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Corso di rendicontazione FP7- 7°settimo programma quadro ed.2009

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a brief description on the rules of the costs of the projects of FP7

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Corso di rendicontazione FP7- 7°settimo programma quadro ed.2009

  1. 1. Settimo Programma Quadro della Comunità Europea pGLI STANDARD di Rendicontazione dott. Domenico Dalia - Manager
  2. 2. Cos’è il 7PQ Cos èIl Programma Quadro (PQ) di Ricerca e Sviluppo Tecnologico (RST) è lo strumento principale di finanziamento alla ricerca europea attraverso il quale la Commissione Europea si propone di raggiungere diversi obiettivi, come rafforzare le basi scientifiche e gg g , tecnologiche dellindustria, favorire la competitività internazionale à e promuovere le azioni di ricerca nell’ Unione Europea, così come sancito dal TITOLO XVIII, Ricerca e sviluppo tecnologico, Articolo 163 del Trattato europeo – “VERSIONI CONSOLIDATE DEL TRATTATO SULLUNIONE EUROPEA E DEL TRATTATO CHE ISTITUISCE LA COMUNITÀ EUROPEA (2002) (2002/C 325/01)”.DURATA I precedenti Programmi Quadro hanno avuto una durata quinquennale (1 anno di avvio più 4 anni di effettiva operatività). La durata dell’attuale VII PQ sarà settennale (2007-2013). dell attuale (2007 2013). dott. Domenico Dalia - Manager
  3. 3. LE AREE TEMATICHE dott. Domenico Dalia - Manager
  4. 4. Budget in miliardi di Eurodel 7 Programma Quadro dott. Domenico Dalia - Manager
  5. 5. Terminologia: I principali cambiamenti  Grant Agreement Contratto (Contract)  Richiedenti (Applicant) Proponenti (Proposer)  Meccanismi di Finanziamento Strumenti (Instruments) (Funding schemes) Linee Guida finanziarie  Guida sulle questioni finanziarie ( (Financial Guidelines) ) (Guide to Financial Issues)  ICPC INCO  Certificati dello stato finanziario Certificati di Audit (Audit (Certificate on Financial Certificate) Statement) dott. Domenico Dalia - Manager
  6. 6. Il nuovo status di rendicontazione t t di t i Nel 6PQ i costi erano: FC: Tutti i costi diretti e indiretti eleggibili; con calcolo analitico di tutti i gg ; costi indiretti. FCF: Costi diretti eleggibili e una percentuale forfetaria per i costi indiretti (pari al 20% dei costi diretti eleggibili tranne i subcontratti); con calcolo forfetario dei costi indiretti AC: Costi diretti addizionali eleggibili e una percentuale forfetaria per i costi indiretti ( 20% dei costi diretti addizionali eleggibili tranne i subcontratti); con calcolo forfetario dei costi indiretti dott. Domenico Dalia - Manager
  7. 7. Le novità del 7PQ Passaggio da Additional Cost a FULL Cost: - si tende ad un sistema di Full Cost, con una contabilità di tipo analitico t bilità ti liti Nuovi criteri per la determinazione delle spese generali . dott. Domenico Dalia - Manager
  8. 8. I nuovi costi L’Additional Cost Generalmente il contributo sarà “Cost Reimbursement”. “C t R i b t” I partner di paesi INCO potranno optare per una forma di contributo forfettaria: la commissione stabilirà le “lump sums . lump sums” dott. Domenico Dalia - Manager
  9. 9. Tipologie di sovvenzione della U E U.E.• Cost reimbursement: rimborso dei costi eligibilidiminuiti d lldi i iti delle entrate del progetto (receipts); t t d l tt ( i t )• Flat rates - % di finanziamento forfettaria;• Lump sums – importo forfettario. dott. Domenico Dalia - Manager
  10. 10. Il nuovo quadro dei contributi U.E.  Il rimborso dei costi eligibili avviene g applicando le % di rimborso per attività e per beneficiario ai costi ammissibili del progetto. dott. Domenico Dalia - Manager
  11. 11. Il nuovo quadro dei contributi U.E.Tassi massimi di rimborso RTD Dimostrazione Training Management Other dei costiNOE 50% grandiLarge collaborative imprese e 50% 100% 100% 100% projects (IP) 75% altriSmall ll b tiS ll collaborative 50% grandi di projects imprese e 50% 100% 100% (STREPS) 75% altriSpecific research p 50% grandi g projects for imprese e 100% 100% 100% SMEs 75% altri 100% 100% 100%CSA (costi indiretti (costi indiretti solo per CA flat rate 7%) flat rate 7%) dott. Domenico Dalia - Manager
