1. Geharmoniseerd werkproces DUS-I
Drie ministeries, drie verschillende subsidieculturen en werkprocessen. De betrokken
departementen hebben gezamenlijk afgesproken hoe het werkproces van DUS-T eruit komt te zien.
Hiertoe zijn de bestaande werkprocessen op elkaar afgestemd, waarbij steeds het goede en beste
van de één is gecombineerd met het goede en beste van de ander. Het nieuwe geharmoniseerd
DUS-T werkproces vervangt (geleidelijk) de bestaande werkprocessen binnen de drie
departementen. Het geharmoniseerd werkproces werd 24 september jI. vastgesteld in het
Opdrachtgeversberaad (0GB). Een mijlpaal om bij stil te staan in deze nieuwsbrief.
Momenteel wordt met het geharmoniseerd werkproces proefgedraaid.
Beleid en Uitvoering
In het geharmoniseerde werkproces DUS-T worden zowel Beleid als Uitvoering meer en specifieker
ingezet op activiteiten waar hun primaire focus ligt:
o Beleid bij het nemen van inhoudelijke beleidsbeslissingen indien duidelijke kaders voor de
Uitvoering ontbreken en;
o Uitvoering bij de administratieve en ondersteunende onderdelen van het subsidieproces en
- indien dat kan op basis van duidelijke kaders vanuit Beleid - bij inhoudelijke
beoordelingen. De stap van de beleidsafweging kan vooral bij de beleidsarme regelingen
vooraf gereguleerd zijn en, naar mate het arrangementtype oploopt (meer verantwoording
afleggen), een vrije afweging zijn. Dit principe is verwerkt in het Uniform Subsidiekader
(USK) en het Raamwerk Uitvoering Subsidies (RUS) en in het op beide gebaseerde
werkproces DUS-T. Maatwerkafspraken over de rolverdeling (met name uitbreiding van de
rol van Uitvoering) zijn mogelijk.
Wat verandert er voor de beleidsmedewerker en de financieel adviseur die betrokken
zijn bij de subsidieuitvoering?
In het geharmoniseerde werkproces zijn alle activiteiten, controles en afsluitingen die
administratief en/of uitvoerend van karakter zijn bij Uitvoering belegd. Alleen de activiteiten,
controles en afsluitingen die te maken hebben met de beleidsmatige afweging (het proces van
beschikken) worden door Beleid uitgevoerd. Er is dus onderscheid tussen beschikken en het maken
van een beschikking. Het beschikken ligt in principe bij beleid (tenzij de beleidsbeslissing
administratief is af te doen) en het maken van de beschikking bij de uitvoering. Het ‘beschikken’ is
inhoudelijk een vrij proces dat kan worden gestuurd door beschikbare beleidskaders, de
begroting(sruimte) beleidsuitspraken of de politiek-bestuurlijke realiteit.
De financieel adviseur bij de beleidsdirectie krijgt, naast zijn rol als financieel adviseur, ook de rol
van vaste contactpersoon voor de Uitvoering en werkverdeler binnen de beleidsdirectie.
Bij zowel verlenen als vaststellen is er geen afzonderlijke DUS-T checklist meer voor de financieel
adviseur; de huidige checklistvragen die door de financieel adviseur moeten worden beantwoord
zijn in de DUS-T checklist deels bij de beleidsmedewerker en deels bij Uitvoering belegd.
De financieel adviseur moet verplicht worden geconsulteerd door de beleidsmedewerker bij de
inhoudelijke beoordeling van de subsidieaanvraag. Indien de betreffende beleidsdirectie deze rol
niet heeft belegd, komt Uitvoering daarvoor in de plaats. Dit houdt in dat beide rollen
overeenstemming moeten verkrijgen over de uitkomst van de toetsvragen. De instemming of
afwijkende visie van de financieel adviseur moet in het subsidiedossier worden opgenomen.
Een beleidsdirectie is er vrij in om meer dan genoemde twee functionarissen te betrekken bij het
nemen van beleidsbeslissingen. Afspraken hierover worden in een dienstverleningsovereenkomst
vastgelegd en naleving ervan blijkt dan uit het subsidiedossier. Bij verschil van mening tussen
Beleid en Uitvoering wordt de escalatieroute gevolgd, zoals wordt vastgelegd in de
dienstverleningsafspraken.

2. Dit najaar maken we als programmabureau een informatieronde langs de MT’s van de
beleidsdirecties die betrokken zijn bij de subsidie-uitvoering van VWS en OCW. We geven de
veranderingen aan ten opzichte van het bestaande werkproces en gaan vooral het gesprek met
elkaar aan over eventuele vragen/zorgen die leven bij de beleidsdirecties.
Afscheid Sharmila Thakoer
Op de kop af 1 jaar en 3 maanden werkte Sharmila Thakoer vanuit
Stichting Intermin als projectleider Organisatie en Personeel bij het
programmabureau van DUS-T. Op dit thema zijn de afgelopen
periode grote stappen gezet. Zo hebben de betrokken
ondernemingsraden een positief advies gegeven op de vorming van
DUS-T en is er veel werk verricht om tot een O&F-rapport te komen
voor de nieuwe organisatie.
