］を クリック 49
3 ToDo のステータスとタイトル、期日を設定する ToDo の登録欄が表示された 1 ここをクリックして 2 ここに ToDo の 3 ここをクリックし ステータスを選択 タイトルを入力 て期日を選択 4 ToDo の優先度と担当者を選択する 1 ここをクリックして 2 ここをクリックして 優先度を選択 担当者を選択 50 3 メモ］の［＋］をクリック ［
基 本 編 優先度は 5 段階から選べる 優先度は［S］ ［B］ ［D］ ［A］ ［C］ から選択でき、S］ ［ が最も高く、D］ ［ 9 ● が最も低い優先度となります。優先度を設定すると、S］が上向き、 ［ ToDo ［A］が右上向き、［B］が右向き、［C］が右下向き、［D］が下向き の、それぞれの矢印のアイコンが表示されます。 リ ス ト 未完了の ToDo や期限切れの ToDo を ● 完了するには グループのトップページの左上には、完了していない ToDo が「未 完了」として表示され、期限を過ぎた ToDo が「うち期限切れ」 として赤い文字で表示されます。ToDo が完了している場合は、手 順 2 の画面を表示し、目的の ToDo の［変更する］をクリックして、 ステータスを［完了］に変更しましょう。 5 ToDo を登録する メモ欄が表示された 1 ToDo の概要やメモを入力 2 更新を通知する］ ［ をチェック 3 書き込む］をクリック ［ 51
6 ToDo が登録された ToDo の登録欄 更新情報の通知メールが が閉じた メンバーに送信される 登録した ToDo が追加 ここをクリックして担当者やステータ されていることを確認 ス、優先度の条件を選択すると、該当する ToDo だけを表示できる タイトルをクリ ここをクリックす ［変更する］をクリックすると、 ックすると、内 ると、ToDo の表 ステータスや ToDo のタイト 容を確認できる 示順を変更できる ル、期日などを変更できる ToDo もカテゴリで分類できる ToDo もカテゴリを作成して分類できます。カテゴリを作成する手 順は掲示板と同様です。ToDo をカテゴリで分類しておくと、プロ ジェクトごとに ToDo を一覧表示したり、優先度の高い ToDo を すばやく見つけたりすることができるようになります。 52
基 本 編 ToDo にコメントを書き込むには ToDo にコメントを書き込むには、手順 6 で ToDo のタイトルを 9 ● クリックし、［ToDo の詳細］が表示されたら、コメント欄にコメ ToDo ントの内容を入力して、［コメントする］をクリックします。 リ ス ト ホームで ToDo を一覧表示できる ● 自分が担当になっている ToDo は、ホームで一覧表示できます。ホー ムで ToDo を一覧表示するには、画面中央の［ToDo］をクリック します。ToDo のタイトルや［＋］をクリックすると、ToDo の詳細］ ［ が表示され、内容の確認や変更、削除ができます。また、完了した ToDo をチェックして［完了する］をクリックすると、ステータス を［完了］に変更できます。一覧の［すべて］や［未完了］をクリッ クして条件を選択することで、条件に合う ToDo だけを表示するこ ともできます。 ［ToDo］を 自分が担当になっている ToDo が クリック 一覧で表示された ここをクリックすると、ToDo の表示条件を変更できる ToDo をチェックして［完了する］ ToDo のタイトルや［＋］ をクリックすると、ToDo のステ をクリックすると、ToDo ータスを［完了］に変更できる の詳細を確認できる 53
レッスン a 添付ファイル 10 トピックなどの本文やコメントに ファイルを添付するには 掲示板のトピックなどを登録するとき、またはコメントをするときに、参照 してもらいたい資料やデータなどがあれば、そのファイルを添付できます。 1 トピックを表示する レッスン 5 を参考にグループの ここでは掲示板のコメントに トップページを表示しておく ファイルを添付する トピックのタイトルを イベントや ToDo、メッセージ クリック にもファイルを添付できる ファイルをまとめて共有したい場合は 「共有フォルダ」が便利 コメントやイベントに個別にファイルを添付するのではなく、1 箇 所にファイルをまとめて共有したい場合は、「共有フォルダ」を使 いましょう。共有フォルダはレッスン 11 で詳しく解説します。 54
基 2 ファイルを添付する 本 編 選択したトピックが表示された 1 コメントの内容を入力 10 ● 添 付 フ ァ イ ル ● 2 添付ファイルを追加する］をクリック ［ ファイルの参照欄 3 ファイル］が ［ ［共有フォルダ］を選択す が表示された 選択されてい ると、ファイルが共有フォ ることを確認 ルダにアップロードされる ファイルサイズの合計が 25MB までなら、 4 参照］を ［ 複数のファイルでも一度に添付できる クリック 55
3 添付したいファイルを選択する ファイルを選択するダイアログボックスが表示された 1 添付したいファイルが保存されている フォルダを開く 2 添付したいファイルを クリック ［Ctrl］キーを押しながら クリックすると、複数の ファイルを選択できる 3 開く］をクリック ［ 4 ファイルを添付してコメントを書き込む ファイルの参照欄にファイルの ［削除］をクリックすると、ファイル アドレスが表示された の添付を解除できる ［添付ファイルを追加する］をクリック ［コメントする］ 56 すると、さらにファイルを添付できる をクリック
基 5 コメントが書き込まれた 本 編 ファイルが添付された状態 ファイルが添付され でコメントが書き込まれた ていることを確認 10 ● 添 付 フ ァ イ ル ● ファイル名をクリックすると、 ここをクリックすると、ファイルの ファイルをダウンロードできる 詳細を確認できる テキストファイルや画像ファイルは サイボウズ Live 上で内容を表示できる テキストファイルや画像ファイルは、サイボウズ Live 上でも内容 を確認できます。テキストファイルは、ファイル名の右側にある、 マウスポインターを合わせると［ファイル内容を表示する］と表示 されるアイコンをクリックすると、内容が表示されます。画像ファ イルは、コメントに直接ファイルのプレビューが表示されます。 コメントの本文中にファイルを挿入するには 文書や画像などのファイルは、コメントの本文中に挿入することも できます。本文中にファイルを挿入するには、［添付ファイルを追 加する］をクリックし、［参照］をクリックして、挿入したいファ イルを選択します。ファイルの参照欄の右側に表示される［本文に 挿入］をクリックすると、コメント欄に「[file:1]」などの文字が挿 入され、その位置に文書などが挿入されます。 57
レッスン a 共有フォルダ 11 プロジェクトのファイルを グループで共有するには グループのメンバーで共有するファイルは、共有フォルダにアップロードし ましょう。共有しているファイルを編集し、上書きもできます。 ファイルをアップロードする 1 ［共有フォルダ］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［共有フォルダ］を トップページを表示しておく クリック 共有フォルダに必要なファイルをアップロード して、適切にファイルを管理できる 共有フォルダにファイルをアップロードすると、添付ファイルと同 様、グループのメンバーであれば誰でもダウンロードして内容を確 認できるようになります。アップロードしたファイルは更新して常 に最新の状態に保つことができ、フォルダでファイルを分類するこ ともできます。また、タイトルやメモなどの情報をファイルに追加 することも可能です。なお、共有フォルダに保存できるファイルの 容量は、1 グループにつき 500MB までです。 58
基 2 ファイルを選択する画面を表示する 本 編 ［共有フォルダ］ ここでは［（未分類）］にファイル が表示された をアップロードする 11 ● 共 ここでフォルダを ［添付ファイル］をクリックすると、これまで 有 切り替えられる アップロードした添付ファイルを確認できる フ ォ ル ダ ● ［ファイルを 現在選択しているフォルダに ここをクリックする 追加する］を アップロードされたファイル とファイルの表示形 クリック が、ここに一覧表示される 式を切り替えられる 3 ファイルを選択するダイアログボックスを表示する ファイルを選択する画面が表示された ［ファイルを選択する］ をクリック 59
4 アップロードしたいファイルを選択する ファイルを選択するダイアログ ここでは Excel ファイルと画像ファ ボックスが表示された イルを同時にアップロードする 1 アップロードしたいファイルが 保存されているフォルダを開く 2 Ctrl］キーを押しながら ［ 複数のファイルをクリック 3 開く］をクリック ［ 5 ファイルをアップロードする ファイルを選択す 再度［ファイルを選択する］をクリックすると、 る画面に戻った さらにファイルをアップロードできる 選択したファイルが 一覧表示された 1 更新を通知する］ ［ をチェック 2 追加する］ ［ をクリック フォルダの追加やファイルの移動を行うには 手順 6 の画面で［編集する］をクリックしてフォルダ名を入力する と、新しいフォルダを追加できます。アップロード済みのファイル をフォルダに移動するには、各ファイルをチェックして［移動する］ をクリックし、移動先のフォルダを選択します。 60
