Heeft u er weleens bij stilgestaan dat u uw zorgvuldig opgebouwde concurrentievoorsprong mogelijk in gevaar brengt? En wist u dat u als benchmarkende organisatie een potentieel risico loopt op hoge boetes als u onvoldoende rekening heeft gehouden met wet- en regelgeving? En weet u zeker dat uw benchmarkingpartners ook in de toekomst bereid zijn kostbare informatie met u te delen? Kortom, heeft u overal aan gedacht om de kans op succes van benchmarking voor uw organisatie te optimaliseren?

1. FINANCE
& CONTROL
Management accounting
Rubriek /onderwerp
O pt imali s ee r de kan s e n op succe s
BenchmarKing: OnderBelichte
risicO’s en randvOOrwaarden
De populariteit en toegevoegde waarde van benchmarking staan onomstotelijk vast. Dat wil echter niet
zeggen dat benchmarking altijd het gewenste effect oplevert voor een organisatie. Maar al te vaak wordt
er gegrepen naar dit instrument zonder voldoende rekening te houden met alle randvoorwaarden.
d OO r h i e lKe l a m sm a
H eeft u er weleens bij stilgestaan dat u uw zorgvuldig op-
gebouwde concurrentievoorsprong mogelijk in gevaar brengt?
Benchmarking is een breed begrip
Is benchmarking een methode om de efficiency van de eigen
En wist u dat u als benchmarkende organisatie een potenti- bedrijfsprocessen te spiegelen aan die van de concurrentie?
eel risico loopt op hoge boetes als u onvoldoende rekening Is benchmarking een zoektocht naar de strategie van de
heeft gehouden met wet- en regelgeving? En weet u zeker dat organisatie die het beste presteert op een bepaald gebied? Is
uw benchmarkingpartners ook in de toekomst bereid zijn benchmarking een methode om binnen de eigen organisatie
kostbare informatie met u te delen? Kortom, heeft u overal de resultaten van verschillende bedrijfsonderdelen onderling
aan gedacht om de kans op succes van benchmarking voor uw te vergelijken?
organisatie te optimaliseren?
In financiële vakliteratuur wordt meestal de nadruk gelegd op Het is raadzaam juridisch advies in
de methodologie van benchmarking. De mogelijke knel-
punten die daarbij worden genoemd hebben dikwijls slechts te winnen alvorens u veel tijd en
betrekking op het benchmarkingproces. Benchmarking
kent echter vele toepassingsvormen en vereist een integrale geld besteedt aan benchmarking
aanpak, waarbij moet worden beoordeeld wat de mogelijke
impact is op de gehele organisatie.
Als we er willekeurige literatuur op naslaan, dan wordt
In dit artikel introduceer ik daarom de belangrijkste al snel duidelijk dat al deze vragen met ‘ja’ beantwoord
randvoorwaarden die niet direct het benchmarkingproces kunnen worden. Het is dan ook belangrijk om te onderken-
raken, maar, afhankelijk van het type benchmarking, een nen dat benchmarking een multidimensionaal karakter
significant effect kunnen hebben op de bedrijfsvoering. heeft en voor diverse doeleinden kan worden ingezet.
Juist deze ‘externe’ randvoorwaarden blijven vaak on- Het is zinvol om het bestaan van de volgende dimensies
derbelicht, terwijl zij kunnen worden gezien als kritische te onderkennen.
succesfactoren voor het laten welslagen van benchmar- 1. De mate van betrekking op bedrijfsvoering.
kingexercities. 2. De reikwijdte van het vergelijkingsgebied.
april 2009 | 13

2. FINANCE
&CONTROL
Strategisch/
Betrekking op bedrijfsvoering
Strategie Commercieel
Strategische Juridisch Ethisch
benchmarking Ethisch
Processen Strategisch/
Benchmarking van Commercieel
Ethisch
processen Ethisch
Resultaten Juridisch
Performance Ethisch Ethisch Juridisch
benchmarking Ethisch
Risico
Intern Competitief Non -competitief
Binnen eigen Concurrenten binnen Organisaties binnen of
Laag Hoog organisatie eigen branche buiten branche
Reikwijdte vergelijkingsgebied
Figuur 1
Schematische weergave van de verschillende soorten benchmarking en aanverwante externe randvoorwaarden en risico’s
Door deze dimensies tegen elkaar uit te zetten op twee assen ~Benchmarking met betrekking tot de bedrijfsvoering.
