Donderdag 15 juni Sessieronde 2 Titel: Afstudeerdocumenten veilig en snel Spreker(s): Ralph Schoneman (Maastricht University), Anja Ronken (Maastricht University) Zaal: Boston 15

1. Afstudeerdocumenten
veilig en snel
Thema - Organisatie en administratie
Ralph Schoneman (Maastricht University)
Anja Ronken (Maastricht University)
15 Juni, Noordwijkerhout

2. • Accreditatie
• Actualiteit
Inleiding
Aanleiding audit

3. Hoe verloopt het proces van bestelling, aanvraag, productie, logistiek,
opslag en afgifte van diploma’s?
Welke risico’s worden onderkend in dit proces?
Welke verbeteringen zijn noodzakelijk om risico’s te minimaliseren?
Welke maatregelen zijn reeds getroffen?
Bevat het diploma (het document) voldoende echtheidskenmerken?
Voldoet het diploma aan de daaraan te stellen eisen?
Inleiding
Vraagstelling audit

4. Belangrijkste risico’s
voor de onderwijsinstelling
• Verlies of diefstal van blanco of niet
ondertekende diplomadocumenten
• Aanmaak en ondertekening van een diploma
voor een persoon die niet is afgestudeerd
• Verlies of diefstal van op naam gestelde
(en getekende) diploma's

5. • Diplomadocumenten worden voorzien van een
uniek documentnummer
• Consequent toepassen van het vier-ogen
principe
• Bestellijst van elke drukopdracht wordt
uitgeprint en voorzien van parafen:
- Besteller
- Ontvanger
- decaan en voorzitter EC
• Aanleggen en bijhouden van een
diplomaregister
• Overige maatregelen
Maatregelen

6. Afloop contract
toenmalige leverancier
• Handelen conform de nieuw geïmplementeerde
veiligheidsprocedures en protocollen
• Waardedocumenten aanbieden middels een
digitale én beveiligde manier van bestellen:
• Certificeringen veiligheid in het productieproces
(ISO 9001 en SMSi)
• Uitsluitend aanlevering per beveiligd transport
Eisen aan drukkerij:

7. Samenwerking
Joh. Enschedé Amsterdam
Inventarisatie en risicoanalyse
Security specialisten / Beveiligd drukwerk team:
• Bestel- en diploma-afgifte-proces
• Diploma’s en veiligheidskenmerken
ICT Projectmanagement team:
• Software systemen in het administratieve proces voorafgaand
aan de diploma afgifte
• Vereiste en gewenste features van de toekomstige userinterface
• Borgen van compatibiliteit met huidige systemen

8. Samenwerking
Joh. Enschedé Amsterdam
Uitkomsten
1. Innovatie op veiligheidsgebied:
de beveiligde digitale Handtekening
2. Maatwerk software oplossing
diploma-afgifte proces UM

9. Uitkomsten samenwerking
Voorbeelden
De beveiligde digitale Handtekening

10. Uitkomsten samenwerking
Maatwerk software oplossing diploma-afgifte proces UM
Upload naar diplomaregister

11. • Efficiencyslag
• Tijdsdrukverlichting
• Veiligheidsslag
• Kostenbesparing
• Milieu
De beveiligde
digitale handtekening
Belangrijkste voordelen

12. • Het juridische kader
• Het standpunt van ministerie OCW en DUO
• Het standpunt van de directie van de UM en
handtekeningbevoegden
De beveiligde
digitale handtekening
Implementatie

13. • Onverminderde borging van het diploma
• Finale handeling
• Herleidbaar
• Rechtsgeldig
• Veiligheid
De beveiligde
digitale handtekening
Vergelijk met de “natte” handtekening
Natte handtekening
Beveiligde digitale handtekening

14. • Diploma’s eerder beschikbaar
• Veiliger document = Waardevoller document
De beveiligde
digitale handtekening
Voordelen voor studenten

15. SamengevatSamengevat

16. Conclusie
Vraagstelling audit
Hoe verloopt het proces van bestelling, aanvraag, productie, logistiek,
opslag en afgifte van diploma’s?
Welke risico’s worden onderkend in dit proces?
Welke verbeteringen zijn noodzakelijk om risico’s te minimaliseren?
Welke maatregelen zijn reeds getroffen?
Bevat het diploma (het document) voldoende echtheidskenmerken?
Voldoet het diploma aan de daaraan te stellen eisen?

17. Vragen