Hoe kijkt Sharmila terug op haar tijd bij DUS-T?
“Tk kijk terug op een geweldig mooie interdepartementale opdracht.
De betrokkenheid van de medewerkers was groot. De medewerkers
maakten van hun hart geen moordkuil. Die openheid en de
persoonlijke gesprekken die ik voerde, zal ik zeker missen. Juist
daardoor werd het werken aan dit project erg leuk om te mogen
doen. Er waren ook spannende momenten in het overleg met
bijvoorbeeld de medezeggenschap, maar we zijn daar met elkaar
altijd goed uitgekomen.” Marion Petit, plaatsvervangend kwartiermaker DUS-T, neemt de
werkzaamheden van Sharmila over.
Bedachtzaam en veilig uitvoeren: stand van zaken deelproject
Informatievoorziening
Op donderdag 9 juli 2015 organiseerde het programmabureau een rondetafel conferentie die in het
teken stond van de informatievoorziening voor DUS-T. Een brede vertegenwoordiging van alle
deelnemende departementen nam deel en de opkomst was groot. Op deze conferentie zijn de
belangrijkste uitkomsten gedeeld van lopende architectuuronderzoek, de plannen voor de
toekomstvaste informatievoorziening van DUS-I.
Het gewenste scenario gaat uit van “bedachtzaam en veilig uitvoeren”. Onderdelen van dit scenario
zijn het voorstel om het FileNet platform van VWS te hergebruiken en het kortcyclisch realiseren
van functionaliteit om alle doelgroepen goed te kunnen bedienen. We willen een berichtenservice
realiseren die informatie bezorgt bij de gebruikers en we willen gebruik maken van basisregistraties
om die informatie correct intern en extern te ontsluiten.
Dit zijn de toekomstplannen, maar tussentijds werken we gewoon door met de bestaande
voorzieningen. Zo wordt geborgd dat het primaire proces gewoon door kan gaan. Verder wordt nog
onderzoek gedaan naar de noodzaak van instandhouding van bestaande voorzieningen.
Deze uitkomsten zijn positief ontvangen. In de groep is kritisch gekeken naar de besluitvorming die
kan plaatsvinden en naar het voorwerk dat daarvoor nog moet plaatsvinden. Er is bijvoorbeeld
aangegeven dat het voorstel voor de technologische keuzes nader onderzocht moet worden
alvorens het scenario definitief kan worden vastgesteld. Ook is aangegeven dat de governance van
een dergelijk langlopend project gedegen van opzet moet zijn om het gehele traject bestuurbaar te
blijven.
De stand van zaken nu is, dat de nadere onderzoeken plaatsvinden om tot een definitief scenario
te komen. Ook wordt de governance van het project de komende maanden ingericht om de
onderzoeksresultaten via een ingerichte structuur aan te kunnen bieden aan het 0GB. Die structuur
zal waar mogelijk aansluiten bij bestaande structuren. Uitgangspunt daarbij blijft: bedachtzaam en
veilig uitvoeren.

3. DUS-I werkplaatsen: wat brachten deze op?
De vier DUS-I werkplaatsen zitten erop. De betrokkenheid van de medewerkers bij deze sessies
rond het organisatie- en formatietraject was groot. Het programmabureau is verheugd over de
inbreng, inzet en openhartigheid van de medewerkers bij deze sessies.
Op donderdag 15 oktober keken we met elkaar terug op de vier bijeenkomsten. Wat viel op?
We kregen een beter beeld van elkaars werk en zicht op de ambities van DUS-I.
DUS-T is een transparante, deskundige, zakelijke uitvoerder die ontzorgt, adviseert, uitvoert en
ondersteunt. Over de competenties die je als medewerker nodig hebt om hiervan onderdeel te zijn,
bestond ook overeenstemming. Hoe de Organisatie eruit moet komen te zien vonden we met elkaar
het meest lastig. Het ideale model voor de organisatie-inrichting van DUS-T bestaat gewoonweg
niet. Wel denken we dat integraal werken als leidend principe, een goed uitgangspunt is voor de
inrichting van onze organisatie. Iedere afdeling is in dat model integraal verantwoordelijk voor het
gehele proces van subsiciieuitvoering. Iedere afdeling heeft daarvoor dan de benodigde expertise in
huis. Medewerkers hebben vaste werkzaamheden en er is ruimte voor flexibele inzet van
medewerkers.
Wat er deze en vorige bijeenkomsten ook aan ideeën en voorstellen voorbijkwam: we gaan
hierover eerst het gesprek aan met de eigenaar en de opdrachtgevers voor dat het O&F-traject kan
worden afgerond.
Bezoek op het Rijksportaal de pagina over DUS-I in ontwikkeling. Klik r voor meer informatie.