Dokumen ini membahas upaya meningkatkan kinerja para Distributor Agen (DA) di Depo Bekasi dengan mengidentifikasi penyebab utama kinerja yang rendah, merencanakan dan melaksanakan perbaikan, serta memantau hasilnya. Beberapa penyebab dominan adalah kemalaman DA dalam mengunjungi toko dan kesalahan titik GPS. Langkah perbaikan seperti mengatur waktu absen dan kunjungan DA berhasil meningkatkan kinerja hingga 50-100

1. PENINGKATAN EFFECTIVE CALL
DA SRD,SE & AES DI DEPO BEKASI
Oleh :
YUDHY TRI SUHARNO
D.13.12.0034
MT SM FC BODEBEK
Wilayah Bekasi & Cikarang

2. Daftar Isi
Penjelasan Basic Operasional
I. Tema dan Target
II. Identifikasi Penyebab
III. Penelitian Penyebab Dominan
IV. Rencana Perbaikan
V. Melaksanakan Perbaikan
VI. Memeriksa Hasil Perbaikan
VII. Standarisasi

3. I. TEMA & TARGET
TEMUAN MASALAH :
Banyak ditemukannya penyimpangan yang terjadi, sehingga
menyebabkan hasil Effective Call yang rendah atas dasar pantauan
data dari Detail Kunjungan DA Harian.
Masalah yang ditemui di lapangan dalam 2 pekan, periode
09/10/12 s.d. 24/10/12 (P2 & P3) :
MASALAH YANG DITEMUI FREQ. % RANGKING
Performance DA yang rendah 38 46 1
Banyaknya toko yang tutup & tidak
24 29 2
order
Device rusak / error 3 4 4
Rute tidak sesuai & Titik GPS Salah 17 21 3
TOTAL 82 100

4. I. TEMA & TARGET (CONT.)
TARGET:
DA bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi, serta menjadi
disiplin dalam kunjungan ke toko sehingga Effective Call dapat
ditingkatkan

5. II. IDENTIFIKASI PENYEBAB
Ishikawa Diagram (Fishbone) masalah dominan Performance DA
yang Rendah:
Faktor DA
Faktor DA
Telat Absen Kemalaman Faktor Toko
Faktor Toko
Keluar Depo Lamanya Absen Kunjungan Toko
Toko Tutup
Pulang Depo Pertama
Terlalu Cepat Tidak Efektifnya Waktu Kunjungan Toko Tidak Order
Sebuah Toko
EC Rendah
EC Rendah
Rute Tidak Sesuai
Tablet / PDA Error
Titik GPS Salah
Faktor Eksternal
Faktor Eksternal Faktor Device
Faktor Device

6. III. PENELITIAN PENYEBAB DOMINAN
Akar masalah dari faktor yang menyebabkan terjadinya
Performance DA yang Rendah:
FAKTOR
PENYEBAB MASALAH FREQ. % RANGKING
MASALAH
DA Telat Absen Keluar Depo 4 4,9 6
Lamanya Absen Kunjungan Toko
8 9,8 5
Pertama Sejak DA Absen Keluar Depo
Faktor DA Tidak Efektifnya Waktu yang Digunakan
4 4,9 7
DA dalam Kunjungan pada suatu Toko
DA Absen Pulang Depo Terlalu Cepat 4 4,9 8
Kemalaman 18 22 10
Toko Tutup 9 11 9
Faktor Toko
Toko Tidak Order 15 18 4
Faktor Titik GPS Salah 4 4,9 2
Eksternal Rute Tidak Sesuai 13 16 1
Faktor Device Tablet / PDA Error 3 3,7 3
TOTAL 82 100

7. III. PENELITIAN PENYEBAB DOMINAN (CONT.)
Berdasarkan faktor akar masalah, Kemalaman merupakan faktor
paling dominan.

8. IV. RENCANA PERBAIKAN
APA MENGAPA DIMANA KAPAN SIAPA BAGAIMANA
(WHAT) (WHY) (WHERE) (WHEN) (WHO) (HOW)
Briefing Efektif dan
> Device Susah
SM Pastikan DA sudah
dalam mencari
Absen Keluar Depo
Titik GPS Depo
DA Telat Absen
> SM Lama Depo Bekasi P4, P5
Keluar Depo
Dalam Memastikan sudah Absen
Memberikan DA Keluar Depo sebelum
Briefing jam 08.30
Lamanya Absen
Setelah keluar Depo, DA
Kunjungan Toko Adanya DA yang
Toko Di Daerah langsung menuju toko
Pertama Sejak DA tidak Disiplin P4, P5 DA & SM
Bekasi pertama. SM Pantau dari
Absen Keluar waktu
Laporan Detail Kunjungan
Depo
Adanya kesalahan Melakukan perbaikan titik
DA Absen ke
yang terjadi oleh GPS dengan melakukan
Toko dengan Titik Toko Di Daerah
petugas pembuat P4, P5 DA titik GPS yang benar dan
GPS Toko yang Bekasi
titik GPS melaporkannya kepada
tidak sesuai
sebelumnya STE
Tidak Efektifnya DA tidak mencoba Memastikan DA
Waktu yang untuk lebih aktif mengetahui semua info
Toko Di Daerah
digunakan DA dalam P4, P5 SM promo dan
Bekasi
dalam kunjungan menawarkan menyampaikannya
pada suatu Toko produk ke toko kepada toko

