7. proces | controle | voorspelbaar
managen | lage kosten | mechanisch
structuur & proces
9 to 5 | foutloos | intern gericht
geen verandering | controle | proces leading
11. vergaderen, wat is dat?
een vergadering =
een bijeenkomst van 3 of meer mensen
met gemeenschappelijke doelstellingen
waar interactie en communicatie het belangrijkste middel is
om dit te bereiken
13. ergernissen top 10
rinkelende telefoons
e-mailen tijdens vergadering
te laat komen
niet voorbereid zijn / stukken niet doorgenomen
uitlopen van vergaderingen
geen duidelijke agenda
actiepunten voorgaande vergadering niet gedaan
geen besluiten
langdradig
niet de juiste personen
14. we vergaderen veel
35% van de beroepsbevolking vergadert
25% van hun werktijd
de meeste vergaderingen beginnen te laat
of lopen juist uit
deelnemers zijn vaak onvoorbereid
en na de vergadering gebeurt er weinig
17. aandachtspunten
• stel een heldere agenda op
• kies een vorm die past bij het doel
• kies de juiste deelnemers
• maak afspraken over gedrag voor, tijdens
en na de vergadering
• verstrek vooraf informatie
• beperk de vergadertijd tot een minimum
• leg afspraken, acties en communicatie vast
• laat technologie helpen
18. hoe kan technologie helpen?
• digitale werkomgeving
• voorbereiding centraal
• delen van documenten
• digitale actielijst
• online vergaderen / conference call
• chat en video chat
• mobiel : papierloos wordt digitaal
•
21. informatie in de cloud
Microsoft Microsoft
SharePoint SharePoint Dropbox Google Docs
Evernote
Google Docs
veilig intern beveiligd extern publiek beveiligd
persoonlijk
26. mijn
versies
y = r * [ 2+(6*p) ]
aantal aantal aantal
files versie personen
ronden
mail en filesystem
y = r*([FS+MS]+3p*[MS+FS])
mijn versies heen en weer
27. 4e versie
104 104
3e versie
y = r * [ 2+(6*p) ] 60
tipping
aantal files
52 52
2e versie
point
40
28
26
20 1e versie
14
1 2 aantal personen 3 4
28. en dus…
• alles digitaal (of scannen)
• alles in de Cloud
• mail geen bestanden maar links
• zorg dat iedereen verbonden is
• maak afspraken
• beperk de duur van vergadering door
optimaal voor te bereiden
e-office biedt consultancy, trainingen en IT oplossingen welke mensen binnen en tussen organisaties in staat stellen elkaar te vinden en op basis van kennisdeling en interactie intern en extern met elkaar zaken te doen of samen te werken.e-officewhyhowwhat
eerste deel: effectief vergaderentweede deel: Meeting Systems de technologie om effectief te vergaderen
schrijf op welke twee zaken je komt halen vandaag.gebruik een sticky per woord en gebruik 1 woord per stickyde antwoorden koppelen we aan de agenda. Zaken die we niet behandelen doen we aan het einde van de presentatie..tussendoor terugkomen op de haalzaken.
schrijf je top 3 ergernissen opper sticky 1 woord
vorm:fysiek bij elkaar in ruimte, online meeting, conference call, hybride fysiek/online, maar ook soort vergadering (besluitvorming, brainstorm, probleemoplossend)deelnemers:aanwezigheid noodzakelijk, nodig per agenda punt uit, belangrijke bijdrageinformatie: plaats/tijd, doel en vorm van de vergadering, agenda, notulenafspraken vastleggen:maak tijdens de vergadering besluitenlijsten, actiepunten lijsten, en hoe hierover te communicerenplan de volgende vergaderingtechnologie:volgende slide
eencentraleplekvooralledocumentenwaaronderstukken met informatie, agenda, notulen, besluiten – en actielijsten
mobiel samenwerkendirect werken aan de bestanden in de cloud oplossingdirect actiepunten lijst bijwerkenniet op papier maar zoveel mogelijk gelijk digitaal, en centraal opgeslagen in de cloud