基 6 ファイルのアップロードが完了した 本 編 ［共有フォルダ］ 更新情報の通知メールが に戻った メンバーに送信される 11 ● 共 有 フ ォ ル ダ ● ファイル名をクリックすると、ファイル の詳細を確認できる ファイルをダウンロードして編集する 1 ファイルのダウンロードを開始する ［共有フォルダ］を ダウンロードしたいファイルの 表示しておく ［ダウンロード］をクリック 61
2 ファイルをダウンロードする ファイルを開くか保存 ここをクリックして［名前を付けて するかを確認するメッ 保存］をクリックすると、フォルダ セージが表示された を選択してファイルを保存できる ［保存］を 標準では［ダウンロード］フォルダに クリック ダウンロードされる 3 ［共有フォルダ］を表示する ファイルがダウンロード ダウンロード完了のメッセージ された が表示された ［ファイルを開く］ をクリック ファイルが開いたら、 編集を有効にする］ ［ 62 をクリックしてファイルを編集する
基 編集したファイルをアップロードして上書きする 本 編 1 ［ファイルの詳細］を表示する 11 ● 編集したファイルを用意しておく ［共有フォルダ］を表示しておく 共 有 フ ォ ル ダ ● 更新したいファイルのファイル名をクリック 2 ［ファイルの更新］を表示する ［ファイルの詳細］が ファイルのサイズや保存場所、 表示された 更新履歴などを確認できる ［ファイルを上書きする］をクリック 63
3 新しいファイルを選択する ［ファイルの上書き］が表示された 1 参照］をクリック ［ ファイルを選択するダイアログ ボックスが表示された 2 新しいファイルが保存されて いるフォルダを開く 3 新しいファイルをクリック 4 開く］をクリック ［ 4 新しいファイルをアップロードする ［ファイル］にフォルダ名とファイル名が表示された 1 コ メ ン ト ］ に 更 ［ 新した内容などを 入力 2 更新を通知する］ ［ をチェック 3 更新する］を ［ クリック 64
基 5 新しいファイルがアップロードされた 本 編 新しいファイルがアップロードされた ［ファイルの詳細］に戻った 11 ● 共 有 フ ォ ル ダ ● ［更新履歴］に新しい履歴が追加 ［復元する］をクリックすると、 されていることを確認 更新前のファイルに復元できる 共有フォルダ内のファイルを削除するには 「ファイルをアップロードする」の手順 6 の画面で削除したいファ イルをチェックし、［ごみ箱に入れる］をクリックすると、ファイ ルを［ごみ箱］に移動できます。［ごみ箱］をクリックし、［ごみ箱 を空にする］をクリックすると、ファイルを完全に削除できます。 65
レッスン a 検索 12 過去のやり取りを検索するには グループの画面右上にある検索フォームにキーワードを入力すると、グルー プの情報を検索できます。過去のやり取りを参照したいときなどに便利です。 1 検索フォームにキーワードを入力する レッスン 5 を参考にグルー ◆検索フォーム プのトップページを表示し キーワードを入力してイベントや ておく コメントなどを検索できる 1 検索したいキーワード 2 ここをク を入力 リック 検索はグループごとに行う サイボウズ Live の検索機能では、現在表示しているグループ内の 情報だけが検索されます。複数のグループの情報をまとめて検索す ることはできないので、検索はグループごとに行いましょう。 66
基 本 編 検索結果のアイコンで機能を見分ける 検索を実行すると、グループ内のすべての情報からキーワードを含 12 ● む内容が検索されます。検索結果が掲示板のトピックか、イベント 検 索 か、ToDo か、共有フォルダのファイルかを見分けるには、検索結 ● 果の左側にあるアイコンで確認しましょう。アイコンはグループの バーにあるアイコンと同じです。 2 検索結果を絞り込む ［検索結果］が表示された 検索結果の 掲示板の場合は、キーワードを ここでは検索結果を 件数が表示 含むトピックとコメントの内容 機能、作成者 更新者、 ・ される が表示される 期間で絞り込む 検索されたキー ワードはハイラ イト表示される 機能や期間をクリックすると、 ［詳細設定を表示する］ 検索結果を絞り込める をクリック 67
3 絞り込みの条件を指定する 詳細設定の項目が表示された 1 検索対象としたい機能をチェック 2 トピックやコメントなど 3 ここをクリックして作 4 検索］を ［ の作成者や更新者を入力 成された期間を選択 クリック 4 目的のトピックやコメントを表示する 検索結果が絞り込まれて表示された 目的のトピックをクリック 68
基 5 コメントが表示された 本 編 目的のコメントが表示された 12 ● 検 索 ● 上手に検索するコツ うまく検索できない場合は、キーワードを違うものに変えてみたり、 AND 検索（「スマートビタミン　調査」など）を使ったりして工夫 しましょう。なお、新しく作成したトピックやコメントなどは、検 索インデックス（検索用の索引データ）に追加されると、検索でヒッ トするようになります。検索インデックスに追加されるまでに少し 時間がかかることもあります。思ったような検索結果にならないと きは、時間をおいてから検索してみましょう。 69
活用編 サイボウズ Live では個人の予定や連絡先も管理できます また、外部のツールを活用して Google カレンダーの予定を取り込んだり Twitter のツイートを同時に確認したりしてみましょう
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  • 1.
  • 2. できるポケット＋ ebook「サイボウズ Live 改訂版」は、4000 万 部突破のできるシリーズのコンセプトを生かし、コラボレーションツ ール「サイボウズ Live」の使いかたを、わかりやすく解説した電子 書籍です。 ●本書の読み方 レッスンごとに詳細な手順付きでサイボウズ Live の操作方法を解説。 すぐにサイボウズ Live の操作方法と活用ワザを身につけることがで きます。 ◆手順見出し 1 つの手順ごとに見出しを立て、操作の 要点などを紹介しています。 ◆操作解説 ◆操作説明 操作に対する補足説明や、操作後の状態 画面やキーのどこをどう操作したらよい を解説しています。 のかを説明しています。 「できる」「できるシリーズ」は、株式会社インプレスジャパンの登録商標です。 、 Microsoft、Windows は、米国 Microsoft Corporation の登録商標です。 「サイボウズ」「KUNAI」は、サイボウズ株式会社の登録商標です。 、 その他、本文中の製品名およびサービス名は、一般に各開発メーカーおよびサービス提供元の商標または登録商標です。 なお、本文中には™および ® マークは明記していません。 Copyright © 2012 Impress Japan Corporation. All rights reserved. 本書の内容はすべて、著作権法によって保護されています。 著者および発行者の許可を得ず、転載、複写、複製等の利用はできません。
  • 3. 目次 目次— ———————————————————————— 3 基 本 編 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 5 サイボウズ Live の特長 1 サイボウズ Live でできることを見てみよう———————— 6 ユーザー登録 2 サイボウズ Live を使えるようにするには————————— 10 グループの作成 3 プロジェクト用のグループを作成するには— ——————— 16 メンバーの招待 4 グループにメンバーを追加するには— —————————— 20 ホームとグループのトップページ 5 サイボウズ Live の画面の見方を覚えよう————————— 24 掲示板 6 連絡事項を共有したりディスカッションしたりするには— — 30 返信 7 コメントを引用して返信するには— ——————————— 38 イベント 8 メンバーでスケジュールを共有するには— ———————— 44 ToDo リスト 9 メンバーにタスクを割り当てるには— —————————— 48 添付ファイル 10 トピックなどの本文やコメントにファイルを添付するには— — 54 共有フォルダ 11 プロジェクトのファイルをグループで共有するには— ——— 58 検索 12 過去のやり取りを検索するには— ———————————— 66
  • 4. 活 用 編 ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー 71 個人設定 13 詳細なプロフィールを設定するには— —————————— 72 コネクション 14 サイボウズ Live で連絡先を管理するには————————— 76 メッセージ 15 メンバーと個別にやり取りするには— —————————— 80 アンケート 16 メンバーにアンケートを取るには— ——————————— 84 マイカレンダー 17 プロジェクト以外の予定をサイボウズ Live で管理するには—— 88 サイボウズ Live シンク 18 Google カレンダーの予定をサイボウズ Live に取り込むには— — 92 モバイル利用 19 スマートフォンや携帯電話からサイボウズ Live を利用するには—— 98 Crowy 20 サイボウズ Live や Twitter の更新をまとめて確認できるようにするには—— 104 joogoo 21 更新情報をポップアップで確認するには— ——————— 108 ●用語の使い方 　本文中では「Microsoft® Windows 7」のことを「Windows 7」または「Windows」と記述しています。また、本文 中で使用している用語は、基本的に実際の画面に表示される名称に則っています。 ●本書の前提 　各レッスンは、 「Windows 7 Home Premium」がインストールされているパソコンと、iPhone 4（iOS 4 搭載）で、 インターネットに常時接続されている環境を前提に画面を再現しています。Windows Vista、Windows XP や Mac OS X をご利用の場合、一部画面や操作が異なることがありますが、基本的に同じ要領で手順を進められます。iOS 5 がインス トールされた iPhone 4S や iPhone 3G/3GS をご利用の場合、共通する機能については同じ要領で手順を進められます。 ●本書に掲載されている情報について 　本書の基本編（レッスン 1 〜 12）で紹介する操作は、2012 年 1 月現在の情報です。活用編（レッスン 13 〜 21）で 紹介する操作は、 2011 年 5 月の情報です。本書の発行後、 本書で解説するサービスの内容は変更される可能性があります。
