Presentatie over SURFgroepen (SharePoint 2007) tijdens 2jaarlijks congres: SURFnet Relatiedagen 2010 #snrd2010 | http://tinyurl.com/39s74l3 View Blog Post: http://goo.gl/fb/LTY3F

1. “♫ Is erleven, is erlevenna de … ♫” SURFgroepenvoorbij SURFnetRelatiedagen 2010 Arne Horst

2. SURFgroepen voorbij Noordwijkerhout, 8 december 2010

3. Arne Horst - Beleidsadviseur Onderwijs & ICT, Hogeschool Inholland Columnist @Expertise HO, Nieuwsbrief voor Hoger Onderwijs SharePointgebruiker van het eersteuur (2001) maargeen ‘purist’ SharePointgoochelaar voor al uw educatieve feesten & partijen Gezien bovenstaande niet verwonderlijk: ‘grootgebruiker SURFgroepen’ Bedenker nieuwe concepten & tools (zie o.a. www.bliki.nl) Onderwijsideoloog SURF SIG DLWO Geograaf Edublogger: http://arnehorst.nl (oud) Docent (oud) Coureur, (oud) Enz.

4. Situatie nu SURFgroepen. Voor sector nu eenCloudoplossingobv SharePoint 2007 Informatiewordtbinnen SP voor ca. 80% procentopgeslagen in lijsten. Verdero.a. libraries, pagina’s en web parts “SURFgroepen is eensamenwerkomgeving” Ja, dat is het óók Behalve online omgevingtbvsamenwerkingechteróók: fungeertals ‘Extranet’ binnengehele sector en daarbuiten – eenuniekesituatie Persoonlijkewerkomgevingen Proeftuin, ontwikkelomgeving, projectomgeving Omgevingtbvuitwisselen van kennis , documenten, (custom) templates Omgevingtbvpublicatiezoals blogs, wikis Maarvooralook: SURFgroepen is ‘bouwdoos’

5. Zonder programmeurs of inhuur van derde partijen zijn mensen uit het onderwijs 'met muisklikken' zelf in staat tools en oplossingen te creëren die direct aansluiten op de behoefte van het onderwijs. Op dat (kansrijke) vlak zijn we in het onderwijs eigenlijk pas net begonnen...Enkele voorbeelden: DigOport DigitaleMuurkrant– Blog Support (geaggregeerd) Blikkies Bouwdoos

6. Probleemstelling(en) Voormeestealternatieven die wordengenoemdbetreffen het veelal online tools tbvsamenwerking. Voorandere tools alsalternatiefvoorSURFgroepenligt bal bijinstellingen en nietbijindividueleeindgebruikerSURFgroepen Voor de alternatieven die gebodenworden, betreffen het veelal ‘veiligstellen’ van data uit lijsten.* Ofnaarlokalehardeschijf, of naarandere SharePoint omgeving. (Dan is andere SharePoint omgevingeenvereiste.) * (SharePoint Lists, geen SharePoint Sitesmaar ca 80% van data zonder context van site. Vergelijk: mappenstructuur in admin: Geen site inclusiefvormgeving en dergelijke). Roeien…

7. Enkelealternatieven (voor online samenwerken) livecampus.net Meer info:https://www.surfgroepen.nl/sites/communitysupport/surfgroepen/support/Pages/AlternatievenvoorSURFgroepen.aspx

8. Anderealternatieven Export/archiveringstoolSURFgroepen - vanaf half december 2010 beschikbaar Geeft handvatten om bijv. documenten (inclusief mappenstructuur) snel naar andere omgeving te plaatsen Let wel: archiveringsfunctie (geen migratie tool). Voor documenten en afbeeldingen: Standaard SharePoint Component - Explorer View. Copy – Paste via internetbrowser naar lokaal of andere omgeving Save List as Template, al dan niet Include Content. Max. 10 MB aan List Items Handig voor back-up of migratie – Gemiddelde site > 10 Lijsten

9. Export/archiveringstoolSURFgroepen Vanaf half december 2010 beschikbaar Geeft handvatten om bijv. documenten (inclusief mappenstructuur) snel naar andere omgeving te plaatsen Let wel: archiveringsfunctie (geen migratie tool).

10. List Actions – Open with Access of Export to Spreadsheet* Meer: zieblog post Lijsten in-/exporteren – Excel Access

11. Alternatievenvoorlokaalopslaan Colligo Reader (niet de Contributor) Voordelen: een van de tools die alseindgebruikerszelfkunnenaanwendentbvveiligstellen data – en gratis Nadelen: Veel NAW-gegevensinvullenvoor download (inclusieftelefoonnummer) Colligo Reader start in principeautomatisch op bijstarten computer Net alsmeeste tools: enkel de list data (dusniet de gehele site met web parts in context) Grootstebezwaar – Read Only. Je site alssoort ‘PDF’. Geenbewerkingsmogelijkheid, ooknietvoordocumenten. Docs lokaal, dannietmeer online. Daarvoor is Colligo Contributor (a $179,-) vereist. Meer: Blog Post en SURFgroepen–https://www.surfgroepen.nl/sites/communitysupport/surfgroepen/support/Pages/HowTo-DataExporteren.aspx