krijgen we een model (zie figuur 1), waarin we de verschillende ~Benchmarking naar reikwijdte van het vergelijkingsgebied.
soorten benchmarking en aanverwante externe randvoor- Als er bij de gebenchmarkte organisaties betrokkenen zijn
waarden en risico’s kunnen plaatsen. die geen directe concurrenten van elkaar zijn, wordt dit vaak
ook aangeduid als functionele of generieke benchmarking.
Soorten benchmarking De typen benchmarking met betrekking tot bedrijfsvoering
De meest voorkomende soorten of typen benchmarking kunnen kunnen allemaal gecombineerd worden met de soorten
op basis van het model als volgt worden onderscheiden (zie kader). benchmarking naar reikwijdte van het vergelijkingsgebied
en vice versa. Het is belangrijk te onderkennen dat het ene
type benchmarking niet beter of slechter is dan het andere,
Twee soorten benchmarking maar dat het succes afhangt van het doel, de mate waarin en
de wijze waarop rekening is gehouden met alle randvoor-
Benchmarking met betrekking tot de bedrijfsvoering waarden.
~ Strategische benchmarking: benchmarking van de organisatie-
strategie; vaak op basis van best practices; Randvoorwaarden aan benchmarking
~ Proces benchmarking: benchmarking van bedrijfsprocessen; Ik maak onderscheid tussen inhoudelijke randvoorwaarden en
~ Performance benchmarking: benchmarking van resultaten; externe randvoorwaarden.
vaak op basis van key performance indicators (kpi’s). Inhoudelijke randvoorwaarden hebben hoofdzakelijk betrek-
king op het benchmarkingproces, zoals: het definiëren van de
Benchmarking naar reikwijdte van het vergelijkingsgebied benchmarkingobjecten (bijvoorbeeld processen, resultaten
~ Interne benchmarking: benchmarking binnen de eigen organisatie; en strategieën); het vaststellen van doel, methodiek en type
~ Competitieve benchmarking: benchmarking met concurrenten; benchmarking; het proces van verzamelen, verwerken en rap-
~ Non-competitieve benchmarking: benchmarking met organisa- porteren van benchmarkinggegevens en het implementeren
ties op een ander niveau in de bedrijfskolom, binnen de eigen en monitoren van benchmarkingresultaten. Aangenomen kan
branche of buiten de eigen branche. worden dat deze randvoorwaarden op alle soorten benchmar-
king van toepassing zijn.
14 | april 2009

3. FINANCE
& CONTROL
In de literatuur wordt uitgebreid stilgestaan bij de inhoudelij- Op deze wijze is de organisatie in staat om haar grenzen te
ke randvoorwaarden, maar blijven de externe randvoorwaar- stellen ten aanzien van het soort informatie dat zij met ande-
den vaak onderbelicht. Wellicht heeft dat te maken met het ren wil delen en zodoende de potentiële risico’s te beheersen.
feit dat de toepasselijkheid ervan varieert per type benchmar-
king. Aangezien de externe randvoorwaarden net zo bepalend Juridische randvoorwaarde
kunnen zijn voor het succes van benchmarking, ga ik in op de Wet- en regelgeving zijn continu in beweging en onomstotelijk
drie belangrijkste. verweven met het beleid en de activiteiten binnen alle lagen van
~ Strategische/commerciële randvoorwaarde. een organisatie. Bijgevolg kunnen ook bepaalde benchmar-
~ Juridische randvoorwaarde. kingactiviteiten onderworpen zijn aan juridische restricties.
