• Save
Dokumentumkezelés
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Like this? Share it with your network

Share

Dokumentumkezelés

on

  • 419 views

 

Statistics

Views

Total Views
419
Views on SlideShare
415
Embed Views
4

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

1 Embed 4

http://www.hfms.org.hu 4

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment
  • Fogalmak tisztázása, mi az hogy „dokumentum”Az adathordozó mi lehet anyagát tekintve
  • Stratégia kidolgozása, szempontok, stakeholderek, irányelvek

Dokumentumkezelés Presentation Transcript

  • 1. KÜLSŐ DOKUMENTUMKEZELÉSI SZOLGÁLTATÁSOK BME Mérnöktovábbképző Intézet Létesítménygazdálkodás Jung József 2013.Júlis 4.
  • 2. DOKUMENTUM, KEZELÉS adat + adathordozó = dokumentum Adat:  írott, kép, fotó, film, hang Adathordozó:  papír, elektronikus adatok tárolására alkalmas médium (CD, DVD, HDD stb.) Kezelés:  Tárolás  Nyilvántartás  Adatok előhívása  Megsemmisítés
  • 3. STRATÉGIA  Mely dokumentumokat őrizzük meg és meddig, összhangban a főtevékenység igényeivel, belső és törvényi szabályozással  Stakeholderek bevonása (ügyféligények felmérése, menedzsment és a dokumentumok létrehozóinak, felhasználóinak preferenciái)  Nyilvántartási rendszer létrehozása, milyen információkat tárolunk az egyes dokumentumokról  Tárolás helyének meghatározása, mely dokumentumokat hol tárolunk (dolgozó maga tárolja, belső irattár, külső irattár)  Megsemmisítési folyamat megszervezése, szabályozása, többszintű biztonság, jóváhagyások
  • 4. DOKUMENTUMKEZELÉS KISZERVEZÉSE  Definíció: Teljes körű és szakszerű szolgáltatások igénybevétele harmadik féltől dokumentumaink kezelésére, mely magában foglalja a biztonságos tárolást, őrzést, nyilvántartást, adatszolgáltatást, digitalizást, hozzéféré st és megsemmisítést.  Mikor válik szükségessé ? o Irataink mennyisége túllép egy bizonyos határt o Költség csökkentés igénye lép fel o Igény az elektronikus archiválásra o Könnyebb iratmegsemmisítés
  • 5. DOKUMENTUMKEZELÉS KISZERVEZÉSE  Előnyök o A tárolási költségek csökkenthetőek o Specifikus biztonsági körülmények o Digitalizálási szolgáltatások o Egyszerűbb, hatékonyabb megsemmisítés  Hátrányok o Az adatszolgáltatás időbe telik o A közúti szállítás dokumentumvesztés kockázata o Minden szolgáltatásért külön fizetünk
  • 6. KIVEL SZERZŐDJÜNK  Kiválasztási szempontok o Költségek, szolgáltatási díjak o Első betárolás o Tárolás o Adatszolgáltatás o Digitalizálás o Megsemmisítés o Végleges kivitel o Környezettanulmány o Szakmai felkészültség o Referenciák
  • 7. MINŐSÉGI ÉS KOCKÁZATI TÉNYEZŐK Minőségi mutató Ellenőrzés Kockázat Betárolási folyamat, nyilvántartásba vétele személyes felügyelet, összevetés belső nyilvántartással alacsony Betárolt anyagok megléte adatszolgáltatás esetén derül rá fény, vagy rendszers ellenőrzéssel (leltár) nem elhanyagolható Tárolás szakszerűsége helyszín bejárása, szerződésbe foglalt körülmények ellenőrzése (biztonság, tűzvédelem, hőmérséklet, páratartalom) alacsony Adatszolgáltatás színvonala határidő betartásának mérése, dokumentum megléte és megérkezése nem elhanyagolható Megsemmisítés szakszerűsége személyes felügyelet, csak akkor derül fény ha bizalmas információ szivárog ki, vagy ha nem kért dokumentuk kerül megsemmisítésre jelentős
  • 8. SZOLGÁLTATÁS SZINTJEI - PÉLDÁK Szolgáltatás Szint Mérőszám Szankció új betárolás havonta átlag 30 új doboz (180 dok.) átvételtől számított 48 órán belül elérhető a szolgáltató elektronik adatbázisában határidő túllépése 1 - 12 órával a betárolási díj 30%-a több mint 12 órával a betárolási díj 100%-a eltérés a nyilvántartásba vett anyagban hibás tétel / összes tétel < 0,05 a betárolási díj 10%-a 0,05 < hibás tétel / összes tétel < 0,25 a betárolási díj 30%-a hibás tétel / összes tétel > 0,25 a betárolási díj 100%-a Adat- szolgáltatás elektronikus formában megrendeléstől számított 2 órán belül határidő túllépése 10 - 60 perccel adatszolgáltatási díj 50%- a több mint 60 perccel adatszolgáltatási díj 100%-a betárolt anyag kiszállítása megrendeléstől számított 6 órán belül min. 30 perccel adatszolgáltatási díj 50%- a több mint 60 perccel adatszolgáltatási díj 100%-a
  • 9. TOVÁBBI LEHETŐSÉGEK  a költségek csökkentésére o Kitárolás előtt házon belüli digitalizálás, szkennelés o Elektronikus dokumentumok preferálása (e-szála, digitális aláírás)
  • 10. KÖSZÖNÖM A FIGYELMET!