Presentatie risicoanalyses informatiebeheer gegevens op 14-09-2015 bij het Westfries Archief

1. | 25 september 2015 |
Marieke Klomp
Risicoanalyses informatiebeheer

2. Inhoud
• Achtergrond
– ‘s-Hertogenbosch
– Ontwikkeling DZ
• Risicoanalyses
– Ontstaan
– Doelen
– Werkwijze
– Uitvoering
– Doorontwikkeling
– Resultaten
– Kenmerken Bossche aanpak
– Tekortkomingen en wensen
– Toekomstplannen
• Tips
| 25 september 2015 | Voettekst | 2 |

3. | 25 september 2015 | Voettekst | 3 |
Even voorstellen
‘s-Hertogenbosch
• Inwoners: 150.999 (per 1-1-2015)
• Oppervlakte: 11.807 ha (per 1-1-2015)
• Kernen: ‘s-Hertogenbosch, Empel, Engelen, Bokhoven,
Rosmalen, Nuland en Vinkel
• Ca. 1450 medewerkers
Informatiebeheer
• Ca. 320 applicaties (per 3-9-2015)
• Omvang schijven 19 TB (april 2014)
• 1 zaaksysteem
• DZ; ICT; MO/FMI; SB/FMI;SO/FMI; WXL/INFO MAN; SA

4. Van DZ...naar DZ
• DZ “oude stijl”
– Post registreren
– Papieren dossiers archiveren
en registreren
– Scanning
• DZ “nieuwe stijl”
– Functioneel beheer
zaaksysteem
– Architectuur
– Beleid
– Documentmanagement
– Medewerkers zaakgericht
werken
– Risicoanalyses/auditing
• 1999: start digitalisering
• 2003: start digitaliseren
postproces
• 2004: vervangingsbesluit V-
documenten
• 2005: afdeling DZ
• 2012: start ZGW
• 2013: vervangingsbesluit B-
documenten
• 2013: bureau DZ
• 2013: uitfaseren DMS/Filenet
• 2015: afronding ZGW
• 2015: einde analoge archivering
| 25 september 2015 | Voettekst | 4 |

5. Tijdspad Risicoanalyses
• 2013
– Ontstaan idee
– Ontwikkelen 1e sjabloon en werkwijze
– September 2013: start 1e ronde
• 2014
– April 2014: afronding 1e ronde
– Doorontwikkeling sjabloon en werkwijze
– Oktober 2014: start 2de ronde
– Start project Archief2020
• 2015
– Project Archief2020 afgerond
– Afronden 2de ronde risicoanalyses
– Evaluatie en doorontwikkeling
| 25 september 2015 | Voettekst | 5 |

6. Risicoanalyses – Ontstaan & Doelen
• Toelichting archiefwet door gemeentearchivaris
• Zoektocht naar een vorm die:
– Aansluit bij belevingswereld afdelingshoofden
– Past bij managementfilosofie en organisatiecultuur
– Praktisch is
– Concreet resultaat oplevert
• Doelen
Organisatie
– Afdelingshoofden inzicht geven
– Stimuleren actief aan de slag gaan met informatiebeheer
Documentaire Zaken
– Meer inzicht in informatiebeheer voor DZ
| 25 september 2015 | Voettekst | 6 |

7. Risicoanalyses 1e ronde: werkwijze & sjabloon
- Afdelingshoofden aanschrijven
- Afspraken inplannen met materiedeskundigen
- Voorbereiding
- Interviews houden
- Analyse maken
- Hoor/wederhoor met materiedeskundige
- Terugkoppeling met afdelingshoofd
1e Sjabloon
| 25 september 2015 | Voettekst | 7 |

8. Risicoanalyses1e ronde – Uitvoering
1e ronde
• Team: DZ/SA/ZGW
• Tijd
– September 2013-april 2014, alle afdelingen op één na gedaan
– 800-1200 uur (20-30 uur per afdeling)
| 25 september 2015 | Voettekst | 8 |

9. Evaluatie & doorontwikkeling
• Werkwijze
– Evaluatie met sectorcontroller
• Sjabloon
– Twee doorsnedes: per proces en per opslagmedium
– Belangen expliciet gemaakt
– 6 criteria voor beoordeling opslagmedia benoemd
– Verloop proces en afspraken beter beschreven
| 25 september 2015 | Voettekst | 9 |

10. Risicoanalyses – 2e ronde werkwijze & sjabloon
- Afstemmen met sectorcontroller
- Afdelingshoofden aanschrijven
- Afspraken inplannen met materiedeskundigen
- Voorbereiding
- Interviews houden
- Analyse maken
- Hoor/wederhoor met materiedeskundige
- Terugkoppeling met afdelingshoofd
- Terugkoppeling met sectorcontroller
2de Sjabloon
| 25 september 2015 | Voettekst | 10 |

11. Risicoanalyses 2de ronde - Uitvoering
• Team: DZ
• Tijd
– 450 uur (10 uur per afdeling)
– Miv 1-10-2014
 20 gereed
 5 in analyse
 20 nog in te plannen
| 25 september 2015 | Voettekst | 11 |

12. Doelen behaald?
• Afdelingshoofden inzicht geven
• Stimuleren actief aan de slag gaan met
informatiebeheer
• Meer inzicht in informatiebeheer voor DZ
+
-
++
| 25 september 2015 | Voettekst | 12 |

13. Kenmerken Bossche aanpak
• Bottom-up
• Pragmatisch
• Snel beginnen
• Eigenaarschap bij afdeling
• Geen standaarden, wel GBV
• Quick-scan
| 25 september 2015 | Voettekst | 13 |

14. Voor- en nadelen Bossche aanpak
• Snel beginnen, snel
resultaat
• Behapbare inspanning
• Bereik: hele organisatie
• Zichtbaar voor de
organisatie
• Vrijblijvendheid/(Gebrek
aan) opvolging
• In welke mate zijn we
incompleet?
• Geen objectieve meetlat
• “Dingetje” van DZ
| 25 september 2015 | Voettekst | 14 |

15. Resultaten en toekomstplannen
Resultaten
• Overdracht papieren archief aan DZ
• Import documenten in zaaksysteem
• Project R-schijven
• Aangesloten bij gemeentebrede risicomodule
• Aanhaken bij afdelingsprojecten
Toekomstplannen
• Overleg ICT bijdrage uitvoering plan informatieveiligheid
• Grotere betrokkenheid sectorcontrollers
• Privacy
• “Archiefwaardigheid” in applicaties
| 25 september 2015 | Voettekst | 15 |

16. Tips
• Team up!
• Scherpe formulering van doelen
• Ruimte voor meerdere doelen
• Duidelijke beschrijving toegevoegde waarde
• Risicoanalyses ≠ audits
• Haak aan bij bestaande kwaliteits- en PDCA-cycli
• Blijf doorontwikkelen
• Focus op het positieve
• Sluit aan bij je eigen organisatiecultuur
• Ga het doen
| 25 september 2015 | Voettekst | 16 |

17. Andere risicoanalysemethoden
• Rotterdam
• Nijmegen
• Nationaal Archief: Belangen in balans
| 25 september 2015 | Voettekst | 17 |

18. Bedankt voor uw aandacht
| 25 september 2015 |