  • 5. 基本編 サイボウズ Live は、オンライン上で連絡事項や スケジュールなどを共有し、プロジェクトの進捗管理や 情報共有に活用できるコラボレーションツールです まずはユーザー登録を行い、基本機能を使ってみましょう
  • 6. レッスン a サイボウズ Live の特長 1 サイボウズ Live で できることを見てみよう サイボウズ Live は複数のメンバーで情報共有できるコラボレーションツール です。Web ブラウザー上で掲示板やスケジュールなどを確認できます。 サイボウズ Live とは？ 　サイボウズ Live は、オンライン上にプロジェクト用のグルー プを作成し、プロジェクトメンバーと情報共有できるコラボレー ションツールです。メンバー全員で掲示板にコメントを書き込ん だり、スケジュールを登録したりして、プロジェクトの進行やサ ークルの運営などに役立てることができます。1 グループにつき 20名までなら、無料でいくつでもグループを作成できます。 　インターネットに接続できる環境があればいつでもどこでも利 用できるので、遠隔地にいるメンバーとも手軽にコミュニケーシ ョンが行えます。さっそくサイボウズ Live にユーザー登録して、 ビジネスやプライベートに活用しましょう。 サイボウズLive 掲示板 イベント 共有フォルダ 掲示板に スケジュール 書き込み 登録 ファイル 共有 取引先 社内チーム 会社の支店 社内外を含めたプロジェクトチームで情報共有や 6 スケジュールの調整、ファイル共有などができる
  • 7. 基 本 サイボウズ Live を安全に使うために 編 パスワードは厳重に管理しよう サイボウズ Live 上でやり取りするデータは「SSL」という技術で 1 ● 暗号化されるため、通信経路から外部に情報が漏れたり、情報を盗 サ イ み見されたりする心配はありません。ただし、サイボウズ Live に ボ ウ ログインするためのパスワードが知られてしまうと、勝手にログイ ズ ンされる可能性があります。不正に利用されないためにも、パスワー Live ドは厳重に管理しましょう。 の 特 長 ● メールに代わるコラボレーションを実現 　ビジネスやプライベートでの連絡手段として日常的に使われて いるメールは、 や BCC、 CC メーリングリストが使えるとはいえ、 1 対 1 のやり取りが基本です。複数の人の意見を集約したり、ス ケジュールを調整したりすることには向いていません。また、大 量のメールが届くと、重要なメールを見落とす可能性もあります。 　一方、複数のメンバーとの情報共有を前提としたサイボウズ Live では、掲示板を使ってメンバーの意見をまとめたり、カレ ンダーの機能を使ってスケジュールを調整したりすることが簡単 にできます。更新された情報はサイボウズ Live 上でマーキング 表示されるので、情報の見落としを防ぐこともできます。 メール サイボウズLive 掲示板 1 対 1 のやり取りが基本の 複数のメンバーの意見をまとめた ため、複数の人とのやり取 り、スケジュールを調整したりする りには向いていない ことが簡単にできる 7
  • 8. コラボレーションに必要な機能がワンセット 　サイボウズ Live には、グループのメンバーと情報共有するた めのさまざまな機能が備わっています。 掲示板 　メンバー全員でプロジェクトの連絡事項などを書き込み、情報 を共有できます。コメントを書き込んだり、そのコメントに返信 したりしてディスカッションすることができます。 共有フォルダ 　メンバー全員で共有したいファイルを、1 グループにつき最大 500MB まで保存しておくことができます。ファイルの更新やフ ォルダの管理も簡単にできます。 ToDo リスト 　プロジェクトの進行やスケジュールに合わせて ToDo を登録で きます。担当するメンバーや進捗状況なども設定でき、登録した ToDo はカレンダーに表示されます。 イベント 　会議の予定やマイルストーンを登録できます。登録した予定は メンバー全員で共有でき、会議室やプロジェクターなどの設備を 予約することもできます。 　このほか、 個別のメンバーとやり取りするための「メッセージ」 、 グループ以外の個人的な予定を管理するための「マイカレンダー」 などの機能もあります。 8
  • 9. 基 スマートフォンや携帯電話からも簡単にアクセス 本 編 　サイボウズ Live には、パソコンからはもちろん、iPhone や Android といったスマートフォンや、携帯電話からもアクセスで 1 ● きます。2012 年 1 月現在はパソコンからアクセスした場合と同 サ イ ボ 等の機能が提供されており、外出先でも更新された情報を確認 ウ ズ したり、スケジュールを変更したりできます。また、iPhone と Live Android 用のアプリも提供されています。 の 　画面はスマートフォンや携帯電話からでも見やすいように設計 特 長 されているので、目的の情報にすばやくアクセスできます。 ● 最新情報は Twitter や 「サイボウズ Live マガジン」で確認できる サイボウズ Live は、新たな機能やよりよい使い勝手について日々 開発が進められています。サイボウズ Live の最新情報は、Twitter や「サイボウズ Live マガジン」で確認しましょう。 ▼サイボウズ Live の公式 Twitter アカウント（@cybozulive） http://twitter.com/cybozulive ▼サイボウズ Live マガジン http://magazine.cybozulive.com/ サイボウズ Live への意見や要望は 「IDEABOX」に投稿できる サイボウズ Live に対する意見や機能追加の要望などは「IDEABOX」 に投稿できます。画面下部の［ヘルプセンター］をクリックし、 ［ヘ ルプセンター］の画面右にある［IDEABOX］をクリックすると、サ ［ イボウズ Live IDEABOX］が表示されます。ニックネームを登録 すると、要望を投稿したり、投稿されている要望に賛成したりでき るようになります。要望は賛成のポイントが多いほど、実現される 可能性が高まります。 9
  • 10. レッスン a ユーザー登録 2 サイボウズ Live を 使えるようにするには サイボウズ Live の Web ページにアクセスし、ユーザー登録を行いましょう。 メールアドレスやパスワードなどを登録します。 ユーザー登録を行う 1 サイボウズ Live の Web ページにアクセスする 1 Web ブ ラ ウ ザ ー の ア ド レ ス バ ー に 2 Enter］キー ［ 「http://live.cybozu.co.jp/」と入力 を押す サイボウズ Live の Web 3 今すぐ使ってみる（無料） ［ ］ ページが表示された をクリック 新規のユーザー登録は早めに行おう 新規のユーザー登録の手続きは、手順 2 で［送信する］をクリック してから 2 時間以内に行う必要があります。登録用のメールを受信 したら、すぐにユーザー登録を行いましょう。 10
  • 11. 基 2 メールアドレスを入力する 本 編 ［ユーザー登録（無料）］ 1 メールアドレス］［メールアドレス ［ と （確 が表示された 認用）］に同じメールアドレスを入力 2 ● ユ ー ザ ー 登 録 ● 2 送信する］をクリック ［ 3 ユーザー登録用のメールが送信される メール送信の確認画面が 手順 2 で入力したメールアドレスに 表示された ユーザー登録用のメールが送信される この Web ページは 閉じてもよい 11
  • 12. 4 ユーザー登録用の Web ページを表示する メールソフトを 1 送信された［［サイボウズ Live］入会手続き 起動しておく のご案内］という件名のメールを開く 2 ■メンバー登録用の URL：］ ［ の下にある URL をクリック ユーザー登録の有効期限が 記載されている ユーザー登録用のメールが見つか ら な い 場 合 は、 迷 惑 メ ー ル に 振 り分けられていないかを確認する 5 ユーザー情報を登録する Web ブラウザーが起動し、 ［新 1 パスワード］と［パスワード（確 ［ 規会員登録］が表示された 認用）］に同じパスワードを入力 2 名前］に氏名を ［ 入力 ［よみがな］は自動 で入力される 3 男性］ ［女性］ ［ か のいずれかをク リック 4 利用規約に同意して登録する］を ［ 12 クリック
