Corso di rendicontazione FP7- 7°settimo programma quadro ed.2009

Settimo Programma Quadro
della Comunità Europea
p
GLI STANDARD di Rendicontazione

dott. Domenico Dalia - Manager

Cos’è il 7PQ
Cos è
Il Programma Quadro (PQ) di Ricerca e Sviluppo Tecnologico (RST) è
lo strumento principale di finanziamento alla ricerca europea
attraverso il quale la Commissione Europea si propone di
raggiungere diversi obiettivi, come rafforzare le basi scientifiche e
gg g ,
tecnologiche dell'industria, favorire la competitività internazionale
à
e promuovere le azioni di ricerca nell’ Unione Europea, così come
sancito dal TITOLO XVIII, Ricerca e sviluppo tecnologico, Articolo
163 del Trattato europeo – “VERSIONI CONSOLIDATE DEL
TRATTATO SULL'UNIONE EUROPEA E DEL TRATTATO CHE
ISTITUISCE LA COMUNITÀ EUROPEA (2002) (2002/C 325/01)”.
DURATA
 I precedenti Programmi Quadro hanno avuto una durata
quinquennale (1 anno di avvio più 4 anni di effettiva operatività).
 La durata dell’attuale VII PQ sarà settennale (2007-2013).
dell attuale (2007 2013).


LE AREE TEMATICHE


Budget in miliardi di Euro
del 7 Programma Quadro


Terminologia: I principali cambiamenti
 Grant Agreement
 Contratto (Contract)
 Richiedenti (Applicant)
 Proponenti (Proposer)
 Meccanismi di Finanziamento
 Strumenti (Instruments) (Funding schemes)

 Linee Guida finanziarie  Guida sulle questioni finanziarie
(
(Financial Guidelines)
) (Guide to Financial Issues)

 ICPC
 INCO
 Certificati dello stato finanziario
 Certificati di Audit (Audit (Certificate on Financial
Certificate) Statement)


Il nuovo status di rendicontazione
t t di t i

Nel 6PQ i costi erano:
FC: Tutti i costi diretti e indiretti eleggibili; con calcolo analitico di tutti i
gg ;
costi indiretti.

FCF: Costi diretti eleggibili e una percentuale forfetaria per i costi
indiretti (pari al 20% dei costi diretti eleggibili tranne i subcontratti);
con calcolo forfetario dei costi indiretti

AC: Costi diretti addizionali eleggibili e una percentuale
forfetaria per i costi indiretti ( 20% dei costi diretti addizionali
eleggibili tranne i subcontratti); con calcolo forfetario dei costi
indiretti


Le novità del 7PQ

 Passaggio da Additional Cost a FULL Cost:

- si tende ad un sistema di Full Cost, con una
contabilità di tipo analitico
t bilità ti liti

 Nuovi criteri per la determinazione delle spese generali

.


I nuovi costi
 L’Additional Cost

 Generalmente il contributo sarà
“Cost Reimbursement”.
“C t R i b t”
 I partner di paesi INCO potranno optare
per una forma di contributo forfettaria: la
commissione stabilirà le “lump sums .
lump sums”


Tipologie di sovvenzione della U E
U.E.

• Cost reimbursement: rimborso dei costi eligibili
diminuiti d ll
di i iti delle entrate del progetto (receipts);
t t d l tt ( i t )

• Flat rates - % di finanziamento forfettaria;

• Lump sums – importo forfettario.


Il nuovo quadro dei contributi U.E.

 Il rimborso dei costi eligibili avviene
g
applicando le % di rimborso per attività e
per beneficiario ai costi ammissibili del
progetto.


Il nuovo quadro dei contributi U.E.

Tassi massimi di
rimborso RTD Dimostrazione Training Management Other
dei costi
NOE
50% grandi
Large collaborative
imprese e 50% 100% 100% 100%
projects (IP)
75% altri

Small ll b ti
S ll collaborative 50% grandi
di
projects imprese e 50% 100% 100%
(STREPS) 75% altri

Specific research
p 50% grandi
g
projects for imprese e 100% 100% 100%
SMEs 75% altri

100% 100%
100%
CSA (costi indiretti (costi indiretti
solo per CA
flat rate 7%) flat rate 7%)


…Il nuovo quadro dei contributi U.E.