~ Ethische randvoorwaarde. Allereerst dient men ervoor te waken dat de beoogde bench-
marking niet in strijd is met het kartelverbod uit de mededin-
Strategische/commerciële randvoorwaarde gingswetgeving (m.n. artikel 6 Mededingingswet en artikel 81
Met behulp van haar strategie en commerciële activitei- EG-Verdrag). Deze regels verbieden in beginsel afspraken en
ten tracht een organisatie zichzelf te onderscheiden van de onderling afgestemde gedragingen tussen organisaties die een
concurrentie, waarbij de doelstellingen in de regel gebaseerd concurrentiebeperkend effect hebben.
zijn op continuïteit, winstgevendheid en verbetering in de Indien informatie-uitwisseling tussen externe partijen, en
breedste zin van het woord. De strategie en de bedrijfsproces- tussen concurrenten in het bijzonder, onderdeel is van de
sen, die direct van invloed zijn op de identiteit van aangebo- benchmark, dan dient men na te gaan in hoeverre dit een
den producten of diensten, bepalen in belangrijke mate het concurrentiebeperkend effect heeft in de zin van het me-
onderscheidend vermogen van de organisatie. dedingingsrecht. Met name indien de bij de benchmark
Vooral wanneer men ‘benchmarking for best practices’ toe- betrokken ondernemingen gezamenlijk een groot deel van
past, dient men ervoor te waken de strategie of processen de totale markt vertegenwoordigen, zal er eerder sprake zijn
niet zonder meer te kopiëren van de best-practice organisa- van een concurrentiebeperkend effect. Derhalve kunnen ook
tie. In het bijzonder als dit een directe concurrent betreft, benchmarks uitgevoerd door onafhankelijke adviesbureaus
kan dit de herkenbaarheid en daarmee het concurrentie- of brancheorganisaties onder het kartelverbod vallen, indien
vermogen aantasten. Daarnaast is de best practice niet per daarbij concurrentiegevoelige informatie op individueel ni-
definitie de weg die het beste bewandeld kan worden. Dit veau uitgewisseld wordt. In het algemeen kan worden aange-
lijkt een contradictio in terminus, maar een best practice nomen dat informatie concurrentiegevoeliger is naarmate zij:
wil niet zeggen dat er geen ‘better practice’ is die beter a) betrekking heeft op concurrentieparameters zoals prijzen,
past bij de kenmerken van de benchmarkende organisatie.
Benchmarking mag niet ontaarden in het botweg kopië-
ren van strategieën en processen, omdat dit ten koste gaat Korps landelijke politiediensten
van het innovatievermogen en daarmee de continuïteit
van de organisatie op lange termijn in gevaar kan worden In mei 2007 heeft het Korps landelijke politiediensten (KLPD) een
gebracht. aanbestedingsprocedure uitgeschreven, waarbij een benchmark
tot een van de gunningscriteria behoorde. De benchmark hield in
Niet in de laatste plaats moet men beseffen dat het regelmatig dit geval in dat de producten van de leveranciers beoordeeld wer-
voorkomt dat er gegevens over de eigen organisatie verstrekt den op basis van een vijftal van tevoren gedefinieerde testen.
moeten worden aan externe benchmarkingpartners. Indien Gedurende het aanbestedingstraject heeft het KLPD een van de
de eigen organisatie in de benchmark naar voren komt als de testen uit de benchmark geschrapt, omdat zij achteraf bezien
best-in-class dan is het niet ondenkbaar dat de concurrentie moeilijkheden ondervond bij het uitvoeren hiervan. De rechter
zeer geïnteresseerd is in de succesvolle strategie of efficiënte heeft vervolgens geoordeeld dat in strijd met het aanbestedings-
bedrijfsprocessen. Door inzicht te geven in bedrijfsvertrouwe- recht de gunningscriteria zijn aangepast gedurende de aanbeste-
lijke gegevens over het functioneren van de eigen organisatie, dingsprocedure. Het gevolg was dat het KLPD de opdracht niet
kan men zodoende een zorgvuldig opgebouwde concurrentie- mocht gunnen op basis van de uitgevoerde benchmark en dat er
voorsprong op het spel zetten. een nieuwe aanbestedingsprocedure uitgeschreven moest wor-
den (Vzr. Rb. ’s-Gravenhage 8 februari 2008, LJN BD3211).