  • 13. 基 本 サイボウズ Live のホームは 編 ブックマークしておこう サイボウズ Live 上の情報はメンバーによって頻繁に更新されます。 2 ● すぐにサイボウズ Live の Web ページにアクセスできるように、手 ユ ー 順 6 のホームの画面をブックマーク（Internet Explorer の場合は ザ ー 「お気に入り」に登録）しておきましょう。 登 録 ● サイボウズ Live から退会するには サイボウズ Live から退会するには、画面上部の［アカウント］を クリックし、［個人設定］をクリックします。［アカウント情報］が 表示されたら、［退会する］をクリックしましょう。 6 ユーザー登録が完了した ユーザー登録が完了し、サイボウズ ［サイボウズ Live へようこそ］ Live のホームが表示された が表示された ［はじめての方へ］をクリックすると、 ［×］をクリック サイボウズ Live の使い方を確認できる 以降［サイボウズ Live へようこそ］は表示されない 13
  • 14. ログアウトする 1 サイボウズ Live からログアウトする 1 アカウント］ ［ 2 ログアウト］ ［ をクリック をクリック 2 ログアウトが完了した サイボウズ Live のログイン ログアウト ページが表示された が完了した 自動的にログインするには ［ログイン状態を保持する］をチェックしてログインすると、次回か らメールアドレスとパスワードを入力しなくても、すぐにサイボウ ズ Live のホームが表示されます（2 週間有効） 。ただし、自動ログイ ンに設定すると、自分以外の誰かがそのパソコンを使ってサイボウズ Liveへアクセスしてしまうかもしれません。 注意して利用しましょう。 14
  • 15. 基 ログインする 本 編 1 サイボウズ Live にログインする 2 ● サイボウズ Live のログインページが表示されていない場合は「 ユ 」にアクセスしてログインページを表示する ー ザ ー 1 メールアドレス］に ［ 2 パ ス ワ ー ド ］ に ［ 3 ログイン］ ［ 登 メールアドレスを入力 パスワードを入力 をクリック 録 ● 2 ログインが完了した サイボウズ Live のホームが表示された ログインが完了した パスワードを忘れてしまった場合は？ 15 ページの手順 1 で［パスワードを忘れた方はこちら］をクリック すると、 ［パスワードの再設定］が表示されます。メールアドレスを 入力し、パスワードの再設定用のメールを送信できます。 15
  • 16. レッスン a グループの作成 3 プロジェクト用のグループを 作成するには サイボウズ Live は、チームやプロジェクトなどで情報を共有するときに役立 ちます。まずはグループを作成し、グループの基本情報を登録しましょう。 1 ［グループ作成］を表示する レッスン 2 を参考に、サイボウズ Live にログインしておく 1 グループ］ ［ 2 グループを作成］ ［ をクリック をクリック プロジェクトごとにグループを作成しよう サイボウズ Live では、メンバーが 20名までなら無料でいくつでも グループを作成できます。部署や会社といったグループ以外に、例 えば部署内のチームや、部署や会社をまたいだプロジェクト単位で グループを作成したいときに便利です。複数のグループを利用して もプロジェクトの情報が混在することなく、効率よく情報を管理で きます。 16
  • 17. 基 本 編 グループの「管理者」とは？ 「管理者」に設定されているメンバーは、グループの設定や閉鎖な 3 ● どを行うことができます。初期状態ではグループの作成者が管理者 グ ル に設定されます。管理者を変更したい場合は、グループのトップペー ー プ ジ（19 ページの手順 5 の画面）で［メンバー名簿］をクリックし の て［メンバー名簿］を表示し、管理者を変更する］ ［ をクリックします。 作 成 管理者の名前は［メンバー名簿］の［ステータス］で確認できます。 ● 2 グループの基本情報を登録する ［グループ作成］の［STEP1. 基本情報の ［必須］と表示されてい 入力］が表示された る項目は必ず設定する 1 グ ル ー プ 名 ］ に ［ 2 すべてのメンバーが招待可能］か［管理 ［ グループ名を入力 者のみが招待可能］のいずれかをクリック 3 20 名］をクリック ［ 21 名 以 上 100 名 以 下 のグループは有料プラン 提供開始時まで無料で作 成、利用できる 4 設定したいグループア イコンをクリック ［前へ］［次へ］をクリッ クすると、アイコンを選 択できる 5 グループ概要］ ［ にグル ープの概要やプロジェ クトの目的などを入力 6 次へ］をクリック ［ 17
  • 18. 3 グループに招待できる人数を確認する ［STEP2. メンバーの グループのメンバーはレッスン 4 で登録する 設定］が表示された ので、ここではグループだけを作成する 1 グループに招待できる 人数を確認 2 次へ］をクリック ［ 4 グループの基本情報を確認する ［STEP4. 内容確認］ 1 手順 2 で登録した情報が表示 が表示された されていることを確認 2 作成する］をクリック ［ 18
  • 19. 基 5 グループの作成が完了した 本 編 作成したグループのトップ 登録したグループの概要は［編集］ ページが表示された をクリックすると変更できる 3 ● グ ル ー プ の 作 成 ● リンク集を作成するには グループのトップページにはリンク集を作成して表示できます。有 益な情報が提供されている Web サイトなどのリンクを表示してお けば、メンバー間で情報共有できるでしょう。リンク集を作成する には、［リンク集］にある［編集する］をクリックし、［リンクを追 加する］をクリックします。［追加するリンクの情報を入力してく ださい。 が表示されたら、 ］ リンク先の URL とタイトルを入力し、追 ［ 加する］をクリックします。グループのトップページに戻ったら、編 ［ 集完了］をクリックすると、Web サイトがリンク集に追加されます。 グループを閉鎖するには グループのトップページで［設定］をクリックすると、［設定（基 本情報）］が表示されます。グループの管理者であれば、 ［閉鎖する］ をクリックしてグループを閉鎖できます。 19
  • 20. レッスン a メンバーの招待 4 グループにメンバーを追加するには グループを作成したら、チームやプロジェクトのメンバーを追加しましょう。 メンバーを追加するには招待メールを送信します。 1 ［メンバー名簿］を表示する レッスン 3 を参考にグループ グループのトップページが表示され を作成し、グループのトップ ない場合は［グループ］［ ‐（作成した ページを表示しておく グループ名）］をクリックする ［メンバー名簿］をクリック 作成したグループはホームにも表示される 作成したグループや参加しているグループはホームに表示されま す。グループのトップページに移動するには、画面上部の［グループ］ をクリックして各グループ名をクリックするか、ホームの画面左側 や画面下部に表示されるグループ名をクリックします。 20
  • 21. 基 2 メンバーを招待する 本 編 ［メンバー名簿］が表示された 4 ● メ ン バ ー の 招 待 ● ［参加メンバー］にグループの ［新しいメンバーを招待する］ メンバーが一覧表示される をクリック 3 招待するメンバーのメールアドレスを入力する ［メンバーの招待］の［STEP1. ここではメールアドレスを入力 知人の選択］が表示された してメンバーを招待する 1 画面を下に 2 メールアドレスを入力］のここをクリックし、 ［ スクロール 招待するメンバーのメールアドレスを入力 複数のメンバーを招 待する場合は、改行 してメールアドレス を入力する 3 次へ］をクリック ［ 21
  • 22. 4 招待メールを送信する ［STEP2. メッセージの入力］が表示された 1 メールアドレスを確認 2 タイトル］に招待メ ［ ールのタイトルを入力 3 本文］にメッセージ ［ を入力 ここに記載されている内 容が招待メールとして送 信される 4 次へ］をクリック ［ ［STEP3. 内容の確認］が表示された 5 メールアドレスと 招待メールのタイ トル、本文を確認 6 招待メールを送信する］をクリック ［ 7 STEP4. 完了］が表示されたら［グループ招待中の知人を確認する］ ［ をクリック 招待を受けたメンバーは どのようにユーザー登録すればいい？ グループの招待メールを受け取ったときは、ユーザー登録用の URL をクリックして 1 週間以内に登録を完了しましょう。 22
  • 23. 基 5 招待メールの送信が完了した 本 編 招待メールが 招待した人には、招待メールを送信し 送信された たことを通知するメールが送信される 4 ● メ グループへの参加が完了すると、［参加 ［招待中］に招待中のメンバー ン メンバー］にメンバーが一覧表示される が一覧表示される バ ー の 招 待 ● ［招待中］と表示され 招待を受けたメンバー ［招待を中止する］ ている場合は、まだ は 22 ページの HINT をクリックすると グループへの参加が を参考にグループへの メンバーの招待を 完了していない 参加手続きを行う 解除できる 違うメールアドレスで登録したい場合は？ 招待メールを受信したメールアドレスとは異なるメールアドレスで も、ユーザー登録やログインができます。あとからメールアドレス を変更したい場合は、画面上部の［アカウント］をクリックし、 ［個 人設定］をクリックします。［アカウント情報］が表示されたら、 ［メールアドレスを変更する］をクリックしてメールアドレスを変 更します。 23