 Attività di Ricerca: 50% dei costi ammissibili , fatta eccezione
per:
- PMI: 75%
- Organismi pubblici senza scopo di lucro: 75%
- Istituti di istruzione secondaria e superiore: 75%
- Organismi di ricerca (no-profit): 75%
 Attività di Dimostrazione: 50%
 Attività
Atti ità di Management: 100% A i i di ricerca di “Frontiera”:
M t Azioni i “F ti ”
100%
 Azioni di coordinamento e sostegno: 100%
 Azioni
A i i per l formazione e lo sviluppo della carriera dei ricercatori:
la f i l il d ll i d i i t i
100%


I C ti Ammissibili
Costi A i ibili

Per
P essere ammissibili i costi d
i ibili ti devono essere:
 sostenuti dal beneficiario;

 essere costi reali;

 sostenuti nel corso della durata dell’azione, ad eccezione
di quelli sostenuti per l’elaborazione delle relazioni finali
l elaborazione
(se previsto);

 determinati conformemente ai principi e alle pratiche
contabili e di gestione abituali del beneficiario;


......I C ti Ammissibili
I Costi A i ibili

 rispetto dei principi di economia, efficienza, ed efficacia;

 devono essere al netto dei costi non ammissibili, in particolare tasse
indirette identificabili (ivi compresa l’Iva), diritti, interessi debitori,
accantonamenti per possibili perdite od oneri f t i ecc..;
t ti ibili dit d i futuri,

 Indicati nel budget di previsione;


I costi non ammissibili

 tasse indirette identificabili (ivi compresa l’Iva);
 interessi debitori;
 accantonamenti per possibili perdite od oneri
futuri;
 costi dichiarati, sostenuti in altro progetto
comunitario;
 spese eccessive.


I costi ammissibili:
costi diretti e indiretti

 Personale
 Attrezzatura
 Sub-contratti
S b t tti
 Viaggi e missioni
gg
 Materiale di consumo
 Other
O h costs


I costi di tti il personale
ti diretti: l

 Solo ed unicamente le ore impegnate nel
progetto (ti
tt (timesheets);
h t )
 Il personale deve essere contrattualizzato
secondo l normativa d l paese d l b
d la ti del del beneficiario;
fi i i
 il lavoro deve essere svolto sotto la direzione e
supervisione d l b
i i del beneficiario;
fi i i
 Il costo va individuato sulla base di tutti gli oneri
sopportati d l b
t ti dal beneficiario per l retribuzione
fi i i la t ib i
ordinaria del personale;


…I costi di tti il personale
I ti diretti: l

 Devono essere permanent employees (con un contratto
di lavoro permanente) o temporary employees (con un
contratto di lavoro temporaneo);
 Il tempo dedicato al progetto va individuato e registrato
nei timesheets, facendo attenzione a non superare il
tempo pianificato.
 Una
U corretta registrazione d ll ore d di t al progetto
tt i t i delle dedicate l tt
è indispensabile dato che, la sola redazione del contratto
non è sufficiente;
 La registrazione delle ore va fatta indicando il tipo di
attività a cui esse si riferiscono.


I costi di tti le attrezzature
ti diretti: l tt t
Il 7 PQ (cosi come i precedenti) consente di imputare al
contratto i costi sostenuti per l’acquisto di attrezzatura
durevole necessaria allo svolgimento del progetto. La
formula di riferimento è:
f l if i t è
 (A/B) x C x D - dove:
- “A” è il periodo di utilizzo per lo svolgimento
A
dell’attività di ricerca, espresso in mesi (l’inizio di tale
periodo è determinato dalla consegna del bene);
- “B” è il “periodo di ammortamento” e cioè il periodo
ammortamento”,
convenzionale di deprezzamento dell’attrezzatura.
- “C” è il costo storico;;
- “D” è la percentuale di utilizzo delle apparecchiature
stesse per lo specifico progetto di ricerca.


I costi di tti i subcontratti
ti diretti: b t tti

 Il subcontraente è una terza parte che entra in
rapporto con l’ t b
t l’ente beneficiario per svolgere una
fi i i l
parte del progetto, per essere validi devono:
- debitamente eseere giustificati nel progetto;
- coprano l’esecuzione di una parte limitata del
progetto;
tt
- le attività siano elencate nel progetto e che sia
fatta anche una stima dei costi.