Kortom, alvorens over te gaan tot benchmarking, is het ver- Door de uitspraak van de rechter zal de benchmark opnieuw uit-
standig om dit te allen tijde te toetsen aan de strategische en gevoerd moeten worden, de eerder gemaakte kosten en gedane
commerciële doelstellingen en een goede afweging te maken inspanningen ten spijt.
van het nut en risico van de uitwisseling van bedrijfsgegevens.
april 2009 | 15

4. FINANCE
& CONTROL
productie, afzet en klanten; b) gedetailleerder is; c) actueler trouwelijke en discrete behandeling van elkaars informatie
is en frequenter wordt verstrekt; d) niet voor iedereen be- voldoende gewaarborgd zijn. Een ethische benadering van
schikbaar is. benchmarking vereist onder meer het volgende:
~ bereid zijn om ook informatie over de eigen organisatie te
Ook indien benchmarking niet direct betrekking heeft op de verstrekken;
eigen bedrijfsvoering, maar bijvoorbeeld ingezet wordt als ~ erop toezien dat de verstrekte informatie tijdig, volledig en
instrument om leveranciers te beoordelen, kan men te maken betrouwbaar is;
krijgen met wettelijke bepalingen. Dit geldt in het bijzonder ~ rekening houden met verschillende belangen en culturen
indien de resultaten van de benchmark uiteindelijk beslis- van benchmarkingpartners;
send zijn voor de gunning van de opdracht in het kader van ~ geen verspreiding van benchmarkinginformatie zonder
het aanbestedingsrecht. De basis hiervoor wordt gevormd toestemming van benchmarkingpartners.
door Europese Richtlijnen 2004/18/EG, 2004/17/EG en zijn
op nationaal niveau verder uitgewerkt in Besluit aanbe- Indien men onzorgvuldig omgaat met vertrouwelijke in-
stedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en Besluit formatie van anderen of ethische gedragsregels overtreedt,
aanbestedingen speciale sectoren (Bass). Deze regels gelden dan loopt men het risico dat de organisatie niet langer
voor overheidsinstellingen en onder voorwaarden binnen beschouwd wordt als een betrouwbare benchmarkingpart-
bepaalde sectoren, zoals Vervoer en Energie. Alhoewel ner. Deze imagoschade kan ertoe leiden dat de organisatie
in de toekomst geen of beperkte toegang heeft tot waarde-
Het grootste juridische risico volle informatie van andere organisaties. De vele voordelen
van benchmarking zullen dan voor de organisatie onbenut
loopt men bij competitieve blijven.
benchmarking als er Alleen indien de organisatie wordt beschouwd als een
betrouwbare en loyale benchmarkingpartner, zal zij toe-
concurrentiegevoelige informatie gang hebben tot en ten volle profijt kunnen trekken van de
bedrijfsinformatie van anderen. Het is daarom raadzaam om
wordt uitgewisseld gedragsregels in acht te nemen als er externe organisaties bij
de benchmark betrokken zijn. De wereldwijd gehanteerde
European Benchmarking Code of Conduct (opgesteld door
benchmarking in beginsel uitstekend kan dienen als een de European Foundation for Quality Management (EFQM)
objectief gunningscriterium voor aanbesteding, kan het en ontleend aan: APQC, Benchmarking Code of Conduct,
gebeuren dat belanghebbenden de opzet, toepassing en Guidelines and Ethics for Benchmarkers, 2004) bevat derge-
objectiviteit van de benchmark ter discussie stellen. Een lijke richtlijnen en heeft ten doel om efficiënte, effectieve en
praktijkvoorbeeld (zie kader ‘Korps landelijke politiedien- ethische benchmarking te bewerkstelligen, en vormt daarmee
sten’) illustreert dit. een uitstekende basis om aan de ethische randvoorwaarde te
voldoen.
Het voorgaande pretendeert geen uitputtende opsomming
te zijn, maar is bedoeld om te illustreren dat benchmarking Toepasselijkheid externe randvoorwaarden per type
onderworpen kan zijn aan juridische randvoorwaarden. Of benchmarking
dit het geval is, zal per individueel geval beoordeeld moeten De toepasselijkheid en de mate van het mogelijke risico van
worden. Overtreding van het kartelverbod of aanverwante de besproken externe randvoorwaarden verschilt per type
wetten leidt dikwijls tot nietigverklaring van afspraken of benchmarking. Om te zien hoe deze zaken zich tot elkaar
beslissingen, geldboetes en vorderingen tot schadevergoeding. verhouden, grijpen we weer even terug naar het schema in
Bij twijfel is het daarom raadzaam juridisch advies in te win- figuur 1.
nen alvorens veel tijd en geld te besteden aan benchmarking.