  12. 12. …Il nuovo quadro dei contributi U.E.  Attività di Ricerca: 50% dei costi ammissibili , fatta eccezione per: - PMI: 75% - Organismi pubblici senza scopo di lucro: 75% - Istituti di istruzione secondaria e superiore: 75% - Organismi di ricerca (no-profit): 75%  Attività di Dimostrazione: 50%  Attività Atti ità di Management: 100% A i i di ricerca di “Frontiera”: M t Azioni i “F ti ” 100%  Azioni di coordinamento e sostegno: 100%  Azioni A i i per l formazione e lo sviluppo della carriera dei ricercatori: la f i l il d ll i d i i t i 100% dott. Domenico Dalia - Manager
  13. 13. I C ti Ammissibili Costi A i ibiliPerP essere ammissibili i costi d i ibili ti devono essere: sostenuti dal beneficiario; essere costi reali; sostenuti nel corso della durata dell’azione, ad eccezione di quelli sostenuti per l’elaborazione delle relazioni finali l elaborazione (se previsto); determinati conformemente ai principi e alle pratiche contabili e di gestione abituali del beneficiario; dott. Domenico Dalia - Manager
  14. 14. ......I C ti Ammissibili I Costi A i ibili rispetto dei principi di economia, efficienza, ed efficacia; devono essere al netto dei costi non ammissibili, in particolare tasse indirette identificabili (ivi compresa l’Iva), diritti, interessi debitori, accantonamenti per possibili perdite od oneri f t i ecc..; t ti ibili dit d i futuri, Indicati nel budget di previsione; dott. Domenico Dalia - Manager
  15. 15. I costi non ammissibili tasse indirette identificabili (ivi compresa l’Iva); interessi debitori; accantonamenti per possibili perdite od oneri futuri; costi dichiarati, sostenuti in altro progetto comunitario; spese eccessive. dott. Domenico Dalia - Manager
  16. 16. I costi ammissibili: costi diretti e indiretti Personale Attrezzatura Sub-contratti S b t tti Viaggi e missioni gg Materiale di consumo Other O h costs dott. Domenico Dalia - Manager
  17. 17. I costi di tti il personale ti diretti: l Solo ed unicamente le ore impegnate nel progetto (ti tt (timesheets); h t ) Il personale deve essere contrattualizzato secondo l normativa d l paese d l b d la ti del del beneficiario; fi i i il lavoro deve essere svolto sotto la direzione e supervisione d l b i i del beneficiario; fi i i Il costo va individuato sulla base di tutti gli oneri sopportati d l b t ti dal beneficiario per l retribuzione fi i i la t ib i ordinaria del personale; dott. Domenico Dalia - Manager
  18. 18. …I costi di tti il personale I ti diretti: l Devono essere permanent employees (con un contratto di lavoro permanente) o temporary employees (con un contratto di lavoro temporaneo); Il tempo dedicato al progetto va individuato e registrato nei timesheets, facendo attenzione a non superare il tempo pianificato. Una U corretta registrazione d ll ore d di t al progetto tt i t i delle dedicate l tt è indispensabile dato che, la sola redazione del contratto non è sufficiente; La registrazione delle ore va fatta indicando il tipo di attività a cui esse si riferiscono. dott. Domenico Dalia - Manager
  19. 19. I costi di tti le attrezzature ti diretti: l tt tIl 7 PQ (cosi come i precedenti) consente di imputare al contratto i costi sostenuti per l’acquisto di attrezzatura durevole necessaria allo svolgimento del progetto. La formula di riferimento è: f l if i t è (A/B) x C x D - dove: - “A” è il periodo di utilizzo per lo svolgimento A dell’attività di ricerca, espresso in mesi (l’inizio di tale periodo è determinato dalla consegna del bene); - “B” è il “periodo di ammortamento” e cioè il periodo ammortamento”, convenzionale di deprezzamento dell’attrezzatura. - “C” è il costo storico;; - “D” è la percentuale di utilizzo delle apparecchiature stesse per lo specifico progetto di ricerca. dott. Domenico Dalia - Manager
  20. 20. I costi di tti i subcontratti ti diretti: b t tti Il subcontraente è una terza parte che entra in rapporto con l’ t b t l’ente beneficiario per svolgere una fi i i l parte del progetto, per essere validi devono: - debitamente eseere giustificati nel progetto; - coprano l’esecuzione di una parte limitata del progetto; tt - le attività siano elencate nel progetto e che sia fatta anche una stima dei costi. dott. Domenico Dalia - Manager
  21. 21. I costi di tti viaggi e missioni ti diretti: i i i i i Tutte T tte le spese di viaggi e soggio ni iaggi soggiorni collegate alle attività del progetto; Se le regole interne al beneficiario prevedono la diaria, allora è possibile inserirla tra i costi; È prevista l’autorizzazione della Commissione per viaggi al di fuori dei paesi membri del progetto tranne in casi progetto, in cui tali viaggi siano stati previsti nell allegato nell’allegato tecnico al progetto. dott. Domenico Dalia - Manager