I costi di tti viaggi e missioni
ti diretti: i i i i i

 Tutte
T tte le spese di viaggi e soggio ni
iaggi soggiorni
collegate alle attività del progetto;
 Se le regole interne al beneficiario
prevedono la diaria, allora è possibile
inserirla tra i costi;
 È prevista l’autorizzazione della
Commissione per viaggi al di fuori dei
paesi membri del progetto tranne in casi
progetto,
in cui tali viaggi siano stati previsti
nell allegato
nell’allegato tecnico al progetto.

I costi diretti: il materiale di consumo

 Tutti i costi sostenuti per acquistare
materiale di consumo collegato alle
attività del progetto, ivi compreso il
software.


I costi di tti other costs
ti diretti: th t

 Dissemination,
Dissemination ad esempio la presentazione del progetto
ad un convegno o ad una conferenza;
 Intellectual property, i diritti e/o pagamenti di royalties a
terzi parti;
 Studi dell’impatto economico- sociale;
 La creazione di spin-off;

Attenzione tali costi vanno discussi in sede di negoziazione.


I costi ammissibili:
costi indiretti

 I costi indiretti (o Overheads) si riferiscono
a quelli che non sono direttamente imputabili al progetto
ma sono sostenuti in relazione diretta col progetto:
- Spese Generali, o meglio tutti quei costi strutturali e
di supporto di natura logistica e amministrativa legati alla
gestione del progetto da parte del beneficiario.


…….I costi ammissibili:
costi indiretti

 Sono costi indiretti ad esempio:
- spese di affitto e ammortamento i
ffitt t t immobili;
bili
- acqua, gas, elettricità, ecc..;
- costi di comunicazione e di connessione;
- spese postali, telefoniche, ecc..;
- tutti i costi di servi trasversali che sono riconducibili a
spese di amministrazione, personale, utilizzo di
attrezzature, ecc..


…….I costi ammissibili:
costi indiretti

 I costi indiretti non vanno rendicontati in maniera analitica ma solo
forfettaria.
 Nel
N l conteggio di t li costi vanno esclusi i costi supportati d ll
t i tali ti l i ti t ti dalle
risorse di parti terze e parimenti vanno esclusi i costi per i
subcontratti


Le opzioni di finanziamento
per i Costi Indiretti

 Costi indiretti reali,
 Modello semplificato,
 Importo forfetario pari al 20% dei costi diretti esclusi i
subcontratti,
 Importo forfetario pari al 60% dei costi diretti esclusi i
subcontratti (Special Transitional Flat Rate),



 Costi indiretti reali

- beneficiari che dispongono della contabilità analitica
in grado di identificare e raggruppare i loro costi indiretti
in accordo con i criteri di eleggibilità
eleggibilità.



 Modello semplificato:

- metodo analitico di calcolo dei costi indiretti per chi
non dispone di una contabilità analitica in grado di
p g
aggregare i costi indiretti dettagliatamente.



 Importo forfetario pari al 20% dei costi diretti
esclusi i subcontratti:

- metodo potenzialmente adottabile da qualsiasi
beneficiario, indipendentemente dal suo msitema
beneficiario
contabile.
- si possono rendicontare il 20% dei costi diretti
(esclusioni
terze parti e sub contratti)

 Importo forfetario pari al 60% dei costi diretti
esclusi i subcontratti (Special Transitional Flat
Rate):
- consente di quantificare i costi indiretti come
importo f f t i pari al 60% d l t t l d i costi
i t forfetario i l del totale dei ti
diretti esclusi i subcontratti. Tale possibilità, riservata
peraltro solo a Università Enti di ricerca Enti pubblici e
Università, ricerca,
PMI, è disponibile per un periodo transitorio (fino al 31
dicembre 2009).
- Tasso forfettario non superiore al 40% dei 40%
costi diretti eleggibili (ad esclusione delle terze parti e
dei sub contratti) per inviti che si chiudono dopo il
31/12/2009 dott. Domenico Dalia - Manager

