Onroad paperless

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Aton Paperless
Aton paperless è l’insieme delle
soluzioni mirate ad eliminare o
ridurre l’impiego della carta
nei processi di mobility

Aton Paperless
Un caso d’uso

Caso d’uso
la tentata vendita

Caso d’uso
In un processo tipico di tentata vendita:
• Il tentatista visita i clienti per la consegna
della merce
• Registra su dispositivo mobile la merce
consegnata
• Stampa un documento (e.g. bolle di consegna)
solitamente in 3 copie, lo fa firmare al cliente
e gliene lascia una copia

Caso d’uso
A fine giornata:
• Il piazzista rientra in sede per il ricarico del
mezzo
• Consegna copia dei documenti rilasciati in
sede per l’archiviazione
• Queste copie firmate da chi riceve la merce
potrebbero servire ad esempio in caso di
contestazioni successive

In assenza di Aton Paperless
Cosa comporta questo approccio?

Accumulo di migliaia di
documenti cartacei

Impiego di personale
dedicato alla gestione di
questi documenti

Lentezza nella
ricerca di un
certo documento

Lentezza nella ricerca di un documento
• A fronte di contestazioni da parte dei clienti
sulle merci consegnate, molte aziende
trovano più conveniente abbonare al cliente i
costi del prodotto piuttosto che spendere
risorse nel ricercare il documento cartaceo
firmato dal destinatario che comprovi la
consegna conforme

Costi per la conservazione dei
documenti (ambienti, armadi,
climatizzazione) e la sicurezza
degli stessi (controllo accessi, etc)

Aton Paperless
Aton Paperless

Aton Paperless - Focus
In che punti del processo descritto si inserisce
la soluzione paperless di Aton?
• Davanti al cliente, all’atto della produzione
della documentazione di avvenuta consegna
• Nella gestione della copia del documento ad
uso della sede
• Davanti al cliente, in caso di contestazione:
permette di consultare documenti già
archiviati

Prima della (eventuale) stampa della
bolla, il cliente firma direttamente sullo
schermo del terminale

Viene stampata una sola copia cartacea del
documento, se richiesta* dal cliente
Copia per il cliente Copia per il venditore Copia per la sede
*Qualora il cliente aderisca a forme di notifica elettronica del documento
(web, email…) il sistema può diventare paperless al 100%.

Invio del documento elettronico su canale sicuro
al sistema Aton paperless per l’archiviazione
documentale
ARCHIVIAZIONE
DOCUMENTALE
INVIO DEL DOCUMENTO
IN CONFORMITÀ CON GLI STANDARD
DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE*
*powered by:

Accesso immediato da parte degli
utenti autorizzati al documento
elettronico

Visualizzazione dei documenti firmati sul PDA e
possibilità di visualizzazione del PDF archiviato

Vantaggi di Aton Paperless
Vantaggi di Aton paperless:
• Minor tempo speso davanti al cliente nella
produzione dei documenti (varie stampe e firme)
• Non serve scansionare il documento: il documento
firmato viene prodotto in digitale per essere inviato
al sistema documentale
• Se il palmare è dotato di connettività
(GPRS/UMTS/HSDPA), l’agente può consultare
documenti già archiviati e gestire eventuali
contestazioni

Vantaggi di Aton Paperless
Vantaggi del paperless:
• Ricerca rapida dei documenti
• Possibilità di condividere il documento tra tutte le
persone autorizzate, ovunque
• Nessuno spazio occupato per archiviare i faldoni di
documenti
• Durata: il documento non si deteriora e rimane
sempre consultabile a distanza di anni
• Sicurezza: non serve presidiare schedari e armadi per
impedire accessi non autorizzati

ROI
Ritorno dell’Investimento Immediato
Vantaggi del Paperless

Aton Paperless
Proteggi l’ambiente:
più alberi e meno
energia sprecata a
riscaldare
ambienti pieni di
carta…

Aton Paperless
Technical View

Aton Paperless - Tech View
Componenti della soluzione
• Applicazione mobile abilitata alla funzione
“aton paperless” (e.g. onRoad)
• Aton Paperless Web Service: servizio web che
riceve dall’applicazione mobile documenti e
metadati e si integra col sistema documentale
• Sistema di gestione documentale ed
eventuale archiviazione sostitutiva*
*vedi appendice

Architettura e flussi della soluzione Aton Paperless
ARCHIVIAZIONE
DOCUMENTALE
ERP
PAPERLESS
WEB SERVICE
HTTPS
CONNESSIONE
SICURA
HTTPS
CONNESSIONE
SICURA
Gli utenti accedono ai documenti
digitali mediante il sistema
di gestione documentale scelto
100
001
001
DOCUMENTO
+ METADATI
PER LA RICERCA
DATI
ONROAD
DATI DOC
FIRMATO
I flussi dati dell’applicazione mobile
(e.g. onRoad) sono indipendenti dalla
gestione documentale paperless
Il personale addetto alla gestione
dei terminali monitora lo stato
di avanzamento nell’archiviazione
del documento

Aton Paperless WebService
• viene fornito “as a service” via web
• gestisce i documenti dai PDA
paperless e li invia al sistema
documentale
• ha una console web per monitorare
lo stato di archiviazione e consultare i
documenti
PAPERLESS
WEB SERVICE

Aton Paperless - Focus Normativa
Appendice
(conservazione sostitutiva)

La Legge Comunitaria ed Italiana oggi consente di
certificare in “Conservazione Sostitutiva” parte
dell’archivio (fatture, Registro IVA, Libro Giornale etc)
conferendogli piena validità Fiscale e nei confronti dello
Stato:
• a costi inferiori rispetto alla carta (gestione e marche)
• senza la necessità di dover conservare gli originali
• gli originali possono non essere mai esistiti su carta

• La Conservazione Sostitutiva è un processo
applicabile ad una parte dell’archivio elettronico
• Consolida un insieme di documenti in un contenitore
chiuso con Chiave Crittografica, una Marca Temporale
ed una Firma Elettronica Qualificata del responsabile
aziendale della conservazione

bluemobility.it
info@bluemobility.it
tel. 0422 618411
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Fabio Spagnolo
Amministratore Unico
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+39 348 3012470

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