  22. 22. I costi diretti: il materiale di consumo  Tutti i costi sostenuti per acquistare materiale di consumo collegato alle attività del progetto, ivi compreso il software. dott. Domenico Dalia - Manager
  23. 23. I costi di tti other costs ti diretti: th t Dissemination, Dissemination ad esempio la presentazione del progetto ad un convegno o ad una conferenza; Intellectual property, i diritti e/o pagamenti di royalties a terzi parti; Studi dell’impatto economico- sociale; La creazione di spin-off;Attenzione tali costi vanno discussi in sede di negoziazione. dott. Domenico Dalia - Manager
  24. 24. I costi ammissibili: costi indiretti I costi indiretti (o Overheads) si riferiscono a quelli che non sono direttamente imputabili al progetto ma sono sostenuti in relazione diretta col progetto: - Spese Generali, o meglio tutti quei costi strutturali e di supporto di natura logistica e amministrativa legati alla gestione del progetto da parte del beneficiario. dott. Domenico Dalia - Manager
  25. 25. …….I costi ammissibili: costi indiretti Sono costi indiretti ad esempio: - spese di affitto e ammortamento i ffitt t t immobili; bili - acqua, gas, elettricità, ecc..; - costi di comunicazione e di connessione; - spese postali, telefoniche, ecc..; - tutti i costi di servi trasversali che sono riconducibili a spese di amministrazione, personale, utilizzo di attrezzature, ecc.. dott. Domenico Dalia - Manager
  26. 26. …….I costi ammissibili: costi indiretti I costi indiretti non vanno rendicontati in maniera analitica ma solo forfettaria. Nel N l conteggio di t li costi vanno esclusi i costi supportati d ll t i tali ti l i ti t ti dalle risorse di parti terze e parimenti vanno esclusi i costi per i subcontratti dott. Domenico Dalia - Manager
  27. 27. Le opzioni di finanziamento per i Costi Indiretti Costi indiretti reali, Modello semplificato, Importo forfetario pari al 20% dei costi diretti esclusi i subcontratti, Importo forfetario pari al 60% dei costi diretti esclusi i subcontratti (Special Transitional Flat Rate), dott. Domenico Dalia - Manager
  28. 28. Le opzioni di finanziamento per i Costi Indiretti Costi indiretti reali - beneficiari che dispongono della contabilità analitica in grado di identificare e raggruppare i loro costi indiretti in accordo con i criteri di eleggibilità eleggibilità. dott. Domenico Dalia - Manager
  29. 29. Le opzioni di finanziamento per i Costi Indiretti Modello semplificato: - metodo analitico di calcolo dei costi indiretti per chi non dispone di una contabilità analitica in grado di p g aggregare i costi indiretti dettagliatamente. dott. Domenico Dalia - Manager
  30. 30. Le opzioni di finanziamento per i Costi Indiretti Importo forfetario pari al 20% dei costi diretti esclusi i subcontratti: - metodo potenzialmente adottabile da qualsiasi beneficiario, indipendentemente dal suo msitema beneficiario contabile. - si possono rendicontare il 20% dei costi diretti (esclusioni terze parti e sub contratti) dott. Domenico Dalia - Manager
  31. 31. Le opzioni di finanziamento per i Costi Indiretti Importo forfetario pari al 60% dei costi diretti esclusi i subcontratti (Special Transitional Flat Rate): - consente di quantificare i costi indiretti come importo f f t i pari al 60% d l t t l d i costi i t forfetario i l del totale dei ti diretti esclusi i subcontratti. Tale possibilità, riservata peraltro solo a Università Enti di ricerca Enti pubblici e Università, ricerca, PMI, è disponibile per un periodo transitorio (fino al 31 dicembre 2009). - Tasso forfettario non superiore al 40% dei 40% costi diretti eleggibili (ad esclusione delle terze parti e dei sub contratti) per inviti che si chiudono dopo il 31/12/2009 dott. Domenico Dalia - Manager
  32. 32. Fondo di garanzia Eliminata la responsabilità finanziaria collettiva collettiva. Istituzione di un fondo di garanzia (5%), scompare la responsabilità amministrativa solidale solidale. Il contributo al fondo da parte di ogni partecipante non supera l’importo del 5% del contributo finanziario l importo comunitario dovuto al partecipante (viene prelevato dal prefinanziamento) dott. Domenico Dalia - Manager