9. IV. RENCANA PERBAIKAN (CONT.)
Kurangnya
koordinasi antara Mencatat dan melaporkan ke
Rute Tidak Sesuai STE dan DA Depo Bekasi P4, P5 DA & STE STE mengenai Rute tidak
dalam sesuai agar segera diperbaiki
penyusunan rute
DA tidak disiplin
DA Absen Pulang dalam Masih melakukan kunjungan
Toko Daerah
Depo Terlalu menjalankan P4, P5 DA ke toko sampai jam 16.00
Bekasi
Cepat tugas Call = 100% hingga Call = 100% LL
LL
Berbicara, memberitahukan
> Stok masih ada, info promo sehingga toko
toko tidak tahu tertarik untuk transaksi
Toko Tidak Order Toko Daerah
info promo P4, P5 DA
dan Toko Tutup Bekasi Meminta nomor PIC Toko
> Pemilik sedang
yang bisa dihubungi / tanya
tidak ada ditempat
langsung pada saat kunjungan
DA tidak efektif
Dapat membuat gambaran
menggunakan
secara keseluruhan mengenai
waktu kunjungan,
Kemalaman Depo Bekasi P4, P5 DA pembagian waktu kunjungan di
sehingga tidak
pagi hari sehingga semua toko
semua toko
dapat dikunjungi
dikunjungi
Proses Order Segera lapor kepada SO /
tidak terganggu DA Admin Jaga agar diberikan
Tablet / PDA Error dan meminimalisir Depo Bekasi P4, P5 Device pengganti
Penggunaan SPL SO / Admin
Memberikan Device pengganti
Manual Jaga

10. V. MELAKSANAKAN PERBAIKAN
Hasil perbaikan perhari untuk mengatasi akar masalah dominan Penyimpangan
yang dilakukan DA berdasarkan Detail Kunjungan DA Harian dari tanggal
25/10/12 s.d. 06/11/12 (P4 & P5 Oktober + P1 November) :
BULAN
NO TINDAKAN PIC
25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6
DA Absen Keluar Depo
1 DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Sebelum Jam 08.30
Absen Toko Pertama
2 Maksimal jam 09.00dan DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
10.00 jika rute jauh
DA melakukan
3 Pendekatan kepada DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Toko
DA Absen Pulang Diatas
4 DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
jam 16.00
I DUL A DHA
Usahakan DA Tidak
MI NGGU
MINGGU
5 DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
Lama Pada Saat di Toko
Pastikan DA tahu kapan
6 DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
waktu toko tutup / libur
DA Mengetahui Produk
7 apa saja yang stoknya DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √
tinggal sedikit / habis
Perbaikan terhadap Titik
8 GPS yang salah dan DA √ √ √
rute yang tidak sesuai
DA melakukan
penggantian Device jika
9 DA
ditemukan kerusakan
atau error

11. VI. MEMERIKSA PERBAIKAN
Laporan kemajuan setelah menerapkan tindakan perbaikan :
FREKUENSI %
MASALAH YANG DITEMUI
AS IS TO BE PERBAIKAN
DA Telat Absen Keluar Depo 4 2 50
Lamanya Absen Kunjungan Toko
Pertama Sejak DA Absen Keluar Depo 8 3 62.5
Titik GPS Salah 4 3 25
Tidak Efektifnya Waktu yang Digunakan
DA dalam Kunjungan pada suatu Toko 4 2 50
Tablet / PDA Error 3 0 100
DA Absen Pulang Depo Terlalu Cepat 4 0 100
Toko Tutup 9 5 44.4
Toko Tidak Order 15 11 26.7
Kemalaman 18 3 83.3
Rute Tidak Sesuai 13 6 53.8
TOTAL 82 35

12. VII. STANDARISASI
Pembuatan Standardisasi agar masalah yang ada diharapkan tidak terjadi lagi /
berkurang :
1. Internal
- Bimbing dan ingatkan DA selalu mengenai kedisiplinan.
- Pantau Laporan Detail Kunjungan DA Harian setelah mereka pulang depo.
- Motivasi DA untuk mendapatkan insentif melalui kedisiplinan.
- Lakukan monitoring.
2. Eksternal
- DA diharapkan dapat menjalin komunikasi dan hubungan baik dengan pelanggan.
- SM melakukan join visit dengan DA.
- SM selalu update memberitahukan program promosi kepada DA.