12. Alternatiefvoormigratie Entropysoft. Hiermee is het mogelijk om mbvplugins naar verschillende platformen (dus ook niet-SharePoint) te migreren. Zelf nog niet getest. Vermoedelijk enkel docs/list data Indrukwekkende lijst van beschikbare connectors.. Dat wel.. Meer: www.entropysoft.net/cms AlfrescoDS EnoviaMatrixOneEMC DocumentumCenterStageEMC Documentum Content ServerEMC DocumentumeRoomFile Systems NTLMFTPHP Trim ContextIBM Content ManagerIBM DB2 Content Manager ODIBM FileNET Content ServicesIBM FileNET Image ServicesIBM FileNET P8IBM Lotus ConnectionsIBM Lotus NotesIBM Lotus QuickplaceIBM Lotus QuickRIBM Lotus WCMIBM WebSphere Portal PDMInterwovenTeamSiteInterwovenWorkSite NTI.R.I.S. ArcheaIronMountain Digital SafeJCRMicrosoft Exchange 2003,07,10Microsoft Sharepoint 2003,07,10Open TexteDocs (Humm. DM)Open TextLiveLinkOpen TextVignetteOracle Stellent Universal CMSAP KMSymantecEnterpriseVaultWebDAV serverXerox Docushare Updated: November 2010

13. Alternatiefvoormigratie site MetalogixVoordeel - ‘echte’ migratietool : 100% content Nadelen: zoalsbijallemigraties is andereomgevingvereist Professionele tool, interface kandrempelzijnvoorgewonegebruiker Professionele tool (lees ‘duur’ ) Meer: http://www.metalogix.net/Products/SharePoint-Site-Migration-Manager/

14. Alternatiefvoormigratie van site Indien migratiemogelijkheid naar andere SharePoint Farm mogelijk is: Save Site as Template - include content Handeling vrijwel idem als List Template, maar dan voor gehele site inclusief alle lijsten met items. Bewaar site als *.stp bestand Uitdaging: Max 10 MB per sjabloon ‘Truc’: eerst Documenten en afbeeldingen uit Libraries kopiëren via Explorer View naar lokaal (metadata blijft gehandhaafd), dan site als bestand opslaan. Dan bestanduploadennaarandere Template gallery in andere SharePoint Farm. New Site obvdit TemplateDocumenten en Afbeeldingenweer copy - paste.

15. Aandachtspuntjes Voorindividueleeindgebruikerwordtnajaar2012 flink “roeien” Handmatigopslaan van sites en lijstenals templates Voorsubsites (sites onder Top Level )afzonderlijk) - arbeidsintensief Sjablonen max 10 MB (op zichvoor List Items meerdanvoldoende) Sjablonenmigrerennaarandere SharePoint farm levertaandachtspuntjes Bijvoorbeeldbepaalde web parts in andere farm nietgeinstalleerd op Serverniveau Web Part Connecties en koppelingentussenlijstenkunnen ‘nukken ‘gaanvertonen. Veelalhandmatigteherstellen (arbeidsintensief) Maardat is nogaltijdsnellerdan op basis van documenten en data nieuwe sites compleetopnieuw op temoetenbouwen; in welkander platform danook ‘Bestemmingonbekend’ Ondereindgebruikersheerstonduidelijkheidwaarheentekunnen met sites om(onderwijs)activiteitenna31-12-2012 voorttezetten

16. Conclusies Nog wel wat te doen voor 31 december 2012: SURFConext (COIN) kansrijk voor uitwisselen van documenten (en Entropysoft?) Documenten e.d. (middleware) Niet voor gehele sites, vermoed ik zo. Alternatieven veelal op organisatieniveau, niet bij eindgebruiker SURFgroepen Alternatieven veelal beëindiging van live activiteiten als Site tot gevolg: lees termen als ‘archivering’, ‘read-only’, ‘veilig stellen’, ‘back-up’, ‘off-line lezen’ etc. Misvatting: beschikbaarheid van SharePoint omgevingen bij aantal aangesloten instituten (al dan niet onpremise) is geen optie. Sites op SURFgroepen dienen juist vanuit Extranetfunctionaliteit over hele sector heen andere doelen (vaak ook andere doelen dan enkel file share / online collaboration). Vgl. Twitter met Yammer. Echt alternatief is andere SharePointomgeving over sector beschikbaar om Online activiteiten te kunnen continueren. En ook dan is migratie als eindgebruiker nog ‘flink roeien’ (met name bij enthousiast gebruikers van meerdere sites).

17. Meer informatie Over SURFgroepen: FAQ - SURFgroepen Support: Klikhier Meer informatiezoalsdezepresentatie, handleidingen SharePoint en voorbeelden in het algemeen: Arnehorst.nl ICT & Onderwijsbloghttp://blog.arnehorst.nl Bliki.nl / Blogfolio.nl / Competentiewiki.nl Twitter: arnehorst Linked IN: arnehorst Dezepresentatie: www.slideshare.net/arnehorst arne.horst [at] inholland.nlEn verder: Expertise HO 8/2010: “Vloeken in de kerk” Over het waarom van SharePoint vooronderwijsontwikkeling.