2. Отчеты используются для отображения
данных таблицы или запроса в удобном
для пользователя формате (с заголовками
и номерами страниц).
Больше всего сведений в отчете берется из
базовой таблицы и запроса, являющихся
источниками данных для отчета.
Некоторые сведения вводятся при
разработке отчета. При создании отчета
можно использовать несколько таблиц и
запросов.
3. Использование отчетов имеет
следующие достоинства:
данные могут быть представлены в
удобной для чтения и анализа форме;
отчет позволяет включать и печатать
графические объекты (например,
диаграммы);
обеспечивается возможность работы с
материалом, напечатанным на бумаге.
4. Отчеты можно создавать двумя способами:
при помощи мастеров отчетов/автоотчетов;
«вручную».
Существуют три основных мастера отчетов
(автоотчетов), которые помогают создать отчет:
Автоотчет в
столбец
Быстро автоматически создает простой отчет для
выбранной таблицы или запроса в виде одного столбца.
Ленточный
автоотчет
Быстро автоматически создает простой отчет для
выбранной таблицы или запроса в виде таблицы.
Мастер отчетов Обеспечивает полный контроль включаемых таблиц и
полей, а также высокую степень настройки
5. В диалоговом окне Новый отчет выбрать,
например, Автоотчет: в столбец.
В этом диалоговом окне нужно выбрать в качестве
источника данных таблицу или запрос.
Отчет в столбец больше напоминает обычную
форму. Каждое поле выводится отдельной
строкой, в которой слева расположено название, а
справа – содержимое.
6. Ленточный отчет простроен так, что каждое поле
расположено в отдельном столбце, а каждая запись
представлена одной строкой.
Ленточный отчет в большей степени напоминает стандартные
форматы различных деловых отчетов.
Формируется отчет на прямоугольнике белого цвета,
имитирующего бумажный лист.
Получить хороший ленточный автоотчет можно только для
таблицы или запроса, имеющих небольшое количество полей.
7. 1. Для запуска Мастера отчетов необходимо
выбрать Мастер отчетов в
диалоговом окне Новый отчет и щелкнуть
на кнопке ОК. При этом необязательно
выделять таблицу или запрос из списка в
нижней части окна.
8. 2. В первом окне Мастера отчетов необходимо
указать поля отчета.
3.Поля можно выбирать из нескольких таблиц
или запросов. Обязательно нужно включать
поля, которые имеют отношение к отчету.
Затем нужно щелкнуть на кнопке Далее.
9. 4. После этого на экране появляется второе
диалоговое окно Мастера отчетов. Диалоговое
окно на втором шаге появляется, если на
предыдущем шаге были выбраны поля из
нескольких таблиц.
В данном окне устанавливаются уровни
группировки отчета.
Затем нужно щелкнуть на кнопке Далее и перейти
к следующему окну.
10. 5. В этом окне выполняется сортировка
записей и вычисления, выполняемые для
записей.
Если щелкнуть на кнопке Итоги, то откроется
диалоговое окно для выбора Итогов.
Для каждого поля может быть выбрана
функция. Затем щелкаем на кнопке Далее.
11. 6. На данном шаге выбирается макет
будущего отчета, а так же ориентация
листа А4 для представления и печати
отчета.
12. 7. Выбор стиля отчета.
8. Сохранение отчета (имя отчета).
13. Режим конструктора форм и конструктора
отчетов очень похожи.
Вся область отчета разделена несколькими
горизонтальными линейками на зоны:
Заголовок отчета, Верхний колонтитул,
Область данных, Нижний колонтитул,
Примечание отчета.
Высоту зон можно менять при помощи мыши.
14. Все элементы отчета представлены в режиме конструктора в
качестве объектов. После того как объект выбран, он
окружается рамкой с маркерами. Маркеры служат для
изменения размеров объекта.
При просмотре отчета в режиме конструктора видно, что
многие объекты в отчете располагаются парами. Такие
объекты удобно перемещать в связке.
Если указатель мыши принимает вид раскрытой ладони, то
расположенные рядом объекты можно двигать
одновременно. В таких случаях их взаимное расположение
не изменится.
Если указатель мыши имеет вид указующего перста, то
перемещать можно один объект.
15. Для удобства позиционирования в поле отчета
выведена сетка. Программа позволяет
автоматически выравнивать объекты по
сетке. Соответствующие команды находятся в
меню Формат.
Для создания в отчете новых объектов -
элементов управления - в режиме
конструктора на экран выводится Панель
элементов. Элементы управления
недостаточно просто создать - их необходимо
запрограммировать.
16. Нижний колонтитул используется для вывода
данных, таких как итоговые значения, даты или
номер страницы, печатающихся внизу на каждой
странице отчета. Программа по умолчанию
вставила в колонтитул поле, использующее
длинный формат даты, с функцией Now(), а также
поле с выражением, в которое входят системные
переменные Page (Страница) и Pages (Страниц).
Для добавления или удаления нижнего колонтитула
выберите в меню Вид команду Колонтитулы.
Чтобы скрыть один из колонтитулов установите
для него в свойстве Высота значение 0.