  • 24. レッスン a ホームとグループのトップページ 5 サイボウズ Live の 画面の見方を覚えよう サイボウズ Live では、ログイン後に表示されるホームと、グループのトップ ページをよく利用します。それぞれの画面の見方を覚えておきましょう。 1 サイボウズ Live のホームを表示する グループが表示されている場合は ［ホーム］をクリック 更新情報はホームで確認しよう サイボウズ Live の更新情報は、ホームで確認したほうが便利です。 グループの更新情報のほか、登録したイベント（レッスン 8 で解説） もすぐに確認できます。また複数のグループに参加している場合は、 画面左側と下部にすべてのグループのアイコンが表示されるので、 どのグループの情報が更新されたのかがわかります。 24
  • 25. 基 2 サイボウズ Live のホームを確認する 本 編 ◆ホーム 5 ● サ イ ボ ウ ズ Live の ［お知らせ］にメンバー参加の通知やサイボ ホ ホームが表示された ウズからのお知らせがまとめて表示される ー ム と 画面左側にはユーザー名や 画面上部にあるバーでグループや グ 参加しているグループが表 カレンダーの切り替え、メンバー ル 示される の管理などが行える ー プ の ト ッ グループや個人の予定がある場 プ ペ 合はカレンダー内に表示される ー ジ グループに未読の更新情 ● 報がある場合は、アイコ ン上に数字が表示される グループのアイ コンをクリック ［ToDo］ をクリックすると、 ［ニュース］のここをクリックすると、 登 録されている ToDo を サイボウズが提供しているニュース まとめて確認できる の表示・非表示を切り替えられる ［アンケート］をクリックす ［お気に入り］をクリックすると、スタ ると、作成したアンケート ーを付けた掲示板のコメントや共有フォ の投票状況を確認できる ルダのファイルなどを一覧表示できる 25
  • 26. 3 グループのトップページを確認する ◆グループのトップページ グループのトップページが表示された ［イベント］には登録した グループのバーでは、イベントや ToDo イベントや未完了・期限切 の登録、掲示板への書き込み、共有フォ れの ToDo が表示される ルダやメンバーの管理などが行える ［ 参 加 メ ン バ ー］ に ［最近の更新］には掲示板 ［グループ概要］ はグループに参加し や ToDo、共有フォルダ、 には登録したグ ているメンバーが表 イベントの更新情報が新着 ループの概要が 示される 順に表示される 表示される グループの表示順を変更するには 複数のグループに参加している場合は、ホームの画面左側に表示さ れるグループ名の表示順を変更できます。頻繁に確認するグループ を上に配置したり、グループの種類ごとに順番に並べたりしてカス タマイズしましょう。グループ名の表示順を変更するには、ホーム の画面左側にある［参加グループの設定］をクリックします。 ［参 加グループ］が表示されたら、順番を変更する］をクリックすると、 ［ 順番の変更画面が表示され、グループ名を並べ替えられます。 26
  • 27. 基 本 編 未読の更新情報をまとめて確認済みにするには グループのトップページの［最近の更新］では、未読の更新情報が 5 ● 黄色で表示されます。確認が不要な更新情報は、各項目をチェック ホ ー し、［最新の更新］の下にある［確認済みにする］をクリックする ム と と、まとめて確認済みにできます。［最近の更新］の下にあるチェッ グ クマークのボタンをクリックすると、すべての項目をチェックでき ル ー るので、すべて確認済みにしたい場合に利用しましょう。 プ の ト 1 確認済みにしたい 2 確認済みにする］ ［ ッ 項目をチェック をクリック プ ペ ー ジ ● チェックした項目が 確認済みになる 新着情報やお気に入りの投稿などは ポップアップ表示でも確認できる サイボウズ Live のウィンドウ下部には常にグレーのバーが表示さ れています。このバーの左側には、現在表示しているグループのグ ループ名が表示され、グループ名をクリックすると、グループのトッ プページへ移動できます。また、バーの右側には、［新着情報］ ［お 気に入り］などが表示され、それぞれをクリックして直近の更新情 報などをポップアップ表示で確認できます。 タイトルをクリックすると、更新情報を表示できる 27
  • 28. グループの掲示板や共有フォルダなどを すばやく表示できる サイボウズ Live には、ホームから直接、グループの掲示板や共有 フォルダなどを表示する機能が備わっています。この機能を使うと、 グループのトップページを経由する必要がなく、すばやく掲示板や 共有フォルダなどを確認できます。 ホームを表示 グループ名の右側にある しておく ［＞］をクリック グループのメニュ ［掲示板］や［共有フォルダ］をクリック ーが表示された すると、それぞれを確認できる 新着情報をすばやく確認するには ［新着情報］からは、未読の情報などをすばやく確認できます。項 目の左にある［＋］をクリックすると項目が展開され、掲示板のコ メントなどが表示されます。 ［＋］をクリックすると項目が展開され、 掲示板のコメントなどを表示できる 28
  • 29. 基 本 グループのメンバーには 編 更新情報をメールで通知できる トピックの作成時（レッスン 6 で解説）や、イベントの登録時（レッ 5 ● スン 8 で解説）などに、更新を通知する］ ［ をチェックすると、 グルー ホ ー プのメンバーに更新情報の通知メールが送信されます。コメントを ム と 書き込んだり、イベントの登録や変更をするたびにメールが送信さ グ れます。 ル ー プ の 更新情報の通知履歴を確認するには ト ッ プ ペ グループのメンバーに送信した更新情報の通知メールは、あとから ー ジ 通知履歴を確認できます。更新情報がきちんと通知されたかを確認 ● したり、時系列で更新情報を確認したりしたいときに、通知履歴を 表示してみましょう。グループのトップページの［最近の更新］の 右側にある［通知履歴］をクリックすると、更新日時の新しい順（昇 順）に通知履歴が一覧表示されます。通知履歴のタイトルをクリッ クすると、更新情報を確認できます。また、通知履歴は更新日時の 古い順（降順）や、タイトル順に並べ替えることもできます。 フォルダでグループを分類するには 複数のグループに参加している場合は、フォルダでグループを分類 すると、グループを管理しやすくなります。フォルダを作成するに は、アカウント］をクリックし、個人設定］をクリックします。 ［ ［ ［ア カウント情報］が表示されたら、参加グループ］ ［ をクリックし、フォ ［ ルダを追加する］をクリックすると、フォルダの作成画面が表示さ れます。この画面でフォルダ名を入力し、［追加する］をクリック すると、フォルダが作成されます。フォルダで分類したいグループ をチェックし、［別のフォルダに移動する］をクリックすると、選 択したグループを目的のフォルダへ移動できます。 29
  • 30. レッスン a 掲示板 6 連絡事項を共有したり ディスカッションしたりするには サイボウズ Live の掲示板を活用すれば、グループのメンバーで情報を共有し たりアイデアを収集したりできます。 トピックを作成する 1 ［掲示板］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［掲示板］を トップページを表示しておく クリック トピックには具体的なタイトルを付けよう 掲示板にコメントを書き込むには、まず話題ごとのトピックを作成 します。ただし、漠然としたタイトルのトピックを作成すると、い ろいろな内容のコメントが書き込まれてしまい、話の流れがわから なくなります。トピックには具体的なタイトルを付けるようにし、 ディスカッションされている内容などが一目でわかるようにしてお きましょう。 30
  • 31. 基 2 ［トピックの作成］を表示する 本 編 ［掲示板］が表示された 6 ● 掲 示 板 ● これまでに作成されたトピック ［トピックを作成する］ が一覧表示される をクリック 3 トピックを作成する ［トピックの作成］ 1 タイトル］にトピッ ［ 2 本 文 ］ に ト ピ ッ ［ が表示された クのタイトルを入力 クの概要を入力 ［詳細設定］の［共同編集］と［緊 急連絡］をチェックすると、そ れぞれの機能を利用できる 3 更新を通知する］にチェック ［ が付いていることを確認 4 書き込む］をクリック ［ 31
  • 32. 4 トピックの作成が完了した ［掲示板］に 更新情報の通知メールが ［編集する］をクリックす 戻った メンバーに送信される ると、トピックをカテゴリ ごとに分類できる 作成したトピックが追加 されていることを確認 更新情報の通知メールが 送信されないようにするには トピックの作成時に［更新を通知する］のチェックをはずしておく と、グループのメンバーに更新情報の通知メールが送信されないよ うになります。また、自分だけに通知メールが送信されないように するには、［アカウント］-［個人設定］-［参加グループ］をクリッ クし、参加しているグループの［変更する］をクリックして、グルー プの個人設定の変更画面で［通知］ ［通知しない］ の をクリックし、変 ［ 更する］をクリックします。このとき、通知メールの送信と同時に ホームの［新着情報］での表示もされなくなります。 トピックやコメントの書式を設定するには トピックの本文やコメントには、フォントサイズや文字色などを設 定することもできます。入力欄の上部の［書式編集］をクリックす ると、書式パレットが表示され、書式を設定できるようになります。 32
  • 33. 基 コメントを書き込む 本 編 1 ［トピックの詳細］を表示する 6 ● ［掲示板］を表示 未読のコメントがあるトピックは 掲 しておく 黄色で表示される 示 板 ● コメントを書き込みたいトピック のタイトルをクリック 2 コメントの内容を入力する ［トピックの詳細］ 未読のコメントは 1 コメントの内容 が表示された 黄色で表示される を入力 2 コメントする］ ［ をクリック 33
