2. DOKUMENTUM, KEZELÉS
adat + adathordozó = dokumentum
Adat:
írott, kép, fotó, film, hang
Adathordozó:
papír, elektronikus adatok tárolására
alkalmas médium (CD, DVD, HDD stb.)
Kezelés:
Tárolás
Nyilvántartás
Adatok előhívása
Megsemmisítés
3. STRATÉGIA
Mely dokumentumokat őrizzük meg és meddig, összhangban a
főtevékenység igényeivel, belső és törvényi szabályozással
Stakeholderek bevonása (ügyféligények felmérése,
menedzsment és a dokumentumok létrehozóinak,
felhasználóinak preferenciái)
Nyilvántartási rendszer létrehozása, milyen információkat tárolunk
az egyes dokumentumokról
Tárolás helyének meghatározása, mely dokumentumokat hol
tárolunk (dolgozó maga tárolja, belső irattár, külső irattár)
Megsemmisítési folyamat megszervezése, szabályozása,
többszintű biztonság, jóváhagyások
4. DOKUMENTUMKEZELÉS KISZERVEZÉSE
Definíció:
Teljes körű és szakszerű szolgáltatások igénybevétele harmadik féltől
dokumentumaink kezelésére, mely magában foglalja a biztonságos
tárolást, őrzést, nyilvántartást, adatszolgáltatást, digitalizást, hozzéféré
st és megsemmisítést.
Mikor válik szükségessé ?
o Irataink mennyisége túllép egy bizonyos határt
o Költség csökkentés igénye lép fel
o Igény az elektronikus archiválásra
o Könnyebb iratmegsemmisítés
5. DOKUMENTUMKEZELÉS KISZERVEZÉSE
Előnyök
o A tárolási költségek csökkenthetőek
o Specifikus biztonsági körülmények
o Digitalizálási szolgáltatások
o Egyszerűbb, hatékonyabb megsemmisítés
Hátrányok
o Az adatszolgáltatás időbe telik
o A közúti szállítás dokumentumvesztés kockázata
o Minden szolgáltatásért külön fizetünk
6. KIVEL SZERZŐDJÜNK
Kiválasztási szempontok
o Költségek, szolgáltatási díjak
o Első betárolás
o Tárolás
o Adatszolgáltatás
o Digitalizálás
o Megsemmisítés
o Végleges kivitel
o Környezettanulmány
o Szakmai felkészültség
o Referenciák
7. MINŐSÉGI ÉS KOCKÁZATI TÉNYEZŐK
Minőségi mutató Ellenőrzés Kockázat
Betárolási folyamat,
nyilvántartásba vétele
személyes felügyelet,
összevetés belső nyilvántartással
alacsony
Betárolt anyagok megléte
adatszolgáltatás esetén derül rá fény,
vagy rendszers ellenőrzéssel (leltár)
nem elhanyagolható
Tárolás szakszerűsége
helyszín bejárása, szerződésbe foglalt körülmények
ellenőrzése
(biztonság, tűzvédelem, hőmérséklet, páratartalom)
alacsony
Adatszolgáltatás
színvonala
határidő betartásának mérése,
dokumentum megléte és megérkezése
nem elhanyagolható
Megsemmisítés
szakszerűsége
személyes felügyelet, csak akkor derül fény ha
bizalmas információ szivárog ki, vagy ha nem kért
dokumentuk kerül megsemmisítésre
jelentős
8. SZOLGÁLTATÁS SZINTJEI - PÉLDÁK
Szolgáltatás Szint Mérőszám Szankció
új betárolás
havonta átlag
30 új doboz
(180 dok.)
átvételtől számított
48 órán belül
elérhető a
szolgáltató
elektronik
adatbázisában
határidő túllépése
1 - 12 órával a betárolási díj 30%-a
több mint 12 órával a betárolási díj 100%-a
eltérés a
nyilvántartásba vett
anyagban
hibás tétel / összes tétel < 0,05 a betárolási díj 10%-a
0,05 < hibás tétel / összes tétel < 0,25 a betárolási díj 30%-a
hibás tétel / összes tétel > 0,25 a betárolási díj 100%-a
Adat-
szolgáltatás
elektronikus
formában
megrendeléstől
számított 2 órán
belül
határidő túllépése
10 - 60 perccel
adatszolgáltatási díj 50%-
a
több mint 60 perccel
adatszolgáltatási díj
100%-a
betárolt anyag
kiszállítása
megrendeléstől
számított 6 órán
belül
min. 30 perccel
adatszolgáltatási díj 50%-
a
több mint 60 perccel
adatszolgáltatási díj
100%-a
9. TOVÁBBI LEHETŐSÉGEK
a költségek csökkentésére
o Kitárolás előtt házon belüli digitalizálás, szkennelés
o Elektronikus dokumentumok preferálása (e-szála, digitális aláírás)