  33. 33. Il CFS – Certificate on Financial Statement Ulteriore novità è data dal controllo sui rendiconti presentati alla C E che riguardano t tti i costi (fi t ti ll C.E. h i d tutti ti (finanziati i ti e cofinanziati). L’obbligo del CFS sussiste: - quando l’importo cumulativo di tutti i pagamenti (intermedi e finale) fatti a un partecipante è pari o superiore a 375.000 € per ) p p p p p progetto; - per progetti ≥ ai 2 anni il CFS è richiesto ai partecipanti non più di un CFS sullo status fi ll t t finanziario ed ogni volta che il contributo i i d i lt h t ib t cumulativo superi i 375.000 , segue esempio: dott. Domenico Dalia - Manager
  34. 34. …..Il CFS – Certificate on Financial StatementEsempio : C Contributi 1a annualità 175 000 € t ib ti lità 175.000 - 1 annualità (175.000 € < 375.000 €) NO CFS; Contributi 2a annualità 200.000 € - 2 annualità (175.000 € + 200.000 € > 375.000 €) SI (175 000 200 000 375 000 CFS; Contributi 3a annualità 300.000 € - 3 annualità (300.000 € < 375.000 €) NO CFS dott. Domenico Dalia - Manager
  35. 35. La Certificazione d ll spese L C tifi i delle L’incarico di certificazione va dato ad Auditor esterno indipendente d l contraente - qualificato ai sensi VIII i di d t dal t t lifi t i i Dir. 84/253/CEE del 10 aprile 1984: - Per l’Italia v Registro dei revisori contabili Istituito dal v. contabili, D.Lgs. n. 88/1992 presso il Ministero di Giustizia. Gli enti pubblici possono effettuare l certificazione i bbli i ff la ifi i tramite un pubblico funzionario competente. dott. Domenico Dalia - Manager
  36. 36. Metodologia di certificazione delle spese Rispettare le regole del programma comunitario di applicazione e i principi di rendicontazione. li i i i i di t i Costo storico e costo reale Inerenza dei costi Competenza dei costi legata all’arco temporale del progetto Documentazione e giustificazione No costi ineleggibili (interessi, costi eccessivi, costi di altri progetti, ecc..) dott. Domenico Dalia - Manager
  37. 37. Documentazione richiesta per la certificazione delle spese Personale: - Copia dei CV; - Descrizione dell attività svolta dalle singole dell’attività persone; - Copia Copi dei contratti; ont tti - Copia dei timesheets; dott. Domenico Dalia - Manager
  38. 38. ….Documentazione richiesta per la certificazione delle spese Attrezzature: - Fatture; - Ordinativi verso fornitori; - Certificazioni di eventuali collaudi o manutenzione; m n ten ione - Eventuali documenti di trasporto; - Giustificativi contabili di avvenuto pagamento ( (contabili bancarie). ) dott. Domenico Dalia - Manager
  39. 39. ….Documentazione richiesta per la certificazione delle spese subcontratti: - Fatture; - Copia del contratto; - Giustificativi contabili di avvenuto pagamento (contabili bancarie); - Eventuali autorizzazioni (se previste dalla C.E.); - Descrizione del servizio reso; - Prova dei risultati ottenuti. dott. Domenico Dalia - Manager
  40. 40. ….Documentazione richiesta per la certificazione delle spese Viaggi e soggiorni: - Fatture; - Copia del contratto; - Giustificativi contabili di avvenuto pagamento (contabili bancarie); - Eventuali autorizzazioni (se previste dalla C.E.); - Descrizione del servizio reso; - Prova dei risultati ottenuti. dott. Domenico Dalia - Manager
  41. 41. ….Documentazione richiesta per la certificazione delle spese Altri Costi: - Dettaglio delle spese sostenute; - Copia di eventuali autorizzazioni richieste e/o ricevute dalla Commissione Europea - Fatture; F tt e - Giustificativi contabili di avvenuto pagamento (contabili bancarie); dott. Domenico Dalia - Manager
  42. 42. ….Documentazione richiesta per la certificazione delle spese Altri Costi: - Dettaglio delle spese sostenute; - Copia di eventuali autorizzazioni richieste e/o ricevute dalla Commissione Europea - Fatture; F tt e - Giustificativi contabili di avvenuto pagamento (contabili bancarie); dott. Domenico Dalia - Manager
  43. 43. Audit della Commissione EA dit d ll C i i Europea E’ Previsto dal contratto, può essere realizzato entro 5 anni dalla conclusione di un progetto o anche in corso; l’audit i l’ dit viene effettuato d una società contrattualizzata ff tt t da i tà t tt li t dalla C.E., le fasi sono: - Invio della lettera raccomandata della Commissione; - Contatto per stabilire luoghi e date; - Richiesta di documentazione; - Controllo in loco; - Verbale; - Lettera della Commissione sugli esiti del controllo (in caso di irregolarità: proposta dei necessari aggiustamenti ai Form C esaminati); - Osservazioni del beneficiario entro 30 gg.; - Lettera definitiva della Commissione; - Eventuale ricorso. dott. Domenico Dalia - Manager

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