  • 34. 3 コメントが書き込まれた 入力したコメントが トピックの作成者と最近の 書き込まれた 更新者が表示される コメントは新しい ［古い順に表示］をクリックすると、コメントを 順に表示される 古い順に並べ替えることができる コメントにファイルを添付するには 33 ページの手順 2 で［コメントする］をクリックする前に［添付 ファイルを追加する］をクリックすると、コメントにファイルを添 付できます。添付ファイルはレッスン 10 で詳しく解説します。 34
  • 35. 基 トピックのタイトルや本文を変更する 本 編 1 ［トピックの詳細］を表示する 6 ● 31 ページの手順 3 を参考に［共同編集］を ［掲示板］を表示 掲 チェックしてトピックを作成しておく しておく 示 板 ● トピックの本文を編集したいコメント のタイトルをクリック 2 ［トピックの変更］を表示する ［トピックの詳細］ ［変更する］を が表示された クリック 35
  • 36. 3 トピックのタイトルや本文を変更する ［トピックの変更］が表示された 1 タイトル］をクリックして ［ トピックのタイトルを変更 2 本文］をクリックしてト ［ ピックの本文を変更 3 変更メモ］に変更した内 ［ 容を入力 4 更新を通知する］をチェ ［ ック 5 変更する］をクリック ［ 4 トピックの変更が完了した ［トピックの詳細］に戻った 更新情報の通知メールがメン バーに送信される トピックのタイトルと本文が 変更されていることを確認 ［変更履歴を見る］をクリッ クすると、更新日時や更新者、 変更メモが一覧表示され、変 更前のトピックに復元するこ ともできる ［差分を表示する］をクリックすると、 36 変更した箇所がハイライト表示される
  • 37. 基 本 編 トピックをカテゴリで分類するには 初期状態では、作成したトピックは［（未分類）］のカテゴリに一覧 6 ● 表示されます。目的のトピックを見つけやすいように、作成したト 掲 示 ピックはカテゴリで分類しておくとよいでしょう。カテゴリを作成 板 するには、［掲示板］の［カテゴリ］にある［編集する］をクリッ ● クし、表示された入力欄にカテゴリ名を入力して、 ［追加］をクリッ クします。カテゴリが追加されたら、［編集完了］をクリックする と、カテゴリが作成されます。作成したカテゴリにトピックを移動 するには、移動したいトピックをチェックし、 ［移動する］をクリッ クして移動先のカテゴリを選択します。 トピックやコメントの更新情報を メンバーにすぐに通知するには トピックの作成やコメントの書き込みを行うと、更新情報の通知 メールが送信されますが、書き込みと同時に通知されるわけではあ りません。常に書き込みと同時に通知メールを送信したい場合は、 「緊急連絡」の機能を使いましょう。35 ページの手順 1 〜 2 を参 考に［トピックの変更］を表示し、詳細設定］ ［緊急連絡］ ［ の をチェッ クします。なお、この機能を使うと、更新情報の通知メールを受信 しない設定（75 ページの HINT で解説）にしているメンバーにも 通知メールが送信されます。 ［いいね！］を使って賛同の意思表示をしたり コメントを読んだことを伝えたりできる 掲示板のトピックやコメントにある［いいね！］をクリックすると、 クリックしたメンバーのアイコンが追加され、そのトピックやコメ ントに対する賛同の意思を示すことができます。この機能を利用す ることで、例えばメンバーに尋ねたい内容に「賛同する方は［いい ね！］をクリックしてください」などと付け加えれば、アンケート の代わりとして活用することもできます。また、コメントを読んだ ことを相手に知らせたい場合に使うと便利です。 37
  • 38. レッスン a 返信 7 コメントを引用して返信するには 掲示板に書き込まれたコメントに対して返事をしたい場合は、返信の機能を 使いましょう。また、コメントの文章を引用する方法も紹介します。 コメントに返信する 1 ［トピックの詳細］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［最近の更新］にある未読の トップページを表示しておく 更新情報は黄色で表示される トピックのタイトルをクリック 未読の更新情報だけを表示するには グループのトップページにある［最近の更新］では、未読の更新情 報が黄色で表示されます。［未読のみ］をクリックすると、未読の 更新情報だけを表示できます。更新された掲示板のトピックや登録 されたイベントなどをすばやく確認したい場合に便利です。 38
  • 39. 基 2 コメントに返信する 本 編 ［トピックの詳細］が表示された 7 ● 返 信 ● 1 コメントの 2 返信する］ ［ 内容を確認 をクリック 3 コメントの内容を入力する 画面が上にスクロール 返信元のコメン ［×］ を ク リ ッ ク し、コメント欄が表示 トの番号が表示 すると、返信を解 された された 除できる 1 返信するコメント 2 コメントする］ ［ の内容を入力 をクリック 39
  • 40. 4 コメントが書き込まれた 返信のコメントが 入力したコメントの 書き込まれた 内容を確認 ここをクリックすると、返信元のコメント をバルーン表示できる あとで読み返したいコメントを お気に入りに登録するには トピックのタイトルやコメントの左側にある［☆］をクリックする と、お気に入りに登録できます。お気に入りに登録したトピックや コメントは、ホームの［お気に入り］や、ウィンドウ下部の［お気 に入り］をクリックして表示できるので、目的のトピックやコメン トを探す手間が省けます。 コメントを削除するには 自分が書き込んだコメントにマウスポインターを合わせると、右上 に［削除する］が表示され、クリックしてコメントを削除できます。 削除したコメントは元に戻せないので、慎重に行いましょう。 40
  • 41. 基 コメントの文章を引用して返信する 本 編 1 返信するコメントを表示する 7 ● 返信したいコメントを表示しておく 返 信 ● 2 引用したい文章を選択する 1 引用したい文章を 2 返信する］ ［ ドラッグして選択 をクリック 41
  • 42. 3 引用した文章を貼り付けてコメントの内容を入力する 画面が上にスクロールし、 返信元のコメントの コメント欄が表示された 番号が表示された 選 択 し た 文 章 が「>」 付きで貼り付けられた 1 返信するコメントの 内容を入力 2 コメントする］を ［ クリック 4 コメントが書き込まれた 返信のコメントが 入力したコメントの 書き込まれた 内容を確認 42
  • 43. 基 本 編 コメントのやり取りを会話形式で表示するには コメントに対する返信が複数あって、やり取りがわかりづらい場合 7 ● は、コメントを会話形式で表示しましょう。コメントにマウスポイ 返 信 ンターを合わせると右下に［会話を表示する］が表示され、クリッ ● クすると、コメントの下に過去に返信でやり取りしたコメントが表 示されます。 ［会話を表示する］をクリック 過去のやり取りが表示される ［固定リンク］とは？ コメントにマウスポインターを合わせると右下に表示される［固定 リンク］は、 特定のコメントにアクセスするための URL のことです。 過去に書き込まれた重要なコメントをメンバーに見せたい場合は、 ［固定リンク］をクリックし、URL をコピーしてコメントに貼り付 けるなどすれば、メンバーが目的のコメントを探す手間を省けます。 なお、コメントを表示するには、サイボウズ Live にログインする必 要があります。 内容が分散してきたらトピックを分けよう 掲示板でディスカッションしていると、次第にトピックのタイトル とは異なる話題に移り変わったり、トピックとは関係のないコメン トが書き込まれたりするかもしれません。ディスカッションの内容 が分散してきたら、新しいトピックを作成するようにしましょう。 そうすることで、常に一貫した話題でディスカッションでき、あと から内容を参照しやすくなります。 43
  • 44. レッスン a イベント 8 メンバーでスケジュールを 共有するには グループ全体のスケジュールは、グループのイベントとして登録しましょう。 登録したイベントはメンバー全員に共有され、ホームからも確認できます。 1 ［イベント（月表示）］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［イベント］ トップページを表示しておく をクリック イベントにはグループ全体の スケジュールを登録する イベントには、グループのメンバー全員に関係する会議やマイルス トーンなど、グループ全体のスケジュールを登録します。登録した イベントはメンバー全員に共有され、誰でもスケジュールを確認で きます。 44
  • 45. 基 本 ホームのカレンダーからも 編 グループのイベントを登録できる ホームに表示されているカレンダーからもグループのイベントを登 8 ● 録できます。グループのイベントを登録するには、イベントを登録 イ ベ したい日にマウスポインターを合わせ、右側にある［イベントの登 ン ト 録］をクリックします。［予定の登録］が表示されたら、［グループ ● イベント］をクリックして表示を切り替え、［グループ］からイベ ントを登録したいグループを選択します。その後、46 ページの手 順 3 と同様の操作で、イベントの項目やタイトル、開始時刻、終了 時刻などを登録します。 2 ［イベントの登録］を表示する ［イベント（月表示）］ 初期状態では月表示で が表示された 表示される ここをクリックすると、日表示、週 表示、一覧表示に切り替えられる ［表示設定］ をクリックして ［タ イトルを折り返して表示］のチ ェックをはずすと、イベントの タイトルが 1 行で表示される イベントを登録したい日にマウス ここをクリックすると、 ポインターを合わせ、右側にある メンバーの予定や設備の ［イベントの登録］をクリック 予約状況を確認できる 45