Uit dit schema is af te lezen welke externe randvoorwaarden
Ethische randvoorwaarde een mogelijk risico vormen voor het succes van benchmar-
Met benchmarking komt er een informatiestroom op gang king. Hieruit blijkt dat de risico’s het grootst zijn bij alle
waarbij over en weer, intern tussen afdelingen, of extern vormen van competitieve benchmarking. De strategische en
tussen organisaties, vertrouwelijke gegevens uitgewisseld juridische componenten spelen hierbij in het bijzonder een
worden. Binnen het benchmarkingproces moet een ver- significante rol. Bij strategische competitieve benchmarking
16 | april 2009

5. FINANCE
& CONTROL
Randvoorwaarde Risico’s Gevolg Hoe kunt u de risico’s beperken
Strategisch/ - Aantasting onderscheidend Verlies marktaandeel Bepaal op basis van uw doelstellingen, kennis
commercieel vermogen en vermogen tot en gevaar voor de en innovatie en concurrentiepositie, in hoever-
innovatie bedrijfscontinuïteit re benchmarking uw organisatie vooruit kan
- Prijsgeven van concurrentie- helpen. Stel daarbij duidelijke grenzen ten aan-
voorsprong zien van uw bereidheid om bepaalde informa-
tie te delen met anderen
Juridisch - Overtreding kartelverbod Hoge boetes, vorde- Wees terughoudend met het uitwisselen van
- Overtreding aanverwante ringen tot schadever- concurrentiegevoelige informatie. Wees alert
wetten (bijvoorbeeld aanbe- goeding en nietigver- op mogelijke activiteiten die de mededinging
stedingsrecht) klaring van gemaakte op de markt kunnen beperken. Laat u bij twijfel
afspraken met derden adviseren door een jurist
Ethisch - Imagoschade Geen toegang meer Maak van tevoren duidelijke afspraken met uw
tot waardevolle infor- benchmarkingpartners. Wees discreet, loyaal
matie van andere en betrouwbaar. Houd u aan de Benchmarking
organisaties Code of Conduct
Figuur 2
Schematische samenvatting van de risico’s en hoe deze risico’s beperkt kunnen worden
advertentie
loopt de organisatie het grootste risico op aantasting van het
onderscheidend vermogen ten opzichte van de concurrentie.
Het grootste juridische risico loopt men bij competitieve
benchmarking als er concurrentiegevoelige informatie wordt
uitgewisseld. De ethische randvoorwaarden gelden vrijwel
voor alle soorten benchmarking, maar wegen het zwaarst als
er externe organisaties bij betrokken zijn.
Interim financial David heeft
Ten slotte net een huis gekocht en komt
Figuur 2 geeft een schematische samenvatting van de bespro- regelmatig onder de verfspetters
binnen. Op dit moment is de
ken risico’s en de wijze waarop u deze risico’s kunt beperken.
verbouwing het middel-punt
van zijn universum. Tegeltjes,
Het is duidelijk dat het succes van benchmarking niet alleen vloerverwarming, keuken,
afhangt van de wijze waarop het benchmarkingproces in- kranen: het is wat ;-) David heeft
bovendien een hele goedkope
houdelijk is vormgegeven, maar dat daarnaast het doel en de aannemer ingeschakeld, David (29)
opzet van benchmarking moeten passen binnen: hetgeen leidt tot hilarische
1. de strategische en commerciële doelstellingen van de (en zeer herkenbare) verhalen...
organisatie;
2. de geldende juridische kaders; Lees meer
3. de ethische richtlijnen van ondernemerschap. over ons
op pagina
8 en 9 van
Een dergelijke integrale aanpak optimaliseert uw kansen om de bijlage
te komen tot een succesvolle benchmarkingexercitie waarmee Focus on
Finance
u de strategie, processen en resultaten van uw organisatie
continu kunt uitdagen en verbeteren.
Hielke Lamsma (h.lamsma@fagro.nl) is financial consultant bij
Fagro Consultancy B.V.
control_adv_kwart_6_+.indd 4 02-03-2009 18:59:56
april 2009 | 17