Fondo di garanzia

 Eliminata la responsabilità finanziaria collettiva
collettiva.
 Istituzione di un fondo di garanzia (5%), scompare la
responsabilità amministrativa solidale
solidale.
 Il contributo al fondo da parte di ogni partecipante non
supera l’importo del 5% del contributo finanziario
l importo
comunitario dovuto al partecipante (viene prelevato
dal prefinanziamento)


Il CFS – Certificate on
Financial Statement

 Ulteriore novità è data dal controllo sui rendiconti
presentati alla C E che riguardano t tti i costi (fi
t ti ll C.E. h i d tutti ti (finanziati
i ti
e cofinanziati).
 L’obbligo del CFS sussiste:
- quando l’importo cumulativo di tutti i pagamenti (intermedi e
finale) fatti a un partecipante è pari o superiore a 375.000 € per
) p p p p p
progetto;
- per progetti ≥ ai 2 anni il CFS è richiesto ai partecipanti non più di
un CFS sullo status fi
ll t t finanziario ed ogni volta che il contributo
i i d i lt h t ib t
cumulativo superi i 375.000 , segue esempio:


…..Il CFS – Certificate on
Financial Statement

Esempio :
 C
Contributi 1a annualità 175 000 €
t ib ti lità 175.000
- 1 annualità (175.000 € < 375.000 €) NO CFS;

 Contributi 2a annualità 200.000 €
- 2 annualità (175.000 € + 200.000 € > 375.000 €) SI
(175 000 200 000 375 000
CFS;

 Contributi 3a annualità 300.000 €
- 3 annualità (300.000 € < 375.000 €) NO CFS


La Certificazione d ll spese
L C tifi i delle

 L’incarico di certificazione va dato ad Auditor esterno
indipendente d l contraente - qualificato ai sensi VIII
i di d t dal t t lifi t i i
Dir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984:
- Per l’Italia v Registro dei revisori contabili Istituito dal
v. contabili,
D.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia.
 Gli enti pubblici possono effettuare l certificazione
i bbli i ff la ifi i
tramite un pubblico funzionario competente.


Metodologia di certificazione
delle spese

 Rispettare le regole del programma comunitario
di applicazione e i principi di rendicontazione.
li i i i i di t i
 Costo storico e costo reale
 Inerenza dei costi
 Competenza dei costi legata all’arco temporale
del progetto
 Documentazione e giustificazione
 No costi ineleggibili (interessi, costi eccessivi,
costi di altri progetti, ecc..)


Documentazione richiesta per
la certificazione delle spese

 Personale:
- Copia dei CV;
- Descrizione dell attività svolta dalle singole
dell’attività
persone;
- Copia
Copi dei contratti;
ont tti
- Copia dei timesheets;


….Documentazione richiesta per

 Attrezzature:
- Fatture;
- Ordinativi verso fornitori;
- Certificazioni di eventuali collaudi o
manutenzione;
m n ten ione
- Eventuali documenti di trasporto;
- Giustificativi contabili di avvenuto pagamento
(
(contabili bancarie).
)



 subcontratti:
- Fatture;
- Copia del contratto;
(contabili bancarie);
- Eventuali autorizzazioni (se previste dalla C.E.);
- Descrizione del servizio reso;
- Prova dei risultati ottenuti.



 Viaggi e soggiorni:
- Fatture;
- Copia del contratto;
- Eventuali autorizzazioni (se previste dalla C.E.);
- Descrizione del servizio reso;
- Prova dei risultati ottenuti.



 Altri Costi:
- Dettaglio delle spese sostenute;
- Copia di eventuali autorizzazioni richieste e/o
ricevute dalla Commissione Europea
- Fatture;
F tt e


Audit della Commissione E
A dit d ll C i i Europea

 E’ Previsto dal contratto, può essere realizzato entro 5
anni dalla conclusione di un progetto o anche in corso;
l’audit i
l’ dit viene effettuato d una società contrattualizzata
ff tt t da i tà t tt li t
dalla C.E., le fasi sono:
- Invio della lettera raccomandata della Commissione;
- Contatto per stabilire luoghi e date;
- Richiesta di documentazione;
- Controllo in loco;
- Verbale;
- Lettera della Commissione sugli esiti del controllo (in caso di irregolarità: proposta
dei necessari aggiustamenti ai Form C esaminati);
- Osservazioni del beneficiario entro 30 gg.;
- Lettera definitiva della Commissione;
- Eventuale ricorso.

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