  • 46. 3 イベントを登録する ［イベントの登録］が表示された 1 ここをクリック 2 イベントの 3 ここをクリックしてイベン してイベントの タイトルを トの開始時刻と終了時刻を 項目を選択 入力 選択 4 メモ］ ［ にイベン トの概要を入力 5 更 新 を 通 知 す ［ る］にチェック が付いているこ とを確認 6 登録する］ ［詳細を設定する］をクリックすると、長期にわたる ［ をクリック イベントや繰り返しのイベントを登録したり、添付フ ァイルを追加したりできる イベントの項目を増やすには 初期状態ではイベントの項目として「会議」 「往訪」 「来訪」 「勉強会」 を選択できますが、ほかの項目も追加できます。 ［設定］ まず をクリッ クし、 ［イベント］をクリックして、 ［追加する］をクリックします。 予定メニューの設定画面が表示されたら、［予定メニュー名］に項 目名を入力し、 ［追加する］をクリックすると、項目が追加されます。 項目を追加する以外に、項目名を変更したり、項目を削除したりも できます。なお、この操作はグループの管理者のみ実行可能です。 46
  • 47. 基 4 イベントの登録が完了した 本 編 ［イベントの登録］が 更新情報の通知メールが 登録したイベン 閉じた メンバーに送信される トを確認 8 ● イ ベ ン ト ● イベントのタ イトルをクリ ックするとイ ベントの詳細 を確認できる グループのトップページの左上にある 登録したイベントはホームの ［イベント］にイベントが表示される カレンダーでも確認できる 長期にわたるイベントや 繰り返しのイベントを登録するには 手順 3 で［詳細を設定する］をクリックすると、長期にわたるイベ ントや繰り返しのイベントも登録できます。例えば、長期にわたる イベントを登録するには、［期間予定］をクリックして表示を切り 替え、イベントの期間とタイトルを設定します。 手順 3 で［詳細を設定する］［期間予定］をクリック ‐ すると、長期にわたるイベントを登録できる 47
  • 48. レッスン a ToDo リスト 9 メンバーにタスクを割り当てるには プロジェクトで実行すべきタスクは ToDo として登録し、担当者に割り当て ていきましょう。登録した ToDo はグループのトップページに表示されます。 1 ［ToDo リスト］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［ToDo リスト］ トップページを表示しておく をクリック ToDo を進捗管理に活用しよう プロジェクトを遂行するために必要なタスクを割り出し、具体的な 期限を決めて各担当者に割り当てましょう。ToDo を登録しておく ことで、いつまでになにを行えばよいかが明確になり、プロジェク トの進捗を管理しやすくなります。また、グループのメンバー全員 がタスクを把握できるので、情報共有にも役立ちます。 48
  • 49. 基 本 編 ToDo はイベントに反映される ToDo を登録しておくと、イベントのカレンダーにも ToDo が表示 9 ● されます。ToDo にはチェックマークのアイコンが付き、タイトル ToDo をクリックすると、詳細を確認したり内容を変更したりできます。 リ ス ト ステータスの項目を増やすには ● 初期状態では ToDo のステータスとして「未着手」 「対応中」 「保留」 「確認中」「完了」を選択できますが、ほかのステータスを追加する こともできます。［設定］をクリックし、［ToDo リスト］をクリッ クして、ステータスの追加や変更などを行います。なお、この操作 はグループの管理者のみ実行可能です。 2 ［ToDo の追加］を表示する ［ToDo リスト］ これまでに登録した ToDo が表示された が一覧表示される ［追加する］を クリック 49
  • 50. 3 ToDo のステータスとタイトル、期日を設定する ToDo の登録欄が表示された 1 ここをクリックして 2 ここに ToDo の 3 ここをクリックし ステータスを選択 タイトルを入力 て期日を選択 4 ToDo の優先度と担当者を選択する 1 ここをクリックして 2 ここをクリックして 優先度を選択 担当者を選択 50 3 メモ］の［＋］をクリック ［
  • 51. 基 本 編 優先度は 5 段階から選べる 優先度は［S］ ［B］ ［D］ ［A］ ［C］ から選択でき、S］ ［ が最も高く、D］ ［ 9 ● が最も低い優先度となります。優先度を設定すると、S］が上向き、 ［ ToDo ［A］が右上向き、［B］が右向き、［C］が右下向き、［D］が下向き の、それぞれの矢印のアイコンが表示されます。 リ ス ト 未完了の ToDo や期限切れの ToDo を ● 完了するには グループのトップページの左上には、完了していない ToDo が「未 完了」として表示され、期限を過ぎた ToDo が「うち期限切れ」 として赤い文字で表示されます。ToDo が完了している場合は、手 順 2 の画面を表示し、目的の ToDo の［変更する］をクリックして、 ステータスを［完了］に変更しましょう。 5 ToDo を登録する メモ欄が表示された 1 ToDo の概要やメモを入力 2 更新を通知する］ ［ をチェック 3 書き込む］をクリック ［ 51
  • 52. 6 ToDo が登録された ToDo の登録欄 更新情報の通知メールが が閉じた メンバーに送信される 登録した ToDo が追加 ここをクリックして担当者やステータ されていることを確認 ス、優先度の条件を選択すると、該当する ToDo だけを表示できる タイトルをクリ ここをクリックす ［変更する］をクリックすると、 ックすると、内 ると、ToDo の表 ステータスや ToDo のタイト 容を確認できる 示順を変更できる ル、期日などを変更できる ToDo もカテゴリで分類できる ToDo もカテゴリを作成して分類できます。カテゴリを作成する手 順は掲示板と同様です。ToDo をカテゴリで分類しておくと、プロ ジェクトごとに ToDo を一覧表示したり、優先度の高い ToDo を すばやく見つけたりすることができるようになります。 52
  • 53. 基 本 編 ToDo にコメントを書き込むには ToDo にコメントを書き込むには、手順 6 で ToDo のタイトルを 9 ● クリックし、［ToDo の詳細］が表示されたら、コメント欄にコメ ToDo ントの内容を入力して、［コメントする］をクリックします。 リ ス ト ホームで ToDo を一覧表示できる ● 自分が担当になっている ToDo は、ホームで一覧表示できます。ホー ムで ToDo を一覧表示するには、画面中央の［ToDo］をクリック します。ToDo のタイトルや［＋］をクリックすると、ToDo の詳細］ ［ が表示され、内容の確認や変更、削除ができます。また、完了した ToDo をチェックして［完了する］をクリックすると、ステータス を［完了］に変更できます。一覧の［すべて］や［未完了］をクリッ クして条件を選択することで、条件に合う ToDo だけを表示するこ ともできます。 ［ToDo］を 自分が担当になっている ToDo が クリック 一覧で表示された ここをクリックすると、ToDo の表示条件を変更できる ToDo をチェックして［完了する］ ToDo のタイトルや［＋］ をクリックすると、ToDo のステ をクリックすると、ToDo ータスを［完了］に変更できる の詳細を確認できる 53
  • 54. レッスン a 添付ファイル 10 トピックなどの本文やコメントに ファイルを添付するには 掲示板のトピックなどを登録するとき、またはコメントをするときに、参照 してもらいたい資料やデータなどがあれば、そのファイルを添付できます。 1 トピックを表示する レッスン 5 を参考にグループの ここでは掲示板のコメントに トップページを表示しておく ファイルを添付する トピックのタイトルを イベントや ToDo、メッセージ クリック にもファイルを添付できる ファイルをまとめて共有したい場合は 「共有フォルダ」が便利 コメントやイベントに個別にファイルを添付するのではなく、1 箇 所にファイルをまとめて共有したい場合は、「共有フォルダ」を使 いましょう。共有フォルダはレッスン 11 で詳しく解説します。 54
  • 55. 基 2 ファイルを添付する 本 編 選択したトピックが表示された 1 コメントの内容を入力 10 ● 添 付 フ ァ イ ル ● 2 添付ファイルを追加する］をクリック ［ ファイルの参照欄 3 ファイル］が ［ ［共有フォルダ］を選択す が表示された 選択されてい ると、ファイルが共有フォ ることを確認 ルダにアップロードされる ファイルサイズの合計が 25MB までなら、 4 参照］を ［ 複数のファイルでも一度に添付できる クリック 55
  • 56. 3 添付したいファイルを選択する ファイルを選択するダイアログボックスが表示された 1 添付したいファイルが保存されている フォルダを開く 2 添付したいファイルを クリック ［Ctrl］キーを押しながら クリックすると、複数の ファイルを選択できる 3 開く］をクリック ［ 4 ファイルを添付してコメントを書き込む ファイルの参照欄にファイルの ［削除］をクリックすると、ファイル アドレスが表示された の添付を解除できる ［添付ファイルを追加する］をクリック ［コメントする］ 56 すると、さらにファイルを添付できる をクリック
  • 57. 基 5 コメントが書き込まれた 本 編 ファイルが添付された状態 ファイルが添付され でコメントが書き込まれた ていることを確認 10 ● 添 付 フ ァ イ ル ● ファイル名をクリックすると、 ここをクリックすると、ファイルの ファイルをダウンロードできる 詳細を確認できる テキストファイルや画像ファイルは サイボウズ Live 上で内容を表示できる テキストファイルや画像ファイルは、サイボウズ Live 上でも内容 を確認できます。テキストファイルは、ファイル名の右側にある、 マウスポインターを合わせると［ファイル内容を表示する］と表示 されるアイコンをクリックすると、内容が表示されます。画像ファ イルは、コメントに直接ファイルのプレビューが表示されます。 コメントの本文中にファイルを挿入するには 文書や画像などのファイルは、コメントの本文中に挿入することも できます。本文中にファイルを挿入するには、［添付ファイルを追 加する］をクリックし、［参照］をクリックして、挿入したいファ イルを選択します。ファイルの参照欄の右側に表示される［本文に 挿入］をクリックすると、コメント欄に「[file:1]」などの文字が挿 入され、その位置に文書などが挿入されます。 57
  • 58. レッスン a 共有フォルダ 11 プロジェクトのファイルを グループで共有するには グループのメンバーで共有するファイルは、共有フォルダにアップロードし ましょう。共有しているファイルを編集し、上書きもできます。 ファイルをアップロードする 1 ［共有フォルダ］を表示する レッスン 5 を参考にグループの ［共有フォルダ］を トップページを表示しておく クリック 共有フォルダに必要なファイルをアップロード して、適切にファイルを管理できる 共有フォルダにファイルをアップロードすると、添付ファイルと同 様、グループのメンバーであれば誰でもダウンロードして内容を確 認できるようになります。アップロードしたファイルは更新して常 に最新の状態に保つことができ、フォルダでファイルを分類するこ ともできます。また、タイトルやメモなどの情報をファイルに追加 することも可能です。なお、共有フォルダに保存できるファイルの 容量は、1 グループにつき 500MB までです。 58
  • 59. 基 2 ファイルを選択する画面を表示する 本 編 ［共有フォルダ］ ここでは［（未分類）］にファイル が表示された をアップロードする 11 ● 共 ここでフォルダを ［添付ファイル］をクリックすると、これまで 有 切り替えられる アップロードした添付ファイルを確認できる フ ォ ル ダ ● ［ファイルを 現在選択しているフォルダに ここをクリックする 追加する］を アップロードされたファイル とファイルの表示形 クリック が、ここに一覧表示される 式を切り替えられる 3 ファイルを選択するダイアログボックスを表示する ファイルを選択する画面が表示された ［ファイルを選択する］ をクリック 59
  • 60. 4 アップロードしたいファイルを選択する ファイルを選択するダイアログ ここでは Excel ファイルと画像ファ ボックスが表示された イルを同時にアップロードする 1 アップロードしたいファイルが 保存されているフォルダを開く 2 Ctrl］キーを押しながら ［ 複数のファイルをクリック 3 開く］をクリック ［ 5 ファイルをアップロードする ファイルを選択す 再度［ファイルを選択する］をクリックすると、 る画面に戻った さらにファイルをアップロードできる 選択したファイルが 一覧表示された 1 更新を通知する］ ［ をチェック 2 追加する］ ［ をクリック フォルダの追加やファイルの移動を行うには 手順 6 の画面で［編集する］をクリックしてフォルダ名を入力する と、新しいフォルダを追加できます。アップロード済みのファイル をフォルダに移動するには、各ファイルをチェックして［移動する］ をクリックし、移動先のフォルダを選択します。 60
  • 61. 基 6 ファイルのアップロードが完了した 本 編 ［共有フォルダ］ 更新情報の通知メールが に戻った メンバーに送信される 11 ● 共 有 フ ォ ル ダ ● ファイル名をクリックすると、ファイル の詳細を確認できる ファイルをダウンロードして編集する 1 ファイルのダウンロードを開始する ［共有フォルダ］を ダウンロードしたいファイルの 表示しておく ［ダウンロード］をクリック 61
  • 62. 2 ファイルをダウンロードする ファイルを開くか保存 ここをクリックして［名前を付けて するかを確認するメッ 保存］をクリックすると、フォルダ セージが表示された を選択してファイルを保存できる ［保存］を 標準では［ダウンロード］フォルダに クリック ダウンロードされる 3 ［共有フォルダ］を表示する ファイルがダウンロード ダウンロード完了のメッセージ された が表示された ［ファイルを開く］ をクリック ファイルが開いたら、 編集を有効にする］ ［ 62 をクリックしてファイルを編集する
  • 63. 基 編集したファイルをアップロードして上書きする 本 編 1 ［ファイルの詳細］を表示する 11 ● 編集したファイルを用意しておく ［共有フォルダ］を表示しておく 共 有 フ ォ ル ダ ● 更新したいファイルのファイル名をクリック 2 ［ファイルの更新］を表示する ［ファイルの詳細］が ファイルのサイズや保存場所、 表示された 更新履歴などを確認できる ［ファイルを上書きする］をクリック 63
  • 64. 3 新しいファイルを選択する ［ファイルの上書き］が表示された 1 参照］をクリック ［ ファイルを選択するダイアログ ボックスが表示された 2 新しいファイルが保存されて いるフォルダを開く 3 新しいファイルをクリック 4 開く］をクリック ［ 4 新しいファイルをアップロードする ［ファイル］にフォルダ名とファイル名が表示された 1 コ メ ン ト ］ に 更 ［ 新した内容などを 入力 2 更新を通知する］ ［ をチェック 3 更新する］を ［ クリック 64
  • 65. 基 5 新しいファイルがアップロードされた 本 編 新しいファイルがアップロードされた ［ファイルの詳細］に戻った 11 ● 共 有 フ ォ ル ダ ● ［更新履歴］に新しい履歴が追加 ［復元する］をクリックすると、 されていることを確認 更新前のファイルに復元できる 共有フォルダ内のファイルを削除するには 「ファイルをアップロードする」の手順 6 の画面で削除したいファ イルをチェックし、［ごみ箱に入れる］をクリックすると、ファイ ルを［ごみ箱］に移動できます。［ごみ箱］をクリックし、［ごみ箱 を空にする］をクリックすると、ファイルを完全に削除できます。 65
  • 66. レッスン a 検索 12 過去のやり取りを検索するには グループの画面右上にある検索フォームにキーワードを入力すると、グルー プの情報を検索できます。過去のやり取りを参照したいときなどに便利です。 1 検索フォームにキーワードを入力する レッスン 5 を参考にグルー ◆検索フォーム プのトップページを表示し キーワードを入力してイベントや ておく コメントなどを検索できる 1 検索したいキーワード 2 ここをク を入力 リック 検索はグループごとに行う サイボウズ Live の検索機能では、現在表示しているグループ内の 情報だけが検索されます。複数のグループの情報をまとめて検索す ることはできないので、検索はグループごとに行いましょう。 66
  • 67. 基 本 編 検索結果のアイコンで機能を見分ける 検索を実行すると、グループ内のすべての情報からキーワードを含 12 ● む内容が検索されます。検索結果が掲示板のトピックか、イベント 検 索 か、ToDo か、共有フォルダのファイルかを見分けるには、検索結 ● 果の左側にあるアイコンで確認しましょう。アイコンはグループの バーにあるアイコンと同じです。 2 検索結果を絞り込む ［検索結果］が表示された 検索結果の 掲示板の場合は、キーワードを ここでは検索結果を 件数が表示 含むトピックとコメントの内容 機能、作成者 更新者、 ・ される が表示される 期間で絞り込む 検索されたキー ワードはハイラ イト表示される 機能や期間をクリックすると、 ［詳細設定を表示する］ 検索結果を絞り込める をクリック 67
  • 68. 3 絞り込みの条件を指定する 詳細設定の項目が表示された 1 検索対象としたい機能をチェック 2 トピックやコメントなど 3 ここをクリックして作 4 検索］を ［ の作成者や更新者を入力 成された期間を選択 クリック 4 目的のトピックやコメントを表示する 検索結果が絞り込まれて表示された 目的のトピックをクリック 68
  • 69. 基 5 コメントが表示された 本 編 目的のコメントが表示された 12 ● 検 索 ● 上手に検索するコツ うまく検索できない場合は、キーワードを違うものに変えてみたり、 AND 検索（「スマートビタミン　調査」など）を使ったりして工夫 しましょう。なお、新しく作成したトピックやコメントなどは、検 索インデックス（検索用の索引データ）に追加されると、検索でヒッ トするようになります。検索インデックスに追加されるまでに少し 時間がかかることもあります。思ったような検索結果にならないと きは、時間をおいてから検索してみましょう。 69
  • 70.
  • 71. 活用編 サイボウズ Live では個人の予定や連絡先も管理できます また、外部のツールを活用して Google カレンダーの予定を取り込んだり Twitter のツイートを同時に確認したりしてみましょう